En cualquier organización para poder alcanzar los objetivos y metas alineadas con la estrategia, las personas poseen ciertos roles y responsabilidades. De esta forma, tienen claridad de qué van a hacer, cómo lo van a hacer, por qué tienen qué hacerlo, cuándo tienen qué hacerlo y con quiénes tienen que interactuar. Cuando se habla de agilidad o de Agile ocurre lo mismo: se conforman pequeños equipos u organizaciones que deben trabajar en conjunto para alcanzar los objetivos en cortos periodos de tiempo. Existen roles particulares que se encargan de ciertas tareas, como el Product Owner, quien guia al equipo, a través de la Visión de Producto, para desarrollar el producto y/o servicio que el cliente o usuario necesita. Sin embargo, al igual que cualquier función dentro de la empresa, no es tarea sencilla lograrlo, por lo que es importante saber de qué manera esta figura orientará al equipo para consolidar lo que el cliente espera. Por ello, en esta experiencia de aprendizaje explorarás el rol del Product Owner: analizarás sus responsabilidades principales, la interpretación de atributos y su aplicación en entornos ágiles, la determinación de las actividades que realiza en un día a día y la construcción del Backlog para posteriormente descomponerlo en elementos de trabajo.

Responsabilidades

El Product Owner (PO) o Agile Product Owner (APO) es la figura que en un proyecto ágil representa los intereses del cliente hacia el equipo del proyecto o el producto que se desea desarrollar. El PO no es un rol cualquiera dentro de la generación de valor para el cliente, sino que representa las vistas y necesidades de la audiencia objetivo, interesados y el negocio que representan; por tanto, debe entender de manera adecuada y comunicar la visión del producto al resto del equipo (MacNeil, 2022).

Es importante recalcar que el Product Owner es un rol colaborativo estándar cuando se aplica el marco de referencia Scrum y, en general, se enfoca en la maximización del valor del producto. Es resultado del trabajo del equipo Scrum y corresponde a una persona y no a un comité; para que tenga éxito, la organización debe respetar sus decisiones, las cuales son visibles en el contenido y orden del Product Backlog y a través de la inspección del incremento en la revisión del Sprint (Scrum.org, s.f.).

Dependiendo de la organización pueden encontrarse diferentes tipos de Product Owners, cuyo nivel de madurez incrementa conforme obtiene experiencia. Los más comunes son los siguientes cinco: escriba, representante, representante de negocios, patrocinador y emprendedor (Figura 1).

Figura 1. Visión Agile.

Fuente: Jocham, D., y McGreal R. (2018). The Professional Product Owner: Leveraging Scrum as a Competitive Advantage. ISBN eBook: 100134686470

A medida que se llega al nivel inferior, el Product Owner adquiere más responsabilidades; por ejemplo, el escriba sólo se encarga de tomar notas y tiene pocas responsabilidades y autoridad, mientras que el emprendedor tiene varias responsabilidades y gran autoridad. A medida que el APO adquiere experiencia llega al nivel de emprendedor e incrementa significativamente el valor que aporta.

Entre las responsabilidades principales de un Product Owner se encuentran la siguientes (Botha, 2021; Jocham y McGreal, 2018; ProductPlan, s.f.; ScrumAlliance, s.f.):

• Establece el producto objetivo y la creación de la visión de este.
• Habilita la visión que se usará para la priorización y toma de decisiones.
• Responsable de crear, gestionar y mantener el Backlog del producto, gestionar el presupuesto y coordinar el lanzamiento.
• Desarrolla y comunica explícitamente la meta del producto. Define con claridad un Product Backlog que consiste en requerimientos que asegurarán que el objetivo del producto se alcance.
• Ordena los elementos del Product Backlog alineados con las metas organizacionales.
• Atiende las juntas Scrum donde actúan como voz del cliente (VoC), explica los requerimientos y ayuda a los desarrolladores a comprender mejor los elementos del orden en el Product Backlog.
• Coordina a los diferentes equipos Scrum para asegurar que los esfuerzos no se dupliquen. Se encarga de que las dependencias sean visibles para todos y de que estén alineadas con el trabajo.
• Asegura que el Product Backlog es refinado y que se hace de manera frecuente.
• Expresa claramente los elementos del Product Backlog.
• Optimiza el valor del trabajo que desempeña el equipo de desarrollo.
• Asegura que el Product Backlog es visible, transparente y, por tanto, demuestra que el equipo Scrum trabajará adecuadamente.
• Trabaja de forma cercana con el equipo de desarrollo y los interesados.
• Cuida la calidad del producto y la construcción del producto correcto.
• Reta al equipo de desarrollo a crear un incremento de valor.
• Prueba el incremento desarrollado por el equipo, ya sea con una muestra de interesados o en el mercado.
• Es responsable de las decisiones económica durante el desarrollo del Sprint, liberación y producto (ROI).
• Es clave en el desarrollo de la planeación, refinamiento, revisión, retrospectiva, el Sprint y el Daily Scrum.
• Durante la planeación, trabaja con los interesados para determinar el contenido y los pasos requeridos para entregar la siguiente iteración en un Sprint, liberación y producto.
• Tiene la autoridad de agregar o remover trabajo del Sprint, cancelarlo o detener todo el desarrollo del producto.
• Colabora como parte del equipo para determinar y seleccionar las acciones de mejora.

