Introducción

En la actualidad, las operaciones de tecnologías de información, desarrollo de software y soporte de aplicaciones han comenzado a seguir procesos de metodologías ágiles, siguiendo el concepto de hacer entregas más cortas con funcionalidades simples pero completas y listas para operar. Algunas metodologías están enfocadas en labores de desarrollo y mantenimiento, mientras que otras basan su ejecución en la reducción o eliminación de desperdicios; pese a que son distintas, todas convergen en su interés por la entrega de productos y servicios de una forma más rápida, lo cual también modifica la perspectiva y el enfoque de la administración de proyectos.

Aunado a las metodologías ágiles, y como apoyo a quien administra el proyecto y a su equipo de trabajo, existen herramientas computacionales para realizar los procesos de una manera rápida y que les permita registrar procesos administrativos como los siguientes:

• La definición de los requerimientos del proyecto.
• La descomposición del proyecto en paquetes de trabajo.
• La representación gráfica de las tareas del proyecto.
• La integración de las precedencias del proyecto mediante gráficas de Gantt, ruta crítica y Pert, entre otras.
• La duración de las actividades.
• Las gráficas de avance de las actividades.
• La representación del avance del proyecto.
• El control de cambios.

Además de muchas otras capacidades que en algunos paquetes computacionales se integran en una sola solución.

Explicación

Scrum

Sobre la metodología Scrum, el sitio Scrum.org (s.f.) define que es una metodología para trabajar en equipo, en la cual el trabajo se divide en pequeñas partes realizando experimentos constantes y ciclos de retroalimentación; se basa fundamentalmente en tres pilares que soportan el proceso empírico:

• Transparencia.
• Inspección.
• Adaptación.

En esta metodología el rol de quien administra el proyecto tiene un enfoque muy distinto, de hecho, la idea de Scrum se basa en la gestión de equipos autodirigidos donde no existe como tal alguien que dirija el proyecto, sino más bien una persona experta en el proceso de Scrum que tiene la responsabilidad de asegurar que el proceso se implemente y se siga correctamente para garantizar el cumplimiento de la visión que busca el negocio. El rol de esta persona experta se conoce como scrum máster.

El equipo de Scrum está conformado por los siguientes roles:

• Scrum máster. Es la persona encargada de verificar que se implemente correctamente el proceso de Scrum, y es la guía del equipo. Además, se encarga de remover impedimentos que puedan impactar las actividades del equipo de Scrum, y es el responsable de calendarizar todas las juntas.
• Product owner. Es la persona responsable de transmitir al equipo de Scrum la visión del producto que se desea llevar a cabo, y es quien aporta a la perspectiva del negocio. Es quien tiene la responsabilidad del éxito o fracaso del proyecto.
• Scrum team. El equipo de desarrollo encargado de la generación del producto.

Estos son los eventos más importantes que se dan dentro del proceso de Scrum:

• Reunión de planeación (sprint planning). En esta se identifican, junto con el product owner, los elementos que se van a desarrollar en el periodo de trabajo (sprint), con base en las prioridades del negocio.
• Scrum diario (daily scrum meeting). Cada integrante del equipo comenta su avance del día anterior, las actividades que va a realizar durante el día, así como los impedimentos que se tienen para que la persona que es scrum máster tome acciones.
• Revisión del sprint (sprint review). Una vez terminado un ciclo de trabajo se presentan los avances y resultados a quien es product owner y se recibe la retroalimentación.
• Retrospectiva del sprint (sprint retrospective). Se analiza lo que se hizo bien y debe continuarse, lo que no se hizo bien y que se debe dejar de hacer, y se registran las lecciones aprendidas.

Kanban

El método Kanban representa un sistema de extracción, en el que el trabajo se introduce en el sistema solo cuando el equipo tiene la capacidad necesaria. En vez de asignar tareas desde un enfoque jerárquico, Kanban es una herramienta eficaz para gestionar, diseñar y optimizar los procesos de flujo de trabajo, preservando la estructura existente del equipo (Clavijo, 2023).

En los últimos años, esta metodología considerada para gestión de proyectos en modo ágil persigue el enfoque de tener un sistema de producción que sea eficiente y efectivo. Su objetivo principal es gestionar la forma en la que se llevarán las tareas a través de tarjetas visuales.

La metodología tiene como ventajas principales la facilidad de uso, actualización e implementación. Su técnica de gestión de actividades a través de tarjetas visuales la ha llevado a ser de importancia en la forma de generar software con el concepto de agilidad.

A diferencia de otras metodologías ágiles, Kanban toma como base los siguientes principios:

• Reducción de desperdicio. Toma como base hacer lo justo y necesario, bien, y a la primera.
• Garantía de la calidad. Persigue hacer las cosas bien a la primera, no se enfoca tanto en la rapidez (que es una ventaja alterna), sino en la calidad final de las actividades realizadas.
• Flexibilidad. Se utiliza un backlog de trabajo con base en las prioridades actuales del negocio.
• Mejora continua. Mucho más allá de un método de administración de proyectos, es un sistema de mejora en el desarrollo de proyectos.

