Imagina que estás por ingresar a un nuevo empleo con un puesto gerencial, ¿cuál sería la primera actividad que considerarías realizar? En algunas ocasiones, se piensa que una intervención en el equipo humano que tendrás a cargo es lo más conveniente y prioritario. Por otro lado, podrías considerar como primordial conocer la operación e involucrarte en las actividades diarias, pero para comprender realmente cuáles son los retos por afrontar, antes de cualquiera de los panoramas mencionados, un líder responsable debe analizar la información del área. Los principales indicadores y la forma en la que serán medidos tú y tu equipo son indispensables para la toma de decisiones y las intervenciones que realizarás día a día.

En este tema reconocerás la importancia del análisis de la información estratégica, en conjunto con algunas herramientas y recomendaciones clave para ayudarte en el quehacer de tu rol en la organización.

La importancia de la información estratégica

¿Cuáles son los acontecimientos más trascendentes que han impactado en el aprendizaje de la historia humana, ya sea a nivel social, cultural, económico o político? El registro de los acontecimientos, que a través del tiempo han marcado a la sociedad, son y serán un punto de referencia actual, que proporciona una retroalimentación sobre qué hacer, cómo hacerlo y cuándo hacerlo.

Si bien en algunas ocasiones la historia se repite, la labor de cualquier líder de departamento es evitar, en la medida que se encuentre a su alcance, las fallas en su área; pero sobre todo cumplir y destacar en los retos y funciones que se le han asignado.

Retorna en tu mente por un momento a tu entorno laboral, y piensa si existe, a través de números e información cuantitativa, un récord para comprender qué es lo qué ha sucedido en la última década con el negocio.

A medida que el índice de rotación incrementa en las empresas, la figura del antiguo colaborador, que servía como fuente o punto de referencia para que los nuevos integrantes aprendieran el know how (conocimiento práctico del manejo de un puesto o proceso), se va diluyendo, dejando a los elementos de nuevo ingreso sin un rumbo definido. De forma que, la documentación, existencia y análisis de la información estratégica será decisiva para el futuro de tu desempeño como gerente.

La curva de aprendizaje y la información estratégica

El costo de la curva de aprendizaje (concepto utilizado en el área de gestión de talento para referirse al tiempo que toma un individuo en dominar una praxis) representa un gasto considerable para la operación de la mayoría de las unidades de negocio. Probablemente te preguntarás, ¿y esto cómo afecta directamente a los insumos o gastos utilizados en la empresa?

Piensa en los últimos diez errores que tu equipo ha tenido y reflexiona con respecto a cuánto es lo que estos representan a nivel económico. Tanto un cobro con equivocaciones, un mal etiquetado de precios o un descuido en el uso de la mercancía impactarán en las utilidades finales. Desafortunadamente, algunas de las pequeñas y medianas empresas no tienen el control ni medición de este indicador, por lo que no lo visualizan en primera instancia, haciendo que vender más no siempre sea ganar más.

Una administración sesgada que no considere el costo de la curva de aprendizaje está destinada a no tener cuentas claras con respecto a su estado financiero actual. La información estratégica ofrece un punto a partir del cual el líder debe poner mayor cuidado, seguimiento y atención.

Identifica cuáles son las principales mermas mes con mes y comienza a documentarlas. Este histórico te servirá para tomar acciones de mejora en la administración de recursos, ya sea a través de la capacitación del personal o definiendo procesos preventivos. Si te es posible, analiza qué porcentaje es el que representa esta cantidad de la venta directa, y así sabrás el impacto que las pérdidas tienen dentro de tu negocio.

La innovación tóxica y la información estratégica

Lázaro (2020) invita a la reflexión sobre el crecimiento de una empresa, ya que no depende solamente de la innovación, sino de cómo esta se gestiona. ¿A qué se refiere el autor al indicar que la forma en la que se lleve el proceso de innovación es crucial para su éxito? Para interiorizar este aspecto, reflexiona sobre tu rol de colaborador y trata de recordar, ¿has sido participe de una tentativa de innovación, ya sea por parte de un nuevo jefe o de la empresa, que ya se haya llevado a cabo sin éxito y este suceso no es del conocimiento de quien está liderando un nuevo proyecto similar?

Este es un claro ejemplo de una innovación tóxica, que comienza sin atender las áreas de mejora, y que se ha creado de manera disruptiva, a partir de un pensamiento lateral sin considerar qué es lo que ha pasado antes.

La innovación tóxica que no ha tenido como marco de creación la información estratégica puede:

• Generar retrabajo desgastante.
• Cometer los mismos errores del pasado.
• Desmotivar al colaborador puesto que no se considera su operación real.

Para evitar que cualquier proyecto que desees comenzar desde tu rol sea una innovación tóxica, es imprescindible, antes de llegar al proceso creativo, contar con herramientas que te apoyen a organizar datos históricos importantes que deberás tomar en cuenta.

