Hoy en día manejamos grandes bases de datos con amplia información, y el contar con gráficas que nos ayuden a ver el comportamiento de todos esos datos de una manera más fácil, será de gran ayuda para una mejor toma de decisiones. La herramienta Tableros te va a ayudar a tener mejor presentada y organizada la información que quieres mostrar, además de ser una buena forma de monitoreo de la información. Normalmente los tableros se utilizan para medir y mostrar los KPI´s de una empresa o departamento. Estos KPI´s, que vienen de las siglas en inglés Key Performance Indicator, es decir, Indicador Clave de Actuación, y en términos del manejo cotidiano, son llamados indicadores claves del desempeño.
¿Qué son los Tableros?
Un tablero o dashboard es una pantalla con gráficas que muestra información relevante de los datos que se analizan, donde la información debe de estar bien estructurada. Es una representación gráfica de las principales métricas de una empresa o negocio. Con este tablero es más fácil ver toda la información y ayuda a tomar mejores decisiones.
Cómo crear un tablero en Excel
Para crear un tablero o dashboard en Excel es necesario tener dominados algunos de los temas que has visto anteriormente, como tablas dinámicas, filtros avanzados, gráficos dinámicos, entre otros.
Antes de comenzar, debes contar con una tabla de información bien estructurada, y esa tabla la vas a convertir en una tabla dinámica para poder crear el tablero.
A continuación, veremos un ejemplo para la creación de un tablero de una distribuidora de productos para supermercados y minisúper.
Primeramente, hay que convertir los datos en una tabla dinámica.
Los campos para este ejemplo quedarían Ventas y Años. Al seleccionar Fecha de compra al campo Filas se observa la siguiente imagen. De momento Trimestres y Fecha de compra no se utilizan, por lo que se deselecciona o se arrastran uno por uno a la sección de campos.
Así debe quedar por ahora.
Ahora, crea una hoja/pestaña nueva y le asignas el nombre de Tablero de Datos y llevas esta información con Copiar. También crea otra hoja/pestaña con el nombre de Tablero de Control, para ahí llevar las gráficas y lo que deseamos mostrar. En esta pestaña diseñaremos nuestro dashboard.
A esta tabla dinámica le puedes asignar el nombre de Tabla_Ventas_Año.
Después, en la hoja Tablero de datos con los datos de esta tabla, crea una gráfica en el ícono de Gráfico dinámico, del grupo Herramientas, en la opción del Menú principal Analizar tabla dinámica.
Selecciona primero la tabla para tener acceso a esta opción antes mencionada.
De entrada, el gráfico aparece en la hoja de Tablero de Datos, pero ahí no se desea tenerla, por lo tanto, hay que copiarla y llevarla a Tablero de Control.
La gráfica debe quedar así. Para este ejemplo trabajaremos con gráfica de columna, pero puedes darle formato a tu gusto, como cambiar el color, agregar formato de moneda, cambiar el tipo de gráfico a pastel o radar, etc.
Después, en la hoja de Tablero de Datos selecciona la primera tabla creada, cópiala y pégala a su derecha pasando al menos una columna.
Haz un clic a la tabla de la derecha para observar los campos de la tabla dinámica y hacer otra tabla diferente con otros datos para mostrar. Para esta segunda tabla selecciona en Filas el campo Fecha de compra, Años en la opción de columnas y en Sumatoria de Valores selecciona el campo Suma de Ventas.
A esta tabla dinámica le puedes asignar el nombre de Tabla_Ventas_Año_Mes.
Ahora, crea un gráfico dinámico para esta tabla y una vez teniendo la gráfica, cópiala en la hoja de Tablero de control. Para este ejemplo utilizaremos la cuarta gráfica de columnas.
El Tablero de control se va viendo así:
En la pestaña Tablero de Datos selecciona de nuevo la primera tabla creada, para copiarla y pegarla debajo de esta y asignarle el nombre de Tabla_Ventas_Línea. Estos serán los campos que necesitaremos.
Queda de la siguiente manera:
Esta tabla requiere ser ordenada de mayor a menor en los totales de campo Suma de Ventas. Para esto, haz clic en el botón del filtro que está a la derecha del campo Etiquetas en la fila.
En la ventana emergente que se observa, selecciona la tercera opción (contando de arriba hacia abajo), la cual es: Más opciones de ordenación.
Selecciona descendente por el campo Suma de Ventas.
Quedando de esta manera:
Le puedes dar el formato que gustes a las celdas (número sin centavos, moneda, etc.), una opción sería así:
Esta última tabla, cópiala y llévala a la pestaña Tablero de Control e insértala en medio de las dos gráficas de esta forma.
Posteriormente, debemos ahora insertar una segmentación de datos. Para realizar este paso, selecciona en la hoja Tablero de Datos una tabla, en este caso seleccionamos la primera. Ve a la pestaña Analizar tabla dinámica > Insertar segmentación de datos.
Selecciona los campos Ciudad, Cliente, Línea y Fecha de compra, en la siguiente ventana emergente.
Haz clic en Aceptar y se observan las siguientes opciones de control. Cópialas para llevarlas a la pestaña de Tablero de control.
Ya en la hoja Tablero de control, selecciona cada uno de los Panel de control para darle formato, puedes asignarle columnas, modificar el ancho y alto, el color, entre otros.
El tablero va quedando de esta manera:
Para quitar los botones activos en las gráficas, haz clic en un botón derecho de Suma de Ventas y selecciona la opción 5 (de las que están activas), la cual es Ocultar todos los botones de campos en gráfico.
Ahora, cambia la opción de mostrar líneas de cuadrícula desde el menú Vista para una mejor presentación y agrega un título al tablero, quedando así:
Si le das color a los segmentos, quedaría de esta forma:
Ahora hay que probar tu tablero para ver su funcionamiento. Puedes empezar a jugar con los paneles de control, por ejemplo, si en Ciudad se selecciona Monterrey, observa el cambio en la gráfica de abajo a la izquierda.
Haz clic al botón de deshacer para regresar al estado original o en eliminar filtro en el panel.
Ejercicio
Realiza un tablero con los datos de la siguiente tabla: Información de una preparatoria.
Donde se pide lo siguiente:
Para realizar el tablero necesitas crear las tablas dinámicas de la siguiente manera:
Hay que ordenar de mayor a menor la tabla de top 10 para obtener los 10 mejores promedios.
Seleccionar Descendente, por Suma de Promedio.
Y, por último, agregar los paneles de control, primero seleccionar una tabla, después ir a Analizar tabla dinámica y elegir ícono Insertar segmentación de datos, como se ve en la siguiente imagen.
Y los campos a seleccionar son:
Para finalizar agregar los textos (títulos) de:
El tablero debe quedar así:
Por ejemplo, si en el panel de control de alumnos seleccionas Ángel Guerra, así se ve el tablero:
Puedes ver en la tabla del top 10, que él es el tercer registro y tiene promedio de 87.67 como se ve en la gráfica izquierda.
Para desactivar los filtros, haz clic al filtro del panel que usaste, por ejemplo, del Nombre, con esto se reestablece tablero a su estado original.
Las anteriores pantallas se obtuvieron directamente del software, para fines educativos.
Asegúrate de saber…
Para reforzar el contenido de esta lección, te invitamos a revisar la sección de explicación interactiva, en donde encontrarás más detalles de las explicaciones y ejemplos guiados.
