Existen organizaciones que generan proyectos por diversos motivos: algunas veces buscan solucionar problemas concretos, mientras que en otras los proyectos forman parte de su plan estratégico para desarrollar ventajas competitivas que las ubiquen entre las preferencias de sus clientes potenciales. Al final del día, se trata de dar respuesta a las necesidades cambiantes del mercado.

Desde esta perspectiva, dar respuesta a dichas necesidades es una prioridad de primer nivel, especialmente cuando estamos hablando de organizaciones que requieren soluciones de software. En este contexto es que surgen las metodologías ágiles de administración de proyectos, como es el caso de Scrum.

Dichas metodologías rompen con la estructura tradicional del modelo de cascada, pues sus fases están muy bien delimitadas: inician con el análisis, luego pasan por la etapa del diseño, enseguida por la construcción, después tienen lugar las pruebas y finalizan con la implementación.

Es un método que funciona adecuadamente siempre y cuando los requerimientos sean estables, se presenten cambios menores y la organización tenga la posibilidad de esperar por largos periodos de tiempo para ver los resultados del proceso.

Pero ¿qué sucede cuando no se presenta alguna de estas condiciones? En este tema abordarás los elementos básicos del marco de trabajo Scrum desde la óptica del rol del Scrum Master (SM), quien es el líder del proyecto, cuya responsabilidad central es obtener resultados de alta calidad en breves lapsos de tiempo.

El marco de referencia Scrum ayuda a equipos de personas dentro de una organización a resolver problemas o cubrir necesidades, basándose en el concepto de proyectos ágiles. Su función es dar resultados tangibles en poco tiempo y al mismo tiempo ofrecer incrementos de funcionalidad a través del tiempo, cumpliendo, o incluso excediendo, las expectativas de los clientes o los interesados.

Valores de Scrum

Según Schwaber y Sutherland (2020), el marco de trabajo Scrum ofrece una metodología de administración de proyecto basada en los siguientes valores: compromiso, foco, franqueza, respeto y coraje.

A continuación, encontrarás una breve descripción de cada uno de ellos:

Compromiso

Significa que cada miembro del Scrum Team debe estar comprometido a alcanzar los objetivos planteados. Eso implica que tienen una responsabilidad individual que no puede ser transferida o supeditada a otras actividades. En realidad, el éxito en cualquier proyecto está directamente relacionado con este valor.

Es importante advertir que, si un miembro no tiene como prioridad su participación en el Scrum Team, es muy posible que provoque retrasos, fallas en la comunicación, suposiciones incorrectas, o incluso "incrementos" que no generan valor.

Así, el compromiso individual de los integrantes del Scrum Team se convierte en compromiso colectivo. Por ende, el resultado de un sprint es mérito del equipo en su totalidad y no de una sola persona.

Como podrás apreciar, el compromiso es un valor que se obtiene a través del involucramiento de todos los miembros del equipo, quienes comparten un mismo objetivo, confían en los demás y tienen la seguridad de que apegándose al marco de referencia Scrum obtendrán los resultados esperados.

En este horizonte, una tarea central que debe vigilar el SM en cada Daily Scrum, Scrum Review o Scrum Retrospective es que se mantenga el valor del compromiso. Estas son sesiones que debe aprovechar el SM para escuchar y tomar en cuenta las opiniones de todos los miembros, para que lleguen a un consenso y reciban recompensas por algún trabajo bien realizado. Esto puede incluir desde reconocimientos verbales hasta agradecimientos por el esfuerzo y la dedicación. Desde luego, decirle a un integrante del equipo "buen trabajo" o "gracias por tu esfuerzo" son gestos que ayudan a mantener el compromiso.

Foco

Conlleva orientar adecuadamente el esfuerzo o concentración tanto individual como colectiva. Este es un valor indispensable para un Scrum Team, ya que cada miembro debe enfocar sus energías en el trabajo asignado y evitar las distracciones que no aporten valor, manteniendo el balance entre el bienestar físico y mental en su jornada laboral.

Es indispensable que el SM esté muy alerta de que no existan distracciones en las reuniones Scrum, también llamadas "eventos". Aquí es importante comentar que, si no se toman las precauciones pertinentes, podrían darse situaciones en las que los equipos se centren en nuevas ideas o planeamientos tecnológicos que podrían ubicar en otros espacios, como sería en algún Product Backlog para que lo revisen posteriormente.

