Para cada individuo, el tiempo de mayor productividad a lo largo del día es distinto; sin embargo, identificarlo y sacarle provecho es directamente proporcional a los resultados del rendimiento, tanto profesional como personal.
Aprender a conocer el propio funcionamiento en la realización de tareas es importante para mejorar la productividad individual. Nadie puede organizar el propio tiempo mejor que quien lo ocupa; bajo esta premisa saber organizar las actividades durante un período determinado es tarea personal aun si se cuenta con personas o plataformas que lleven la agenda.
Saber implementar las herramientas y técnicas sobre la organización y planificación del tiempo, cómo evitar los distractores, aspectos básicos para la organización de reuniones y acciones diarias para gestionar mejor la jornada constituyen las bases claves para la eficacia personal.
4.1 Cómo organizar mi tiempo
La mayoría de las personas llevan una agenda u horario para cada área de su vida: uno laboral/profesional, uno personal/familiar y otro social. Sin embargo, lo ideal es tener una sola lista de actividades que permita integrar todas aquellas actividades o tareas a llevarse a cabo durante el día, permitiendo así visualizar la disponibilidad del propio tiempo en forma real y adecuada a las necesidades, capacidades y destrezas individuales. (Covey, S. 2020).
Independientemente de las preferencias tecnológicas o análogas de una agenda, lo que importa es el compromiso personal adquirido para cumplir con todas las tareas descritas en ella.
Lo fundamental para mejorar la propia organización es identificar el tiempo que requerirá cada actividad para presupuestar y optimizar el espacio que se le dedicará.
Identificar qué actividades se pueden acortar, delegar, aplazar o eliminar es indispensable para gestionarlas con éxito.
Al mirar la lista de actividades, también se debe decidir el orden de acción, medir las distancias para optimizar la ruta, el costo de cada tarea, el tiempo de espera, o el traslado necesario para llevarse a cabo en caso de así requerirlo.
Cuántas veces hemos escuchado que no vemos a nuestros padres o hermanos porque no tenemos tiempo. Tampoco lo tenemos para leer un libro o ir al cine o hacer ejercicio; para hablar con nuestra pareja de situaciones pendientes o jugar con nuestros hijos cuando lo demandan.
Todas estas actividades deben formar parte de tu agenda diaria.
Tu tarea es jerarquizar las actividades con base en un cronograma que contemple todos los factores involucrados en la realización de las tareas.
Un cronograma apretado y poco realista, genera estrés y propicia errores en la ejecución.
Para evitarlo, se debe agregar un 25 % de tiempo asignado al horario de las tareas. Así mismo es necesario dejar tiempo libre entre actividades, ya que eso permitirá priorizar aquellas que lo requieran o avanzar con actividades que están pendientes de realizar y que no tienen una fecha concreta para ser realizadas.
El uso de alarmas para eventos prioritarios deberá formar parte de la rutina, evitando aplazar compromisos y permitiendo liberar la carga mental para enfocarla en el cumplimiento de las actividades. Estar en paz y enfocado (aquí y ahora) es el primer paso para predisponerse a una jornada de tareas y proyectos.
4.2 Acciones rápidas para enfocarse y aprovechar el tiempo.
De acuerdo con Marchena, et al. (s. f.) llevar a cabo una buena gestión de tiempo es indispensable para evitar el sobrecompromiso, la sobrecarga mental y reducir el estrés para trabajar con enfoque en tareas concretas, enfocar la atención al mejor proyecto y finalmente ser productivos, tanto eficaz como eficientemente.
Para sacar un mejor provecho a las jornadas de concentración es necesario aplicar pequeñas acciones al hacer cotidiano, tales como:
4.3 Consejos para aplicar el tiempo a favor
No existen soluciones mágicas para aprovechar el paso del tiempo, pero sí acciones cotidianas que en conjunto ayudan a cumplir con las tareas, tanto eficaz como productivamente.
Según Martins (2021), el alto rendimiento inicia con un compromiso personal para hacer lo que se tiene que hacer en tiempo y forma. Al aplicar los siguientes consejos, la planeación y ejecución del tiempo puede resultar menos complicada:
4.4 Plataformas, aplicaciones y herramientas tecnológicas para la gestión del tiempo
Existen un sinfín de plataformas que facilitan la organización del tiempo, brindan reportes y proponen herramientas diversas con opciones que se ajustan a las necesidades, tanto personales como de la empresa. Su principal finalidad es ayudar a maximizar la productividad y optimizar los resultados.
De acuerdo con Morillas (s. f.) todo software de gestión de proyectos está diseñado para facilitar el trabajo, aunque todos presentan una curva de aprendizaje, los empleados que necesiten aprender a dominar estos programas no les debería tomar mucho tiempo, ya que son interfaces sencillas e intuitivas con herramientas conocidas.
Además, toda plataforma brinda soporte e información para acortar el tiempo de aprendizaje.
Algunos ejemplos son los siguientes:
Todo software de gestión de tareas y proyectos puede ayudar a eficientar el trabajo y facilitar la dirección de los equipos de trabajo, consiguiendo que todos los miembros se encuentren en un mismo nivel, en un espacio de trabajo común; las herramientas centralizadas permiten tener una imagen clara y nítida del progreso en la productividad y de las tareas.
Una plataforma de control de tiempo combina tres funciones fundamentales:
Existen unos más complejos que otros que brindan una serie de opciones para reducir el tiempo muerto y permiten facturar con relación al trabajo realizado. Son temporizadores para empresas que necesitan un software todo en uno para el seguimiento de la productividad de los colaboradores.
No importa si es el propietario o alto mando de una empresa, o si es un trabajador independiente o simplemente es alguien que requiere organizar su tiempo; sin duda existe al menos una plataforma de productividad que se adecua a las propias necesidades.
La finalidad de todas las herramientas tecnológicas de administración del tiempo es combatir la procrastinación, mejorar el estado de ánimo, eficientar procesos, aumentar la concentración para elevar la productividad y el óptimo rendimiento individual.
Para ser una persona efectiva se requiere de una inteligencia social que evoca ser productiva a la vez que se trabaja hacia metas de crecimiento y desarrollo personal.
La organización del tiempo depende de construir con pequeñas acciones diarias un mapa hacia el éxito. Planear un horario permite visualizar aquellas tareas flexibles a modificaciones necesarias.
Toda planeación debe ser flexible y real para afrontar situaciones no previstas que afectarán el desempeño del día.
La falta de organización del tiempo trae como resultado una sensación de ser esclavo del tiempo, anulación progresiva de la capacidad de reflexión; disminución de la productividad y repercusiones tanto personales como profesionales.
Las aplicaciones, plataformas y herramientas digitales de gestión de tiempo impulsan la eficiencia de todo líder al ahorrar tiempo y automatizar tareas.
Las diversas opciones que brinda el uso de software especializado son de gran ayuda para aumentar la productividad, tener mayor control sobre el propio tiempo y el del equipo de trabajo.
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