Entender que una sola persona es dueña del producto y tiene la última palabra es crucial para el éxito de la producción. Por ello, el PO tiene el poder absoluto de todas las decisiones, así se asegura que sean las correctas y que creen valor maximizando los beneficios.

Atributos

Las habilidades ideales para un Product Owner se resumen en la figura 2.

Figura 2. Habilidades ideales de un Product Owner.

Fuente: Botha, J., (2021). The EXIN Handbook for Scrum Masters and Product Owners. ISBN eBook: 9789076531007.
Doshi, P. (2018). Attributes of Professional Product Owner. Recuperado de https://www.scrum.org/resources/blog/attributes-professional-product-owner
Jocham, D., y McGreal R. (2018). The Professional Product Owner: Leveraging Scrum as a Competitive Advantage. ISBN eBook: 100134686470.

Las habilidades del Product Owner pueden subdividirse en los siguientes atributos (Botha, 2021; Doshi, 2018; Madan, s.f.):

• Fuertes comunicadores con cada audiencia. Adaptan su lenguaje y métodos de comunicación con base en la audiencia, pero, sobre todo, son buenos escuchas.
• Íntimo conocimiento del negocio, así que puede transformar las necesidades en acciones.
• Respeto del negocio cuando se toman decisiones.
• Habilidad para distinguir entre lo que se necesita y lo que se quiere, ya que los interesados proveerán muchos requerimientos a los APO cuando tengan la oportunidad; por tanto, estos deben distinguir entre un must have (requerido) y un nice to have (podría considerarse).
• Mentalidad de solución, ya que muchas necesidades o requerimientos del negocio se expresan en términos negativos (problemas). Deben tener la habilidad de facilitar la discusión para no enfocarse en lo que está mal, sino en el problema a resolver.
• Enfocado en resultados, la salida no es lo esencial, sino el resultado a alcanzarse.
• Disponible y comprometido, para responder preguntas del equipo.
• Empoderado, para tomar decisiones con el conocimiento del que será responsable.
• Decisivo, para responder en tiempo y con la autoridad requerida.
• Buen dominio de conocimiento, ya que entiende las necesidades del cliente meta y cuenta con el conocimiento adecuado del negocio para dirigir el desarrollo en coordinación con los interesados.
• Visionario, con una visión sólida en lo que le gustaría entregar a los clientes.
• Mentalidad de producto mínimo viable (MVP), con un enfoque en la entrega de las características más valiosas.
• Entendimiento de la competencia a través del entendimiento del mercado disruptivo en el que se lanzan nuevos productos.
• Colaborativo con todos, para subirlos a bordo de la visión del producto.
• Negociación con los interesados y el equipo de desarrollo, para evitar retrasos en la toma de decisiones.
• Liberación frecuente, ya que el valor del negocio percibido por el Product Owner es sólo una hipótesis a menos que sea liberado al mercado.

Un día en la vida de un APO

Para mejorar las habilidades de Product Owner se recomienda:

• Moverse dirigido por un plan hacia un pensamiento conducido por el valor del negocio.
• Cultivar el pensamiento de valor dirigido por el negocio para todas las interacciones.
• Ser una sola mente con el patrocinador, sincronizando la dirección actual y futura.
• Estar presente con el equipo y ayudar a fortalecerlo.

Figura 3. Un día en la vida de un APO.

Fuente: Botha, J., (2021). The EXIN Handbook for Scrum Masters and Product Owners. ISBN eBook: 9789076531007
Jocham, D., y McGreal R. (2018). The Professional Product Owner: Leveraging Scrum as a Competitive Advantage. ISBN eBook: 100134686470.

En las juntas diarias, el Product Owner mantiene al equipo alineado con la entrega de la visión, toma las decisiones requeridas y responde a sus preguntas; sin embargo, el responsable de dicha reunión es el equipo.

