Gran parte del éxito de un hotel no solo recae en los administradores generales o gerentes, el resto de las áreas, desde el equipo de meseros hasta los recepcionistas que reciben a los huéspedes tienen un papel fundamental, pues al ser quienes tienen mayor contacto con los clientes, suponen un factor determinante a la hora de generar una estadía grata para los huéspedes. Por ello, es de suma importancia que las diferentes áreas o equipos de trabajo de un hotel estén bien estructuradas, organizadas y conformadas por un líder que, además de requerir habilidades de administración, debe ser el factor motivacional del equipo para que así todos realicen su trabajo de la mejor manera posible.
El departamento de Ama de llaves no es la excepción. Pudiera parecer que es un área en la que no se necesita mucha planeación debido a las tareas que realiza, sin embargo, es una de las área más complejas e importantes de un hotel, ya que se encargan de que el complejo se encuentre en condiciones impecables (algo sumamente de valor para los huéspedes) y que tenga un aspecto ordenado, siendo uno de los factores clave de ventas. Por su importancia para la gerencia y los clientes, este departamento debe estar perfectamente organizado y relacionado con las diferentes áreas con las que pudiera apoyarse, especificando su estructura organizacional, las responsabilidades de cada puesto y los productos y artículos de limpieza que se utilizan.
Organigrama y planificación del departamento
Cualquier área, sea de la industria hotelera u otra, no funciona si no está bien administrada. La planificación de un departamento es fundamental para su buen funcionamiento, ya que es el paso en el que se definen las metas y objetivos del área, cómo se realizarán las tareas, la manera en la que se evaluará el trabajo que se está realizando, así como también quienes serán los responsables y líderes del grupo.
La estructura organizacional de este departamento puede variar dependiendo del autor que se consulte, el tamaño del hotel en el que se esté trabajando o la distribución administrativa o departamental de cada complejo. Sin embargo, Andrade y Lazo (2018) mencionan que hay ciertos aspectos fundamentales que siempre deben de ir incluidos en un organigrama del departamento de Ama de llaves, como la logística interna, coordinación, comunicación y apoyo a los empleados. Se propone la siguiente distribución.
Algunos autores agregan el puesto de “asistente de ama de llaves” antes de las tres subáreas establecidas, pero, como se mencionó anteriormente, esto depende del tamaño del departamento para saber si será necesario disponer de un asistente.
De acuerdo con las autoras mencionadas, este departamento tiene la tarea básica de mantener las habitaciones limpias, lo que consiste en cambio de blancos, limpieza de polvo en el mobiliario, aspirado de alfombras, lavado de baño, colocación de suministros de papelería y artículos de baño.
En el caso de las áreas públicas, el trabajo de limpieza se puede llegar a extender hasta ser las 24 horas del día, ya que esto incluye el vestíbulo, baños públicos, áreas que utilicen los clientes al igual que personas que no se encuentren hospedadas en el hotel, pasillos y elevadores. Algunas veces las áreas públicas también incluyen los jardines, pero esto depende de la administración y organización de cada complejo.
A continuación, se describen las actividades de cada puesto:
Ama de llaves o gobernanta: es la encargada o encargado de todo el departamento, responsable de la administración de cada una de las áreas, esto para asegurar que haya un buen funcionamiento del servicio y se pueda cumplir con los objetivos y metas de la división. De acuerdo con Andrade y Lazo (2018), sus actividades son las siguientes:
Supervisores: los supervisores de todas las áreas del departamento tienen como responsabilidad vigilar el trabajo que se hace en su respectiva área. El supervisor de piso monitorea a las camaristas, el supervisor de lavandería – lencería vigila al lavador y planchador y el supervisor de áreas públicas es el encargado de dirigir y supervisar a los aseadores, tal y como se muestra en el organigrama. La cantidad de supervisores dependerá de la cantidad de cuartos y pisos que tenga el hotel, pero generalmente se asigna un supervisor de piso por cada dos pisos.
Camaristas: su función principal es mantener limpias las habitaciones, incluyendo las alfombras, baños, cambio de blancos, etc., dejando los cuartos listos para que puedan ser ocupados.
Lavador, lencero, planchador: es el personal encargado de la entrada y salida de la ropa de los huéspedes, así como también de los uniformes de los trabajadores. Debe conocer sobre el manejo de las lavadoras, secadoras y planchas, además de clasificar, lavar, doblar y colocar la ropa lista para que sea enviada a los huéspedes. También tiene que generar reportes en caso de que alguna prenda se haya dañado o maltratado.
Aseadores: son quienes limpian y mantienen las áreas públicas comunes del hotel, como los pasillos, lobby, áreas recreativas, etc.
Las personas que conforman el departamento de Ama de llaves no solo tienen que saber utilizar los materiales o herramientas que se requieren para realizar el trabajo de cada área, sino que también deben tener aptitudes como la atención al detalle, ser minuciosas, perfeccionistas, organizadas, comunicativas con el equipo y cordiales, pues si bien tal vez no siempre tengan tanto contacto con los huéspedes, deben de tener una buena relación con sus compañeros. Recuerda que la limpieza de un hotel o complejo turístico hace una gran diferencia a la hora de generar ventas y tiene un impacto directo en la experiencia que tienen los huéspedes en su estadía.
