En la actualidad los administradores de las compañías requieren contar con información oportuna para la toma de decisiones en la organización, en un ambiente cambiante donde las variables se modifican rápidamente en cuestión de meses o días. Imagínate una empresa que realiza actividades de importación de mercancía, en diciembre del 2014 los especialistas en economía del sector privado consideraban que el tipo de cambio de peso con respecto al dólar a finales del 2015 sería de 14.23, (Banco de México. 2014). Para septiembre del 2015 las estimaciones con respecto al tipo de cambio habían cambiado, los mencionados especialistas esperan que el cierre en promedio sea de 16.26 (Banco de México. 2015a) esto representa un 14.26% más de lo estimado, sin embargo, a inicio de septiembre del 2015, el tipo de cambio está cercano a los 17.00 pesos por dólar (Rojas 2015). ¿Cómo pueden los administradores incluir el movimiento de estas variables en sus estimaciones de una manera rápida y certera presentando esta información a la alta dirección? Por medio de un software a través del cual se pueden usar datos numéricos y realizar cálculos automáticos de las variables de decisión; al elaborar una hoja de trabajo que permita hacer de manera automática operaciones complejas en la empresa, se podrán obtener los resultados estimados de acuerdo a las modificaciones realizadas.
Considera el siguiente escenario en el cual una deuda que ha contraído tu empresa en enero de 2015 de 100,000 a una tipo de cambio de 13.09 representa un compromiso en pesos de 1,309,000 para ser pagada en octubre del 2015; al evaluar esa deuda en septiembre del 2015 el tipo de cambio se encuentra en 16.97 (Banco de México, 2015b) lo que representa un monto total de 1'697,000, una diferencia de 388,000 cantidad en la cual se ha incrementado tu deuda; esto afectará de manera directa la utilidad de la organización, por lo que la adopción de técnicas de simulación y manejo de escenarios se ha convertido en una actividad indispensable en el mundo de los negocios. La elaboración de una hoja de cálculo que mida diariamente el valor de la obligación contraída te dará una medición de su riesgo asociado permitiéndote una toma de decisiones asertiva. Al contar con esta información la organización podrá adaptarse al entorno cambiante para sobrevivir en primera instancia y obtener resultados superiores que el promedio de la industria como finalidad.
1.1 Elaboración de modelos financieros
De acuerdo a Anderson et al. (2011) un modelo es la representación de objetos y situaciones reales, que se pueden representar de diversas formas y su propósito es hacer inferencias acerca de una situación real al estudiar y analizar el modelo, por lo tanto el modelo financiero se puede definir como una relación lógica que se establece entre las variables de una entidad, referentes a un proceso financiero, que permitirá estimar un resultado al modificarlas, presentando los resultados que espera obtener de acuerdo a información histórica de referencia (Figura 1).
Como ya se ha señalado, el uso de las computadoras personales ha cambiado la manera de hacer el trabajo en las empresas, lo que anteriormente era una ventaja competitiva al utilizar tecnología de avanzada se ha convertido en una necesidad para mantenerse a la par de las demás organizaciones. Las innovaciones en este campo se dan a una velocidad sorprendente, las cuales van en dos sentidos, por sus características de construcción en las propiedades de los circuitos, la arquitectura del sistema, la tecnología electrónica entre otras.
El otro sería por los programas que opera, esto incluye los lenguajes, el sistema operativo y las interfaces, donde se ha pasado de almacenamientos en interiores en la Unidad Central de Proceso, a unidades extraíbles ya sea en disco o por USB a información que es guardada en un dispositivo virtual denominado iCloud donde se ofrece una gran capacidad de almacenaje de la información (Oñate, 2012).
Con estos avances, el desarrollo de las aplicaciones que pueden ejecutar las computadoras dentro de las oficinas, como son procesadores de palabras, hojas de cálculo y plantillas para presentaciones han tenido una aceptación generalizada ya que ofrecen una gran variedad de herramientas y funciones aplicables a los análisis de datos relacionados con la administración de los negocios, desde funciones matemáticas básicas hasta cálculos financieros complejos. Las principales herramientas que ofrece el software Excel para la construcción de modelos financieros son: la hoja de cálculo, la elaboración de las gráficas y la automatización de las operaciones por medio de macros (Alemán y González, 2008).
Los modelos financieros permiten efectuar un análisis de los resultados que se obtienen de acuerdo a los supuestos establecidos al momento de su elaboración, parten generalmente de datos históricos de una empresa y se elaboran de acuerdo al propósito o la las necesidades de la organización con la finalidad de resolver situaciones problemáticas. Generalmente su elaboración se enfoca a la valoración, sin embargo, también se elaboran con la finalidad de determinar ganancias en el futuro, para estimar y reducir el riesgo, la elaboración de un portafolio de inversión o los pronósticos relacionados con las variables económicas de la empresa, entre otros. Educba (s.f.) enlista algunos de los principales modelos financieros que se elaboran en las organizaciones:
- Descuento de Flujos de Fondos
- Modelo de análisis de compra
- Modelo de las suma de las partes
- Modelo de la compra apalancada
- Modelo de fusiones y adquisiciones
- Modelo de adquisiciones y fusiones
- Modelo de valoración de opciones
Los modelos financieros resultan una herramienta indispensable en estos días, por lo que su diseño, elaboración, desempeño y resultados representan una fuente de información para muchas de las áreas de la empresa.
