En la búsqueda de un enfoque centrado en el cliente, las organizaciones implementan estrategias que les ayudan a desarrollar capacidades para mejorar la eficiencia y la efectividad de los procesos, con el objetivo de alcanzar el valor esperado alineado con las expectativas de los clientes. En este sentido, existen mecánicas en equipos ágiles que, si se aplican adecuadamente en colaboración, permiten lograr los objetivos, reducir riesgos y generar un trabajo efectivo.

Esto es parte de lo que debe aprender un Product Owner para generar el valor buscado por el cliente a través del negocio; a su vez, se requiere desarrollar el talento humano por medio de las estrategias de agilidad. Esto es lo que comprenderás a lo largo de esta experiencia de aprendizaje enfocada en la adquisición de conocimiento, sobre todo en cómo puedes reducir la complejidad, trabajando con equipos de una manera eficiente y efectiva mediante la visión ágil.

Dependencia y gestión del riesgo

La gestión es un término enfocado en la aplicación de principios para lograr trabajar de forma efectiva y, si se combina con Agile, ayuda a conectar todos los elementos requeridos para satisfacer las necesidades del cliente e incrementar la visibilidad. Al mismo tiempo, se conectan los componentes que se combinarán para poder generar el valor buscado y lograr los objetivos, lo cual genera ciertas dependencias y riesgos que pueden gestionarse de manera adecuada (Everett, 2020).

Dado que todos los procesos en las organizaciones se encuentran interrelacionados y que todo se gestiona en este entorno, la generación de valor se centra en ciertas dependencias de los procesos. Estas pueden ocurrir entre los miembros del equipo o con otras personas, entre los diferentes pasos o actividades, funciones o entre los propios equipos. Las dependencias se pueden clasificar de la siguiente manera:

Figura 1. Dependencias en equipos ágiles.

Fuente: Borsella, P. (s.f.). Managing Dependencies in Scrum. Recuperado de https://resources.scrumalliance.org/Article/managing-dependencies-scrum

Es importante recalcar que las dependencias de las actividades pueden ser fácilmente identificables y evitadas; sin embargo, a pesar del nivel de madurez elevado del equipo (capacidad para ser autodirigido y habilidades, aptitudes, actitudes y valores para trabajar por objetivos), en algunos casos no pueden eliminarse, ya que son inevitables al derivarse de una colaboración efectiva, gestión de riesgos o cuestiones técnicas. No obstante, pueden gestionarse de manera adecuada para obtener valor, por lo que se recomienda ejecutar prácticas como las mostradas en la figura 2.

Figura 2. Prácticas de gestión de dependencias en equipos ágiles.

Fuente: Appelbaum, B. (s.f.). Agile Teams: Dependency Management and Visualization. Recuperado de https://www.planview.com/resources/guide/what-is-agile-program-management/agile-teams-dependency-management-visualization/

En proyectos ágiles es importante el empoderamiento de los equipos, ya que así tienen a su disposición todo lo que requieren para desarrollar el valor y gestionar las expectativas del cliente: trabajan de la mano con el Product Owner, posibilitan el trabajo a través de la habilitación del flujo continuo de información por medio del diálogo, alcanzan una comunicación abierta, liderazgo, retroalimentación y el involucramiento completo (Everett, 2020).

El riesgo se define como un evento incierto que podría o no ocurrir durante el proceso de generación de valor, el cual puede ser positivo o negativo con respecto al alcance de los objetivos (Teamwork, s.f.). Adicional a las dependencias, al trabajar con marcos de referencia ágiles se incrementa el nivel de riesgo, por lo que es importante implementar estrategias o procesos para su gestión (Figura 3), ya que resultan críticos para la agilidad.

Figura 3. Proceso de gestión de riesgos.

