Hasta los equipos más exitosos, conforme se aproximan las revisiones de avances, usualmente se sienten abrumados por el exceso de labores.

Es el caso de Ismael, ingeniero de software que fue asignado como Scrum Master (SM) en un proyecto de la organización a la que pertenece. Cuenta con experiencia como desarrollador en proyectos similares que han tenido excelentes resultados, pero mostraron fallas en el tiempo de entrega. Ismael considera que en cada sprint suelen incluir un paquete del Backlog muy ambicioso, por lo que la carga de trabajo se incrementa, especialmente cuando existen fechas de entrega muy ajustadas.

Debido a lo anterior, en el evento de revisión del sprint, todo el equipo comenta que se siente agotado por la sobre carga de trabajo. Partiendo de esta perspectiva, Ismael considera que debería contar con un mecanismo que, por un lado, le permita regular la cantidad del trabajo y, por el otro, le brinde la posibilidad de mantener al equipo bien informado sobre el avance de sus tareas en las reuniones diarias de Scrum. Esto facilitaría que los integrantes del equipo ubiquen de forma clara aquellos cuellos de botella donde se acumulan las tareas que por alguna razón les impiden avanzar con fluidez por las distintas etapas del proyecto.

En este tema vas a identificar un poderoso instrumento que podrás utilizar para mejorar la dinámica de trabajo de los equipos que encabeces. Se trata de los tableros Kanban, una herramienta visual que pertenece a la metodología ágil de proyectos Kanban. Esta herramienta es ideal para controlar la carga de trabajo de los equipos, puesto que presenta el avance de las labores asignadas, así como las tareas que tienen alguna clase de impedimento para su realización.

Fundamentos Kanban

Para darte una idea de la forma en la que funciona la metodología Kanban, considera por un momento la manera en la que operan los supermercados.

Son sitios a los que la población acude a realizar sus compras, aprovechando que encuentran todo lo que necesitan en un solo espacio y no tienen que desplazarse de proveedor en proveedor. Por el contrario, en el supermercado los productos están concentrados en un solo sitio, organizados en pasillos que cuentan con numerosos estantes. Lo único que tiene que hacer el cliente es tomar los artículos que necesita e irlos colocando en el carrito de compras.

En este contexto, cada vez que un cliente adquiere un artículo, se registra la salida del inventario. Al llegar a una cantidad mínima, se resurten los artículos. Esto permite tener un control del inventario, al mantener en el stock solo los productos que realmente requieren los clientes, mientras que los productos que no se venden son descartados en las futuras requisiciones al proveedor. Los supermercados evitan a toda costa tener estantes vacíos y productos con poca rotación.

Esta es la dinámica básica del funcionamiento de la metodología Kanban, acuñada por la compañía japonesa Toyota durante el periodo posterior a la Segunda Guerra Mundial, época en la que la humanidad atravesaba por una profunda crisis económica.

Es un horizonte temporal en el que los ejecutivos buscaron hacerle frente a la situación, identificando ideas que les permitieran efectuar una producción basada en los requerimientos reales o "pedidos" de los clientes, ubicándolos lo más cerca posible de los solicitantes.

De manera que, a medida que los clientes van adquiriendo los productos, se agregan otros. Si te fijas bien, el propósito central es mantener una oferta constante y siempre disponible para el cliente, evitando los desperdicios y sosteniendo únicamente los inventarios justos, tal y como opera un supermercado.

Pero ¿qué significa exactamente la palabra Kanban?

Es un término japonés que está compuesto por dos palabras:

• "Kàn", que significa "señal visual".
• "Bǎn", que sería "tarjeta o tablero".

En esencia, esta metodología busca mostrar "visualmente" con tarjetas físicas dispuestas en un tablero el trabajo necesario para generar un entregable, de tal manera que el equipo pueda ver el trabajo que hay que realizar, el trabajo que está en proceso y el trabajo terminado.

Aunque en un inicio fue una metodología aplicada a la producción automotriz, en poco tiempo los tableros Kanban se han convertido en una herramienta valiosa para gestionar proyectos de todo tipo.

Según Martins (2022), Kanban es una metodología que se adaptó al desarrollo de proyectos de software en el año 2000, una etapa en la que equipos de desarrollo de software descubrieron que dichos tableros ayudaban a distribuir y administrar de forma efectiva la carga de trabajo que tienen los miembros de un equipo, haciendo visible aquello que se necesita hacer y los recursos disponibles, lo que finalmente se traduce en el aprovechamiento de los recursos en un flujo de trabajo constante.

