Las tablas dinámicas son una herramienta que te permite crear tablas manipulando la información de tal forma que ésta quede agrupada en filas y columnas por un lado; los criterios de agrupación y ordenación son otro aspecto que debes de considerar en su empleo y, finalmente, la forma en que presentas la información en la tabla te permitirá tener una representación gráfica rápida y sencilla de interpretar.

Crear una tabla dinámica

Para crear una tabla dinámica debes de seleccionar los datos que utilizarás para este propósito.

Una vez hecho lo anterior, para insertar la tabla dinámica, debes ir a la ficha Insertar > grupo Tablas > Tabla dinámica:

Al dar clic en la opción tabla dinámica se despliega el cuadro de diálogo llamado crear tabla dinámica, aquí podrás seleccionar la fuente de tus datos y la ubicación de la tabla que vas a crear. Excel, de forma predeterminada, te sugiere utilizar como fuente de datos una tabla o un rango.

Es importante que consideres que, si no has seleccionado ningún rango de datos, Excel tomará como datos válidos aquellos que se encuentran alrededor de la celda y hará la sugerencia de un rango de forma predeterminada. En caso de no encontrar datos alrededor, entonces Excel considera que el origen de los datos es una fuente externa.

Ejemplo:

Considera la siguiente información que corresponde a las lecturas históricas, por parte de la CFE, de un domicilio entre los años 2018 y 2019. Lo primero que obtendrás será la creación inicial de la tabla dinámica.

1. En una nueva hoja de Excel, ingresa la siguiente información:





2. Coloca el cursor en cualquier área del rango de datos, en el cuadro de diálogo “Crear tabla dinámica” elige colocar la información en una nueva hoja de cálculo; también observa que automáticamente Excel selecciona toda la información del rango A1:C12:





3. Excel te incluye, a la izquierda de la hoja de cálculo, el área que representa la ubicación de la tabla dinámica, y a la derecha, se inserta el panel con la lista de campos con las diferentes áreas que componen la tabla dinámica como lo son los filtros, rótulos y funciones a utilizar:





4. Explicación de los campos de la tabla dinámica:
• Filtros: los campos que incluyas en esta sección te permitirán crear filtros en los cuales podrás crear restricciones para la información que estás visualizando en pantalla y, además, analizar los datos con mayor profundidad.
• Columnas: en esta área colocarás los campos que se mostrarán como columnas en la tabla dinámica.
• Filas: en esta área colocarás los campos que se mostrarán como filas en la tabla dinámica.
• Valores: en esta área colocarás los campos que te permitirán realizar operaciones.

Análisis y extracción de datos

Continuando con el ejemplo anterior y para entender cómo se agregan los campos a la tabla dinámica observa que tú defines cómo quieres acomodar cada campo para representar tu informe.

1. En el panel de campos de tabla dinámica, selecciona campo por campo arrastra de acuerdo a cómo quieres representar la información, en este ejemplo, arrastra los campos de la siguiente manera:
• El campo “Período” al área “Filtros”.
• El campo “Energía” al área “Filas”.
• El campo “Cantidad a pagar” al área “Valores”.
2. Revisa que la información quede de la siguiente manera:



3. El panel de la tabla dinámica sobre la hoja queda de la siguiente manera:





4. Edita las etiquetas de los encabezados de columna y el formato a la columna Suma de Cantidad a pagar para que esta columna en específico se muestre en formato de moneda, esto te ayudará a dar otra presentación a tu tabla dinámica:





5. En el área Valores, de forma predeterminada, la función que se emplea es la de la Suma, si deseas cambiar la función debes hacer clic en la flecha que se encuentra a la derecha, y del menú emergente elegir la opción Configuración de campo de valor. Observa la siguiente imagen:





6. Se abre el cuadro de diálogo Configuración de campo de valor y en este cuadro cambia la función Suma por Promedio, y en el campo Nombre personalizado conserva el nombre que aparece de forma predeterminada:





7. El cambio que obtienes en la tabla dinámica es el siguiente:





Observa que ahora se muestra el promedio de todos los períodos del consumo de electricidad.

8. En las herramientas de la tabla dinámica, cuya ficha lleva el nombre de Análisis de tabla dinámica, encontrarás diversas opciones de configuración; por ejemplo, deseas incluir un nuevo campo calculado llamado “IVA”, para esto debes acceder a esta ficha en el comando “Cálculos” > “Campos, elementos y conjuntos”.





9. En el cuadro de diálogo Configuración de campo de valor, configura como se muestra a continuación:





Haz clic en Aceptar.

10. Posteriormente, deseas incluir un nuevo campo en el cual se realice el cálculo del IVA para cada período, configura como se muestra a continuación:





Haz clic en Aceptar para que el cambio se realice y observa el resultado en la siguiente imagen:






11. Finalmente, te interesa conocer cuánto se va a pagar en total con el IVA incluido, para ello, incluyes una nueva columna llamada Suma de IVA x período, y su configuración es la siguiente:










El resultado que obtienes es el “Costo total a pagar” por el servicio de electricidad para cada período y al final, el total de todos los períodos.

