Las reuniones son importantes dentro de la organización, ya que sirven para intercambiar puntos de vista a través de los cuales se resuelven problemas, se toman decisiones o se usan para coordinar al equipo; sin embargo, no siempre son efectivas o eficientes, ya que no se planifican con anticipación o la duración no es la adecuada.

Para evitar esto, en Scrum existen ciertos eventos que ya tienen un tiempo definido, el cual sirve para enfocarse en el objetivo de las reuniones y poder generar el valor deseado por el cliente, como lo son el sprint planning, sprint goal, daily scrum, sprint review, sprint retrospective y backlog grooming, las cuales conoceremos en esta experiencia de aprendizaje.

Sprint planning

En Scrum, el sprint planning es el evento que marca el arranque del sprint, cuyo propósito es definir qué puede ser completado en ese periodo y cómo será alcanzado, llevándose a cabo con todo el scrum team (West, s.f.). Si se hace de forma correcta, crea un amiente de motivación y reto para el equipo para lograr el éxito. Los cinco elementos esenciales para un adecuado sprint planning son los que aparecen en la figura 1 (West, s.f.).

Figura 2. Modelo INVEST de las user stories.

Fuente: Arun, R. (2022). An Introduction to the World of User Stories [Archivo de video]. Recuperado de https://www.simplilearn.com/tutorials/agile-scrum-tutorial/user-stories

• Entrada: el punto de partida de toda planeación es el product backlog, artefacto que contiene la lista priorizada de elementos a desarrollar en el sprint actual, así como también al trabajo done (terminado) en el último incremento para determinar la capacidad del equipo.
• Quién: debe participar el equipo completo, especialmente no deben faltar ni el product owner ni el scrum development team.
• Qué: el PO describe el objetivo del sprint y qué elementos del backlog contribuyen al mismo. El scrum team decide qué puede ser hecho en el sprint y qué harán para que suceda.
• Cómo: el scrum development team planea el trabajo requerido para lograr la meta del sprint, resultando el plan de una negociación entre el product owner y el scrum development team basada en el valor.
• Salida: el resultado más importante es que el equipo pueda describir la meta del sprint y cómo comenzará a moverse hasta lograrla, visualizándose dicho avance en el sprint backlog.

Para poder tener éxito en el sprint planning, el scrum team deberá estar preparado considerando cierta disciplina cada vez que la ejecute, así sea la primer o última sprint planning del product backlog, considerando como buenas prácticas las que se muestran en la figura 2 (Scrum.org, s.f.).

Figura 2. Buenas prácticas del sprint planning.

• Planeación: requiere preparación previa con la refinación y actualización del product backlog, combinando la salida del sprint retrospective, sprint review, retroalimentación de los interesados, y la visión del producto.
• Tiempo: de debe establecer el time-boxing para la reunión, lo cual dependerá del tamaño del sprint (su time-boxing).
• Enfoque: el enfoque debe ser en los resultados de la planeación, no en el trabajo a realizar, es decir, en la salida.
• Estimación: estimar qué se puede y qué no se puede lograr durante el sprint, esfuerzo estimado contra capacidad.

Aunque en algunos casos, para evitar el uso de palabras Scrum o traducciones, se utiliza el término planeación de la iteración. El principal objetivo de este evento es permitir al equipo iniciar un nuevo sprint con un entendimiento compartido y lo que tendrán que hacer para lograrlo, así como un plan inicial de qué tipo de enfoque usarán (ProductPlan, s.f.-c).

Normalmente se aplica este tipo de eventos cuando el equipo trabaja siguiendo el marco de referencia de scrum, pero también puede aplicarse cuando se involucran iteraciones en time-boxing.

Como resultado de la reunión se tendrán dos salidas consideradas como elementos estratégicos que son la sprint goal y el sprint backlog.

Sprint goal

La sprint goal (meta/objetivo del sprint, habitualmente no se traduce) es un resumen escrito de lo que el equipo planea completar en el sprint siguiente (ProductPlan, s.f.-c). En un sprint solo existe una y es el compromiso hecho por el scrum development team, pero es flexible en términos de la cantidad de trabajo requerida para alcanzarla.

La sprint goal crea coherencia y enfoque para el scrum team, motivándolos a trabajar juntos más que en iniciativas separadas (Schawber y Sutherland, 2020), mostrando el resultado deseado de una iteración que provee una meta compartida, la cual se define antes de iniciar el sprint para obtener una única visión.

