Asegúrate de:
Imagina que tienes un taladro, el mejor del mundo, con un estuche de brocas para todo tipo de superficie. Suena genial, ¿no?
La respuesta a tu nivel de interés para poseer ese taladro dependerá si usas o no uno en tu hogar o trabajo. Como todo, si no lo usas, no funciona. Si no lo usas, no te interesa. Pero si lo usaras muy probablemente lo valorarías enormemente.
Este ejemplo tan simple, aplica para infinidad de cosas, entre ellas, las herramientas de la gestión empresarial.
La metodología Objetives and Key Results (OKR) sirve para que los negocios fijen objetivos estratégicos y resultados clave que habilitarán la medición de sus avances y los Key Performance Indicators (KPIs) son métricas cuantitativas que permiten evaluar indicadores clave de rendimiento de las actividades operativas de la empresa, sus equipos de trabajo y sus individuos. Ninguna de estas dos herramientas es de utilidad por sí sola, lo son cuando los datos que arrojan se utilizan para la toma de decisiones.
En este tema comprenderás el funcionamiento de la toma de decisiones, así como sus implicaciones, luego conocerás el rol que juegan estas dos metodologías en este proceso para ayudar a las empresas a una mejor administración y, por ende, a su crecimiento.
Hablar de la toma de decisiones en los negocios es algo común y que muy probablemente das por hecho que sucede. Existen muchísimas herramientas para llevar a cabo este proceso. Sin embargo, para poder hacer el mejor uso de ellas, es importante comprender, antes que nada, lo que significa tomar una decisión dentro de la gestión de los negocios.
Laoyan (2022) define la toma de decisiones como: “método que consiste en reunir la información y evaluar alternativas para luego, en definitiva, tomar la decisión final”.
Este proceso parece muy simple, aunque, dentro de cada uno de los pasos se requieren acciones, procesos y elecciones que provocan una complejidad que no resulta tan evidente. Torres (2023) establece que la toma de decisiones requiere elegir, tras un proceso de deliberación, entre distintas opciones para responder ante algo que está sucediendo o un problema que se presenta, “implica la evaluación de riesgos y la ponderación de beneficios para elegir la que mejor se ajuste a los criterios y objetivos que hayamos definido”.
Para complementar el proceso, puede visualizarse de la siguiente manera:
Figura 1. Proceso de toma de decisiones. Elaboración propia.
Fuente: Torres, D. (2023). Qué es la toma de decisiones: concepto, tipos, modelos y ejemplos.
Recuperado de https://blog.hubspot.es/sales/toma-de-decisiones
Este proceso, de acuerdo con Torres (2023) puede replicarse en todo tipo de organización y dentro de todas las áreas, clasificando la toma de decisiones en las empresas en 6 tipos diferentes:
La toma de decisiones define el rumbo de la empresa por lo que es de gran importancia y tiene 5 características como lo manifiesta Torres (2023):
Toma de decisiones con OKR
Para entender el papel de la metodología de los OKR en la toma de decisiones es preciso recordar su significado. Objetivos, y resultados clave.
Castro (2023) dice que “los OKR son un conjunto de objetivos desafiantes pero alcanzables que se fijan a nivel individual, de equipo o de organización, junto con una serie de resultados clave que permiten medir el progreso hacia la consecución de esos objetivos”. Por tanto, la importancia de los OKR en la toma de decisiones se enfoca en la alineación de los objetivos y las acciones de la empresa a la estrategia general y los resultados esperados. Si se toman decisiones adecuadas mediante esta metodología pueden ayudar a enfocar esfuerzos de la empresa en áreas clave y a medir el progreso en el logro de lo que la empresa se propone.
Los OKR tienen una naturaleza estratégica en los negocios, pudiendo aplicar en decisiones directivas y gerenciales con mayor impacto. Retomando el proceso de toma de decisiones principalmente se enfoca a definir el rumbo de la empresa, en la creación de proyectos, en la definición de grandes cambios de la organización o en la generación a cursos de acción que generarán resultados diferenciados y significativos.
Figura 2. Proceso de toma de decisiones con OKR. Elaboración propia.
Fuente: Torres, D. (2023). Qué es la toma de decisiones: concepto, tipos, modelos y ejemplos.