A continuación, se muestra un tablero general de la gestión de las actividades diarias.

Lean

La metodología Lean Software Development (LSD), es una metodología ágil que busca abreviar y optimizar el proceso de desarrollo de software centrándose en la estrategia del producto mínimo viable (MVP) (Jena, 2023).

LSD tiene muchas ventajas, por ejemplo:

• Simplifica el proceso de desarrollo eliminando etapas innecesarias y centrándose en las funciones esenciales.
• Prioriza la satisfacción de cada cliente al implicarle y obtener su opinión sobre el producto.
• Aumenta la flexibilidad al permitir la adaptabilidad a requisitos y circunstancias cambiantes.
• Mejora la colaboración y la comunicación entre las personas que integran el equipo y las partes interesadas.

De acuerdo con Dueñas (2022), la metodología Lean Software Development tiene como base siete principios fundamentales:

• Eliminación de desperdicios: orientada al desarrollo de software, la identificación de desperdicios tiene un enfoque muy diferente al de un proceso de manufactura, por eso es conveniente intentar evitar lo siguiente:
• Duplicación de código.
• Asignar más tareas de las que es posible realizar con la capacidad del equipo.
• Retrasos en el desarrollo (gold plating).
• Requerimientos ambiguos e incompletos.
• Deficiencia en la comunicación.
• Defectos escapados.
• Ejecución de cambios no aprobados con una justificación válida del negocio.
• Aseguramiento de la calidad de la estructura: persigue la eficiencia en las actividades de aseguramiento de la calidad de los entregables a través de lo siguiente:
• Retroalimentación constante al proceso.
• Reducción del tiempo de ciclo en las tareas.
• Incremento de la frecuencia de integración continua.
• Automatización.
• Buenas prácticas de gestión de conocimiento: el manejo adecuado del conocimiento y los repositorios de información son fundamentales para la mejora de productividad de los equipos, por esta razón es conveniente:
• Hacer revisiones y notas sobre los códigos.
• Documentar lo necesario.
• Tener una base de datos de gestión de conocimiento.
• Aplazamiento del compromiso: se busca un compromiso responsable a través del retraso oportuno y prudente de la toma de decisiones por dos razones:
• Mantener todas las opciones disponibles el mayor tiempo que se pueda.
• No comprometer un resultado hasta no tener la certeza de poder cumplir el acuerdo.
• Entrega rápida y oportuna: se pretende reducir la complejidad e incrementar la simplificación, se evitan los excesos. Por esta razón, además del enfoque de eliminación de desperdicios, es necesario:
• Validar las habilidades de los recursos y que cumplan las expectativas del rol.
• Simplificar la forma de cumplir los objetivos.
• Trabajar en equipo.
• Asegurar la alineación al sistema de calidad de la organización.
• Respeto a las personas: fomentar el respeto para incentivar la productividad a través del trabajo en equipo.
• Optimización del todo: evitar que el enfoque sea sobre un elemento particular (tiempos, costos o procesos). Este principio es imprescindible en el trabajo de quien administra el proyecto y su modelo de liderazgo.

XP

Kent Beck se unió al proyecto C3 en la corporación Chrysler en 1996 con el objetivo de mejorar el rendimiento de su sistema de nómina; reconociendo la necesidad de una organización de equipo refinada y prácticas efectivas de desarrollo de software, fusionó las mejores prácticas históricas de la industria y las llevó a un nivel sin precedentes, esto dio lugar a la ampliamente aclamada metodología de desarrollo de software conocida como Extreme Programming (XP) (López, 2020).

Incluso después de veinticuatro años, las prácticas de XP continúan siendo consideradas como el punto de referencia para el desarrollo de software de alta calidad con agilidad y productividad mejorada. El énfasis de XP en prácticas sólidas y su capacidad para ofrecer un valor sustancial a proyectos y organizaciones han consolidado su posición en el siempre cambiante panorama del desarrollo de software.

La programación extrema está basada en cinco valores que guían el trabajo en equipo (AltexSoft, 2021):

1. Colaboración: cada integrante del equipo participa activamente en las distintas etapas del proyecto, trabajando juntos hacia un objetivo común.
2. Simplicidad: el equipo de desarrollo prioriza escribir código conciso que mejora el producto, ahorrando tiempo y esfuerzo en el proceso.
3. Retroalimentación: los integrantes del equipo entregan constantemente software, recopilan comentarios y adaptan el producto para cumplir con los nuevos requisitos.
4. Respeto: cada persona asignada a un proyecto contribuye a una meta unificada, fomentando una cultura de respeto mutuo.
5. Valentía: el equipo de programación evalúa objetivamente sus propios resultados, asumiendo responsabilidad sin poner excusas, y se mantiene adaptable a los cambios.

