Metas diarias y hábitos del buscador

Seguramente has escuchado la frase: "lo único constante es el cambio" y es totalmente cierta. Hoy en día, tras haber vivido “La meta es el fin último al que se quiere llegar, mientras que el objetivo es el paso que se quiere cumplir para poder alcanzar la meta” (Lugo, 2021).

En gran medida, el trabajo de ventas se basa en la estadística, lo cual quiere decir que los resultados que el área comercial obtiene surgen a partir de la combinación de las oportunidades generadas y el porcentaje de efectividad histórico a lo largo de un periodo determinado.

Asimismo, es importante considerar el ciclo de vida promedio de una oportunidad, ya que esto también va a afectar el comportamiento de las diferentes oportunidades que tendremos en un determinado mes, para que, a partir de ahí, podamos planear nuestros resultados. Aunque cada empresa tiene una manera diferente de medir los resultados de sus vendedores, al final del día (y casi en todos los casos) se mide la parte monetaria de la venta, es decir, a cada persona del área comercial se le plantea una meta en monto de facturación.  

Con mayor frecuencia, las empresas se han enfocado en buscar (con mayor exactitud) la efectividad del vendedor o su porcentaje de cierre, es decir, ante un determinado número de oportunidades, qué tan probable es que una persona sea capaz de convertirlas en ventas efectivas.

La mejor manera de ejemplificar esto es pensando en el porcentaje de bateo de un jugador profesional de beisbol, ya que este indicador se define por el número de hits que un bateador es capaz de golpear, dividido entre el número total de oportunidades al bate.

De manera similar, el área comercial puede medir este porcentaje de efectividad, es decir, dividiendo el número de cierres entre el número de oportunidades totales. Por lo tanto, la diferencia en este caso estriba en la manera en la que estaremos midiendo esas oportunidades y los cierres correspondientes. Es importante considerar este concepto porque nos servirá de base para entender cómo generaremos más oportunidades a partir de metas diarias de prospección.

Asimismo, es posible determinar el porcentaje de efectividad (en cuanto a la generación de nuevas oportunidades) a partir de las actividades de prospección que llevemos a cabo, es decir, ¿a cuántos prospectos debemos contactar para generar una oportunidad viable o propuesta?

Por ende, tomando como base los conceptos descritos anteriormente, consideremos que el porcentaje de efectividad, en conversión de prospectos, estará dado por las propuestas generadas, divididas entre el número de prospectos vistos en un periodo de tiempo, es decir:

Aunque esto tiene algunos detalles que deben solventarse entre las áreas de ventas y mercadotecnia, podemos tomar la medida directa de un plazo medio (un año o seis meses, al menos) para obtener un porcentaje de efectividad inicial, pero ¿cuál es la utilidad de hacer este ejercicio? Al tener una idea inicial en cuanto a este indicador, sabremos cuántos candidatos debemos contactar para generar un número determinado de propuestas.

Entonces, aunque esto se hará posteriormente de manera análoga para la conversión de propuestas en ventas netas, lo importante es que, a partir de aquí, tenemos una mejor idea del trabajo que se debe realizar para lograr las metas. Toma como referencia el siguiente ejemplo:

Se asume que un vendedor (durante la segunda mitad del año pasado) fue capaz de generar 35 propuestas, a partir de 220 prospectos contactados en el semestre.

Por lo tanto, el porcentaje de efectividad obtenido para estos números es aproximadamente del 16%. Si consideramos que el periodo de referencia es típico, es decir, que pudiera ser replicable en el siguiente periodo, entonces tenemos un porcentaje promedio aproximado de generación de propuestas para los siguientes seis meses.

De esta manera, si buscáramos replicar las mismas 35 propuestas, quiere decir que deberíamos contactar a los mismos 220 prospectos en promedio. Sin embargo, lo más probable es que en el siguiente periodo, sobre todo si hay un cambio de año, haya sido ajustada hacia arriba, por lo que la meta para el siguiente semestre sería de 40 propuestas. Entonces, ¿cuántos prospectos deberíamos contactar?

Utilizando el mismo método, pero ahora despejando para obtener el número de prospectos, tenemos lo siguiente:

Esto quiere decir que, ante el porcentaje de efectividad actual, deberíamos contactar un promedio de 250 prospectos en el semestre para generar alrededor de 40 propuestas.

Una vez que entendemos la estadística detrás de nuestra efectividad como vendedores, podremos tomar decisiones importantes, entre ellas la manera en la que deberemos establecer metas de prospección como llamadas, juntas y citas de seguimiento con los clientes.