Fuente: Appelbaum, B. (s.f.). Agile Teams: Dependency Management and Visualization. Recuperado de https://www.planview.com/resources/guide/what-is-agile-program-management/agile-teams-dependency-management-visualization/
Kozul, K. (s.f.). Applying Agile Risk Management. Recuperado de https://serengetitech.com/tech/applying-agile-risk-management/

Cada etapa del proceso se define en los siguientes puntos:

• Identificación de riesgos. Determinar la lista exhaustiva de requerimientos del producto, así como los riesgos asociados. Esto debe determinarse en conjunto con el equipo y el cliente, ya que debe revisarse de forma cuidadosa aquello que podría afectar el proceso de desarrollo.
• Planeación de riesgo. Consiste en crear de planes de acción (o planes de contingencia) para mitigar los riesgos identificados. Con dichos planes se genera el registro de riesgos, el cual se actualiza a lo largo de todo el proceso de generación de valor.
• Monitoreo de riesgos. Ocurre a lo largo del proceso de generación de valor e implica una revisión continua de los riesgos identificados, así como una actualización del registro de riesgos para identificar de qué manera se manejan y superan.
• Revisión de riesgos. Sucede al final del proceso de desarrollo, cuando el registro de riesgos se actualiza completamente. En ese momento se revisan las lecciones aprendidas y mejores prácticas para desarrollos futuros.

En los marcos de referencia ágiles, los riesgos se monitorean y superan durante el proceso de planeación, revisiones diarias y lecciones aprendidas.

Gestión de recursos

La gestión de recursos es un proceso que forma parte de cualquier organización, independientemente del tamaño o del marco de referencia que utilice para la gestión del valor. Dicho proceso es más importante en los proyectos ágiles, derivado del tiempo de desarrollo, por lo que deben implementarse elementos dinámicos y estables para mejorar la velocidad de cumplimiento (Tiefensee, 2022). Aunque la gestión de recursos del Product Owner no forma parte de las actividades diarias, resulta indispensable conocer la forma de colaborar con el proceso (figura 4), ya que le dará mayor conocimiento sobre la generación de valor y la importancia que el equipo ha conferido a dichos elementos.

Figura 4. Recomendaciones para el proceso de construcción de la estrategia de recursos.

Fuente: SAVIOM. (2022). How to Manage Resources in Agile Project Management. Recuperado de https://www.saviom.com/blog/how-to-manage-resources-in-agile-project-management/
Tiefensee, N. (2022). The Do's and Don'ts of Resource Planning in Agile Organizations. Recuperado de https://www.runn.io/blog/agile-resource-planning

Las estrategias anteriores servirán para que el Product Owner colabore con la construcción de la agilidad y elimine los impedimentos que le corresponden del lado del cliente, para asegurar que el equipo trabaje de forma eficiente y efectiva. Al mismo tiempo, gestiona el valor generado para satisfacer las necesidades del cliente.

Métricas

Para asegurar la gestión y generación del valor, cualquier proceso debe incluir indicadores, incluso los ágiles, para lo cual se usan determinadas métricas. De acuerdo con Enochson (2021) y Tebaldi (2017), dichos parámetros son los siguientes:

• Métricas. Son las medidas de los procesos, no resultan críticas y ayudan a la construcción de indicadores de desempeño. Por ejemplo, una métrica es el tiempo que se tarda el equipo en desarrollar una actividad, incluyendo ineficiencias o retrabajo.
• Indicadores. Se trata de medidas que impactan en la organización y sus procesos. Ayudan a definir un enfoque claro de la estrategia y se compone de mediciones o métricas. Por ejemplo, el porcentaje de tiempo utilizado para la generación de valor.

Las medidas o métricas de desempeño, con las cuales se determinan los indicadores clave, pueden clasificarse con base en las categorías de la figura 5.

Figura 5. Categorías de medidas de desempeño.

Fuente: Calzon, B. (2022). KPIs vs Metrics: Understanding The Differences with Tips & Examples. Recuperado de https://www.datapine.com/blog/kpis-vs-metrics-differences/
Enochson, H. (2021). KPIs vs Metrics – Tips & Tricks to Performance Measures. Recuperado de https://onstrategyhq.com/resources/kpis-vs-metrics-tips-tricks-to-performance-measures/

A su vez, las categorías pueden definirse como se ve en el siguiente listado:

• Medidas de actividad. Incluyen porcentajes, números, tipo de moneda y actividades o procesos. Por ejemplo, el número de elementos del Backlog desarrollados en el día.
• Medidas de resultados. Mide el progreso contra un resultado definido, expresado normalmente en porcentaje de incremento, cambio o resultados de una salida. Por ejemplo, el porcentaje de incremento del valor generado por el Sprint.
• Medidas del proyecto. Mide el progreso de un proyecto, frecuentemente expresado como un porcentaje de completitud, un entregable, una actividad o proceso que puede influenciar al interesado. Por ejemplo, porcentaje de terminación del sprint.
• Medidas de estructura objetivo. Representa un resultado numérico contra una fecha. Por ejemplo, el avance en el desarrollo del producto con respecto a la fecha estimada.

