La organización del tiempo no es más que la distribución de las tareas de forma ordenada en un lapso determinado con el objeto de aprovecharlo al máximo.
Si detectas oportunamente las causas de tu pérdida de tiempo en el trabajo puedes generar acciones e implementar estrategias para evitarlo, por lo que, conocer las fugas de tu productividad es indispensable en la dirección y organización de todo proyecto laboral.
Es frecuente que te sientas agobiado inicialmente al planificar, gestionar y coordinar un proyecto de principio a fin.
Para hacerle frente existe una herramienta infalible que disminuye la carga, brinda confianza y motiva el progreso. Dividir el proyecto en pequeñas tareas que a su vez estén compuestas por acciones que se requieren completar paso a paso es la mejor forma para comenzar.
Organizarte bien en el trabajo consiste en que sepas cómo segmentar, delegar y priorizar las tareas que conforman el plan inicial. Al analizar los componentes individuales de cada paso es posible que planifiques asertivamente el tiempo, los costos, los recursos y, posteriormente, evaluar los resultados.
3.1 Cómo organizarme en el trabajo
La organización de tareas no siempre significa hacer todo el trabajo, sino identificar y priorizar las tareas y actividades más importantes. Para hacerlo, se debe conectar el trabajo diario con los objetivos del equipo o de la empresa y así establecer las tareas prioritarias para realizarlas día con día.
La mejor manera de coordinar el trabajo y las prioridades en todos los niveles de la organización es a través de una herramienta de gestión del trabajo, pues con ellas se pueden conectar las actividades diarias y los proyectos del equipo con los objetivos de la empresa, a modo que los colaboradores siempre conozcan la relación del desempeño individual en las tareas más importantes de la organización.
Existen un sin fin de plataformas y softwares especializados en la gestión de proyectos, por lo que, saber elegir el que te brinde las herramientas adecuadas para la empresa es imprescindible, ya que ofrecen una gama de funciones que favorecen el aprovechamiento del tiempo al máximo al:
En caso de no contar con una plataforma, estas actividades se deben abordar manualmente, buscando incrementar el rendimiento, maximizando los recursos en el menor tiempo posible.
3.2 Acciones para organizar el trabajo
De forma individual para optimizar la aplicación adecuada del plan inicial, es indispensable organizar las actividades a partir de las tareas y metas establecidas previamente y de la siguiente forma:
Después de planear las tareas pendientes, debes coordinar, organizar, gestionar y evaluar las actividades delegadas a tus colaboradores, ya sea de forma personal o a través de una plataforma de gestión centralizada y colaborativa.
Inicialmente al gestionar un proyecto es necesario que brindes todas las herramientas, recursos y materiales para llevar a cabo el desarrollo de las actividades delegadas y alcanzar el éxito.
Resulta necesario preparar un espacio tanto físico como digital, que sirva como fuente de recursos o de información; mismo que contenga cada elemento indispensable para ejecutar y dar continuidad al flujo de trabajo.
Todos los colaboradores deben tener acceso a él en la medida de sus funciones y servirá para brindar apoyo informativo evitando distracciones innecesarias y con ello aumentar la productividad.
Un proyecto es un conjunto de tareas, acciones y resultados enlazados a una misma finalidad, un proyecto da respuesta a uno o varios objetivos específicos brindando un producto final, puede ser tan extenso o corto como se requiera y puede trabajarse de forma individual o grupal.
Para que el resultado de la gestión de un proyecto colaborativo sea favorable se requiere dividir el proyecto en tareas que a su vez se compongan de acciones entregables por cada miembro asignado.
Esta acción puede realizarse a través de una estructura de desglose de trabajo (ETD) como, por ejemplo, los calendarios, cronogramas o tableros de Kanban, y contener:
Una vez puesto en marcha el proyecto siempre es necesario elaborar informes; de preferencia con herramientas centralizadas que faciliten su realización.
Un informe comúnmente es una reunión del equipo de trabajo para revisar el estatus y/o resultados de las actividades de un proyecto. Conlleva una recopilación de los datos de los colaboradores para generar un estado del proyecto, para esto es necesario evitar perder el tiempo en las reuniones, focalizar la información y ser concretos, claros y precisos con el manejo de la información que se da a conocer.
En la ejecución de las tareas es indispensable evitar duplicar el trabajo, por lo que la organización deberá ayudar a reducir esta situación, brindando acceso a proyectos previos relacionados y a la información necesaria para fundamentar nuevas acciones.
Los pasos finales para organizar tu trabajo requieren de una supervisión, seguimiento y evaluación de resultados. Mantener esta práctica de forma activa, constante y continua durante diversas etapas del proceso del proyecto permitirá reducir el margen de error y redireccionar los esfuerzos para eficientar los resultados.
3.3 Motivos de una mala organización de tiempo en el trabajo
Raebun (2022) describe que, en una encuesta realizada a más de 6000 trabajadores del conocimiento de todo el mundo, solo el 26 % de los empleados comprende claramente cómo su trabajo individual se relaciona con los objetivos de la compañía… Según el Índice de la anatomía del trabajo, el 29 % de los trabajadores del conocimiento que informaron sentirse agotados, declararon que un factor contribuyente fue el exceso de trabajo por la falta de claridad con respecto a las tareas y los roles.
Trabajar más horas no implica trabajar mejor.
Antes de planificar es necesario establecer los objetivos, alcanzables y realistas sin dejar de ser motivadores y ambiciosos. Comunicarlos adecuadamente al equipo de trabajo le dará dirección al proyecto y propiciará focalizar los esfuerzos hacia las funciones y tareas que se requieren. Sin embargo, es común que se presenten una serie de errores en la organización del trabajo por los siguientes motivos:
Actualmente la habilidad para comunicar es fundamental en toda organización. Los equipos de trabajo deben de colaborar orquestadamente y desarrollar de manera individual las habilidades para gestionar eficientemente cada proyecto.
Una buena organización del trabajo genera más espacio en la jornada laboral para que te concentres en las tareas que te brindan mayor satisfacción, las que tengan mayores alcances y sean más relevantes para tus objetivos personales y organizacionales.
Tanto la planeación como la organización de tareas brindan un sentido de satisfacción y propician un estado de tranquilidad al sentir que se tienen las cosas bajo control y que en caso de imprevistos se cuenta con el tiempo y la estabilidad mental para hacerles frente.
Por el contrario sentirse desorganizado implica redundar en los resultados, duplicar trabajo y hacer un mal uso de los recursos, generando estrés, falta de comunicación y un sentido de ineficacia que complica el camino al éxito y lo vuelve más confuso.
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