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La empresa “Dulces Mary” ha fabricado golosinas en el occidente del país desde hace tres generaciones, logrando vender a nivel nacional productos exclusivos con marca propia y permaneciendo en el mercado desde 1953. El ingeniero Rodrigo desea abrir una planta y un centro de distribución en el sur del país, pues la demanda por sus productos ha crecido en Centroamérica. Contar con mayor capacidad de producción le permitiría aumentar la oferta y cubrir otros mercados. Para lograr sus objetivos se ha acercado a su banco y este le ha solicitado información financiera para evaluar los riesgos.
A partir del uso generalizado de computadoras, las empresas registran, clasifican y producen gran cantidad de información que posteriormente resumen y usan para distintos fines, entre ellos, solicitar créditos. Te has preguntado alguna vez, ¿Como hacen las empresas para recopilar, sintetizar, clasificar, proteger y gestionar la información que requieren para trabajar, planear, solicitar financiamiento y tomar decisiones? En este tema explorarás la síntesis de la información, sus formas de recopilación, clasificación y resguardo, atendiendo las tendencias de protección de datos sensibles tan importante en las organizaciones ¿Comenzamos?
Importancia y necesidad de síntesis de información
Las empresas generan datos de forma continua que se convierten en información tanto cualitativa como cuantitativa, pues llevan a cabo operaciones de forma diaria. Todos los datos generados por una organización representan la base para conocer comportamientos, tendencias, aumentos, disminuciones, problemas, oportunidades, entre muchos otros elementos que podrían detectarse al analizarse y auditarse. Los administradores y directores de las empresas requieren planear, diseñar estrategias, tomar decisiones operativas y cambiar de rumbo cuando es necesario. De tal manera, usan la información que generan, solicitan o elaboran y la relacionan con la información externa que proviene del sector privado del país, así como de proveedores globales de información, para su utilización en la planeación y ejecución de estrategias de crecimiento en las organizaciones. En esto radica la importancia y la necesidad de sintetizar la información almacenada a la que se tiene acceso para poder gestionarla.
En opinión de Codina (2018), “ninguna colección de tablas o de diagramas será capaz de levantar una mala investigación. En cambio, en una buena investigación de base, estos instrumentos bien utilizados pueden transformar una buena investigación en una investigación excelente”.
Proofpoint (2023) hace énfasis en la necesidad de dar cumplimiento a normativas relacionadas con datos sensibles que manejan las empresas, la forma de almacenarlos, etiquetarlos y clasificarlos para conocer la información que se posee y tomar acciones para evitar fugas o mal uso de ellos. Cada país ha desarrollado normas o leyes con formatos, derechos y obligaciones para tratar los datos sensibles de organizaciones y personas.
Técnicas de recolección de datos y búsqueda de fuentes
Lifeder (2021) menciona diferentes técnicas de recolección de datos y los define como “mecanismos e instrumentos que se utilizan para reunir y medir información de forma organizada y con un objetivo específico. Usualmente se usan en investigación científica y empresarial, estadística y marketing”.
Entre las técnicas para conseguir información, es necesario distinguir el tipo de información que se esté buscando:
Codina (2018) sugiere la elaboración de tablas para relacionar variables y lograr la síntesis de información principalmente proveniente de datos cualitativos (como las entrevistas). El autor se refiere a modelos de tablas de datos que buscan explorar, ordenar, explicar y definir valores recolectados que permitan emitir conclusiones e interpretaciones de mayor valor.
Un ejemplo de las técnicas de recopilación de información cuantitativa es la información financiera que generan las empresas como resultado del registro de sus operaciones diarias. A esta información se le conoce como estados financieros, los más conocidos son el estado de resultados y el balance general. Estos reportes representan una síntesis de las operaciones periódicas de la organización y por lo regular son mensuales y anuales.
A continuación, se presentan los estados financieros ficticios de la empresa mediana que se dedica a la fabricación de todo tipo de golosinas, llamada “Dulces Mary”. Se presenta su información resumida al 31 de diciembre del año 2022:
Entrevistas
La entrevista que es la forma más directa de recolectar información. Busca información específica y hay por lo menos dos involucrados: entrevistador y entrevistado. Lifeder (2021) afirma que el entrevistador debe planear que tipo de información busca obtener del entrevistado y en base a ello enlistar preguntas, puntos a debatir o temas a desarrollar, que posteriormente usará en el momento de establecer la conversación con el o los entrevistados. Las entrevistas pueden llevarse a cabo de forma presencial, por teléfono o virtuales. Aunque la interacción con el entrevistado en el formato presencial permite al entrevistador detectar actitudes, pausas, reacciones, posturas y otros elementos del lenguaje no verbal, que es difícil percibir en otros formatos.
