Las tablas dinámicas son una herramienta que te permite crear tablas manipulando la información de tal forma que ésta quede agrupada en filas y columnas por un lado; los criterios de agrupación y ordenación son otro aspecto que debes de considerar en su empleo y, finalmente, la forma en que presentas la información en la tabla te permitirá tener una representación gráfica rápida y sencilla de interpretar.
Crear una tabla dinámica
Para crear una tabla dinámica debes de seleccionar los datos que utilizarás para este propósito.
Una vez hecho lo anterior, para insertar la tabla dinámica, debes ir a la ficha Insertar > grupo Tablas > Tabla dinámica:
Al dar clic en la opción tabla dinámica se despliega el cuadro de diálogo llamado crear tabla dinámica, aquí podrás seleccionar la fuente de tus datos y la ubicación de la tabla que vas a crear. Excel, de forma predeterminada, te sugiere utilizar como fuente de datos una tabla o un rango.
Es importante que consideres que, si no has seleccionado ningún rango de datos, Excel tomará como datos válidos aquellos que se encuentran alrededor de la celda y hará la sugerencia de un rango de forma predeterminada. En caso de no encontrar datos alrededor, entonces Excel considera que el origen de los datos es una fuente externa.
Ejemplo:
Considera la siguiente información que corresponde a las lecturas históricas, por parte de la CFE, de un domicilio entre los años 2018 y 2019. Lo primero que obtendrás será la creación inicial de la tabla dinámica.
Análisis y extracción de datos
Continuando con el ejemplo anterior y para entender cómo se agregan los campos a la tabla dinámica observa que tú defines cómo quieres acomodar cada campo para representar tu informe.
Observa que ahora se muestra el promedio de todos los períodos del consumo de electricidad.
Haz clic en Aceptar.
Haz clic en Aceptar para que el cambio se realice y observa el resultado en la siguiente imagen:
El resultado que obtienes es el “Costo total a pagar” por el servicio de electricidad para cada período y al final, el total de todos los períodos.
Esta es una forma en la que puedes ir modificando tu tabla dinámica e ir dando un diseño más personalizado de acuerdo a tus requerimientos. También es posible cambiar los nombres de los encabezados de columna si así lo deseas. Para hacerlo, debes ir a la opción Configuración de campo de la ficha Análisis de tabla dinámica y en el campo Nombre personalizado cambiar el nombre, en este caso, modifica el nombre Suma de cantidad + IVA por Cantidad a pagar c/IVA y verifica que el formato para las cantidades sea de tipo Moneda con 2 posiciones decimales. Observa los cambios realizados en la siguiente imagen:
En el empleo de las tablas dinámicas también puedes utilizar una herramienta llamada Segmentación de datos que se encuentra en la ficha Análisis de tabla dinámica:
Esta opción te permite filtrar la información de una manera interactiva. Cuando haces clic en esta opción, se abre un cuadro de diálogo con los campos que pueden utilizarse para realizar la segmentación en el campo deseado, en la siguiente imagen la segmentación la realizas por Período:
Al dar clic en Aceptar sólo te aparecerá un panel, si seleccionas dos campos visualizarás dos paneles y así sucesivamente.
En este panel visualizas uno o varios segmentos de la información contenida en la tabla dinámica y debes dar clic en el valor que deseas mostrar. Observa la siguiente imagen:
Considera que, si deseas mostrar más de un valor, debes oprimir la combinación Ctrl + clic izquierdo del ratón para marcar los valores no contiguos o bien presionar la tecla MAYUS + clic izquierdo de mouse para cada uno de los valores que delimiten el rango a mostrar, esto es, el primer y último valor que deseas seleccionar.
Crear gráfico dinámico
Un gráfico dinámico es la representación de la información contenida en la tabla dinámica de una forma visual. Excel contiene esta herramienta dentro de la ficha Análisis de tabla dinámica.
Al hacer clic sobre el botón Gráfico dinámico, se despliega el cuadro de diálogo Insertar gráfico el cual te presenta los distintos tipos de gráficos disponibles en Excel, y en el cual debes elegir el que necesitas para mostrar la información. Continuando con el ejemplo anterior, selecciona el gráfico de tipo Columnas agrupadas:
Observa que en el gráfico elegido aparece un botón para cada uno de los campos incluidos, por lo que, si haces clic en cada uno de ellos, podrás aplicar filtros y ordenar los valores que desees. También considera que al tratarse de un objeto incluido en tu hoja de Excel se incluye una ficha llamada Formato, en la que podrás darle otro aspecto a tu gráfico en forma, relleno, contorno y efectos.
Por otro lado, la ficha Diseño te permitirá cambiar colores, estilos, diseño, cambiar datos, mover el gráfico, entre otras herramientas disponibles para el gráfico elegido.
Para entender lo anterior, con el gráfico seleccionado realiza los siguientes cambios:
El resultado que obtienes es el siguiente:
Como conclusión, las tablas dinámicas te permiten interacturar de una forma eficiente con la información contenida en las celdas, a su vez, te ayudan a interpretar y analizar mejor la información así como tener una representación gráfica completa y de fácil diseño.
Las anteriores pantallas se obtuvieron directamente del software, para fines educativos.
Asegúrate de:
Revisa la sección de recursos, en donde encontrarás contenido multimedia que te ayudará a reforzar tu aprendizaje.