Es importante mencionar que, desde la perspectiva del Product Owner, en los proyectos ágiles se debe tener un enfoque en medidas de resultados, pues se espera el valor para el cliente. Por este motivo, es importante saber cuáles son las métricas enfocadas en la medición del valor.

Dinámicas de equipo

Las dinámicas de equipo se definen como las fuerzas psicológicas inconscientes que influyen en la dirección del comportamiento y desempeño (Ibokette, 2020). Aunque la dinámica del equipo se enfoca más en el trabajo del Scrum Master, el Product Owner también forma parte de la misma, ya que debe encontrar la forma de vincularse con el equipo para generar el valor buscado por el cliente; además, debe considerar las diferentes características y patrones de relación interpersonales de cada miembro, así como sus personalidades y niveles de experiencia (Arrk Group, s.f.; Ibokette, 2020).

Como parte de la dinámica, deben considerarse las características impulsoras para el cambio en la gente, las cuales ayudarán a gestionar la transición hacia una mentalidad ágil, así como a adoptar nuevos marcos de referencia, metodologías y estructuras que conduzcan a un incremento en el éxito (Arrk Group, s.f.). Estos componentes se resumen en la figura 6.

Figura 6. Product backlog.

Fuente: Arrk Group. (s.f.). Team Dynamics in Agile: An Exploration. Recuperado de https://www.arrkgroup.com/thought-leadership/team-dynamics-in-agile-an-exploration/
Ibokette, E. (2020). The Importance of Understanding Team Dynamics as a Scrum Master. Recuperado de https://www.iiba.org/business-analysis-blogs/the-importance-of-understanding-team-dynamics-as-a-scrum-master/
Scaled Agile. (2021). Scrum Master Stories: Improving Team Dynamics for Better Productivity – Agility Planning. Recuperado de https://scaledagile.com/blog/scrum-master-stories-improving-team-dynamics/

Las características de la figura 5 son importantes para gestionar al equipo ágil, tarea que no sólo le compete al Scrum Master, sino también del Product Owner, pues así se obtiene de forma adecuada, eficiente y efectiva el valor esperado por el cliente. De acuerdo con Arrk Group (s.f.), Ibokette (2020) y Scaled Agile (2021), dichas características implican lo siguiente:

• Atributos personales. Conocimiento y experiencia del equipo de trabajo, ya que se considera la forma de interactuar, colaborar y asumir responsabilidades. Entre los atributos identificados como impulsores de la agilidad se encuentran la autodirección, colaboración, orientación al aprendizaje, innovación, mente abierta, responsabilidad, actitud positiva, soporte y respecto por los individuos.
• Estado de ánimo y emociones. Trabajar con la inteligencia emocional, ya que juegan un rol importante para el logro de los objetivos y la creación de un ambiente de trabajo adecuado para que el equipo pueda autogestionarse y autodirigirse.
• Influencia de cultura y colocación de equipos. La cultura es importante en el impacto de las interacciones y comportamiento del equipo, ya que se deben identificar y abordar las brechas de comunicación, perspectivas y coordinación.
• Aspectos externos. Una parte importante en los equipos ágiles son los aspectos externos al equipo que influyen en la dinámica y se relacionan con decisiones y perspectivas de gestión, elementos administrativos, gestión e involucramiento del cliente. De alguna forma estos aspectos intervienen en el proceso de desarrollo del valor y, por eso, deben atenderse.
• Enfoque de solución de problemas. El equipo debe optar por enfoques que ayuden a la rápida solución de problemas, proporcionando diferentes formas de resolverlos e inclusive de prevenir fricciones entre los miembros. En este sentido, la solución de problemas no sólo se interesa en resolver cuestiones relacionadas con el valor del equipo, sino también en cómo resolver conflictos entre compañeros de trabajo.
• Cultivo de la mentalidad y trabajo efectivo. Es muy importante cultivar la mentalidad ágil siempre con enfoques de desarrollo multifuncionales, colaborativos y de formación del equipo. De esta manera, se consideran las diferentes perspectivas de los integrantes para el mejor uso de los recursos y su aprovechamiento.