Esta es una forma en la que puedes ir modificando tu tabla dinámica e ir dando un diseño más personalizado de acuerdo a tus requerimientos. También es posible cambiar los nombres de los encabezados de columna si así lo deseas. Para hacerlo, debes ir a la opción Configuración de campo de la ficha Análisis de tabla dinámica y en el campo Nombre personalizado cambiar el nombre, en este caso, modifica el nombre Suma de cantidad + IVA por Cantidad a pagar c/IVA y verifica que el formato para las cantidades sea de tipo Moneda con 2 posiciones decimales. Observa los cambios realizados en la siguiente imagen:








12. Para cambiar el nombre de la tabla dinámica, selecciona la ficha Análisis de tabla dinámica, grupo Tabla dinámica y haz clic en el campo que contiene el nombre Tabla dinámica, reemplázalo por el nombre Ejemplo de Tablas Dinámicas.





13. Hasta este punto sólo has estado mostrando todos los resultados para cada período y total de todos los períodos, si deseas mostrar un período en específico, al inicio se incluyó un filtro que te ayudará a realizar esta tarea. En la celda B1 tienes el texto Todas, haz clic en la flecha desplegable, selecciona un período en específico para que de esta forma sólo muestres en tu tabla dinámica esta información, por ejemplo, deseas sólo mostrar el período del 12 de septiembre al 12 de noviembre del 2018:





14. Al hacer clic en “Aceptar”, obtienes el siguiente resultado para el período seleccionado en el filtro:





En el empleo de las tablas dinámicas también puedes utilizar una herramienta llamada Segmentación de datos que se encuentra en la ficha Análisis de tabla dinámica:






Esta opción te permite filtrar la información de una manera interactiva. Cuando haces clic en esta opción, se abre un cuadro de diálogo con los campos que pueden utilizarse para realizar la segmentación en el campo deseado, en la siguiente imagen la segmentación la realizas por Período:



Al dar clic en Aceptar sólo te aparecerá un panel, si seleccionas dos campos visualizarás dos paneles y así sucesivamente.

En este panel visualizas uno o varios segmentos de la información contenida en la tabla dinámica y debes dar clic en el valor que deseas mostrar. Observa la siguiente imagen:



Considera que, si deseas mostrar más de un valor, debes oprimir la combinación Ctrl + clic izquierdo del ratón para marcar los valores no contiguos o bien presionar la tecla MAYUS + clic izquierdo de mouse para cada uno de los valores que delimiten el rango a mostrar, esto es, el primer y último valor que deseas seleccionar.

Crear gráfico dinámico

Un gráfico dinámico es la representación de la información contenida en la tabla dinámica de una forma visual.  Excel contiene esta herramienta dentro de la ficha Análisis de tabla dinámica.

Al hacer clic sobre el botón Gráfico dinámico, se despliega el cuadro de diálogo Insertar gráfico el cual te presenta los distintos tipos de gráficos disponibles en Excel, y en el cual debes elegir el que necesitas para mostrar la información. Continuando con el ejemplo anterior, selecciona el gráfico de tipo Columnas agrupadas:

Observa que en el gráfico elegido aparece un botón para cada uno de los campos incluidos, por lo que, si haces clic en cada uno de ellos, podrás aplicar filtros y ordenar los valores que desees. También considera que al tratarse de un objeto incluido en tu hoja de Excel se incluye una ficha llamada Formato, en la que podrás darle otro aspecto a tu gráfico en forma, relleno, contorno y efectos.

Por otro lado, la ficha Diseño te permitirá cambiar colores, estilos, diseño, cambiar datos, mover el gráfico, entre otras herramientas disponibles para el gráfico elegido.

Para entender lo anterior, con el gráfico seleccionado realiza los siguientes cambios:

• Aplica el estilo de gráfico 8.
• Aplica un diseño 5.
• Título de gráfico: Consumo de Energía.
• Título del eje: Pesos MxN

• Mueve el gráfico a una hoja nueva llamada Gráfico de Consumo de Energía.

El resultado que obtienes es el siguiente:

Como conclusión, las tablas dinámicas te permiten interacturar de una forma eficiente con la información contenida en las celdas, a su vez, te ayudan a interpretar y analizar mejor la información así como tener una representación gráfica completa y de fácil diseño.

Las anteriores pantallas se obtuvieron directamente del software, para fines educativos.

Asegúrate de:

• Conocer el concepto de una tabla dinámica y su uso.
• Aprender a interactuar con cada elemento y herramientas de una tabla dinámica.
• Realizar gráficas de fácil diseño e interpretación utilizando la información de una tabla dinámica.

Revisa la sección de recursos, en donde encontrarás contenido multimedia que te ayudará a reforzar tu aprendizaje.