Tableros Kanban

Este tablero, que puede ser físico o digital, controla las tareas de un proyecto a través de etapas o secciones por las que debe transitar cada una de las actividades hasta convertirse en un producto final. Las secciones del tablero pueden variar. Por ejemplo, una de las secciones de actividades puede ser "En Fila", otra podría ser "En Progreso" y la última sería "Terminadas", pero cada equipo puede nombrar cada sección a su conveniencia.

A continuación, las tareas son anotadas en tarjetas Kanban, las cuales contienen la información suficiente para identificar de qué se trata la actividad a realizar. Dichas tarjetas pueden clasificarse por color según la urgencia o prioridad que representen para el proyecto.

Enseguida, podrás observar una imagen con el ejemplo de un tablero. En este caso, las tarjetas de color rojo son de alta prioridad, es decir, que deberán ser las primeras candidatas para elegirse una vez que el recurso se encuentre disponible; el color naranja se asignó para las tareas de prioridad media, con una fecha de entrega próxima, y las tarjetas amarillas serían actividades sin clasificación.

Trabajo en proceso (WIP)

Uno de los grandes beneficios del tablero Kanban es que ayuda a identificar la carga de trabajo o el WIP, que significa Work in Progress o trabajo en proceso. Representa un apoyo importante que puedes utilizar para enfocar los esfuerzos del equipo, controlando las tareas asignadas a cada integrante, así como los tiempos de entrega, sin dejar de mencionar que también te da la posibilidad de detectar cualquier cuello de botella potencial.

Según Molina (2022), las ventajas de trabajar con el WIP son las siguientes:

Siguiendo con Molina (2022), los siguientes atributos ayudan a determinar los límites del WIP:

1. Número de elementos: se tiene que contabilizar el trabajo real que está en proceso. Se trata del número de tareas que se están realizando al interior de los equipos.
2. Número de personas: cantidad de miembros del equipo que están asignados a una tarea.
3. Tiempo de entrega (lead time): tiempo transcurrido desde que un elemento es tomado por un miembro hasta que es entregado.
4. Rendimiento: cuántos elementos se completan por unidad de tiempo. En otras palabras, el rendimiento se vincula con la rapidez con la que los elementos se procesan. Por ejemplo: número de funcionalidades por mes, historias de usuario por semana.

Métricas Kanban

De acuerdo con Chiva (2019), partiendo de los atributos anteriores del WIP, es posible establecer métricas que evalúen el desempeño del equipo de trabajo usando el tablero Kanban. Enseguida podrás revisar las métricas principales que te permitirán tener una imagen clara del nivel de dedicación de los distintos equipos a tu cargo:

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  Es el porcentaje que se obtiene al dividir el tiempo del trabajo entre el tiempo de entrega. Este indicador te dará información sobre la eficiencia en el uso del tiempo.

  

  Por ejemplo: Si le dedicas 2 días efectivos de trabajo a la realización de una tarea, pero el resultado se generó en 1 semana (5 días), el porcentaje de eficiencia del grupo es 40%, quiere decir que el 60% del tiempo no se trabajó en este elemento

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  Se dan cuando alguna tarea o elemento no puede continuar su flujo de trabajo, ya sea por algún impedimento interno o externo. Contabilizar los bloqueos en el tablero Kanban te ayudará a reconocer la autonomía real del equipo de trabajo. Específicamente, el número de bloqueos es un indicador sobre la capacidad que tienen los equipos para resolver problemáticas, así como su habilidad para restaurar el flujo de los trabajos lo antes posible.

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  Es el tiempo que pasa un elemento WIP en espera (stand by), porque se le dedica tiempo a otro elemento con mayor prioridad. Cuando un elemento tiene una deuda de flujo más alta que el tiempo promedio de entrega, significa que los recursos se reasignan a otras tareas, reduciendo la productividad del equipo de trabajo. Tal como señala Chiva (2019) "si tu envejecimiento es mucho mayor que tu tiempo de entrega (lead time), ¡tienes un problema! En un sistema estable, el percentil 85% del tiempo de entrega y el percentil 85% del envejecimiento deberían ser similares".

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  Mide la cantidad de elementos que se descartan antes de entrar al proceso de atención (también llamado WIP). Refleja la cantidad de elementos que nunca fueron atendidos por el tablero Kanban porque no llegaron a estar listos, solo fueron ideas que no se analizaron. Considera que una tasa alta de descarte no significa que el equipo es ineficiente, más bien deja ver que se trata de un equipo que está enfocado en trabajar solo con ideas maduras que van a generar una funcionalidad de valor para la organización.

Propiedades y principios de Kanban

Más allá de las cifras relativas a las métricas, hay que seguir avanzando para revisar cuáles son las propiedades y principios característicos de Kanban.