Otro punto importante que revisa el APO, principalmente en la tarde, es la preparación de las historias de usuario (User Stories) para los siguientes Sprints. Para esto, se tienen que re-priorizar las tareas y actualizar el Roadmap (plan de trabajo), lo cual se hace siguiendo los principios ágiles de tal forma que pueda crear consistentemente el Product Backlog.

Construcción del backlog

El Product Backlog es un artefacto abierto a todos los tipos de trabajo (como se muestra en la figura 4), contiene una lista ordenada de todo lo necesario para el producto y, de hecho, es la única fuente de requerimientos para cualquier cambio realizado en el artículo. El Product Backlog nunca está completo/terminado, ya que se transforma conforme se modifican el producto y el ambiente donde se usa. Es dinámico porque constantemente se identifican cambios requeridos por el artículo para hacerlo adecuado, competitivo y usable. Los elementos del Product Backlog contienen descripciones de prueba que se usarán para evaluar su completitud cuando estén hechos.

Figura 4. Product Backlog.

Fuente: Jocham, D., y McGreal R. (2018). The Professional Product Owner: Leveraging Scrum as a Competitive Advantage. ISBN eBook: 100134686470

Como parte del marco de referencia ágil Scrum, el Product Owner utiliza el Product Backlog durante la reunión de planeación del Sprint para describir los principales elementos del equipo, es decir, la lista de todas las necesidades del producto, ya sean técnicas o centradas en el usuario. De esta manera, se determina cuáles pueden completarse durante el siguiente Sprint, de acuerdo con las prioridades (Obergfell, s.f.). Además, incluye las funciones, reparación de errores, deuda técnica y adquisición del conocimiento. Por estos motivos, el Product Backlog es el artefacto más importante para el desarrollo de un producto por parte del equipo y se divide en Product Backlog items (elementos clave); este se plantea en forma de historias de usuario desde el perfil de las personas y actividades. El Product Backlog tiene ciertas propiedades, las cuales aparecen en la figura 5.

Figura 5. Propiedades del Product Backlog

Fuente: Obergfell, Y. (s.f.). The Scrum Product Backlog – International Scrum Institute. Recuperado de https://www.scrum-institute.org/The_Scrum_Product_Backlog.php

Una vez elaborado el Product Backlog considera que puede adquirir la forma de la tabla 1.

Tabla 1. Ejemplo de Product Backlog.

Descomposición de elementos de trabajo

Descomponer el Product Backlog items en elementos más pequeños permite:

• Dividir las tareas en elementos más pequeños y manejables.
• Comunicación efectiva para completar el trabajo.
• Multifuncionalidad del equipo.

Para descomponer el Backlog se tienen diferentes niveles de integración de los requerimientos del cliente, los cuales se muestran en la figura 6 y deben estar alineados con los elementos del Backlog.

Figura 6. Descomposición de elementos de trabajo.

Fuente: Rehkopf, M. (s.f.). Stories, epics and initiatives. Recuperado de https://www.atlassian.com/agile/project-management/epics-stories-themes

Para descomponer a nivel tareas en Scrum, es importante que el equipo tome el Backlog priorizado y pueda definir lo siguiente (Rehkopf, s.f.):

• Theme. También se les conoce como iniciativas y son un conjunto o colección de temas. Un theme puede ser el producto, el cual debe descomponerse en diferentes epics. Visto desde el punto de vista organizacional, corresponden a las iniciativas estratégicas que describen a alto nivel la dirección del equipo, conectando las metas del equipo de desarrollo con las del equipo estratégico.
• Epics. Las epics son una descripción general de tareas correspondientes a la funcionalidad que se entregará a lo largo de las liberaciones. Normalmente pueden fragmentarse en elementos más pequeños, pues dividen grandes funcionalidades que no pueden ser completadas en una sola liberación. Agrupan las User Stories que no están relacionadas, pero que tienen la misma funcionalidad.
• User stories. Son requerimientos que, desde un punto de vista corto o la perspectiva del usuario final, siguen una nomenclatura estándar como se muestra en la tabla 1. En general, es una función del producto que produce un nuevo valor a los clientes.
• Tareas. Son piezas específicas de trabajo técnico que debe desarrollar el equipo; representan los elementos del trabajo de desarrollo con que se completa una historia de usuario. Las tareas definen lo que el equipo de desarrollo hará y pueden ser divididas en subtareas o simplemente quedar al nivel de tareas.

Para ejemplificar los elementos se muestra la tabla 2.

Tabla 2. Ejemplo de la descomposición de elementos de trabajo.

La descomposición de las tareas es responsabilidad del equipo de desarrollo. Sin embargo, el Product Owner debe dejar en claro las historias de usuario y priorizarlas, así como consultar al equipo para que las prioridades sean las más adecuadas.

