Realiza la siguiente práctica:

1. Tema Definición de presupuesto 4.1 Cotizaciones y presupuesto al cliente
   Práctica al final de la explicación del tema.

Realiza la siguiente práctica:

1. Investiga algún caso donde haya sucedido algún percance relacionado a la organización de eventos.
2. Redacta el ejemplo que elegiste.
3. Responde en relación al ejemplo:
• ¿Cuál sería tu plan B?
• ¿Quién puede ayudarte en esa situación?
• ¿De qué manera puedes prevenir lo que sucedió?
• ¿Cómo puedes ir un paso adelante?

Realiza la siguiente práctica:

1. Elabora una reflexión respondiendo lo siguiente:
• ¿Cuáles son los métodos de evaluación de un evento?
• ¿Cuáles son los retos de mayor relevancia a los que se enfrenta el organizador de eventos en el desmontaje?
• ¿Cuáles son los criterios para la evaluación de los proveedores?

Realiza la siguiente práctica:

1. Identifica tres anuncios pagados de algún producto que aparezcan en algún medio de comunicación.
2. Desarrolla una táctica de relaciones públicas o publicity para los productos de los anuncios pagados que observaste.
3. Responde lo siguiente:
• ¿Qué funciona mejor?
• ¿Cómo se puede hacer para crear una buena historia que no cueste?

Realiza la siguiente práctica:

1. Investiga en tu área de trabajo si existe un cuerpo de seguridad.
2. Integra una reflexión respondiendo las preguntas:
• ¿A quién protege?, ¿cómo se identifican?, ¿ha existido alguna eventualidad?
• ¿Por qué es importante la seguridad en los actos oficiales?
• ¿Quién se encarga de la protección y seguridad de los jefes de Estado?
• ¿Por qué existe tanta planeación en la seguridad?

Instrucciones:

A lo largo de la evidencia tendrás que fungir como organizador de un evento de cualquier tipo, ya sea social, cultural, comercial u otro.

Etapa 1

• Desarrolla una breve descripción del tipo de evento a organizar y necesidades del cliente.
• Descripción del diseño conceptual.
• Definición del presupuesto asignado para el evento.
• Propuesta de cotización para el cliente.
• Cronograma de actividades.
• Descripción de las operaciones que hiciste para la solicitud de cotizaciones a proveedores para los servicios requeridos y la elección.
• Descripción de los segmentos de mercado que atenderás en el evento.

Etapa 2

• Descripción de lugar elegido para el evento, así como la justificación de la elección (incluir evidencia en fotografías).
• Descripción del menú elegido y su justificación de la elección.
• Descripción del mobiliario a usar.
• Descripción del tipo de montaje y la justificación de la elección (incluir plano del lugar elegido).
• Justificación sobre el uso de los colores en el evento (opcional).
• Descripción del tipo de ambientación para el evento (música, iluminación, decoración y otros elementos).

Etapa 3

Deberás completar una carpeta con la información tanto de la primera y segunda, además de desarrollar lo siguiente:

• Programa del evento y descripción de cada fase.
• Fases que llevarán a cabo el día del evento en cuanto a la supervisión de los servicios contratados (incluir evidencias de cada fase con fotografías).
• Fases que llevarán a cabo en la supervisión del desmontaje de los servicios contratados.
• Describir las acciones que ejecutarás para cubrir el pago a proveedores y concluir el contrato de servicios.
• Resumen de los resultados del evento, enlistando qué tipo de contratiempos resultaron y cómo se resolvieron.
• Comentarios por parte del cliente sobre el evento.
• Conclusión de cómo fue su experiencia en organizar un evento con herramientas teóricas y prácticas.

Entregables:

Documento electrónico que incluya el plan de trabajo acorde a las necesidades del cliente, los detalles del evento, descripción de las fases y acciones a ejecutar y la evaluación de los resultados.

Rúbrica

La rúbrica se encuentra aquí.