Propiedades

1. Visualización del flujo de trabajo: se espera que el trabajo actual y trabajo por hacer sea visible y accesible para todos los miembros. En otras palabras, todos pueden saber a detalle lo que implica cada tarea.
2. Delimitación del trabajo en progreso (WIP): el objetivo es limitar la entrada de nuevas tareas y crear una cultura de finalización del trabajo asignado. En este contexto, el valor del proceso radica en el trabajo terminado, no en el trabajo que está en proceso de realización.
   Algunas personas piensan que limitar el WIP es fomentar la holgazanería entre los miembros del equipo, suponiendo que los responsables de alguna tarea podrían retrasar a propósito la finalización de la misma, con tal de evitar que les asignen tareas nuevas.
   La realidad es que Kanban se basa en la integridad y honestidad de sus miembros, por lo que se espera que cada tarea asignada se realice con calidad en el tiempo asignado.
3. Gestión del flujo: se espera que el equipo de trabajo mida el tiempo que le toma a una tarea pasar de una etapa a otra. De igual forma, se busca que se haga una comparación de esta misma tarea con otras similares que se realizaron previamente. Dicha medición permite situar áreas de oportunidad, no se trata de enfocar la rapidez con la que se desplaza una tarea, sino de cumplir con las expectativas del cliente.
4. Creación de políticas explícitas del proceso: al usar el tablero Kanban, se recomienda que se establezcan reglas claras sobre cómo funcionará el sistema. Por ejemplo:
• La priorización de las tareas será realizada únicamente por el Product Owner.
• La declaración de elementos bloqueados solo pertenece al responsable de la tarea.
• La clasificación del estatus de una tarea es: No iniciada, En progreso, Bloqueada y Terminada.

Principios Kanban

Según Coloma (2020), Kanban ayuda a transformar a las organizaciones a través de los siguientes principios:

1. Empezar con lo que conoce. Kanban puede ser implementado sin muchos cambios y es compatible con otros marcos de trabajo como Scrum. Es una herramienta complementaria para el control de la carga de trabajo y gestión del avance de las tareas asignadas. Conforme el equipo se va acostumbrando a Kanban, se puede mejorar de forma gradual, mitigando la resistencia natural al cambio que se presenta en todas las organizaciones que implementan mejoras en sus sistemas de trabajo.
2. Respetar el proceso actual, roles, responsabilidades y títulos. Kanban no agrega otros roles o responsabilidades a las personas del equipo de trabajo, más bien respeta aquellos roles de origen que ya tiene la organización. Tampoco cambia la estructura jerárquica existente, sin embargo, es natural que al usar Kanban el mismo equipo implemente roles y responsabilidades ad hoc, según sus circunstancias organizacionales.
3. Acordar la ejecución de la mejora mediante un cambio evolutivo. Uno de los principales objetivos que persigue Kanban es ejecutar procesos cada vez mejor, a través de una estrategia de cambio que poco a poco va evolucionando. Al incorporar pequeños cambios, es más sencillo corregir alguna falla que presenten los recientes cambios que se implementaron, de manera que es posible retomar nuevamente el rumbo por el camino correcto.
4. Fomentar el liderazgo en todos los niveles. Salvo escasas excepciones, el éxito de la implementación de Kanban no se logra a partir del liderazgo de una sola persona, más bien se requiere del esfuerzo colaborativo para alcanzar las metas planeadas.
   Si todos los niveles propusieran e implementaran cambios, fomentarían el involucramiento y la aceptación, lo que propiciaría que cada miembro tenga el suficiente empoderamiento para tomar decisiones que beneficien al proyecto asignado.

4.2 Implementar Kanban y Scrum

Ahora que ya sabes cómo trabajar con un tablero Kanban, hay que incorporarlo al marco de trabajo de Scrum. A esta combinación se le conoce como Scrumban, una filosofía de trabajo que combina las ventajas de ambos planteamientos.

El término fue introducido por primera vez en 2009 por Corey Ladas en su libro Scrumban: Ensayos sobre sistemas Kanban para el desarrollo Lean de software. La idea central del autor fue proponer un híbrido entre los dos enfoques para el desarrollo de sistemas computacionales.

De acuerdo con Laoyan (2022), Scrumban se creó para ayudar a equipos de trabajo a hacer una transición de Kanban a Scrum, o viceversa. Sin embargo, en el camino se descubrió que al combinarlos se podrían obtener mayores beneficios.

Tablero Scrumban

Al emplear este tablero, se busca implementar un tablero Kanban que incluya el sprint backlog en las columnas: Sin iniciar, En revisión, En progreso y Tareas terminadas.

