3.1 Elementos básicos de la organización de eventos
Como viste anteriormente, los eventos se pueden tipificar de diversas formas. Sin embargo, cualquiera que sea su motivación y destino, en general, serán actividades sociales en las que habrá protagonistas e invitados o espectadores y sobre todo, un gran trabajo de organización en la ejecución del mismo. Desafortunadamente no existen guías confiables o académicas universales que orienten y lleven de la mano para desarrollar el proceso de la realización de un evento. Sin embargo, la mayoría de los expertos (Nodal, 2001) coinciden en que las etapas básicas para la organización de los mismos, son el diseño conceptual, la planeación, la organización y la producción del evento.
Si observas un poco y reflexionas sobre estas etapas generales de los eventos, descubrirás que no se alejan del proceso administrativo tradicional, ¿lo recuerdas? En él se manejan conceptos como la planeación, la organización, la integración, la dirección y el control de las actividades (Reyes, 2010). Esta coincidencia más que un desencanto debe verse como una reafirmación de que cuentas con herramientas y un cuerpo de investigación muy amplio que puedes aplicar en la organización de eventos.
Por otra parte, todas las etapas que involucran la realización de un evento, en el argot del medio, muchas veces se engloban y se conocen simplemente como planeación de eventos u organización de eventos. Pero como ya se indicó, requieren de mucho trabajo, dedicación y una gran cantidad de tareas asociadas, como por ejemplo, la elaboración del presupuesto, el armado del cronograma, la selección y reserva del espacio en el que se desarrollará el encuentro, la tramitación de permisos y autorizaciones, la supervisión de los servicios de transporte, los servicios gastronómicos, la implementación de recursos técnicos como iluminación y sonido, la coordinación logística integral, la invitación de asistentes, ponentes si es el caso y muchas otras tareas que pueden surgir o cambiar dependiendo del tipo de evento que se esté organizando.
Todo esto puede englobarse a través de un programa del evento, éste queda conformado por varios pasos que se enlistan enseguida, pero que se definirán a lo largo del curso.
- Agenda del programa, fecha lugar y hora de cada actividad, con persona responsable. Aquí se incluyen los cronogramas.
- Presupuesto general del evento
- Directorio de contactos
- Layouts, renders, planos y fotografías
- Cotizaciones y contratos de los proveedores
- Manifiestos de llegadas y salidas
- Información adicional (menús, alergias, listado de invitados o asignación de lugares)
Cabe destacar que muchos profesionales que ejercen esta actividad laboral prefieren visualizar las etapas del proceso de realización de un evento mediante algo mucho más práctico y funcional, quizá por la falta de formación académica o porque les es más manejable en la realidad. En la industria usualmente los organizadores dividen el proceso del evento en tres partes:
Antes
Acciones, tareas de preparación e información necesaria para determinar el mejor tipo de evento.
Durante
Acciones, tareas de desarrollo, ejecución, dirección y control en el evento.
Después del evento
Acciones, tareas de cierre, resultados del evento realizado y evaluación final.
Es muy importante que el organizador se formule previamente nueve preguntas básicas para forjar cimientos fuertes y exitosos para el evento en cuestión:
- ¿Por qué? (razones y objetivos)
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- ¿Cuál? (tipo de evento)
- ¿Qué? (nombre, temas y programa)
- ¿Quiénes? (organizador o comité organizador y asistentes)
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- ¿Cómo? (logística)
- ¿Dónde? (lugar sede o sedes)
- ¿Cuánto? (presupuesto, tiempo, actividades)
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- ¿Cuándo? (momento ideal, mañana, noche, fecha específica, temporada, época del año)
- ¿Para qué? (visión y propósitos)
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La gestión cuidadosa y eficaz de las tres fases (antes, durante y después), así como las respuestas óptimas y precisas a las nueve preguntas antes mencionadas, ofrecen un soporte de confianza y seguridad para lograr un evento exitoso. Esto no significa que, no surgirán circunstancias particulares o situaciones imprevistas que se presentarán en cualquiera de los tres tiempos de la logística general del evento. Es por ello que tu planeación deberá en la medida de lo posible, apegarse a tres principios básicos para estar en posibilidad de obtener los mejores resultados y la satisfacción del cliente o del solicitante de tu apoyo.
¿Cuáles son estos tres principios?
| Principio de precisión |
La planeación debe ser clara, detallada, estar descrita en acciones concretas, alcanzables y medibles. |
| Principio de flexibilidad |
La planeación debe contar con la cualidad de ser flexible en función de adaptarse a los cambios e imprevistos que no estén contemplados.
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| Principio de unidad |
Debes diseñar una planeación para cada acción, pero no olvides mantener una coherencia entre ellas. Procura mantener una visión sobre los aspectos específicos y sobre los aspectos globales, pero no olvides cómo se relacionan estas visiones. |
Por último, hay que remarcar que nada de lo anterior tendrá sentido si no existe un punto de partida adecuado; el desarrollo del evento será complicado si al principio no creas o eliges el diseño conceptual, es decir la definición creativa, artística o temática, óptima para la imagen del evento que estará en función de las necesidades del cliente, de la persona protagonista en el evento, de los invitados o bien del conjunto. Por ello, aunque el diseño conceptual es único, la imagen del evento que se emite no siempre es única u homogénea, pues resulta de la percepción que realiza cada persona en relación al mismo.
No obstante, todo organizador deberá aspirar a que el destinatario lo entienda a la perfección y lo disfrute, y que cada participante alcance y conserve en su memoria la imagen conceptual que se diseñó para el evento, misma que deberá ser positiva y duradera (Rivero, 2005). Si te apropias de estos criterios, es muy probable que el resultado sea positivo tanto para el evento que organizas como para otros posteriores, pues es posible que se generen recomendaciones o peticiones formales para que organices otros eventos.
Ahora bien, la planeación podría concebirse como el desarrollo de un proceso de toma de decisiones anticipadas y coordinadas entre sí, con la el propósito de alcanzar un objetivo predeterminado.
Este proceso tan importante responde a la formulación de qué hacer, cómo hacerlo, cuándo hacerlo, quién debe hacerlo, qué medios utilizar para hacerlo y un largo etcétera. Toda la previsión general del evento, para concretarse, debe primero poderse visualizar y que mejor manera de hacerlo que utilizando un cronograma en el que se programarán y calendarizarán las actividades necesarias para la realización del evento.
En un cronograma (versión primaria del diagrama de flujos o Gantt), se ordenan todas las actividades planificadas en coordenadas de acción-tiempo, en donde la coordenada vertical representa las actividades y los responsables de ellas y la coordenada horizontal representa el tiempo (horas, días, semanas, meses, años). Fundamentalmente, esto te permitirá realizar una valoración del tiempo que se empleará para cada actividad propuesta; además de organizar el tiempo libre y añadir un margen de seguridad. Por ello, es importante revisar sistemáticamente el avance del plan y los cronogramas, para saber lo que se ha hecho y lo que falta por hacer. De estas revisiones depende tu éxito.
Para conocer un ejemplo básico de cronograma, haz clic aquí.
En la actualidad, existen diferentes instrumentos digitales, como Microsoft Project, que también permiten llevar a cabo una planeación y distribución adecuada de las actividades de un proyecto. Para la organización de eventos puedes utilizar también algunas de las siguientes herramientas tecnológicas gratuitas.