Para crear una sprint goal se siguen los siguientes cuatro pasos (Visual Paradigm, s.f.):

Figura 3. Pasos para crear una sprint goal.

Para la creación de la sprint goal se recomienda usar una plantilla como la propuesta por Pichler (2022), la cual se muestra en la figura 4.

Figura 4. Plantilla para la sprint goal.

La sprint goal incluye riesgos y supuestos, así como el completar y optimizar las características, lo cual dará como resultado la duración del sprint. Normalmente la plantilla de la sprint goal se coloca a la izquierda del backlog, de tal forma que se tengan las historias relevantes en la sección Método, o bien, colocarlas de forma separada en una columna, quedando un formato de tres bloques, donde el bloque de la izquierda es la plantilla de la sprint goal, en medio las user stories (sprint backlog) y a la derecha un tablero de control (divido en to-do, in progress, done).

Daily scrum

La daily scrum es una reunión diaria que el equipo ejecuta idealmente en la misma ubicación, a la misma hora, y en la mañana, ya que ayuda a dar contexto de lo que se realizará ese día de trabajo, tardando estrictamente 15 minutos (Mountain Goat Software, s.f.).

El propósito principal de esta reunión es:

• Asegurar la visibilidad de los elementos en los que se estarán trabajando.
• Reasignar recursos adecuadamente en caso de retrasos.
• Asignar nuevos elementos del sprint backlog a quienes ya hayan completado sus tareas.

Durante la daily scrum, los participantes deben responder de forma breve las tres preguntas de la figura 5, no se trata de dar mucha explicación ni de cuestionar, solo de explicar y proveer actualización del estatus, para que el product owner y el scrum master den su apoyo de acuerdo con los bloqueadores que existan.

Figura 5. Preguntas de la daily scrum.

Fuente: ProductPlan. (s.f.-b). Daily Scrum. Recuperado de https://www.productplan.com/glossary/daily-scrum/

Solo el Scrum development team es el obligado a asistir en estas actividades, pudiendo asistir el product owner y el scrum master, pero solo como espectadores, tomando nota de los impedimentos, para que puedan ser resueltos en el caso del scrum master, y de los posibles cambios que necesitan platicarse con el product owner. Sin embargo, en esta reunión no se resuelven problemas ni se discute, solo es dar mayor contexto del avance.

No se recomienda el involucramiento de otras personas ajenas al scrum team, ya que podrían comenzar a cuestionar o a hacer la reunión más tardada y evitar que se cumpla con el objetivo, para ello es que existen diferentes tipos de eventos y pueden agregarse otras reuniones de ser necesario.

Por otra parte, aunque esta es una reunión diaria, no siempre debe llevarse a cabo, es decir, no es obligatoria, depende mucho del equipo, el tamaño del sprint y de los avances a reportar. Es decir, si no hay avance qué reportar, es mejor tenerla posteriormente, pero no dejar pasar más de tres días sin el daily scrum, ya que podría poner en riesgo el proyecto. El scrum development team debe evaluar si se requiere diariamente o cada tercer día, de tal forma que sean productivas y efectivamente avancen en las actividades diarias.

Sprint review

La sprint review es una reunión que se ejecuta al final de cada sprint y está diseñada para obtener retroalimentación accionable de lo que el scrum development team ha completado, es conocida también como "demo" y da la oportunidad al scrum development team de mostrar su trabajo e inspeccionar el plan del producto global (product backlog) ante el product owner e interesados (Scrum Inc, s.f.).

En esta reunión se busca mostrar lo que se conoce como producto mínimo viable (MVP), aquel que contiene el mayor valor a través de las principales características funcionales del equipo, al product owner e interesados, produciendo una conversación de las posibles mejoras que podrían existir, incorporando dichas lecciones aprendidas al product backlog por parte del product owner, completando así otro ciclo de inspección y adaptación. Los elementos clave de la agenda del sprint review se encuentran en la figura 6.

Figura 6. Agenda del sprint review.