Ahora bien, es entendible que al trabajar con seres humanos se contemplen los errores que se puedan cometer. Guevara (2021) establece los cinco errores más comunes que se hacen en la administración de este departamento.
Productos de limpieza: uso de agentes ecológicos en la limpieza, almacenamiento y seguridad
Los tiempos van cambiando y los establecimientos deben hacerlo también. Antes tal vez no se le prestaba tanta atención a los agentes contaminantes que se encuentran en los productos de limpieza, pero actualmente, debido a la crisis medioambiental en la que se encuentra el mundo, es importante agregar a los valores de las empresas y protocolos el compromiso que tienen con el medio ambiente. En la industria hotelera, dada la gran cantidad de productos de limpieza que se utilizan diariamente en las instalaciones, es indispensable que se enfoquen en adquirir artículos ecológicos (más adelante se enlistarán los componentes que no son nocivos para el medio ambiente).
Se tiene la falsa creencia de que los productos ecológicos no tienen la misma efectividad que un producto químico y que además tienen un mayor costo. Este tipo de ideas u opiniones han sido desmentidas y ahora está más que comprobado científicamente que los productos eco-friendly no son ni más caros ni menos útiles que un producto promedio. La diferencia entre los artículos que son ecológicos y lo que no recae en la manera en la que afectan al medio ambiente y que no son probados en animales. Si bien muchos de estos químicos se van la mayoría de las veces por el sistema de aguas, es de vital importancia que sean biodegradables para que así no contaminen los mares, ríos y tierras en su camino al desagüe. Además, por lo general, los productos ecológicos también tienen un empaque biodegradable o apto para reciclaje, lo que hace que disminuya la contaminación por medio de microplásticos. La manera en la que puedes darte cuenta si un producto es ecológico o no es conociendo sus ingredientes y verificando los sellos con los que cuenta, los cuales pueden variar dependiendo de cada país, pero algunos que se pueden encontrar en productos mexicanos son los siguientes:
ECOCERT
Departamento de Agricultura de Estados Unidos
Fair for life
Fuente: GmbH. (2017). Guía de Etiquetas para un Consumo Sustentable. Recuperado de https://www.gob.mx/cms/uploads/attachment/file/313773/Guia_de_Etiquetas_para_un_Consumo_Sustentable.pdf
Solo para fines educativos
Cabe aclarar que en México no todos los productos que se autodenominan como biodegradables lo son o tienen alguno de estos sellos, ya que para tenerlos es necesario cumplir una serie de requisitos que estipula cada organización.
A continuación, se presenta una tabla en la que se dividen los diferentes compuestos que tienen algunos artículos de limpieza.
Fuente: Clim_profesional. (2021). Productos de limpieza ecológicos: qué son y cómo reconocerlos. Recuperado de https://www.climprofesional.com/blog/productos-de-limpieza-ecologicos/
Solo para fines educativos
Horeca. (2019). Limpieza responsable para el cuidado del hotel y el medio ambiente. Recuperado de https://colombia.ladevi.info/proveedores/limpieza-responsable-el-cuidado-del-hotel-y-el-medio-ambiente-n11165
Solo para fines educativos
En lo que respecta a almacenamiento y seguridad de los productos de limpieza, es indispensable que por lo menos haya un cuarto de servicio o almacenamiento cada dos pisos en donde se encuentren los diferentes artículos de limpieza disponibles para el trabajo de los camaristas. En dicho espacio es recomendable que estén a la vista y disponibles los estándares de limpieza que se establezcan para el área, de manera que las camaristas puedan tener un fácil acceso a él. También que los productos de limpieza estén correctamente etiquetados y que además esté disponible equipo protector (lentes, mascarillas y guantes) para manipular químicos que pueden ser dañinos para la salud, como productos con ácido, cloro, blanqueador, etc. (INGUAT, 2014).
Colchones, camas, almohadas y sus tipos
Aunque pareciera que los colchones, camas y almohadas no son un factor realmente determinante para un cliente a la hora de decidir si se quedará en un hotel o no, la realidad es que la calidad de estos es crucial dentro de la experiencia de la estadía de los huéspedes, a pesar de que a veces ni ellos mismos lo noten.
Hay muchos tipos de colchones, camas y almohadas, hay tantos que hasta puedes llegar a abrumarte a la hora de decidir cuál es la mejor opción para tus huéspedes. Para que no pase esto, lo primero que debes de hacer es no dejarte llevar por la estética ni orientarte a comprar lo que salga más barato. De acuerdo con Menéndez (2021), en un hotel de 100 habitaciones pueden llegar a dormir hasta 50,000 clientes en un solo año y todos tienen derecho a poder disfrutar de una cama y almohada cómoda, por lo que la calidad y la comodidad deben de ser dos factores que estén siempre presentes en tu búsqueda.
