Conforme vas trabajando más con Excel, se te puede presentar el caso en el que tengas mucha información con una estructura en la que puedes segmentar para tener subtotales por un bloque de datos (por ejemplo, regiones, grupos o familias de un producto, periodos de tiempo, etc.), por lo que los esquemas te sirven para hacer segmentos de bloques de información según tus necesidades.
¿Qué es un esquema?
Un esquema en relación con una hoja de cálculo de Excel es una agrupación de datos, la cual puedes contraer o expandir para una mejor visualización de la información, que sigue ahí (no se ha borrado) en el caso de que sea cuando se contraen los datos.
Consta de tres opciones:
Acceso a la opción de Esquema
En el menú principal seleccionar Datos y a la derecha está Esquema.
Al oprimir el ícono de Esquema se pueden ver las siguientes opciones:
Generar subtotales por bloques de registros
Teniendo la siguiente información vamos a ver el tema de subtotal, observa que la tabla tiene información:
Se desea determinar los totales (de cada columna de los enseres domésticos) por estado y el gran total utilizando Esquema.
Si lo hiciéramos de manera manual, insertarías primero un renglón al término de cada estado, luego hacer las sumatorias, todo esto generando un proceso algo laborioso.
Para realizar un esquema, realizaremos los siguientes pasos:
En la siguiente imagen podrás observar que al oprimir el símbolo (-), la tabla se contrae, ofreciendo solo una información resumida, como se muestra en la imagen con el resultado del esquema:
Resultado de esquema:
Generar un esquema (por columnas o filas)
Cuando tienes muchas columnas en una hoja de cálculo y deseas ver menos columnas sin afectar la hoja en el sentido de ocultar o borrar estas, con Esquemas lo puedes hacer.
Ver el siguiente ejemplo:
Se desea ocultar las columnas de enseres domésticos y que queden País, Estado, Municipio y Totales, primero se deben seleccionar las columnas de enseres domésticos.
Ir a Esquema y seleccionar la opción de Agrupar.
Al seleccionar Agrupar se desplegará el símbolo del esquema (-) arriba de las columnas.
Al oprimir el símbolo (-) del esquema, se mostrará la información de la siguiente manera:
Como ves, se ocultaron de una manera rápida las columnas de los enseres domésticos.
Para quitar los esquemas en la hoja de Excel, entrar a Esquema y seleccionar Desagrupar.
Así como puedes agrupar y desagrupar columnas, lo mismo puedes realizar para las filas. Si quieres agrupar filas, solamente selecciona las filas que quieres agrupar, y realiza los mismos pasos. Aparecerán los signos de (-) o (+) para desplegarlas u ocultarlas.
Así mismo, si deseas desagruparlas o eliminar el esquema, lo puedes hacer en la opción de Desagrupar.
Las anteriores pantallas se obtuvieron directamente del software, para fines educativos.
Asegúrate de:
Para reforzar el contenido de esta lección, te invitamos a revisar la sección de explicación interactiva, en donde encontrarás más detalles de las explicaciones y ejemplos guiados.