El impacto de una presentación puede determinar el éxito de un proyecto o un negocio, por lo que diseñar y crear una presentación requiere tomarse el tiempo para planearla, organizarla y diseñarla minuciosamente. Uno de los aspectos más importantes a considerar en este proceso es crear una secuencia visual que capte el interés de la audiencia (Duarte, N. 2012).
El primer paso para construir una presentación de alto impacto es tener una estructura clara, tomando en cuenta al público y el objetivo o idea central del mensaje, para esto planear y bocetar a través de un storyboard es indispensable.
Una diapositiva de alto impacto se rige por el principio básico de simplicidad, ya que toda presentación es una guía de apoyo en caso de olvidar algún tema o la secuencia de la información que ya se maneja. Siempre será mejor diseñar las presentaciones de forma minimalista y sencilla.
Para lograr una presentación de impacto se requiere aplicar las ideas y recomendaciones que aquí se presentan, además de práctica y un buen manejo del contenido para enfocar adecuadamente el mensaje a la audiencia.
4.1 La planeación
Una presentación no es más que una historia, un relato de un evento o una secuencia de eventos.
Una historia añade emoción, personajes y detalles sensoriales a hechos claros. Es por ello que cautiva, arrastra al oyente a lo largo de su trama y muestra un mensaje para no ser olvidado.
Las historias siempre son más fáciles de recordar y lo que buscamos en una presentación es precisamente eso, persuadir a la audiencia para que recuerde nuestro mensaje.
Sin importar el tamaño de la presentación siempre es necesario planear previamente cómo se quiere plasmar el mensaje. La planeación permite concebir, visualizar y proyectar correctamente el mensaje.
Al considerar la presentación como una historia, debemos diseñar su estructura como un storyboard, en el que se establezca la idea central, los giros o argumentos complementarios, el inicio, el cuerpo y el cierre. Si contamos con recursos de impacto (videos, anécdotas, ejercicios, etc.) tendrán que estar distribuidos estratégicamente, de manera que garanticen la atención constante de la audiencia.
Las herramientas para crear presentaciones son herramientas altamente visuales, por lo que, normalmente nos vemos tentados a saltar directamente a realizar las diapositivas sin antes haber pasado el tiempo suficiente organizando las ideas.
Para evitarlo se requiere planear lo que se va a comunicar, organizar la información y visualizarla desde una planeación asertiva.
Figura 1. Proceso de planeación y creación de presentaciones.
Fuente: Duarte, N. (2012). Harvard Business Review guide to Persuasive Presentations: Inspire action, engage the audience, sell your ideas.
Recuperado de https://hbr.org/product/hbr-guide-to-persuasivepresentations/11150-PBK-ENG
1.2 Desarrollar el pensamiento visual
De acuerdo con Calvo (s.f.) al planear una presentación se debe tomar en cuenta los siguientes puntos:
4.2 Cómo iniciar una presentación
Toda entrada/inicio debe ser de impacto. Debe generar interés, curiosidad y propiciar una buena disposición, por lo que hacer una entrada memorable abre el camino para el éxito.
Dependiendo del tipo de audiencia una presentación se puede iniciar:
4.3 Diseño de diapositivas
Para empezar a hacer las diapositivas es necesario pensar en el sentido lógico de la información y el mensaje que se quiere transmitir a modo de organizar la información en una estructura clara.
El storyboard puede ser hecho inclusive en papel utilizando notas adhesivas, anotando en cada una de ellas la idea de la diapositiva, así se podrán mover o eliminar en caso de ser necesario desde un bosquejo general.
Según Calvo (s.f.), las diapositivas se pueden clasificar acorde a su uso o función en:
Existe un principio básico que se debe seguir para crear presentaciones de alto impacto conocido como la regla 5/5/5, que implica que no puede haber más de 5 palabras en cada línea del texto, ni párrafos con más de 5 líneas, además de recomendar no tener más de 5 diapositivas llenas de texto. Para una visualización efectiva existen diversas herramientas que facilitan esta laboriosa tarea.
4.4 Plataformas para hacer presentaciones efectivas
Además de PowerPoint, actualmente existen muchas opciones para realizar diapositivas que cuentan con plantillas prediseñadas para simplemente integrar la información, personalizar la visualización y darle el impacto que se desea.
Similar a PowerPoint existe Keynote del sistema operativo iOS que suele brindar herramientas más creativas. Sin embargo, existen muchas otras plataformas en línea que brindan mayores o incluso mejores funciones para dar realce a la forma de presentar, aquí algunas sugerencias:
Tabla 1. Software para diseñar presentaciones.
Fuente: Calvo, A. (s.f.). Taller de presentaciones efectivas. TEC Digital. Recuperado de https://www.tec.ac.cr/sites/default/files/media/doc/taller-6-presentaciones_guia_taller_presentaciones_efectivas_0.pdf
Todos los elementos dentro de cada diapositiva deben tener un propósito. Es necesario mantener las diapositivas simples para tener un mayor impacto visual. Las personas aprenden más fácilmente cuando el material está exento de palabras, gráficos, animaciones y sonidos complejos que invaden, saturan e impiden la comprensión de forma sencilla.
Como todo proyecto, una presentación requiere una planeación y organización para lograr una ejecución exitosa, por lo que valerse de herramientas como el storyboard, el storytelling y herramientas digitales que contienen plantillas de diseño pueden facilitar un proceso que a su vez requiere de conocimiento y manejo sobre el tema, de la habilidad de síntesis y de la capacidad de transmitir un mensaje coherente a base de datos e información precisa.
Si bien el diseño y la estética de las diapositivas son elementos imprescindibles que toda presentación de alto impacto debe contener, la forma de exponer lo es aún más. La idea de toda presentación es que el discurso se emita de manera natural, cómoda y entendible para la audiencia.
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