Martín Figueroa, como líder de proyectos en la empresa donde trabaja, decidió hacer un cambio que impactaría la estructura de la empresa y a la mayoría de los puestos. Implementaría tecnología y nuevos métodos de trabajo conforme a las nuevas tendencias empresariales que existen en el mercado. Después de tomarse un tiempo para recopilar información y elaborar un diagnóstico que le permitió saber el estado real de la empresa, inició con la planeación del proyecto de cambio. Integrando estrategias para lograr el objetivo, siguió un proceso de cinco etapas: planificación, organización, ejecución, cierre y retroalimentación. El proceso le permitió tener una guía clara de lo que se debe implementar, cuándo, dónde y cuáles son los recursos necesarios. Se debe resaltar que los elementos clave del éxito del proyecto son las estrategias, pues una vez que determinó el objetivo (qué se debe hacer), pensó en las técnicas y métodos más adecuados para lograrlo (cómo se debe hacer).

¿Qué cambiarias del proceso de Martín?

En este tema de certificación se observan algunas estrategias que se pueden aplicar en un proyecto de gestión de cambio organizacional, sin olvidar mencionar que no hay una fórmula exacta del proceso, puesto que cada proyecto es diferente y depende mucho de los objetivos y la naturaleza de la idea de cambio.

Estrategias para implementar en la gestión de cambio

Una vez que se establecen los objetivos y el análisis situacional de la empresa, donde se genera un diagnóstico que sirva como base del proyecto, se deben identificar a las partes involucradas que estarán participando con algún rol en el cambio organizacional. Es sumamente importante que los colaboradores se sientan parte del equipo y puedan proponer ideas y dar opiniones para que su desempeño sea el ideal y no se presente resistencia. La comunicación es clave para el éxito del proyecto y se debe promover de la mejor manera posible.

Dentro del proyecto se deben presentar las actividades correspondientes a la gestión de cambio, organizar los recursos (materiales financieros y humanos) y asignar funciones específicas a los colaboradores indicados y seleccionados por sus habilidades, conocimientos y destrezas, y se deben medir y comunicar los riesgos a las personas involucradas, así como las situaciones existentes en las agendas ocultas.

“La agenda oculta, describe las intenciones o intereses no declarados que de forma consciente o inconsciente influyen en las interacciones, intenciones, emociones y reacciones de las personas”. (Poder Judicial del Estado de México, 2019)

De acuerdo con el estándar de la competencia EC1205 Gestión del cambio organizacional en el Poder Judicial del Estado de México (2019), dentro de lo que se debe presentar en el proyecto, existen los siguientes planes:

• Plan de comunicación: incluye resultados del diagnóstico, matriz de audiencia, plan de medios y mensaje de avance para audiencia definida.
• Plan de liderazgo: corresponde con el diagnóstico y contiene identificación de audiencia, resultado de la medición de habilidades de cambio, mapa político y liderazgo, patrocinio, actores claves, así como también, las actividades responsables de la ejecución, tiempos y estatus.
• Plan de alineación: contiene matriz de impacto del cambio e instrumento de verificación cualitativa y cuantitativa.
• Plan de capacitación: contiene instrumento de detección de necesidades, identificación de audiencias impactadas, modalidades de entrega, fechas de inicio y término, y ubicación de las acciones de capacitación y duración.

Para que tengas una mayor comprensión del proceso, visualiza el siguiente video donde encontrarás una explicación audiovisual del tema.

De acuerdo con Kotter y Cohen (2002), los pasos idóneos para un modelo de gestión de cambio son:

1. Crear un sentido de urgencia: se debe convencer con hechos de la necesidad del cambio inmediato, indicando las áreas de oportunidad y mostrando los beneficios, para que todos los colaboradores lo deseen. Se debe mostrar una visión futura positiva, identificando las oportunidades que se deben aprovechar, escuchando las ideas de los involucrados y requerir el apoyo de los expertos en el tema o área.
2. Formar coalición con otros líderes: el agente de cambio debe demostrar habilidades de liderazgo que le permitan convencer a los involucrados que existe una necesidad del cambio, uniendo fuerzas con otros líderes con los que se pueden crear equipos de trabajo que se enfoquen en las debilidades o en las áreas de oportunidad de la empresa.
3. Crear una visión para el cambio y comunicarla: promover una visión clara donde los colaboradores imaginen un futuro prometedor, donde se integren los valores empresariales fundamentales para el cambio organizacional, además de diseñar estrategias para lograrlo, asignando funciones específicas que sumen importancia al proyecto.
4. Eliminar los obstáculos: en todo cambio se presentan situaciones u obstáculos que representan un reto para el éxito del proyecto, como la resistencia al cambio, puesto que ya se tiene un método de trabajo, es difícil dejar la zona de confort y seguridad, por lo que se debe reconocer antes de que suceda, hacer a los colaboradores partícipes del cambio desde el primer día, e implementar programas de incentivos y recompensas para quienes presenten buenos resultados.      
5. Mostrar logros a corto plazo: cuando se presentan resultados positivos (señal que se está logrando lo propuesto), los involucrados se motivan a seguir. También se debe reconocer a las personas responsables de lograr esos resultados.
6. Construir sobre el cambio: en el proceso se debe analizar cada paso, tanto los resultados positivos, como los negativos, para saber qué está funcionando y qué se debe ajustar. No se debe olvidar que se sigue un proceso de mejora continua, por lo que siempre se puede mejorar.
7. Relacionar el cambio a la cultura de la empresa: la cultura organizacional define la esencia de la empresa, su misión, visión, y valores generales, por lo que el proyecto de cambio debe ser congruente con la filosofía empresarial.

La gestión organizacional supone una serie de instancias o momentos lógicos. Una etapa de planificación, una segunda de puesta en marcha o implementación, una tercera etapa de control y regulación y una cuarta instancia de revisión y de ejercicio de acciones para cumplimentar los objetivos (Nardulli y Gullo 2018).

Es sumamente importante que todas las estrategias diseñadas, y posteriormente implementadas, tengan un seguimiento adecuado, evaluando cada resultado obtenido para poder ir corrigiendo desviaciones no esperadas al momento de planear el proyecto de cambio organizacional, con esto se evita a futuro errores más significativos.