Fuente: Fellow. (s.f.). Sprint Review Meeting Agenda Template. Recuperado de https://fellow.app/meeting-templates/sprint-review-meeting-agenda-template/

Dado que esta es una de las ceremonias más importantes de Scrum, se debe tener cuidado de tenerla preparada y seguir una agenda, pero sobre todo, tener un producto funcional, evitando limitarlo solo a una presentación, sino por el contrario, es una sesión de trabajo en la que, posterior a cada punto de la agenda (figura 6) los participantes deben poder proveer sus comentarios, incluso durante, de tal forma que se enriquezca con los comentarios de todos, permitiendo así la adaptación y flexibilidad para poder obtener al final un producto con un nivel de dificultad bajo, poco complejo, que sea funcional, que maximice la respuesta a los clientes y que además ayude al aseguramiento de la calidad y al fortalecimiento del equipo.

Sprint retrospective

Una sprint retrospective es una forma de reunir al scrum team y planear la mejor forma de incrementar la calidad y efectividad con respecto a la gente, interacciones, procesos, herramientas, y la definición de "done" para cada persona (Adobe, 2022).

Al final de cada sprint, posterior a la reunión de sprint review, se discuten tres preguntas importantes y de acuerdo con la figura 7.

Figura 7. Preguntas por responder en la sprint retrospective.

Fuente: Scrum.org, (s.f.-a). What is a Sprint Retrospective? Recuperado de https://www.scrum.org/resources/what-is-a-sprint-retrospective

La principal salida de la sprint retrospective es obtener un plan de acciones y compromisos para implementar mejoras sobre la forma en la que el equipo scrum realiza las actividades, incrementando la calidad y la efectividad. En esta reunión el scrum master motiva al resto del scrum team a mejorar su proceso y las prácticas que se utilizan para hacerlas más efectivas y disfrutables para el siguiente sprint, a través del incremento de la calidad al mejorar el proceso de trabajo o adaptando la definición del "done", mientras no se entre en conflicto con los estándares organizacionales (Scrum.org, s.f.-a).

Los pasos para ejecutar de manera adecuada una sprint retrospective son los de la figura 8.

Figura 8. Pasos para realizar un sprint retrospective.

Fuente: Elaborada con datos de Scrum.org, (s.f.-a)

Backlog grooming

La backlog grooming (refinamiento del backlog, pero habitualmente no se traduce) es una sesión en la cual se discuten, revisan y priorizan los product backlog item (PBI) con el scrum team, con el objetivo de mantener el backlog actualizado y asegurar que los elementos restantes están listos para los siguientes sprint, ayudando también a los product managers a explicar y alinear la organización detrás de la estrategia que informa los elementos del backlog (Productboard, s.f.).

Durante esta reunión se deben llevar a cabo actividades importantes, las cuales se muestran en la figura 9.

Figura 9. Actividades durante el backlog grooming.

Fuente: Productboard. (s.f.). Backlog Grooming. Recuperado de https://www.productboard.com/glossary/backlog-grooming/

Este evento recurrente busca asegurar que las user stories de los siguientes sprints son valiosas y que están preparadas para la planeación, asegurando que sean priorizadas nuevamente, si se requiere, ayudando al product backlog a mantener sus características clave (figura 10).

Figura 10. Características clave (DEEP) de un product backlog.

Fuente: ProductPlan. (s.f.-a). Backlog Grooming. What is the Definition of Backlog Grooming? Recuperado de https://www.productplan.com/glossary/backlog-grooming

Cualquier reunión del marco de referencia es crítica, ya que si no se ejecutan de manera adecuada pueden hacer que el equipo pierda la motivación y el cambio de mentalidad hacia las prácticas ágiles. Por ello, se recomienda siempre participar de manera activa dentro de cada una de ellas, con base en el rol que les corresponde, buscando siempre la generación de valor para el negocio.

Además, hay que recordar que, como parte de dichos eventos, y cualquier otro, el tener un tiempo fijo, la agenda del evento y los asistentes es crítico para poder ejecutarlas y asegurar valor. Cada una de ellas va generando valor para el crecimiento del equipo y de forma indirecta, para el producto que se esté desarrollando. Es importante conocer el objetivo de cada uno, los elementos y asistentes implicados, pero sobre todo la salida para poder determinar que fueron efectivas.

