Rodolfo Burruel propuso como proyecto de cambio un programa permanente de capacitación para el área de ventas, donde se estuvieran presentando resultados a corto plazo, basados en las actividades y habilidades aprendidas en los cursos de cada viernes.

Dentro del proyecto presentado a las personas que iban a participar en el cambio organizacional, se incluyó un marco teórico que refería su propuesta de mejora con información complementaria del tema y el área, que describía las actividades específicas que cada colaborador tenía que realizar, así como también los indicadores con los que le dio seguimiento a los resultados.

El programa de capacitación consistió en estar asignando el primer viernes de cada mes, un tema que debía fortalecer el departamento de ventas, según el resultado de las evaluaciones mensuales. Las capacitaciones se realizaron dentro de la empresa en el salón de juntas, una vez al mes durante la primera etapa, con temas de manejo de objeciones, uso de herramientas tecnológicas, servicio al cliente, comunicación efectiva, etc. Rodolfo utilizó la herramienta de cuadro de mando integral, donde se miden los indicadores de cada departamento, enfocándose en el área de ventas.

La justificación de su proyecto fue la siguiente: “esta propuesta de mejora es importante ya que se ha detectado una falta de actualización en las técnicas de ventas y prospección, por esta razón es indispensable analizar el departamento de ventas para dar soluciones al problema. El cambio que se quiere lograr es personal y de procesos utilizados en ventas”.

¿Estás listo para ser como Rodolfo y presentar una propuesta que beneficie a tu empresa?

Para que tengas una mayor comprensión del proceso, visualiza el siguiente video donde encontrarás una explicación audiovisual del tema.

Para alinear el cambio al sistema organizacional se deben conocer todos los elementos incluidos en el proyecto escrito, como los roles: el líder de proyecto gestiona todo el proceso desde la planeación hasta el control, el patrocinador autoriza y provee los recursos para que el proyecto se pueda cumplir, y el colaborador es responsable de ejecutar las actividades que se le asignan.

Es sumamente importante comprender los conceptos utilizados en la certificación EC1205, mencionando algunos, se tienen:

Las herramientas de colaboración. Funcionan para generar y distribuir información entre los participantes como una forma de comunicación efectiva.
Todos a bordo. Se usa en la integración de nuevos participantes, creando roles y asignando responsabilidades.
Los mensajes clave. Se refieren a la información breve, clara y concisa que debe llegar a todos los involucrados.
La ruta crítica. Son las actividades secuenciadas que tienen un tiempo determinado para su ejecución y que marcan un camino claro a seguir dentro del proceso.
La audiencia del proyecto. Son los segmentos involucrados, desde el patrocinador hasta los colaboradores.
El mapa político. Es un gráfico de patrocinadores y líderes claves para que el proyecto se lleve a cabo.

Dentro de los requisitos de alineación del cambio al sistema organizacional se pide como requisito del estándar EC1205 Gestión del cambio organizacional, descrito por el Poder Judicial del Estado de México (2019), la propuesta de ajustes al sistema organizacional elaborado que contiene:

• El marco de referencia del cambio.
• Los indicadores de adopción del cambio.
• Las actividades sugeridas de seguimiento para la alineación al sistema organizacional.

Cuadro de mando integral

El cuadro de mando integral, también llamado tablero de mando estratégico o Balanced Scorecard (BSC), es una herramienta que mide los cuatro pilares o perspectivas de una empresa: la perspectiva financiera, la perspectiva de clientes, la perspectiva de procesos, y la de aprendizaje (RH). Se basa en la relación causa-efecto donde cada perspectiva debe funcionar en forma relacionada,

Las cuatro perspectivas deben trabajar en un objetivo en común y en constante comunicación, sin embargo, se miden de forma separada según los indicadores más importantes para la empresa. Ejemplificando la perspectiva de clientes, se puede medir la percepción del producto por parte del cliente, la satisfacción del cliente, la calidad del producto, entrega oportuna de productos, etcétera.

Para poder mejorar los indicadores de los clientes, se diseñan estrategias descritas en la propuesta de cambio organizacional para lograr ser líder de producto, mejorar la relación con el cliente o lograr la excelencia operativa.

Para que esta herramienta funcione, se debe lograr el involucramiento de los directivos y patrocinadores de los recursos, también garantizar que cada objetivo sea parte de una cadena de relaciones (cadena de valor), así como tener una relación entre iniciativas y mediciones.

Algunos de los beneficios que ofrece el cuadro de mando integral son:

• El mejoramiento de la efectividad, pues se tiene una visión más clara y realista de lo que se busca.
• La confirmación de resultados en cada etapa o período.
• La optimización de recursos, haciendo más eficiente el proceso.
• Se logra que los involucrados trabajen de forma coordinada.
• Ayuda en la toma de decisiones, las cuales se vuelven más acertadas.

El gestor de cambio debe proponer las acciones en temas de comunicación, sensibilización, capacitación y alineación directiva de acuerdo con el diagnóstico.

La gestión supone la intervención constante, la revisión de lo planificado a partir de mecanismos de información y de control de las prácticas en el proceso mismo de implementación del plan, la acción como mecanismo de transformación para reelaborar la propia planificación (Nardulli y Gullo, 2018).