El software para la administración de proyectos

El software para la administración de proyectos (Project Management Information System) incluye diversas herramientas para documentar y facilitar la realización de los procesos de la administración de proyectos, tales como:

• La estimación de costos.
• La programación.
• La asignación de recursos.
• La colaboración y la comunicación entre las partes.
• El manejo de costos y presupuestos.
• El seguimiento del avance del proyecto.
• La administración del riesgo.

El software puede obtenerse de manera independiente o utilizar aplicaciones que reúnan varias características y funciones en un solo producto.

Es importante aclarar que el uso de estas aplicaciones requiere del conocimiento de la disciplina de la administración de proyectos, para de esta forma planear y controlar un proyecto que cumpla con los requerimientos y las condiciones del cliente.

Herramientas líderes en el mercado de administración de proyectos

El software para la administración de proyectos puede ejecutarse desde diferentes fuentes, por ejemplo:

• Aplicaciones de escritorio que pueden realizarse de manera independiente de cada persona usuario. Los datos se almacenan en archivos que pueden utilizarse para la colaboración con otras personas que usen dichas aplicaciones.
• Aplicaciones basadas en Web a las que se accede mediante un browser. Estas aplicaciones tienen como ventaja que la aplicación no tiene que estar instalada en las computadoras de quienes lo acceden, aunque su capacidad gráfica normalmente es más limitada.

Entre las herramientas comerciales que pueden utilizarse para administrar un proyecto se encuentran las siguientes:

• Microsoft Office Project Standard 2021
  
  Esta aplicación de la familia de Microsoft Office 2021 ofrece herramientas para administrar los proyectos con mayor eficiencia y eficacia. Permite administrar la información y controlar el trabajo, el programa, los costos y los recursos para mejorar la productividad mediante opciones para elaborar informes, realizar el plan con asistencia y herramientas flexibles. Ofrece una guía de proyectos que es un asistente interactivo que ayuda a planear los proyectos, administrar las áreas y los recursos, dar seguimiento al avance y comunicar la información resultante.

• Primavera P6 Professional Project Management
  
  Este software, el cual sirve para la programación y control de los proyectos, se basa en un acceso poderoso a la Web para todas las personas usuarias y proyectos de una manera simultánea (Oracle, s.f.). Su funcionalidad es fácil de desplegar e incluye herramientas que muestran los estimados de tiempo para las diferentes tareas o actividades en un periodo de tiempo. Para el control del proyecto se utilizan paneles de control para la toma de decisiones avanzada. El software está diseñado para administrar proyectos de múltiples facetas, de alto desempeño y sofisticación para organizar hasta 100,000 actividades y con recursos ilimitados.

Cierre

Las metodologías ágiles como Scrum, Kanban, Lean y XP han revolucionado la forma en que se lleva a cabo la gestión de proyectos. Estas metodologías se pueden apoyar con software de administración de proyectos, como Microsoft Office Project y Primavera P6, que facilitan la planificación, el control y la colaboración en los proyectos.

En resumen, las metodologías ágiles y las herramientas de gestión de proyectos han transformado la forma en que se abordan y ejecutan los proyectos, brindando mayor flexibilidad, eficiencia y adaptabilidad en un entorno empresarial cada vez más dinámico.

Checkpoints

Asegúrate de:

• Comprender las metodologías ágiles de gestión de proyectos.
• Identificar las herramientas para la administración de proyectos.
• Elegir la metodología y herramienta que más convenga para el tipo de proyecto a elaborar.

Referencias

• AltexSoft. (2021). Extreme programming (XP): values, principles and practices. Recuperado de https://www.altexsoft.com/blog/business/extreme-programming-values-principles-and-practices/
• Clavijo, D. (2023). Kanban: qué es, cómo funciona y herramientas y básicas. Recuperado de https://blog.hubspot.es/sales/que-es-kanban
• Dueñas, M. (2022). Principios del pensamiento lean en software development. Recuperado de https://www.codurance.com/es/publications/pensamiento-lean
• Jena, S. (2023). Lean software development (LSD). Recuperado de https://www.geeksforgeeks.org/lean-software-development-lsd/
• López, M. (2020). Extreme programming: qué es y cómo aplicarlo. Recuperado de https://openwebinars.net/blog/extreme-programming-que-es-y-como-aplicarlo/
• Oracle. (s.f.). Primavera P6 enterprise project portafolio management. Recuperado de https://www.oracle.com/mx/construction-engineering/primavera-p6/
• Scrum.org. (s.f.). What is scrum? Recuperado de https://www.scrum.org/resources/what-scrum-module