10.1 Música
La ambientación y la decoración para un evento no significan lo mismo. La ambientación y la decoración podrían utilizarse como términos similares, pero hay diferencias (Jijena, 2010). No se trata sólo del espacio disponible de un salón, también puede ser el espacio abierto que existe alrededor de un evento al aire libre. En cualquier caso, lo importante es ver que con los elementos adecuados se puede crear un estilo, un motivo que caracterice a la reunión, la distinga o la haga única. Pero la ambientación no se trata solamente de una distinción decorativa, también puede ser la parte vital del funcionamiento del evento o lo que propicia la participación de los invitados o anfitriones.
La decoración se refiere a los arreglos y componentes que se utilizan para adornar un espacio determinado, pero su condición es más estática, por eso podría decirse que de la ambientación dependerá la decoración. Con los elementos de decoración se puede armar un escenario, pero detrás debe existir un concepto total integrador, que será lo que aporta la ambientación. Piensa que puede hacerse una gran escenografía con la decoración, pero sin la música o la iluminación adecuada, no se logrará la ambientación perfecta.
Por ejemplo, una casa antigua puede ser un lugar original para el lanzamiento de un diseñador de modas alternativo, creando una pasarela acorde con sus diseños en una noche de Halloween. En este caso, los elementos decorativos podrían ser calabazas talladas, cempaxúchitl, jarrones, retratos antiguos, espejos, fuegos artificiales, esculturas, sarcófagos, máscaras, etcétera. Sin embargo, lo que enfatizará la ambientación será la música y la iluminación adecuada. Estos elementos serán los que realmente propicien la atmosfera buscada o requerida para el tipo de evento que se ha organizado.
En general, los elementos decorativos terminan reforzando la ambientación, cada uno con su toque. Pero será la ambientación la que aportará la temática, la idea central que luego se reflejará en la decoración. Hay que tener en cuenta el presupuesto con el que se cuenta y será la creatividad la demostración del talento que se tenga para diseñar y organizar eventos. En este orden de ideas, procura que sus ambientaciones se caractericen por ser innovadoras, distinguidas o divertidas y que verdaderamente reflejen la personalidad del cliente, con la meta de que los participantes y los invitados recuerden con agrado el evento.
Al ambientar se debe cuidar el más mínimo detalle, con el único propósito de convertir cada evento en una experiencia sensorial única.
La música es el medio que tiene el ser humano para expresarse y representar a través de ella, diferentes emociones, sentimientos, sensaciones, ideas y pensamientos. La música es de vital importancia por su valor estético y también como vehículo para que el ser humano se comunique con otros. Además, permite desarrollar un dialogo o reflexión interior. De ahí que la música en los eventos sea un factor definitivo para engrandecer o arruinar una celebración.
Al momento de seleccionar el repertorio para el evento, confía en tu instinto. No olvides que a quien debes complacer es a tu cliente.
Vigila que las bocinas, si hay necesidad de instalarlas, estén bien distribuidas y orientadas para que todos disfruten del sonido.
También es conveniente verificar el funcionamiento de los micrófonos, en especial si son inalámbricos para evitar interferencias o que no tengan suficiente alcance.
Recuerda que el audio suele pasar desapercibido en un evento y sólo se critica cuando hay fallas.
10.2 Iluminación y otros elementos
Otra de las mayores preocupaciones a la hora de organizar un evento es ver cómo lucirá todo ya integrado, en conjunto. La ambientación es el pilar fundamental que dictará el estilo de la decoración de lo que se esté celebrando. Los colores que se han elegido narrarán una idea y provocarán una sensación, pero nada de esto ocurrirá si la iluminación no es la adecuada, ya que la luz tiene su propio carácter protagónico y puede actuar a favor. La luz incorrecta puede hacer que los protagonistas e invitados parezcan enfermos o inadecuados con respecto al evento. La iluminación tiene su propio lenguaje (Hostelería y Turismo, 2008).
Colocar muchas lámparas no es sinónimo de buena iluminación, al momento de iluminar se debe tener en cuenta tanto el alumbramiento como el deslumbramiento, lo ideal es buscar el equilibrio y la armonía lumínica. La poca luz o la luz excesiva puede provocar cansancio físico, dolor de cabeza, sofocación, ansiedad. Por ello es importante colocar la luz adecuada en cada ambiente, es ahí donde los organizadores del evento se convierten, o se apoyan, en arquitectos, decoradores e iluminadores, para que se aproveche la luz del día o se coloque la iluminación pertinente para ahorrar energía y crear un efecto mágico en el espacio que tenemos asignado. En esta ciencia de la iluminación el contraste es fundamental, también son muy importantes las sombras, ya que permiten crear o recrear ambientes sorprendentes y únicos.
La creación de una visión para propiciar estados anímicos a través de colores, texturas, telas, materiales, mobiliario, elementos decorativos, musicalización e iluminación, es la materia prima con la que un buen organizador de eventos trabajará para hacer de una propuesta común una experiencia espectacular. El objetivo se debe centrar en la habilidad de transformar espacios ordinarios en ambientes fuera de lo común. Parte del éxito se basa en la creación de experiencias memorables a partir de cumplir las fantasías de los clientes. Cada evento debe tener un ambiente único.
En la ambientación de cualquier tipo de evento los resultados se observan en el trabajo realizado por la creación de atmósferas exclusivas, con un toque acogedor y la máxima comodidad para los protagonistas y todos los invitados. Recuerda que tu propuesta debe ser innovadora en todos los sentidos.