En estos casos, el SM debe intervenir y recuperar el foco de los miembros cuanto antes, de tal manera que todos logren el objetivo establecido en la reunión.

Por otra parte, cuando algún equipo Scrum se siente abrumado por la cantidad de elementos que se acumulan en el Product Backlog, suelen perder el foco y comienzan a manifestar síntomas de estrés. Aquí es responsabilidad del SM mantener la calma en el equipo de trabajo, buscando que las actividades sean lo más simples posibles, con objetivos claros y medibles.

Franqueza

El valor de la franqueza viene de la palabra en inglés "openness", que tiene connotaciones de sinceridad, apertura y actitud receptiva. Este valor ayuda a mantener la confianza y el compromiso entre los miembros del Scrum Team.

De acuerdo con la metodología Scrum, las personas que integran los equipos tienen las habilidades y experiencias necesarias para cumplir con el trabajo, por tanto, se espera que se conduzcan con ética y sean dignas de confianza (Schwaber y Sutherland, 2020).

Evidentemente, es de esperar que en el transcurso de los proyectos aparezcan errores que tengan su origen en la actuación de las personas y provoquen un impacto desfavorable en el proyecto. Es una situación inevitable. Por esa razón, el SM deberá fomentar una cultura de la transparencia en la que se puedan compartir los éxitos, pero también se admitan los errores, sin miedo a las consecuencias, ya que tanto los éxitos como los fracasos son resultados del trabajo en equipo y no provienen de una sola persona.

En este sentido, algunas recomendaciones que hace Scott (2019) para alcanzar una sinceridad radical al interior del equipo de trabajo son las siguientes:

1. Recordar a los miembros la política de franqueza. El SM debe explicar este valor antes de iniciar con el proyecto y periódicamente irá resaltando la importancia de ponerlo en práctica.
2. Seleccionar a algún miembro del equipo que se sienta cómodo con este valor y pedirle que hable sobre algún error que haya cometido y explique de qué forma lo solucionaron como equipo.
3. Premiar el comportamiento esperado. El SM debe recompensar cada vez que un miembro sea sincero acerca de su trabajo, o bien, cuando ofrezca alternativas viables para solucionar errores de un tercero.

Respeto

En el marco de trabajo Scrum, el respeto es un valor trascendental. Va más allá de la simple cortesía, más bien se refiere a que los miembros del Scrum Team reconozcan el conocimiento, habilidades, experiencia, sentimientos, fortalezas y debilidades de otras personas, fomentando la colaboración y el aprendizaje mutuo.

Una de las responsabilidades elementales del SM es mantener un equipo Scrum en el que cada miembro aporte sus habilidades para el logro de los objetivos de cada sprint, todo esto en un ambiente en el que todos se apoyan entre sí. Aquí cada miembro es valioso para el proyecto y tienen la confianza de expresar opiniones a favor o en contra sobre las opiniones o iniciativas vinculadas al proyecto.

En particular, para mantener este valor, el SM debe:

1. Empezar por sí mismo: ser ejemplo en materia de respeto a las opiniones de todos, escuchando lo que tengan que decir, sin emitir juicios apresurados sobre las ideas o propuestas que le plantean y manteniendo la discreción acerca de lo que sucede en los eventos o reuniones Scrum.
2. Respetar el tiempo: se debe respetar el tiempo asignado a las reuniones, ya sea que se trate de sesiones del Daily Scrum, Scrum Review o Scrum Retrospective.
3. Cumplir con sus compromisos: hay que obtener los resultados esperados en cada sprint y respetar el progreso de cada uno de los integrantes de los equipos. Hay que evitar hostigar a las personas que realizan actividades que siguen vigentes, de manera que se fomente la autogestión dentro de los equipos.
4. Respetar a los clientes e interesados: considerando que, en muchas ocasiones, ni el cliente ni el resto de los interesados del proyecto están habituados a la terminología técnica correspondiente. Se requiere que, con apoyo del Product Owner, se expliquen en términos simples tales conceptos especializados.

Coraje

Este valor se refiere a la firme determinación que debe demostrar cada miembro, así como el conjunto del equipo Scrum, por hacer siempre lo correcto. Para ello, se requiere tener valentía y defender el trabajo efectuado, toda vez que este se basa en las decisiones tomadas por los developers, el Scrum Master y el Product Owner.

Para mantener este valor, el SM deberá reconocer su papel como agente de cambio, teniendo en cuenta que en ocasiones será necesario que rompa con paradigmas, estilos de trabajo, formas de pensar anquilosadas o estructuras mentales preestablecidas, lo que puede provocar malestar en personas que están fuera del equipo de trabajo, quienes tienen especial interés en mantener el estatus quo.