Instrucciones

Parte 1

1. Investiga una organización de la que puedas tener fácil acceso a la información (normalmente, las organizaciones públicas o que cotizan en la bolsa tienen información disponible al público).
2. Realiza una ficha técnica de la organización donde detalles lo siguiente: nombre, años de existencia, a qué se dedica (productos, servicios, otro), misión, visión, objetivos, principales clientes, principales competidores, situación con respecto al gobierno (favorable o no), número de plantas o locaciones, número de empleados, ventas anuales (pueden ser aproximadas) y cualquier otro dato que consideres importante.
3. Analiza la imagen corporativa que tiene la organización. Investiga la información que ellos comunican en su página Web, redes sociales, comunicados, sala de prensa (si tiene), revistas internas (si las hay) y otros medios.
4. Analiza la reputación que tiene la organización en información externa. Revisa los medios externos y los comentarios en sus redes sociales para analizar el clima y el tono con el que se habla de la organización. Identifica si tiene crisis recientes.
5. Realiza un análisis FODA de la organización con la información que recabaste.
6. Basándote en tus análisis de la información de la empresa, desarrolla una campaña de relaciones públicas. Define el objetivo, la estrategia y las tácticas que utilizarás (mensajes clave, boletines, conferencias de prensa, revistas mensuales, eventos, otro). Diseña una manera de medir la efectividad de la campaña. Si identificaste que la organización atraviesa por una crisis reciente, puedes enfocar tu campaña en la mejoría o conversión positiva de la reputación de la organización.
7. Desarrolla un manual de respuesta a las crisis que se puedan presentar en la organización. Identifica los actores principales y los miembros obligados del comité de crisis.
8. Realiza un video donde tú seas el vocero y establece el mensaje clave que debe de dar la compañía.
9. Realiza un entrenamiento a voceros. Establece qué debe de decir (mensajes clave de la campaña) y realiza una grabación al vocero.

Nota: en este caso, como la evidencia es individual, tendrás que ser tú mismo el asesor y el vocero. Te grabarás a ti mismo en los dos aspectos.

Parte 2

Desarrolla un plan de protocolo completo para un evento que podría llevarse a cabo en México. Aunque este plan no se implementará realmente, te servirá para tener una mayor visión de todo el protocolo que lleva un evento oficial, cómo se relacionan diferentes áreas entre sí y cómo es posible asegurar que sea un éxito.

Recuerda que la evidencia se basará en la hipótesis de la premisa de que México será anfitrión del evento.

1. Investiga en cuáles eventos internacionales México participa o sobre los comités donde es miembro (por ejemplo, APEC, G20, Foro Económico Mundial, entre otras).
2. Escoge uno de estos e investiga a profundidad todo lo que puedas en torno a dicho evento, pon especial énfasis en la agenda del mismo; te será de utilidad consultar la agenda de eventos pasados para este avance de evidencia.
3. Ahora supón que México será el anfitrión de dicho evento.
4. Busca qué dependencias gubernamentales tienen participación en el evento y en qué grado influyen o tienen actividades (presidencia, SRE, Secretaría de Economía, etc.).
5. Con base en la agenda del evento ya establecida por la organización, formula cuál es el objetivo de tu evento y tu agenda.
6. Determina la sede (de antemano sabemos que es México, pero en qué ciudad y en qué lugar se llevaría a cabo) y enlista las actividades que se realizarán: invitaciones, acreditaciones, registro, seguridad, cenas de bienvenida, gala o clausura, sesiones de trabajo, cocteles de networking, reuniones bilaterales, entre otras posibilidades.
7.  Establece al menos cinco actividades que se llevarán a cabo en el evento, para cada actividad, establece un instructivo de protocolo.
8. Por ejemplo, las invitaciones: establecer la lista de invitados (o países y puestos invitados), crear el save the date o preinvitación, cuál sería la redacción de la invitación, a quién va dirigida y cómo se realizaría el envío de la misma, etcétera.
9. Elabora un checklist de actividades y de autoevaluación, en donde revises los objetivos y si se cumplieron o no las actividades, integra conclusiones.

Entregables:

Documento electrónico que incluya la ficha técnica sobre el análisis de la situación de una organización, su análisis de imagen corporativa, campaña de relaciones públicas y manejo de crisis. Entrega de un video como vocero de la compañía y un entrenamiento para voceros, además un documento electrónico que incluya los antecedentes del evento, la indagación de los eventos internacionales en los que ha participado México, los instructivos de protocolo y checklist de actividades y autoevaluación.

Rúbrica

La rúbrica se encuentra aquí.