Asegúrate de:

• Reconocer cómo cada uno de los eventos scrum tiene una razón de ser y agregan valor al proceso de desarrollo, siempre y cuando se ejecuten de manera adecuada.
• Conocer que el product owner es quien lidera la reunión de sprint planning, pero es el scrum team el que participa.
• Saber que tanto el product owner como el scrum development team son imprescindibles para que se lleve a cabo el sprint planning.
• Reconocer que product owner y el scrum development team están negociando constantemente los elementos del sprint backlog y del product backlog, para poder generar el valor esperado por el cliente.
• Resumir el valor final de todo el sprint que es entregado por el scrum team, ya que cada uno de ellos tiene una función particular dentro del proceso.
• Conectar los eventos que ayudan a dar visibilidad, generar valor, coordinarse y trabajar en equipo, como parte de los principios y valores de Scrum.

Los siguientes enlaces son externos a la Universidad Tecmilenio, al acceder a ellos considera que debes apegarte a sus términos y condiciones.

Videos

Para conocer más acerca de Eventos o Ceremonias, te sugerimos revisar lo siguiente:

• Game Master. (2022, 30 de noviembre). EVENTOS Scrum [Archivo de video]. Recuperado de https://www.youtube.com/watch?v=_yqHLvsV5QQ
• Globuss Biogestión. (2020, 29 de octubre). Buenas prácticas Scrum/Agile – Eventos [Archivo de video]. Recuperado de https://www.youtube.com/watch?v=1Z2c38yZDM4
• Instituto Ben Pensante. (2022, 19 de enero). Eventos SCRUM en 5 minutos [Archivo de video]. Recuperado de https://www.youtube.com/watch?v=jtpKfBzWubY

Lecturas

Para conocer más acerca de Eventos o Ceremonias, te sugerimos leer lo siguiente:

• Cabsa.es. (2020). Los 5 eventos Scrum y las claves para llevarlos a la práctica. Recuperado de https://www.cabsa.es/blog/5-eventos-scrum-y-sus-claves
• Ferretti, A. (2021). Quick and dirty Scrum guide: ceremonies and artifacts. Recuperado de https://www.ariadgroup.com/es/blog/todo-sobre-scrum-agile-metodologia/los-componentes-ceremonias-scrum-todos-detalles
• Huambachano, J. (2022). Facilitar los eventos Scrum. Recuperado de https://www.scrum.org/resources/blog/facilitar-los-eventos-scrum

• Adobe. (2022). Sprint Retrospective: The Purpose. The Meeting. The Success. Recuperado de https://business.adobe.com/blog/basics/sprint-retrospective
• Fellow. (s.f.). Sprint Review Meeting Agenda Template. Recuperado de https://fellow.app/meeting-templates/sprint-review-meeting-agenda-template/
• Mountain Goat Software. (s.f.). Daily Scrum Meeting. Recuperado de https://www.mountaingoatsoftware.com/agile/scrum/meetings/daily-scrum
• Pichler, R. (2022). A TEMPLATE FOR GENERATING A GREAT SPRINT GOAL. Recuperado de https://www.romanpichler.com/blog/sprint-goal-template/
• Productboard. (s.f.). Backlog Grooming. Recuperado de https://www.productboard.com/glossary/backlog-grooming/
• ProductPlan. (s.f.-a). Backlog Grooming. What is the Definition of Backlog Grooming? Recuperado de https://www.productplan.com/glossary/backlog-grooming/
• ProductPlan. (s.f.-b). Daily Scrum. Recuperado de https://www.productplan.com/glossary/daily-scrum/
• ProductPlan. (s.f.-c). Sprint Planning. Recuperado de https://www.productplan.com/glossary/sprint-planning/
• Scrum Inc. (s.f.). Sprint Review. Recuperado de https://www.scruminc.com/sprint-review/
• Scrum.org, (s.f.-a). What is a Sprint Retrospective? Recuperado de https://www.scrum.org/resources/what-is-a-sprint-retrospective
• Scrum.org, (s.f.-b). What is Sprint Planning? Recuperado de https://www.scrum.org/resources/what-is-sprint-planning
• Schwaber, K., y Sutherland, J. (2020). The 2020 Scrum Guide. Recuperado de https://scrumguides.org/scrum-guide.html
• Visual Paradigm. (s.f.). What is a Sprint Goal in Scrum? Recuperado de https://www.visual-paradigm.com/scrum/write-sprint-goal/
• West, D., (s.f.). Sprint planning. Recuperado de https://www.atlassian.com/agile/scrum/sprint-planning