Es fundamental que el SM tenga el coraje de decir "no" cuando surjan propuestas que no generan valor, aun cuando provengan del mismo cliente, justificando de forma adecuada dicha negativa.

Sin duda alguna, mantener la vigencia de este valor en el Scrum Team es una de las tareas más difíciles. Como podrás apreciar, el SM se juega la integridad del puesto que desempeña en la organización y se arriesga a ser señalado como un elemento insubordinado que va contra la corriente y no sigue las prácticas que generan valor.

Si bien es preciso que los developers tengan coraje, eso no significa que tengan que convertirse en una especie de grupo anarquista, más bien implica que en un equipo de trabajo no se tenga temor de arriesgarse a encontrar soluciones innovadoras o propuestas que nunca se habían contemplado anteriormente, mismas que tal vez por su envergadura podrían convertirse en ventajas competitivas para la organización.

De forma similar, el coraje también se relaciona con la búsqueda de la superación de cualquier barrera que se interponga en el camino del proyecto. En otras palabras, cuando cada miembro convierte los problemas en retos a superar, es como si el Scrum Team fuera un tanque de guerra, que, una vez que fija su objetivo, lo alcanza de manera eficaz, derribando todos los obstáculos que tiene enfrente.

Equipo de trabajo Scrum

 

Aunque el marco de trabajo Scrum se aplica especialmente a proyectos ágiles relacionados con el desarrollo de software, también puede utilizarse en otros ámbitos en los que se requiera la obtención de valor a corto plazo y de forma creciente.

Y es que, al margen del tipo de industria que se esté considerando, ya sea que esté vinculada o no al desarrollo de software, el éxito de los proyectos de cualquier organización está directamente relacionado con la calidad en la selección de los miembros de sus equipos de trabajo, ya que solo si las personas cuentan con las habilidades necesarias y la experiencia suficiente podrán elaborar productos con las especificaciones esperadas.

Características del Scrum team

Según Van Der Hoek (2021), hay cinco características indispensables de un equipo de trabajo Scrum, el cual debe ser:

El método becario

Pero ¿qué sucede cuando la organización necesita trabajar en varios proyectos al mismo tiempo y solo tiene un Scrum Team?

Palacios (2019) ofrece una alternativa viable a través del método del becario, citando a Jeff Sutherland, coautor del marco de referencia Scrum.

Este método consiste en introducir a una o dos personas dentro del Scrum Team existente, con el fin de tener la colaboración de personas dispuestas a involucrarse temporalmente en las actividades del equipo, o bien, que estén interesadas en formar parte del proceso, como observadores, para que participen en periodos de cuatro a seis ciclos de sprints. La idea es que, después de conocer más de cerca la metodología, puedan independizarse y formar su propio equipo.

De esta forma, el método te permite mantener el trabajo del equipo principal y, al mismo tiempo, te da la posibilidad de entrenar al personal, tal como se ilustra en la siguiente imagen (Palacios, 2019).

Eventos y artefactos clave

En el marco de trabajo Scrum existen cinco eventos importantes por los que deben pasar todos los proyectos. Te invito a que los revises desde la óptica del Scrum Master (SM):

Artefactos clave

Dentro del marco de trabajo Scrum se establece que los artefactos indispensables son los documentos de registro necesarios para mantener el control del trabajo. En opinión de expertos como Roche (s.f.), hay tres artefactos clave: Product Backlog, Sprint Backlog y el Incremento.

De acuerdo con Schwaber y Sutherland (2020), tales artefactos se distinguen por tener las siguientes características:

Hay que señalar que este artefacto es gestionado por el mismo equipo de desarrollo, de tal manera que permite que todos sus miembros conozcan en qué trabajan sus compañeros, cuáles son sus avances, dependencias, así como sus tareas terminadas. Se trata de un documento que debe ser consultado en los Daily Scrums, pues es una fuente de información muy valiosa para el SM, toda vez que le permite detectar posibles riesgos que, en algún momento dado, podrían impactar negativamente en el costo, tiempo de entrega, calidad o alcance del entregable.

