Tanto en la vida personal como en el ámbito laboral, toda actividad requiere de un tiempo determinado para llevarse a cabo. Si se quiere cumplir con diversas actividades simultáneas y alcanzar los objetivos planteados, aprender a planear el tiempo resulta fundamental.
En el trabajo es necesario desarrollar una planeación adecuada del tiempo que resulte en el aprovechamiento del recurso más valioso para elevar la productividad.
Una acertada planeación del tiempo consiste en definir las tareas en orden de prioridades, asignando un tiempo determinado para cumplirlas, estableciendo metas y objetivos para finalmente crear un plan de acción para alcanzarlos.
Parece sencillo, pero la planeación del tiempo es una de las tareas más laboriosas y minuciosas que se llevan a cabo en el desarrollo de actividades y proyectos.
Los beneficios tanto personales como en las organizaciones cuando se planea el tiempo son múltiples, debido a que destacan el alcance eficaz de los objetivos, la mejora de la propia productividad y rendimiento, la reducción del estrés y el logro de un nivel de equilibrio entre las tareas, actividades, proyectos y vida personal.
Con este módulo aprenderás las formas distintas que tienes para aprovechar de una forma más eficiente tu tiempo.
1.1 Cómo hacer una planeación del tiempo
No saber planear el tiempo nos aleja de las metas personales y organizacionales, alimenta una sensación desagradable de ansiedad, insatisfacción y desmotivación. Todas estas sensaciones son el resultado de no cumplir con las tareas y actividades planteadas. Además, genera una sobrecarga física y mental al acumular pendientes que, con el paso de los días, ocasionan problemas de desempeño y productividad.
Para evitar la baja productividad y eficiencia, existen técnicas y herramientas que ayudan a gestionar, ordenar y planificar mejor el uso de este recurso tan valioso y que al mismo tiempo brinda sentido de logro y éxito.
Cuando se planea el tiempo, se acorta la brecha entre el decir y el hacer de forma eficaz. Por lo que para realizar una planeación adecuada se requieren de los siguientes cuatro pasos fundamentales:
Por su parte, la planeación del tiempo personal es uno de los puntos principales de la gestión del tiempo, ya que requiere de un alto autoconocimiento de los periodos de ejecución de cada actividad siendo realistas y prácticos.
Intentar hacer tareas de más solo traerá insatisfacción con el propio desempeño y puede resultar contraproducente. Dividir las actividades en pasos más concretos, pequeños y alcanzables da un sentido de avance y logro que invita a continuar realizando las actividades programadas. Así mismo realizar una actividad a la vez evita la dispersión y propicia la concentración, que a su vez promueve el desempeño eficaz.
Cuando se tiene un objetivo tangible, resulta mucho más fácil realizar una tarea. El plazo funciona como un incentivo para la realización de las actividades y permite hacer un seguimiento de las tareas delegadas y de las entregas.
Entender que no se tiene control sobre el tiempo y que los imprevistos ocurren es indispensable, por lo que planear los huecos en la agenda para lo fortuito y repentino es absolutamente necesario.
En el ámbito laboral, y principalmente el gerencial, la mayoría de los profesionales tienden a sobrecargarse de tareas porque les resulta difícil delegarlas, por lo que una herramienta primordial es saber asignar actividades, proyectos y tareas para solo llevar a cabo aquellas en las que la propia intervención sea imprescindible.
1.2 El tiempo: características y principios
El tiempo resulta un recurso imprescindible para los seres humanos. Es efímero, un fragmento minúsculo dentro de la historia del universo.
El tiempo tiene continuidad; este continuo lo concebimos naturalmente como abierto, como una línea infinita sin carácter cíclico, pero ordenada. En este continuo la línea del tiempo tiene una dirección fija: es un irrepetible e irreversible ir desde un antes hacia un después. (Zubiri, 1976)
Bajo esta premisa que nos comparte Zubiri, filósofo español, desde hace décadas, la planeación del tiempo es extremadamente flexible, la forma en cómo se aprovecha la continuidad y se obtienen resultados, es directamente proporcional al de la planeación y gestión del propio tiempo.
Para algunas personas el tiempo nunca es suficiente, para otras este fluye tan lento que no les permite avanzar de un mismo lugar.
Estar conscientes de las propias habilidades, del lapso que se requiere para realizar tareas, actividades y proyectos, y destinar un espacio personal para construir la vida deseada solo se puede llevar a cabo desde una planeación atinada.
Para comprender mejor esta subjetividad y aterrizarlo en actividades tangibles, existen algunas leyes sobre el tiempo.
De igual forma, según Hart (2018), existen ciertas características del tiempo que se deben valorar por su escasez y limitación:
Al concientizar sobre la brevedad del tiempo es necesario pensarlo como un recurso cuya utilidad se encuentra en el costo/beneficio y disponibilidad. En un sentido práctico aprovechar y gestionar el tiempo es benéfico para el propio crecimiento y desarrollo.
1.3 Técnicas y estrategias de planeación de tiempo
Las técnicas de gestión de tiempo ayudan a establecer límites de tiempo en el trabajo, permiten abordar una tarea a la vez y programar el día de una manera más consciente.
Al incorporar una técnica de gestión de tiempo, esta debe coincidir con las necesidades personales y con la propia rutina diaria. No todas las técnicas de gestión del tiempo son eficaces para todas las personas, por eso hay tantas, aquí se presentan algunas según lo describe Martins (2022).
1.4 Diagrama de Gantt
La finalidad de esta herramienta es planear actividades, tareas y proyectos en periodos determinados de inicio y fin para poder controlar avances, y evaluar resultados. Es una de las principales herramientas para mapear desde lo más sencillo hasta lo más complejo.
Consiste en un gráfico de doble entrada que permite visualizar en un cronograma un proyecto completo, actualizarlo y es de fácil acceso para todos los involucrados para su seguimiento. Puede ser tan específico y complejo como sea necesario y tan visualmente atractivo para su mayor y mejor entendimiento.
De acuerdo con Evans (2019), los principales beneficios de esta herramienta son los siguientes:
Actualmente existen softwares especializados en gestión de proyectos basados en el diagrama de Gantt. Para seleccionar el que se adecúe a las propias necesidades dependerá del uso, aplicación o recursos disponibles.
La imagen que se posee del tiempo está en función de muchas variables, especialmente del lugar del que se proceda y de la cultura que predomine en él, al igual que de las condiciones históricas de tiempo y de espacio que le corresponda vivir a cada uno; todo lo cual va a influenciar conjuntamente sobre la actitud que se posea ante el mismo.
Muchas veces el tiempo resulta eterno y otras pareciera que se esfumó, dependerá de la planeación diaria para hacer rendir el paso continuo y basto del tiempo para lograr todo lo que se proponga.
Como has visto, la planeación del tiempo tiene como resultado el aumento de la productividad, la eficacia y la eficiencia en todos los ámbitos de la propia vida.
En el ámbito laboral, saber llevar una planeación del tiempo destinado para cada actividad a realizar es obligatorio para obtener el éxito profesional.
No saber planear el tiempo puede conducir lejos del alcance de las metas, así como alimentar la ansiedad, que a su vez puede desembocar en problemas más serios a largo plazo.
Como en todos los procesos administrativos, la planeación es el primer paso para visualizar un esquema o mapa de las acciones a seguir para realizar acciones conjuntas que resulten en éxito.
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Para conocer más acerca de cómo planear el tiempo te sugerimos ver lo siguiente:
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