Recuperado de https://blog.hubspot.es/sales/toma-de-decisiones
Enfoque principal de los OKR en la toma de decisiones
Byrd (s.f.) comenta que los “súper poderes” de los OKR en la toma de decisiones se centran en lograr “enfocar, alinear, dar seguimiento y potenciar” los resultados en la organización, y que ayuda a tomar decisiones estratégicas como las siguientes:
Profit.com (s.f.) asigna la facultad a la metodología OKR de reducir la fatiga causada por el proceso de toma de decisiones. Comenta que tomar decisiones provoca un cansancio mental extremo y que la calidad de las decisiones se va deteriorando conforme se llevan a cabo con mayor frecuencia y presión. Esto lleva a tomar malas decisiones si no se atiende a tiempo. Los OKR pueden evitar este problema ya que en su esencia está el enfoque y la alineación, forzando a tener un número de objetivos reducidos y una cantidad delimitada de resultados a medir. Eso permite establecer prioridades acerca de lo que la empresa debe perseguir en el futuro. Por tanto, una vez que se establecen los OKR en la organización y un tomador de decisiones se enfrenta a una disyuntiva, lo primero que debe preguntarse es “¿Esta decisión está en línea con mis OKR o los OKR de mi departamento?” y de no estarlo, la decisión puede ser simplemente, descartar ese asunto ya que no se alinea con lo que la empresa se propuso de forma estratégica. Eso ahorra tiempo, evita la fatiga de la toma de decisiones y permite enfocar los recursos hacia lo importante.
Vesga (2023) confirma lo anterior agregando que: “Los OKR obligan a los líderes a tomar decisiones difíciles, son una herramienta de comunicación precisa para los departamentos, equipos y miembros de una organización y entregan el enfoque que es necesario para ser exitoso.”
Toma de decisiones con KPI
Los KPI son indicadores clave de desempeño o de rendimiento. Son métricas cuantitativas que permiten evaluar y comparar los resultados de las actividades, acciones y procesos resultantes de la operación del negocio contra las metas que se establecen.
Los KPIs por su parte tienen una naturaleza mucho más operativa que los OKR, aunque, sin duda, también tienen un papel importantísimo en la toma de decisiones de la empresa. Retomando el proceso, la toma de decisiones basada en KPIs se ubica en la última parte esencialmente.
Figura 3. Proceso de toma de decisiones con KPIs. Elaboración propia.
Fuente: Torres, D. (2023). Qué es la toma de decisiones: concepto, tipos, modelos y ejemplos.
Recuperado de https://blog.hubspot.es/sales/toma-de-decisiones
BPartners (s.f.) comentan que los KPIs son una excelente herramienta para medir el éxito de los negocios ya que permiten tener una visión de lo que sucede dentro de los procesos de la organización y medir si lo que sucede se apega a lo esperado o no.
Dentro de los beneficios que ofrece el tomar decisiones basadas en KPIs están:
Por lo tanto, si los KPIs permiten identificar desviaciones del desempeño del negocio en todas sus áreas, basados en ellos los ejecutivos pueden:
Las métricas de los KPIs permitirán al negocio identificar cuando el rendimiento o desempeño está por debajo de lo deseado. Las decisiones basadas en KPIs se centrarán entonces en elegir soluciones evaluando costos y riesgos para retomar el camino del crecimiento y del apego del trabajo diario de personas individuales y equipos colectivos hacia el logro de metas definidas previamente. Estas decisiones son tomadas de manera permanente con la frecuencia en que la institución de seguimiento a sus procesos y resultados.
Tomar decisiones usando metodologías como OKR Y KPI permite tener una plena conciencia de las causas, y las consecuencias de las acciones de empleados, equipos de trabajo y la empresa en su totalidad. Al conocer esta información que arrojan las herramientas, las decisiones que se toman incrementarán las probabilidades de generar soluciones más certeras y con mucho mayores probabilidades de ser exitosas.
Mientras los resultados de los OKR permiten medir los avances de los proyectos estratégicos para evaluar qué tanto se acerca la empresa a los resultados deseados para los objetivos planteados, los KPIs permiten evaluar las acciones del día a día. A través de ambas, los ejecutivos obtienen información de alta relevancia para tomar decisiones de seguir por el camino que les funciona, corregir aquello que presenta oportunidades de mejora y trazar los caminos que se quieren recorrer en el futuro.
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