Incremento: consiste en un paso más hacia "el objetivo del producto", es decir, se considera que un incremento es el trabajo terminado de un sprint. Por tanto, un incremento serían todas aquellas tareas terminadas, como son los documentos con casos de uso, casos de prueba, historias de usuario, diseños, manuales, etc. En este horizonte, el SM debe asegurarse de que se documenten de forma correcta, se almacenen y se respalden todos y cada uno de los incrementos, puesto que constituyen la evidencia del trabajo realizado, sin dejar de mencionar que pueden llegar a convertirse en una valiosa fuente de información de cada versión del software desarrollado.

Sin lugar a duda, los proyectos que son gestionados con base en el marco de trabajo de Scrum, que forma parte integral de la metodología ágil, tienen una alta probabilidad de éxito. Desde luego, siempre y cuando sean gestionados siguiendo al pie de la letra el modelo acuñado por sus creadores, Ken Schwaber y Jeff Sutherland, quienes desde principios de la década de 1990 enfatizaron que "cambiar el diseño o las ideas esenciales de Scrum, omitir elementos o no seguir las reglas de Scrum, oculta los problemas y limita los beneficios de Scrum, e incluso potencialmente lo vuelve inútil" (Schwaber y Sutherland, 2020).

Hasta aquí habrás podido observar que en este tema se repasaron los conceptos principales del marco de trabajo Scrum desde la perspectiva del rol del Scrum Master. Se trata de un rol fundamental, así como el papel del Product Owner, por lo que dichos roles deben ser ocupados por personas que tengan un perfil de liderazgo para que ayuden al equipo de trabajo a mantener los valores, eventos y artefactos tal y como fueron establecidos por los creadores de la metodología. Además, son responsables de cuidar que entre los miembros del equipo prevalezca una convivencia adecuada y que se mantenga una comunicación adecuada con el cliente y los interesados del proyecto.

Asegúrate de:

• Situar el rol del Scrum Master (SM) en la supervisión de los valores del marco de trabajo Scrum para asegurarte de que el equipo de trabajo se apegue a ellos.
• Analizar las características del equipo de trabajo para su adecuada gestión.
• Reforzar la importancia de usar los eventos y artefactos propuestos por Scrum para garantizar el correcto seguimiento de un proyecto.

Los siguientes enlaces son externos a la Universidad Tecmilenio, al acceder a ellos considera que debes apegarte a sus términos y condiciones.

Videos

Para conocer más acerca del marco de trabajo Scrum, te sugerimos revisar lo siguiente:

• GCFAprendeLibre. (2021, 13 de julio). Crea tu equipo de trabajo con Scrum l Curso de Scrum [Archivo de video]. Recuperado de https://www.youtube.com/watch?v=v9yhSlNa1KY
• Diana Cristina Martinez. (2020, 15 de mayo). Valores y dinámicas de los equipos Scrum [Archivo de video]. Recuperado de https://www.youtube.com/watch?v=ql2NJQIfnAM
• Scrum Alliance. (2019, 24 de enero). 10 - Scrum Artifacts - Scrum Foundations eLearning Series [Archivo de video]. Recuperado de https://www.youtube.com/watch?v=U5T4GwMCs9E

Lecturas

Para conocer más acerca de la metodología Scrum, te sugerimos revisar lo siguiente:

• Schuurman, R. (2017). 10 Tips for Scrum Masters on the Scrum Events. Recuperado de https://medium.com/the-value-maximizers/10-tips-for-scrum-masters-on-the-scrum-events-939fc0342308
• Schwaber, K., y Sutherland, J. (2020). La Guía de Scrum. Recuperado de https://scrumguides.org/docs/scrumguide/v2020/2020-Scrum-Guide-Spanish-Latin-South-American.pdf

• Palacios, J. (2019). Cómo formar equipos ágiles trabajando con Scrum. Recuperado de https://jeronimopalacios.com/?s=Equipo+Scrum
• Roche, J. (s.f.). Artefactos Scrum: las 3 herramientas clave de gestión. Recuperado de https://www2.deloitte.com/es/es/pages/technology/articles/artefactos-scrum.html
• Schwaber, K., y Sutherland, J. (2020). La Guía de Scrum. Recuperado de https://scrumguides.org/docs/scrumguide/v2020/2020-Scrum-Guide-Spanish-Latin-South-American.pdf
• Scott, K. (2019). Radical Candor: How to Get What You Want by Say What You Mean. Estados Unidos: St. Martin's Press. ISBN eBook: 978-1529038347.
• Van Der Hoek, J. (2021). How to Structure an Agile Scrum Team. Recuperado de https://www.mendix.com/blog/the-road-to-adopting-scrum-team-composition/