De acuerdo con Lifeder (2021) hay tres formatos posibles, según la organización de la entrevista:
Cuando un empresario acude a solicitar financiamiento a una institución bancaria, es probable que el ejecutivo que lo atienda lleve a cabo una entrevista informal para tener información general con respecto a los motivos de la solicitud y poderlo asesorar de mejor manera.
Los cuestionarios y las encuestas son otros formatos de recolectar información. En ellos, las preguntas son siempre cerradas, buscan información específica y plantean escenarios en los que se puede responder con un número, una opción elegida, un emoji o una afirmación o negación. Este tipo de formatos suelen ser empleados en investigaciones de naturaleza cuantitativa, aunque también es posible incorporar preguntas abiertas para facilitar un análisis cualitativo. Los cuestionarios y las encuestas son ampliamente utilizados debido a su capacidad para adquirir información precisa de un considerable número de individuos. Al presentar cuestionamientos cerrados, se posibilita el cálculo de resultados y la obtención de porcentajes que agilizan su evaluación. Asimismo, representa un método eficiente, ya que no exige la presencia del investigador durante su ejecución. Puede aplicarse de manera masiva a través de correspondencia, aplicaciones desde internet o comunicación telefónica (Lifeder, 2021).
Grupos focales
Cuando se requiere reunir información mixta y tomar decisiones en base a ello, los grupos focales pueden ser una opción en la que se recolecte suficiente información en menor tiempo. Se trata de una variante de la entrevista en grupo. Implican la reunión de individuos que comparten características pertinentes a la investigación y direccionar el diálogo hacia la información de interés. Esta técnica cualitativa resulta valiosa para analizar percepciones amalgamadas, incoherencias u otros aspectos surgidos de la interacción entre los participantes. En cualquiera de estas circunstancias, se podría requerir a los asistentes que expongan las razones detrás de una opinión y a partir de ello, estimular el debate y observar su evolución (Lifeder, 2021).
Los documentos y registros sistemáticos son otra forma de recolectar información. Esta metodología involucra el análisis de datos contenidos en documentos preexistentes, como bases de datos, registros, informes y actas. La contabilidad de una empresa es un ejemplo de este método que deriva en estados financieros y que posteriormente serán sujeto de análisis e interpretación para la toma de decisiones. La competencia clave en este enfoque radica en la capacidad para descubrir, elegir y evaluar la información ya existente. Es fundamental considerar que en algunas ocasiones los datos recopilados pueden presentar inexactitudes o lagunas por su naturaleza únicamente cuantitativa. Por lo tanto, es imperativo analizarlos en conjunción con otros datos para garantizar su utilidad en algunas investigaciones (Lifeder, 2021).
Continuando con el ejemplo de la empresa “Dulces Mary” se presenta la interpretación del análisis de sus estados financieros, que constituye una síntesis de la situación financiera de la empresa desde el punto de vista de:
¿Cuánto tiene en recursos disponibles para trabajar en el corto plazo (liquidez)?, ¿Cuánto ha generado de ganancias a los accionistas (rentabilidad)?, ¿Que tan bien se han aprovechado los recursos disponibles (eficiencia)? y ¿Cuál es su endeudamiento total (apalancamiento)?