A continuación, se muestra la siguiente tabla que podrás utilizar antes de un proceso de innovación:

El cierre y evaluación de proyectos fallidos es normalmente una etapa que no se efectúa al 100% o de manera correcta, ya que nadie se encuentra interesado en evidenciar que una iniciativa personal no ha sido exitosa; sin embargo, el riesgo de no generar esta fase es que, en un futuro, otro colaborador ajeno a la situación desee ejecutar la misma idea pensando en que nadie lo ha hecho antes y cometa los mismos errores.

Si el agente innovador inicia su proceso desde el análisis de información estratégica, la factibilidad de que su proyecto tenga un impacto positivo incrementará notablemente.

Estrategias para la recopilación de la información

En este punto ya has comprendido cuál es la importancia del análisis de la información, sin embargo, puedes enfrentarte a que realmente no exista.

Una forma fácil y práctica de comenzar a conocer qué es lo que se tiene con respecto a los datos y que no, es generar un inventario de recursos de información que conste de lo siguiente:

Observa el siguiente ejemplo y adecua la tabla a tu entorno laboral.

Comienza a cuestionar de forma proactiva, cuáles son los KPI (Key Performance Indicators, por sus siglas en inglés) o indicadores clave de rendimiento, enumerándolos y anotando cada uno de sus objetivos de medición.

Habrá indicadores que sea importante mantenerlos en mente a diario, otros de manera semanal, quincenal, mensual o bimestral. Define la periodicidad de cada uno con base a las intervenciones necesarias de tu parte que consideres suficientes para mejorar el desempeño.

La visita al doctor sin sentido

Reflexiona la siguiente historia para comprender a fondo la importancia de los indicadores dentro de una organización:

Un día cotidiano rumbo al trabajo, Ana comenzó con algunos síntomas físicos extraños, los cuales no se relacionaba directamente con ninguna enfermedad conocida, por lo que acudió al médico que estuviera a menor distancia de la oficina. Al llegar al consultorio, el doctor decidió no generarle una revisión de rutina, sino confiar en su experiencia y a simple vista recetarle un medicamento.

Si fueras Ana, ¿tomarías la medicina?, ¿qué confianza te inspiraría un doctor que no revisa tus signos vitales?, ¿cuál es la probabilidad de que, sin ningún protocolo de inspección, acierte en su diagnóstico?

Parecen lógicas las respuestas, en donde seguramente tus afirmaciones reafirman lo incompetente que pudiera ser el experto de la salud al generar dicha práctica. Ahora, pregúntate si alguna vez has tomado una iniciativa, decisión o has direccionado al equipo humano, sin primero generar un diagnóstico certero.

La escucha activa como alternativa a la recopilación de información

Como ya se ha planteado anteriormente, puedes enfrentarte a que tu empresa no cuente con cierta información contundente para el manejo de una unidad de negocio. Si se te presenta dicha situación, la propuesta es generar una investigación cualitativa que te ofrezca datos clave con respecto al negocio. Es importante considerar que no todos los puestos tienen la jerarquía para llevar a cabo este ejercicio, por lo que es recomendable que solamente se ejecute si eres líder o gerente de un punto de venta o departamento.

Investigación 360 del actual y del último año

John (2017) hace hincapié en la importancia de la retroalimentación 360 como punto de partida para alcanzar el máximo potencial en todos los niveles y en todos los giros, ya sean gubernamentales, educativos, de negocios e industriales. A continuación, se te comparte una adecuación de esta herramienta para la documentación de información estratégica desde tu posición de líder.

La investigación 360 es una técnica que consiste en recabar la mayor información posible mediante una intervención que pueda facilitarte qué es lo que debes considerar como ejes centrales en tu análisis.

Preguntas recomendadas:

• ¿Cuáles han sido las áreas de mejora en el último año?
• ¿Cuáles han sido los aciertos en el último año?
• ¿Cuál ha sido el mayor reto en último año?
• ¿Cuál ha sido el mayor logro en el último año?

Puedes generar diversos cuestionamientos adicionales, siempre contemplando que sean proactivos y que también puedan comunicar las fortalezas de la empresa o del equipo.

El siguiente paso es llevar a cabo dicho diálogo con las siguientes figuras:

360 del negocio prveedor de confianza Equipo de ventas Departamento antecesor y sucesor a tu proceso Lider directo Empleado con mayor antiguedad a tu alcance Equipo adminitrativo Cliente de confianza

Recuerda siempre compartir primero a los involucrados el objetivo de la dinámica y llevar contigo algún recurso para documentar la información, posteriormente estas observaciones te ayudarán a formar un plan estratégico congruente con las oportunidades reales previamente detectadas.

Priorizar el análisis de los indicadores importantes por sobre todas las actividades, te dará la capacidad de actuar de manera estratégica y no impulsiva. El esfuerzo operativo se puede diluir fácilmente sin dar resultados por llevar una dirección incorrecta, por lo que la observación antes de la decisión es un nuevo paradigma que debe acompañarte a partir de ahora.