no los tienes activos, tienes que activarlos. Para esto hay que seguir los siguientes pasos:Actualmente trabajamos con un sinfín de archivos y varios de estos documentos debemos compartirlos con otras personas e incluso trabajar un documento al mismo tiempo entre varias personas. Por estas razones nos vemos en la necesidad de compartir nuestros archivos mediante diferentes medios electrónicos como el correo electrónico, la Web, entre otros. Excel cuenta con una herramienta que permite compartir tus libros mediante diferentes medios e incluso trabajarlos simultáneamente con otros usuarios y bajo ciertas reglas. Compartir archivos es una herramienta muy importante hoy en día en diferentes empresas y organizaciones para un manejo más rápido y eficiente de la información entre diferentes usuarios y departamentos.
¿Que son los Libros compartidos?
Los Libros compartidos en Excel permiten que varios usuarios trabajen de manera simultánea en las hojas de cálculo. Esto es, habilitar la opción de que otras personas puedan editar, modificar, grabar, etc., un archivo de Excel, el cual se puede compartir en la red LAN (red local) o en la Web (una opción puede ser por OneDrive). En la última versión de Excel (Excel 365) se incluye la posibilidad de compartir los libros con otros usuarios mediante coautoría.
¿Cómo activar el ícono para compartir archivos?
Si los siguientes íconos no los tienes activos, tienes que activarlos. Para esto hay que seguir los siguientes pasos:
2. En la sección de Comandos disponibles en, selecciona Todos los comandos.
3. Busca Comparar y combinar libros, selecciónalo y agrégalo haciendo clic al botón Agregar.
4. Busca Compartir libro (heredado), selecciónalo y agrégalo haciendo clic al botón Agregar.
5. Busca Proteger uso compartido (heredado), selecciónalo y agrégalo haciendo clic al botón Agregar.
6. Haz clic en Aceptar y deben de aparecer estos íconos en la cinta superior 
Donde 
es para compartir libro y 
para desproteger libro compartido.
Con estos íconos será más fácil manejar tus archivos compartidos con otros usuarios.
Ejemplo para compartir un libro o archivo de Excel
Esta forma de compartir un archivo es estando en una misma red LAN (Local Area NetWork o Red de área local), pudiendo ser que los equipos estén conectados por Wifi o cable a un switch o router).
Para poder compartir un libro o archivo de Excel, podemos realizarlo por medio de compartir un recurso en la computadora donde está el archivo y permisos de accesos. Esta opción no es muy común, debido a que ahora se comparten más por Office 365 o por OneDrive, los cuales veremos más adelante.
Veamos ahora un ejemplo:
Se cuenta con un archivo llamado Calendario_2021.xls, el cual se desea compartir en una red local. Primeramente, debes tener el archivo abierto.
Seleccionar el ícono de 
compartir libro.
Al seleccionar Compartir libro, se despliega la siguiente ventana, donde debes seleccionar la pestaña de Modificación y marcar con la palomita el cuadro.
Selecciona la pestaña uso avanzado y marca las casillas que se muestran a continuación, después dar clic en Aceptar.
Ahora selecciona 
Desproteger libro compartido (heredado).
Se observa la siguiente ventana emergente. Haz clic en Aceptar.
En la otra computadora se debe de tener acceso a la misma red y en la computadora donde está el archivo se debe de tener activo Compartir recursos, como se explica a continuación. Ambas computadoras deben de seleccionar lo siguiente.
En Panel de control, Centro de redes y recursos compartidos. Activar lo que se pide en la siguiente imagen.
En el explorador de Windows se selecciona la unidad y compartir recurso.
La otra computadora va a tener acceso a la computadora donde está el archivo, es importante solo darle acceso a una carpeta y en esa dejar el archivo que deseas compartir.
Ahora, en la computadora donde está el archivo a compartir, selecciona la carpeta a compartir, para este caso es la carpeta de Excel Avanzado y haz clic derecho al mouse para seleccionar la opción Propiedades.
Después, selecciona la pestaña de seguridad.
Se observa la siguiente pantalla:
En esta pantalla seleccionar Agregar para dar de alta al equipo que se va a conectar y asignar los privilegios, los cuales pueden ser: Control total, Modificar, Lectura y ejecución, mostrar el contenido de carpeta, Lectura.
Agregar el equipo y su usuario en la ventana donde dice: Escriba los nombres de objeto que desea seleccionar:
Después de todas estas configuraciones, el equipo externo ya debe de tener acceso a la carpeta compartida y al archivo.
Compartir un archivo desde Excel del Office 365
Ahora vamos a compartir un libro desde Excel 365. Ya que tengas el archivo abierto en Excel, selecciona el siguiente ícono de Share 
o Compartir 
, según el idioma que tengas configurado.
Una vez que le haces clic, aparece una ventana donde puedes seleccionar copiar la liga o enviar por correo, si seleccionas copiar liga la puedes pasar por otro medio, por ejemplo, WhatsApp. Si envías por correo puedes agregar los usuarios en la sección Para. Al otro u otros usuarios les llega el enlace o la liga y se pueden conectar si tienen el Excel con la misma versión.
En la sección “Cualquier persona que tenga el vínculo puede editar” haz clic para que puedas configurar las opciones que desees para ese archivo, a fin de tener más opciones de privilegios a los destinatarios.
Al seleccionar esa opción se observa la siguiente pantalla:
En esta ventana puedes seleccionar a qué personas les das la opción de compartir el archivo, si les das o no la opción de permitir la edición (si no les das esta opción solo van a ver el archivo y no lo pueden editar), les puedes asignar que expire el acceso al archivo con la opción de establecer fecha de expiración, o establecer contraseña para poder abrirlo y editarlo, como se observa en la siguiente imagen.
Una vez configurado, puedes seleccionar enviar la liga o el enlace por correo 
o copiar vínculo 
.
En donde al o los destinatarios les llega el enlace o la liga y se pueden conectar si tienen el Excel con la misma versión.
Esta es la pantalla para enviar el vínculo por mail.
Si le das la opción de copiar el link, se observa esta ventana y seleccionas Copiar.
Así se vería la bandeja de entrada del usuario donde recibe el mail con la liga del archivo.
La versión original del archivo es esta:
Aquí se puede ver donde el otro usuario está cambiando de color a la celda del mes de octubre, se observa un margen de color morado y un círculo del mismo color con letras GC. Esas son las siglas del usuario que está activo trabajando en el archivo.
Compartir un archivo desde Excel 365 o 2019
Si tienes un archivo, por ejemplo, este de registro de servicios, al seleccionar Compartir, el archivo se va a compartir por OneDrive.
Al seleccionar OneDrive se ve la siguiente pantalla, en la cual debes redactar el mail y tienes la opción de copiar vínculo o enviar correo.
Si observas la siguiente imagen, son las mismas opciones del bloque anterior.
Al enviar la liga o enlace a otras personas van a tener acceso al archivo.
Las anteriores pantallas se obtuvieron directamente del software, para fines educativos.
Asegúrate de:
Para reforzar el contenido de esta lección, te invitamos a revisar la sección de explicación interactiva, en donde encontrarás más detalles de las explicaciones y ejemplos guiados.
