Conforme vas trabajando más con Excel, se te puede presentar el caso en el que tengas mucha información con una estructura en la que puedes segmentar para tener subtotales por un bloque de datos (por ejemplo, regiones, grupos o familias de un producto, periodos de tiempo, etc.), por lo que los esquemas te sirven para hacer segmentos de bloques de información según tus necesidades.

¿Qué es un esquema?

Un esquema en relación con una hoja de cálculo de Excel es una agrupación de datos, la cual puedes contraer o expandir para una mejor visualización de la información, que sigue ahí (no se ha borrado) en el caso de que sea cuando se contraen los datos.

Consta de tres opciones:

1. Agrupar: agrupa filas o columnas, o crea automáticamente un esquema.
   
2. Desagrupar: desagrupa un rango de celdas agrupadas anteriormente.
   
3. Subtotal: calcula rápidamente las filas de datos relacionados insertando subtotales y totales.

Acceso a la opción de Esquema

En el menú principal seleccionar Datos y a la derecha está Esquema.

Al oprimir el ícono de Esquema se pueden ver las siguientes opciones:

Generar subtotales por bloques de registros

Teniendo la siguiente información vamos a ver el tema de subtotal, observa que la tabla tiene información:

• Del país: México.
  
• De los estados: Estado de México, Jalisco y Nuevo León.
  
• Cada uno con algunos de sus municipios y los años de sus ventas.
  

Se desea determinar los totales (de cada columna de los enseres domésticos) por estado y el gran total utilizando Esquema.

Si lo hiciéramos de manera manual, insertarías primero un renglón al término de cada estado, luego hacer las sumatorias, todo esto generando un proceso algo laborioso.

Para realizar un esquema, realizaremos los siguientes pasos:

1. Primero, selecciona desde la columna de Estado hasta la columna de Estufas.

2. Haz clic en Esquema, se despliegan las tres opciones y selecciona Subtotal.
   
   

   

   
   
   
3. Aparece una ventana donde vamos a marcar las opciones de lavadoras, secadoras y estufas. En esta ventana puedes realizar el cambio para estado, municipio, etc., y usar diferentes opciones como suma, promedio, mínimos, máximos, etc. En este ejemplo usaremos el cambio para estado y la función de suma. Haz clic en Aceptar.
   
   

   

   
   
4. En la siguiente imagen se aprecia cómo queda la tabla. Si observas al término de cada estado, se tiene los totales de Lavadoras, Secadoras y Estufas. También se observa el gran total al final, y de lado izquierdo quedan las líneas de los esquemas que se crean en automático.
   
   

   

En la siguiente imagen podrás observar que al oprimir el símbolo (-), la tabla se contrae, ofreciendo solo una información resumida, como se muestra en la imagen con el resultado del esquema:

Resultado de esquema:

Generar un esquema (por columnas o filas)

Cuando tienes muchas columnas en una hoja de cálculo y deseas ver menos columnas sin afectar la hoja en el sentido de ocultar o borrar estas, con Esquemas lo puedes hacer.

Ver el siguiente ejemplo:

Se desea ocultar las columnas de enseres domésticos y que queden País, Estado, Municipio y Totales, primero se deben seleccionar las columnas de enseres domésticos.

Ir a Esquema y seleccionar la opción de Agrupar.

Al seleccionar Agrupar se desplegará el símbolo del esquema (-) arriba de las columnas.

Al oprimir el símbolo (-) del esquema, se mostrará la información de la siguiente manera:

Como ves, se ocultaron de una manera rápida las columnas de los enseres domésticos.

Para quitar los esquemas en la hoja de Excel, entrar a Esquema y seleccionar Desagrupar.

Así como puedes agrupar y desagrupar columnas, lo mismo puedes realizar para las filas. Si quieres agrupar filas, solamente selecciona las filas que quieres agrupar, y realiza los mismos pasos. Aparecerán los signos de (-) o (+) para desplegarlas u ocultarlas.

Así mismo, si deseas desagruparlas o eliminar el esquema, lo puedes hacer en la opción de Desagrupar.

Las anteriores pantallas se obtuvieron directamente del software, para fines educativos.

Asegúrate de:

• Ordenar los datos antes de empezar a construir el esquema.
• Identificar el campo por el cuál fue ordenado.
• Utilizar la función adecuada para presentar el resumen de esquema. 
• Agregar el subtotal a los campos adecuados.

Para reforzar el contenido de esta lección, te invitamos a revisar la sección de explicación interactiva, en donde encontrarás más detalles de las explicaciones y ejemplos guiados.