En la actualidad se trabaja con varios archivos de Excel al mismo tiempo por lo que se tiene una herramienta para trabajar con diferentes archivos y convertirlos en hojas de cálculo de manera fácil, práctica y sencilla, a través de Power Pivot. Al manejar datos de gran volumen se facilita el trabajo integrándolos en un solo archivo. Sin embargo, Excel proporciona una solución a este desafío con sus opciones de creación, manipulación y edición de datos.
Power Pivot es un comando que nos ayuda a analizar grandes cantidades de información al usar datos para tomar mejores decisiones.
Para empezar a trabajar con él es necesario que se encuentre activo en tu hoja. Para activarlo hay que seguir los siguientes pasos.
Archivo – Opciones de Excel – Complementos – En administrar: Complementos COM – Ir.
Al dar clic en ir se abre la siguiente ventana con tres opciones. Selecciona Power Pivot – Aceptar.
Para empezar a trabajar con Power Pivot hay que tener un documento abierto.
Dar clic en administrar.
Y aparece la siguiente ventana donde abrirás los documentos a relacionar.
Se abren en Inicio – Obtener datos externos - De otros orígenes y se abre otra ventana.
Se elije el programa que dice archivos de Excel. Se presiona el botón Siguiente y se busca el archivo a abrir en botón Examinar.
Se selecciona Usar primera fila como encabezado de columna. Se presiona el botón Siguiente. Y se marca la casilla del archivo para luego presionar los botones Finalizar – Cerrar.
Estos pasos se realizan con cada archivo que se quiere agregar.
Vista diagrama. Se encuentra en la parte derecha en la sección Ver y se utiliza una vez que has cargado los archivos.
Cada tabla tiene su propio campo de texto.
Relaciones. Se utilizan para relacionar consultas más complejas de una forma fácil. En este ejemplo cada tabla proviene de documentos diferentes de una misma empresa y la idea es tratarlas como un solo documento. Con el mouse unimos el dato de Código de ciudad de la tabla Ciudades con el dato de Código de ciudad de la tabla Ingresos. Así se pueden trabajar con millones de registros de manera eficiente. No importa si los datos crecen en las hojas de cálculo. Basta con enlazarlos una vez para tener un par de minutos el análisis y el comportamiento de la información dada de la empresa.
Mostrar la información de forma dinámica. Se encuentra en el menú Inicio – Tabla dinámica – Gráfico y tabla (horizontales)
Solicita seleccionar donde se quiere mostrar la información, dando la opción de si será en una hoja nueva o una ya existente. Para posteriormente dar clic en el botón Aceptar.
La información se convierte en una especie de tablas con campos.
Se elige lo que sé desea que contenga la tabla y la gráfica. Para obtener algo como este ejemplo:
Si se selecciona para la tabla dinámica en Filas el valor de Ciudad y en Valores la opción de Suma Ingreso Total.
Se selecciona en la gráfica dinámica en Ejes la columna Ciudad y en Valores la columna Suma Ingreso Total.
Excel proporciona información relevante sobre estos temas. Presiona el botón F1 y, en el cuadro de texto, teclea las palabras clave insertar, formas, imágenes e hipervínculo.
Las anteriores pantallas se obtuvieron directamente del software, para fines educativos.
Asegúrate de:
Para reforzar el contenido de esta lección, te invitamos a revisar la sección de explicación interactiva, en donde encontrarás más detalles de las explicaciones y ejemplos guiados.