Ahora que tenemos una idea sobre cuántos prospectos debemos contactar para obtener un determinado número de propuestas, podremos plantear estrategias de contacto semanal y diario. Con esto, armaremos una agenda de trabajo efectiva y eficiente, ya que tendrá como base objetivos claros, de acuerdo con nuestro desempeño reciente.

Por otro lado, cuando empezamos a plantear objetivos, tanto de prospección, contacto y aquellos relacionados con los indicadores de venta, es importante buscar que estas metas sean realistas y alcanzables. Por lo que una de las mejores técnicas para el planteamiento de objetivos es la SMART, un acrónimo que nos ayuda a recordar las características que un objetivo debe reunir para plantearlo de manera adecuada. Su significado parte del inglés, pero es fácilmente traducible:

Bajo las características antes descritas, por ejemplo, el objetivo de contactar a 250 prospectos para presentarles la propuesta del plan hipotecario en el próximo semestre se podría catalogar como una meta SMART, debido a lo siguiente:

El planteamiento adecuado de metas tiene grandes ventajas, tanto desde el punto de vista personal, como del equipo. En primer lugar, generan mayor compromiso, dado que las personas identifican claramente hacia dónde se dirigen. Por otro lado, una meta clara y retadora, pero alcanzable, motiva mucho más que una inalcanzable o difusa. Finalmente, cuando generamos un plan basado en objetivos, nos será mucho más fácil determinar la cantidad de recursos que requeriremos para lograrlos.

Supongamos que el vendedor del ejemplo logró contactar sin mayores complicaciones a los 220 prospectos en el semestre anterior. Por tanto, aunque incrementar su base de contactos y de trabajo puede parecer retador, a final de cuentas sí es alcanzable. De esta forma, podrá determinar desde un principio qué requiere hacer para administrar su tiempo y lograr este objetivo.

Si, por el contrario, esta persona logró contactar muy apenas a 220 prospectos, probablemente incrementar la meta en el siguiente semestre no le resulte alcanzable, por lo que será necesario replantear este objetivo para que siga siendo un reto, pero alcanzable.

En este caso, el recurso asignado a la meta es el tiempo que el vendedor tiene que dedicar a las actividades de prospección, mientras que, en otros casos, se puede involucrar otro tipo de recursos como un presupuesto de gastos o la asignación de actividades a otros miembros del equipo. Esta es la razón por la cual es tan importante que las metas sean lo más claras y medibles posibles, ya que esto nos ayudará a determinar qué tipo de recursos serán necesarios para su obtención.

Por tanto, en el trabajo de prospección, contacto y presentaciones de venta, podremos plantear nuestros objetivos de una forma mucho más realista, al basarnos en información estadística de nuestro desempeño, además de una técnica sencilla, pero efectiva de planteamiento de objetivos.

Asimismo, nuevamente cobra importancia el uso que podamos darle a las herramientas del CRM, ya que a partir de ahí seremos capaces de generar las estadísticas de nuestro desempeño, además de identificar qué tipo de productos son los de mayor demanda y el tipo de clientes o segmentos más exitosos.

Entonces, con base en esta información, podremos plantear estrategias de prospección o especialización hacia un segmento específico del mercado o ciertos tipos de producto. Sin embargo, independientemente de la estrategia comercial que decidamos plantear, debemos tener en cuenta que, si no generamos oportunidades de estar frente a un cliente, ya sea de manera virtual o presencial, no tendremos suficientes opciones para generar propuestas, lo cual se convertirá, posteriormente, en cierres.

 

 

Cierre

La administración del tiempo, a través de una adecuada agenda de trabajo y la disciplina de cumplir con una cuota de llamadas o visitas diarias y semanales, es la base de toda prospección, que posteriormente se convertirá en una fuente nutrida de propuestas en las que podremos trabajar para cerrar.

No obstante, la disciplina de buscar nuevos negocios no se debe centrar únicamente en una meta diaria de llamadas de prospección, ya que las actividades del vendedor también abarcan la presentación de propuestas, llamadas o citas de seguimiento, además de las tareas administrativas que demanda el trabajo diario.

Por otro lado, siempre debemos tener en mente que nuestra base de nuevos prospectos debe ser un elemento “vivo” al que debemos nutrir para que nos retribuya con más trabajo. Esto significa que esta lista se debe mantener constantemente actualizada y en un nivel sano de nuevos nombres, por lo que debemos tener la mentalidad de ingresar nuevos contactos con mayor frecuencia.