El autor mencionado anteriormente indica que hay un ejercicio simple pero efectivo que te puede ayudar a la hora de decidir qué colchón comprar. Lo primero, probar los colchones recostándote por completo con la espalda pegada al mismo, pasa una de tus manos por la espalda y si hay un hueco en la zona lumbar entre el colchón y tu espalda, es que es demasiado duro, pero si la mano no puede pasar por esa zona, es que es demasiado blando.
Algunos tipos de colchones son los siguientes:
Se recomienda que los colchones se cambien cada cinco años, independientemente del material.
En lo que respecta a las almohadas, hay cinco tipos que son los más solicitados (TecnoHotel, 2018):
Capacitación de ama de llaves, diseño de programas de formación para el personal
Como has podido ver a lo largo de este tema, la correcta gestión del departamento de Ama de llaves es de vital importancia para un hotel, ya que realizan uno de los trabajos más importantes que puede tener un complejo hotelero: la limpieza.
Quien sea encargado del departamento deberá tener ciertas aptitudes, habilidades blandas y duras, puesto que es necesario que tenga conocimiento no solo de los procedimientos del lavado de blancos o la limpieza de una habitación, sino también de administración, tanto de recursos como de personal. Por ello, es necesario que el ama de llaves lleve una capacitación en la que pueda saber la manera en la que se trabaja, así como también qué resultados son los que se esperan de ese puesto.
Cada hotel es un mundo, y el que la persona que se va a contratar tenga muchos años de experiencia no significa que pueda comenzar a trabajar de manera espontánea sin que antes haya llevado una capacitación o curso sobre el tipo de trabajo que se realiza en las instalaciones y cómo es que se llevan a cabo las tareas. Estas capacitaciones las puede brindar el mismo hotel o también un tercero. Generalmente, cuando se busca contratar a un tercero es para capacitar o actualizar a quienes ya se encuentran trabajando en las instalaciones y se busca que desempeñen un mejor trabajo o que comiencen a utilizar nuevas herramientas.
Hay diferentes instituciones y asociaciones de prestigio que brindan este tipo de cursos como la Escuela Mexicana de Cafeterías de Especialidad, Bares y Restaurantes (EMCEBAR) o la Asociación Mexicana de Hoteles y Moteles. Independientemente de que sea una institución o tú mismo el que de la capacitación, los principales temas que se deben de tomar en cuenta son los siguientes:
Y otros...
Esto tomando en cuenta los requerimientos del puesto y las actividades que se deben realizar (Neuvoo, 2018).
Relación interdepartamental con Mantenimiento
El Departamento de Mantenimiento y Ama de llaves van de la mano, ya que es el ama de llaves quien debe generar los reportes al Área de Mantenimiento en caso de haber alguna avería o imperfecto en una de las habitaciones o áreas comunes a su cargo. Recuerda que en un hotel el producto es la habitación y si esta no se encuentra correctamente aseada y con un buen mantenimiento, al cliente no le gustará su experiencia.
Tal y como se mencionó anteriormente en las responsabilidades del ama de llaves, es necesario que quien sea el encargado haga y atienda reportes para que se notifique al departamento de Mantenimiento. Generalmente son las camaristas quienes le informan a su supervisor sobre las averías que hay en las habitaciones o pasillos y este se lo comunica al ama de llaves, quien debe hacer un reporte especificando qué es lo que necesita mantenimiento y la ubicación en la que se encuentra el defecto o problema.
Puede que haya ocasiones en las que el equipo de mantenimiento tenga que bloquear alguna de las habitaciones o pasillos debido al trabajo que tienen que realizar. En estos casos, la comunicación también es importante, ya que el bloqueo de una habitación o área representa que esa unidad no se podrá rentar, por lo tanto, tanto la gobernanta como el encargado de servicios de mantenimiento deberán establecer en conjunto el tiempo de duración de dicho bloqueo. Estos bloqueos deben ser comunicados al departamento de Recepción para que esas habitaciones no se le asignen a ningún cliente. Asimismo, la gobernanta es la encargada de proteger los bienes y pasillos de donde el equipo de mantenimiento esté trabajando mientras la unidad no se encuentre en uso (Calle, Granados y Lazo, 2018).
Por otro lado, el departamento de Ama de llaves, específicamente el supervisor de piso, tiene la responsabilidad de revisar el trabajo realizado por el departamento de Mantenimiento e informar si es que la avería o reparación quedó lista y conforme a los estándares estipulados.
Como pudiste ver a lo largo de este tema, el papel del departamento de Ama de llaves es de suma importancia para el buen funcionamiento de un hotel, ya que se encarga de una de las partes más importantes para los huéspedes, la limpieza y el orden. Si una empresa hotelera puede lograr esto a la perfección, tiene una gran ventaja sobre sus competidores. Asimismo, no es un departamento que funciona por sí solo, es necesario que tenga una buena comunicación con otros departamentos para poder realizar bien su trabajo y no causarles molestias a los huéspedes.
Asimismo, es necesario que no solo te enfoques en las cuestiones técnicas del departamento, también es importante el liderazgo, compañerismo, comunicación efectiva y gestión del equipo de trabajo, dado que es un departamento que trabaja totalmente como equipo, y para que este brinde buenos resultados, es necesario que quienes lo conforman tengan una buena relación y sepan comunicarse.
Asegúrate de: