Miguel López es el gerente comercial de una empresa de producción en el giro de la construcción. Dentro del departamento de ventas, el cual es liderado por Miguel, se utilizan diversas herramientas para llevar un seguimiento de las actividades, como el control de clientes, evaluación de desempeño y diagnóstico. Una de las herramientas utilizadas es el concentrado de ventas, el cual es analizado cada cierre de mes por todos los que integran el departamento.

El concentrado de ventas es un reporte donde se puede observar los objetivos de venta pactados en el mes, que se calcula tomando como referencia los resultados de venta del mes anterior y los resultados del año anterior del mismo mes analizado (por ejemplo, para establecer los objetivos de venta de marzo del 2022, se considera el mes de febrero del 2022 y el mes de marzo del 2021). El propósito de este es comparar los objetivos con los resultados reales, y en caso de no alcanzar dichos objetivos, analizar las razones por las cuales no fueron cumplidos. También se utiliza esta herramienta para establecer los objetivos de venta del mes próximo, dependiendo de la demanda calculada por producto y los factores externos que impactan a la empresa como cambios en los gustos y preferencias del cliente, situación económica del país, la competencia directa, etc.

Aunque el departamento de ventas trabaja con su propia metodología, es parte de un sistema en el cual todos los departamentos trabajan de forma interrelacionada para lograr un objetivo general en conjunto, por lo cual, la información generada se debe compartir con otros departamentos, como el cálculo de la demanda de compra por producto. Esta información se comparte con el departamento de producción, pues no se puede operar a ciegas, por lo que la producción se basa en la demanda estimada, sin embargo, también debe ser compartida con el departamento administrativo, pues este maneja y gestiona el recurso financiero autorizando el presupuesto que se necesita en producción para comprar insumos y materiales.

Es muy interesante observar cómo funciona la estructura organizacional de una empresa y cómo sus departamentos aportan su desempeño para que se logre el éxito de la empresa.

En este tema aprenderás lo que es un sistema, su clasificación, cadena de valor y los factores del ambiente o del entorno que impactan a una empresa.

Enfoque sistémico

Un sistema es un conjunto de elementos que trabajan entre sí para el logro de un objetivo empresarial, por lo que se analiza como un todo. Los sistemas se pueden clasificar de la siguiente manera:

• Sistemas abiertos: los cuales tienen un intercambio con su entorno (el intercambio puede ser de información, personas, ideas, dinero, materiales, etc.).
• Sistemas cerrados: no tienen intercambio con su entorno.
• Sistemas abstractos: son intangibles, como una idea, una manera de trabajar, etc.
• Sistemas físicos: son objetos tangibles como una computadora. 

Se puede decir que una empresa es un sistema abierto, integrado por sistemas físicos y abstractos. En cada proceso dentro del sistema puedes observar entradas de elementos como información y materiales que posteriormente se procesan teniendo como resultado un producto final para continuar a la etapa de salida, y después se hace una retroalimentación de lo que se logró. Lo anterior es parte de lo que se llama cadena de valor.

“Una empresa es todo un sistema. Dentro de este sistema encontramos diferentes procesos y subprocesos. Si observamos las diferentes áreas que conforman el organigrama, estas se pueden considerar como procesos (Mercadeo, Finanzas, Recursos Humanos, Operaciones, Informática, etc.)” (Gómez y Brito, 2020).

La cadena de valor

Se conoce como cadena de valor a las actividades que realiza una empresa para generar valor al cliente, ofreciendo productos y servicios que satisfagan sus necesidades. Esta cadena se divide en dos tipos de actividades:

• Las primarias: son las que están directamente relacionadas con lo que la empresa ofrece como producto final. Se refieren al proceso de entradas, operaciones, salidas, trabajo de venta y servicio posventa.
• Las de soporte: son las que apoyan a las actividades primarias, como la infraestructura de la empresa, recursos humanos, investigación y desarrollo, y compras.

Dentro de las actividades primarias, se encuentra la actividad llamada logística de entrada. En esta se analiza la calidad de los insumos y materiales utilizados en el proceso, así como también el inventario y almacenamiento de estos. En la actividad de operaciones, se realiza la trasformación de los insumos en productos finales que van a ser vendidos al cliente, aquí se hace un estudio de tiempos y movimientos o el justo a tiempo (JIT), tanto de la maquinaria utilizada como la mano de obra que se encarga de la operación, para que la producción sea más eficiente y utilizar solo los recursos necesarios. Como indican Marín y Delgado (2000), el JIT se trata de un sistema que tiende a producir justo lo que se requiere, cuando se necesita, con excelente calidad y sin desperdiciar recursos. En la logística de salida se puede supervisar la calidad del producto fabricado, su almacenamiento y distribución interna hasta que sea vendido y puesto en las manos del cliente. Un punto clave es ofrecer un elemento diferenciador, en otras palabras, que el producto sea innovador y atractivo. En la actividad de ventas, se analiza la relación que se tiene con el cliente y la técnica de ventas, desde la prospección hasta el cierre de ventas. En el servicio posventa se puede medir el grado de satisfacción del cliente una vez que se realice la venta. La forma de atención y comunicación que se tiene con el cliente es lo más importante para poder retenerlo y fidelizarlo.

En las actividades de soporte se encuentra la infraestructura organizacional, en la cual se realiza la planeación de un proyecto, la propuesta de una mejora, la organización de los integrantes de la empresa, el control financiero, etc. La actividad de recursos humanos se encarga de encontrar a las personas indicadas para cada puesto de trabajo, así como también del proceso de contratación, evaluación, capacitación y todo lo necesario para mantener al personal motivado y seguro. En la actividad de investigación y desarrollo se buscan nuevas opciones para ofrecer al mercado productos innovadores que son necesarios, generando la propuesta de valor. Por último, en la actividad de compras se analiza a los proveedores que ofrezcan precios justos y accesibles, calidad en material y compromiso de entrega en tiempo y forma.

Entorno empresarial

Está conformado por factores que impactan directa e indirectamente a una empresa de forma positiva o negativa. Los que toman decisiones e implementan las estrategias en una empresa deben recabar información del entorno empresarial para diseñar la planeación, basándose en la situación actual por la que pasa la empresa. El entorno se divide en dos partes, el interno y el externo.

“El entorno puede ser analizado desde distintas perspectivas, la primera en base a la cercanía que tiene el ambiente respecto a la organización y la otra respecto a la dinámica que presenta el mismo” (Martínez, 2016).

En el entorno interno se encuentran factores y variables que pueden ser manipulados por los directivos de la empresa, por ejemplo, los recursos, la estrategia competitiva, el valor agregado que pueden ofrecer, nuevos productos y servicios, la inversión de tecnología, etc.

El entorno externo, el cual no puede ser manipulado por la empresa pues es ajeno a esta, se divide a su vez en dos: el microentorno y macroentorno. En el microentorno se observan variables que tienen relación directa con la empresa y lo que hagan o dejen de hacer le impacta inmediatamente, estas variables son los proveedores, lo clientes, los intermediarios y la competencia. El macroentorno impacta a todas las empresas de forma diferente, ya sea de forma positiva o negativa, las variables son demográficas y sociales, políticas y legales, tecnológicas, naturales, culturales y económicas. Para tomar decisiones correctas se debe conocer esta información que está en constante cambio.

Para que tengas una mayor comprensión del proceso, visualiza el siguiente video llamado Análisis del entorno, donde encontrarás una explicación audiovisual del tema.

Debes tomar en cuenta que, para que funcione una empresa como sistema, debe haber una buena planeación tomando en cuenta toda la información que se genera en el entorno, el cual es sumamente cambiante, y cualquier factor puede trasformar el rumbo de la empresa, el método de trabajo, los objetivos y las estrategias. Hoy en día las tendencias apuntan hacia la tecnología y la globalización, y llegará un momento que se deba invertir por lo menos el 10 % del presupuesto en la tecnología para que las empresas puedan ser competitivas.

¿Tú qué opinas de la tecnología? ¿Cuál es tu perspectiva del mundo empresarial hoy día?