La principal responsabilidad del Product Owner es generar valor para el cliente a través de la generación del Product Backlog y del trabajo en equipo con el Scrum Master y el equipo de desarrollo. Por ello, la comunicación, trabajo en equipo, así como adoptar un tipo de liderazgo efectivo para proyectos ágiles, son de las principales competencias que debe desarrollar esta figura para generar el valor requerido. Por este motivo, el cambio de mentalidad es una cuestión muy importante a la hora de implementar proyectos ágiles, pues si la forma de trabajar sigue siendo tradicional, aunque se cambie la metodología, el resultado podría ser una falta de alineación o creación de valor. En este sentido, el principal objetivo es la entrega de un producto funcional alineado con los requerimientos del cliente, con el uso efectivo de los recursos a través de su uso eficiente y efectivo, que permita la transparencia a lo largo de todo el desarrollo.

Asegúrate de:

• El Product Owner es el vínculo entre el cliente y el equipo de desarrollo.
• El Product Owner es el dueño del Product Backlog y se encarga de priorizarlo, así como de asegurar que el equipo lo entienda.
• La tarea diaria del Product Owner es asegurar que se esté generando valor.
• El Product Backlog es la lista de requerimientos, desde el punto de vista del cliente, que muestra lo que se espera desarrollar, alineado con la visión.

Los siguientes enlaces son externos a la Universidad Tecmilenio, al acceder a ellos considera que debes apegarte a sus términos y condiciones.

Videos

Para conocer más acerca de Rol de Agile Product Owner, te sugerimos revisar lo siguiente:

• Scrum.org. (2018, 12 de abril). El Rol del Product Owner como Generador de Valor en el Negocio [Archivo de video]. Recuperado de https://www.youtube.com/watch?v=T1CmlL6Bz3M
• Ágil es. (2019, 20 de enero). El Product Owner – Scrum [Archivo de video]. Recuperado de https://www.youtube.com/watch?v=X7gh07V6aKo
• JorgeRuizAgile. (2018, 11 de agosto). El Product Backlog de forma sencilla | Scrum [Archivo de video]. Recuperado de https://www.youtube.com/watch?v=JuIVHk1wvcw

Lecturas

Para conocer más acerca de Rol de Agile Product Owner, te sugerimos leer lo siguiente:

• EUD. (2018). ¿Cuáles son las Responsabilidades de un Product Owner? Recuperado de https://www.eude.es/blog/responsabilidades-product-owner/
• MacNeil, C. (2022). Product Owner: Funciones y Responsabilidades Clave. Recuperado de https://asana.com/es/resources/product-owner
• Raeburn, A. (2022). Qué es Product Backlog y Guía para Hacer uno con Ejemplo. Recuperado de https://asana.com/es/resources/product-backlog

• Botha, J. (2021). The EXIN Handbook for Scrum Masters and Product Owners. ISBN eBook: 9789076531007.Recuperado de https://dam.exin.com/api/&request=asset.permadownload&id=1211&type=this&token=91be152d22ad7cc18876d4f926667501
• Doshi, P. (2018). Attributes of Professional Product Owner. Recuperado de https://www.scrum.org/resources/blog/attributes-professional-product-owner
• Jocham, D., y McGreal R. (2018). The Professional Product Owner: Leveraging Scrum as a Competitive Advantage. Estados Unidos: Addison-Wesley Professional. ISBN eBook: 100134686470.
• MacNeil, C. (2022). Product Owner: funciones y responsabilidades clave. Recuperado de https://asana.com/resources/product-owner
• Madan, S. (s.f.). What are the Roles and Responsibilities of a Product Owner? Recuperado de https://agilemania.com/product-owner-roles-and-responsibilities/
• Obergfell, Y. (s.f.). The Scrum Product Backlog – International Scrum Institute. Recuperado de https://www.scrum-institute.org/The_Scrum_Product_Backlog.php
• ProductPlan. (s.f.). 5 Key Responsibilities of a Product Owner. Recuperado de https://www.productplan.com/learn/responsibilities-product-owner/
• Rehkopf, M. (s.f.). Stories, epics and initiatives. Recuperado de https://www.atlassian.com/agile/project-management/epics-stories-themes
• Scrum.org, (s.f.). What is a Product Owner? Recuperado de https://www.scrum.org/resources/what-is-a-product-owner
• ScrumAlliance. (s.f.). I'm a New Product Owner! What Are My Responsibilities? Recuperado de https://resources.scrumalliance.org/Article/im-new-product-owner-responsibilities