El Product Owner no es el responsable del equipo, sin embargo, dado que constantemente interactúa con él y es responsable del valor, debe conocer la dinámica para abordar y explicar adecuadamente los requerimientos del cliente. Entre sus responsabilidades se encuentran identificar posibles brechas, transmitir la importancia que tiene dicho valor, así como dejar en claro el rol de cada miembro y respetarlo.

Como parte de la mecánica de los equipos ágiles es importante identificar y coordinar la forma de trabajar entre ellos y entre sus miembros, tanto en la agrupación como con los interesados. Para lograr el valor, el equipo debe estar empoderado y contar con buenas relaciones interpersonales, de tal forma que se maximicen los beneficios, se resuelvan adecuadamente los problemas y se reduzcan los riesgos y las dependencias que pudieran existir como parte de los procesos de generación de valor. Por ello, como Product Owner, es esencial contar con habilidades enfocadas en las personas para que la interacción con el equipo y el cliente sea apropiada, es decir, que se transmitan los elementos necesarios entre el cliente y el equipo y viceversa, así como el sentido de urgencia o importancia del valor entre ambas partes.

Asegúrate de:

• Las dependencias y gestión de riesgos no siempre pueden eliminarse del proceso, incluso cuando el equipo es altamente efectivo, ya que puede tratarse de tareas o aspectos críticos del producto o servicio.
• El enfoque en los indicadores de desempeño debe basarse en métricas de resultados.
• Como parte de las dinámicas de agilidad, el Product Owner debe buscar la manera de tener la mejor interacción con el equipo, sobre todo en relación con las métricas de los resultados.

Los siguientes enlaces son externos a la Universidad Tecmilenio, al acceder a ellos considera que debes apegarte a sus términos y condiciones.

Videos

Para conocer más acerca de Mecánica de equipos ágiles, te sugerimos revisar lo siguiente:

• GFCAprendeLibre. (2021, 13 de julio). Métricas Scrum | Curso de Scrum [Archivo de video]. Recuperado de https://www.youtube.com/watch?v=xEJHwD_OgcI
• KZI – Kaizenia. (2017, 26 de julio). Optimiza tus Recursos con Agile Scrum [Archivo de video]. Recuperado de https://www.youtube.com/watch?v=XUAnD8FJn60
• Santiago Lechon. (2020, 5 de diciembre). Scrum y Gestión de Riesgos [Archivo de video]. Recuperado de https://www.youtube.com/watch?v=ZBCESygvS30

Lecturas

Para conocer más acerca de Mecánica de equipos ágiles, te sugerimos leer lo siguiente:

• Alarcon, J. (2022). Introducción a la gestión de riesgos en agile. Recuperado de https://keepler.io/es/2020/06/introduccion-a-la-gestion-de-riesgos-en-agile/
• Guevara, J. (2021). Aprende a cómo desarrollar liderazgo para equipos ágiles. Recuperado de https://ghazalapp.com/liderazgo/liderazgo-para-equipos-agiles/
• Kanbanize. (2022). Equipos Agile – La fuerza que impulsa el éxito organizacional. Recuperado de https://kanbanize.com/es/agiles/metodologia-agile/equipo-agile

• Appelbaum, B. (s.f.). Agile Teams: Dependency Management and Visualization. Recuperado de https://www.planview.com/resources/guide/what-is-agile-program-management/agile-teams-dependency-management-visualization/
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• Drumond, C. (s.f.). How to build a kick-ass agile team. Explore agile team dynamics, culture & collaboration and build a great agile team. Recuperado de https://www.atlassian.com/agile/teams
• Ibokette, E. (2020). The Importance of Understanding Team Dynamics as a Scrum Master. Recuperado de https://www.iiba.org/business-analysis-blogs/the-importance-of-understanding-team-dynamics-as-a-scrum-master/
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• SAVIOM. (2022). How to Manage Resources in Agile Project Management. Recuperado de https://www.saviom.com/blog/how-to-manage-resources-in-agile-project-management/
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• Tebaldi, P. C. (2017). What are the main differences between metrics and indicators? Recuperado de https://www.opservices.com/differences-between-metrics-and-indicators
• Teamwork. (s.f.). Project risk: definition and advice for project managers. Recuperado de https://www.teamwork.com/project-management-guide/project-risk/
• Tiefensee, N. (2022). The Do's and Don'ts of Resource Planning in Agile Organizations. Recuperado de https://www.runn.io/blog/agile-resource-planning