La empresa “Dulces Mary” a finales del año 2022 tiene una razón circulante de $1.28 y una razón rápida de $0.68. De estos datos se puede interpretar que la empresa es líquida, pues alcanza a pagar sus deudas de corto plazo, pero si resta sus inventarios, no contaría con recursos suficientes para pagar, por lo que no tiene capacidad de mayor endeudamiento en el corto plazo. Con respecto a la eficiencia en el uso de sus recursos, la empresa tarda en cobrar a sus clientes un promedio de 21 días y en pagar a sus proveedores 44 días, lo que indica que tiene una relación cobro-pago eficiente al cobrar a sus clientes 22 días antes de tener que pagar a sus proveedores. Con respecto al endeudamiento total, tiene un resultado de 22.6% lo cual indica que aún puede adquirir deudas de largo plazo, pues se encuentra en un nivel de apalancamiento por debajo del equilibrio, ya que menos de la cuarta parte de sus activos totales se deben a terceros. Por último, con respecto a las ganancias generadas, la empresa tiene un margen neto del 35.6% y una tasa de rendimiento anual para los inversionistas del 67.74%, por lo que se puede afirmar que la empresa es rentable si se comparan esos resultados con rendimientos de mercado.
Reducción y clasificación de la información
Proofpoint (2023) define la clasificación de datos como:
En general, las actividades de síntesis y clasificación de la información ayudan a las empresas y a las personas a administrar mejor sus datos para cumplir con el objetivo propuesto con respecto a dicha información.
Usando el ejemplo de “Dulces Mary”, financieramente se puede sintetizar aún más el análisis financiero, usando gráficas para mostrar información clave, o para mostrar tendencias.
En la gráfica de la razón de deuda de “Dulces Mary” se muestra con claridad que la empresa tiene un endeudamiento total bajo con respecto al total de activos, pues no alcanza el 25% y se encuentra en posición de adquirir más créditos de largo plazo, sin poner en riesgo a los accionistas o a los creedores.
Tipos de clasificación de datos.
Proofpoint (2023) asegura que es posible categorizar cualquier información almacenada. Para llevar a cabo esta clasificación resulta esencial formular una variedad de preguntas a medida que se avanza en el proceso de descubrimiento y revisión de la información recolectada. A manera de ejemplo se pueden usar este tipo de cuestionamientos que pueden ser utilizados al examinar una sección de datos antes de crear una clasificación:
Las categorías de datos que maneja una empresa pueden ser de acuerdo con Proofpoint (2023),
Volviendo al ejemplo de la pyme “Dulces Mary”, suponiendo que necesitan un crédito bancario, su información financiera les ayuda a ese fin. Los estados financieros se consideran información privada para uso interno de la empresa. Sin embargo, esta información puede ser solicitada por otras entidades para requisito fiscal (como es el caso del Servicio de Administración Tributaria, SAT) o para una entidad financiera, ya que cuando la empresa solicita un crédito su información financiera sirve para analizar si es o no sujeto de crédito.
Proceso para clasificar los datos
¿Cuándo se debe categorizar información para cumplir con los requisitos establecidos por la empresa o institución que la manejará? El primer paso implica establecer métodos para ayudar en la identificación y categorización de los datos, además de determinar las medidas de seguridad adecuadas (ya sea cibernéticas o físicas) y proporcionar manuales para su uso adecuado. La implementación de cada proceso dependerá de los estándares de la organización y de la estructura que mejor garantice la protección de los datos. Los pasos generales por seguir para la clasificación de datos de acuerdo con Proofpoint (2023) son:
Aunque la tecnología hace posible mejorar la eficiencia del proceso de clasificación de la información, permite la automatización de los procesos de resguardo y uso de la mayoría de los datos, este procedimiento aún demanda la intervención de revisores humanos y la implementación de métodos manuales aleatorios que aseguren su óptimo funcionamiento. Los sistemas automatizados proponen etiquetas y categorías, pero es a través de la evaluación humana que se verifica la precisión de dichas etiquetas. La formulación de estándares debe ser elaborada y definida por un grupo experimentado y someterse a revisiones y mejoras, ya que se trata de tareas que requieren la participación de profesionales del área en donde se use la información, así como de expertos en tecnologías de la información (TI) (Proofpoint, 2023).
En este tema, exploraste las formas más comunes de recopilar información en las organizaciones, como la entrevista, los grupos focales y los documentos que surgen en las empresas a raíz del registro de sus operaciones, como los estados financieros clasificados. También revisaste la importancia de la síntesis de los datos, su categorización, interpretación, tipos de información y el proceso para clasificarla que posteriormente permitirá su uso y aplicación en las organizaciones. La información es poder para las empresas, como se afirma de manera popular, pero para que sea útil es necesario que siga un orden, se sintetice e interprete y también que sea resguardada evitando el daño a la empresa misma y a terceros.
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