1.2 Principales funciones para modelos financieros
Una función es una fórmula predefinida que presenta el paquete Excel, la cual realiza los cálculos determinados de acuerdo al tipo de argumentos solicitados, utilizan valores específicos en un orden particular, al estar preestablecida la instrucción, se ahorra tiempo ya que únicamente se tienen que llenar los campos establecido, por lo tanto cada función tiene una sintaxis, un orden específico que debe seguirse para obtener el resultado correcto. Para insertar una función en una celda, se escribe un signo igual (=) seleccionar una función (SUMA, es el nombre de la función que permite hacer la adicción de un rango de celdas) a continuación se introducen los argumentos de la fórmula, es decir, los datos que se usarán para hacer el cálculo (GCFAprendelibre, 2015).
Hay más de 400 funciones aplicables a Excel agrupadas por categorías entre las que se encuentran, matemáticas y trigonométricas, estadísticas, de texto, lógicas, de fecha y hora, de base de datos, de compatibilidad, funciones web, así como las financieras, adicionalmente de estas funciones estandarizadas, existe la posibilidad de que se diseñen fórmula de acuerdo a las necesidades del usuario las cuales quedan instaladas como complemento (Office, 2015).
Para el desarrollo de Modelos Financieros se utilizan las funciones financieras, que permiten hacer los cálculos rápidamente y es muy amigable para el usuario, tiene argumentos relacionados con el valor del dinero en el tiempo, tasas de interés, valores presentes y futuros. El listado completo de las funciones financieras de Excel, se muestra a continuación:
1.3 Construcción de un modelo financiero
De acuerdo a Alemán y González (2004) para la construcción de un modelo en Excel, es conveniente conocer los aspectos que se deben tomar en la presentación de los resultados:
- La persona que elabora el modelo debe tomar en cuenta las necesidades del usuario final.
- Se recomienda integrar la función en tres hojas: la de datos, la del modelo y la de los resultados.
- La manipulación de las variables independientes se debe realizar en la hoja de datos y debe permitir recalcular los resultados al modificarse las mismas.
- Los resultados deben presentarse en forma ordenada y sintetizada para facilitar la toma de decisiones.
- Con la finalidad de que el modelo sea útil el usuario debe poder manipular las variables de entrada con la finalidad de realizar simulaciones y analizar diversos escenarios.
El modelo se divide en tres partes:
- Hoja de datos.
Se deben anotar los datos de entrada o variables independientes que se utilizarán. Para construir un modelo que genere un Estado de Resultados Proforma, se deben considerar tanto las variables de ingreso como las de gasto, con la finalidad de determinar las utilidades o pérdidas que se presentarían en el escenario establecido (Figura 2).
En esta hoja se utilizarán tres columnas
- La columna A se utilizará para presentar la lista de variables a considerar.
- En la columna B se captura el valor de la variable.
- En la columna C la unidad de medida en la que se debe expresar el valor de cada variable.
Figura 2 Formato de captura para un Estado de Resultados Proforma
Fuente: Elaboración propia
Se recomienda proteger las celdas A y C para que el usuario final no pueda modificarlas, con la finalidad de mantener un funcionamiento adecuado del modelo.
- Hoja de modelo
Aquí se establecen las relaciones lógico-matemáticas de las variables independientes contenidas en la hoja de datos, se toman los valores dados, las procesa de acuerdo a las fórmulas que permiten resolver el escenario establecido y presenta los resultados obtenidos. Para que los resultados del modelo sean calculados nuevamente, la modificación de una variable debe efectuarse directamente en la hoja de datos, la cual afectara automáticamente la de modelos así como en la de resultados. El formato para el Estado de Resultados Proforma debe elaborarse de acuerdo a la normatividad establecida por la profesión contable (Figura 3).
En este modelo para determinar el ingreso esperado por las ventas en el periodo a estimarse, se multiplicarían las ventas estimadas en unidades (Hoja de modelo3B) por el Precio unitario de ventas (Hoja de modelo4B).
Figura 3. Estado de Resultados Proforma
Fuente: Elaboración propia
- Hoja de resultados
En esta hoja se anotan a manera de resumen los resultados que arroja el modelo, en ella se presentan los datos de las variables dependientes obtenidos en la hoja de modelo mostrándose las modificaciones efectuadas en el nuevo escenario. Los datos obtenidos deben mostrar la información concreta y útil para la toma de decisiones, los resultados arrojados en esta hoja son los mismos que se determinan en la hoja de modelo, por lo tanto al cambiarse los datos en la hoja de datos, el modelo volverá a calcular la celda de ventas y se obtendrán los resultados de acuerdo al escenario señalado (Figura 4)
Figura 4
Estado de Resultados Proforma
Fuente: Elaboración propia
Este modelo permite simular los cambios que se tendrían en las variables dependientes, a una modificación en las variables independientes, en el caso arriba señalado una modificación en las unidades estimadas de ventas, en el precio por unidad o en ambas, arrojaría las ventas totales estimadas de acuerdo al nuevo escenario