La selección de las tareas se realiza en el evento llamado sprint Planning. Concretamente, se eligen aquellas que entrarán al WIP mediante un trabajo consensuado entre los miembros de Scrum Team, considerando primero aquellas que son más útiles y limitando la cantidad de tareas que entrarán al flujo de trabajo. Se espera que el tiempo de entrega (lead time) tenga la duración de un sprint, es decir, de dos a cuatro semanas.

Las tareas se marcan como bloqueadas cuando existen problemas que les impiden avanzar. Después, se actualiza el tablero en las reuniones de pie (stand-up meetings) del Daily Scrum.

Una vez que termina el sprint, se hace la entrega de la nueva funcionalidad al cliente y se realizan los eventos del sprint Review y el sprint Retrospective.

El ciclo inicia de nuevo con la selección del paquete de trabajo del Product Backlog.

Ventajas y desventajas de Scrumban

Para Laoyan (2022), la decisión de utilizar el Scrumban tiene algunas ventajas, pero también presenta desventajas.

En este tema pudiste observar al tablero Kanban como una efectiva herramienta para controlar las tareas de los proyectos. Su aplicación no se limita a los proyectos de desarrollo de software, sino que puede usarse en cualquier otro ámbito que requiera del control de los flujos de trabajo.

La ventaja central de estos tableros radica en la posibilidad que ofrecen de visualizar el trabajo que previamente se acuerda al interior de los equipos, de manera que cada miembro de forma rápida puede observar el avance de sus propias tareas y las de sus colegas. Lo anterior genera un ambiente de entusiasmo, toda vez que las metas se van cumpliendo más rápido, permitiendo que se dé el apoyo mutuo entre los integrantes que enfrentan tareas que no pueden avanzar o se encuentran bloqueadas.

Al final del día, recuerda que todo aquello que no se mide, no se puede mejorar. Es por ello que, al usar las métricas del tablero Kanban, tendrás indicadores cuantitativos sobre el trabajo asignado. Gracias a eso podrás establecer el límite del trabajo en proceso, que acota la carga de trabajo asignado, y así evitas una saturación innecesaria de tareas, manteniendo el flujo de trabajo mientras que dispones de información para encontrar áreas de oportunidad que representen una fuente de mejora continua.

Asegúrate de:

• Reconocer la utilidad de los tableros Kanban como herramienta para la gestión de tareas de un proyecto.
• Aplicar métricas de control sobre el flujo de trabajo de las tareas para gestionar el trabajo asignado.
• Incluir los tableros Kanban dentro del marco de trabajo de Scrum como una herramienta que servirá para visualizar las tareas en los Daily Scrums.

Los siguientes enlaces son externos a la Universidad Tecmilenio, al acceder a ellos considera que debes apegarte a sus términos y condiciones.

Videos

Para conocer más acerca del método Kanban, te sugerimos revisar lo siguiente:

• Marta Falcón. (2019, 22 de mayo). Gestión de Proyectos con KANBAN 📋 [Archivo de video]. Recuperado de https://www.youtube.com/watch?v=WP6Nt5XV980
• Kanban Tool. (2021, 22 de marzo). ¿Qué es un Tablero Kanban? [Archivo de video]. Recuperado de https://www.youtube.com/watch?v=1KwoFHRO6us
• Mejorar La Productividad. (2022, 24 de marzo). SCRUM + KANBAN [metodología ágil] / EJEMPLO / [Archivo de video]. Recuperado de https://www.youtube.com/watch?v=6ZBIE0XJU1M

Lecturas

Para conocer más acerca de los tableros Kanban, te sugerimos revisar lo siguiente:

• Alcaraz, M. (2020). ¿Qué es un tablero Kanban o (Kanban Board)? Recuperado de https://www.getbillage.com/es/blog/tablero-gestion-kanban
• Roche, J. (s.f.). Kanban Boards. Recuperado de https://www2.deloitte.com/es/es/pages/technology/articles/que-es-tablero-kanban.html

• Chiva, G. (2019). Métricas Kanban. Recuperado de https://aktiasolutions.com/es/metricas-kanban/
• Coloma, D. (2020). Cuáles son los principios de Kanban. Recuperado de https://itnove.com/blog/kanban/equipos/los-principios-de-kanban/
• Ladas, C. (2009). Scrumban: Essays on Kanban Systems for Lean Software Development. Estados Unidos: Modus Cooperandi Press.
• Martins, J. (2022). ¿Qué es la metodología Kanban y cómo funciona? Recuperado de https://asana.com/es/resources/what-is-kanban
• Molina, D. (2022). Qué es Work in Progress (WIP) en Kanban y cómo utilizarlo. Recuperado de https://www.iebschool.com/blog/que-es-work-in-progress-wip-en-kanban-y-como-utilizarlo-agile-scrum/