8.1 Permisos y seguros
Para que un negocio opere en la formalidad hay trámites que se deben cumplir por ley. En México existen tres niveles de gobierno y en cada uno de ellos puede haber algún trámite que una empresa que inicia debe efectuar.
En el Gobierno federal, lo primero a realizar es inscribirse en el Registro Federal de Contribuyentes (RFC), en el régimen que más convenga según las actividades que vaya a realizar la empresa.
En el Gobierno estatal, usualmente se debe dar un aviso de funcionamiento en el Registro Estatal de Causantes (REC).
En el Gobierno municipal, existe una serie de licencias y permisos que debe tener cada negocio. Lo más común es que se soliciten requerimientos de seguridad.
Las empresas organizadoras de eventos, además de cubrir estos requerimientos, deben considerar seriamente disponer de un seguro de Responsabilidad Civil para Actividades de Elaboración y Suministro de Comidas Preparadas y Servicios de Catering. Lo que se busca con este tipo de seguros es asegurar adecuadamente los riesgos de los servicios que se prestan (Buendía, 2002). En ocasiones este seguro puede ser opcional, pero carecer de él pone en duda el profesionalismo de la empresa. Además se trasladan al cliente todos los riesgos del servicio, considera que es por la seguridad propia y la de los clientes.
Los restaurantes, fondas, empresas de catering y todo lugar que venda comida, deben solicitar una licencia de salubridad. Piensa que a los clientes les dará la certeza de que se preparan los alimentos de una manera higiénica y segura.
Por otra parte, en muchas entidades existe la exigencia de Protección Civil de que los salones de diversión cuenten con su plan de contingencia, salidas de emergencia, y a la vez la póliza que avale un seguro de cobertura amplia o de responsabilidad civil. Por lo que se ha obligado a los propietarios de estos centros a realizar la contratación de pólizas de seguros y fianzas regionales. La suma asegurada que se recomienda en el caso de los salones, puede ser de aproximadamente un millón y medio de pesos, con el pago de tres mil pesos anuales o más, según la empresa aseguradora, con el propósito de atender cualquier daño contra terceros.
Actualmente, la contratación de este tipo de pólizas va en aumento por parte de los salones que se rentan por espacio determinado para la celebración de alguna actividad familiar o empresarial. Así, en caso de que se llegara a registrar alguna contingencia, el propietario o la organización propietaria del negocio trasladarán el riesgo a una compañía aseguradora para cubrir los gastos necesarios, referentes por accidentes, fallecimiento, incendio o intoxicación por alimentos mal preparados, etcétera. Cuando se ofrece la cobertura de incendio para los negocios, adicionalmente, se puede cubrir también a los vecinos del sector, viviendas, vehículos o a un negocio anexo.
En general, las empresas organizadoras de eventos deben cubrir los siguientes requisitos legales:
| Registro sanitario de catering |
Es una concesión y un permiso que otorga el Estado y que asegura que la empresa cumple con una normatividad sanitaria en beneficio de los clientes. Tiene que ser específico de catering, no es válido un registro sanitario perteneciente a otra actividad.
El cliente debe exigirlo siempre. La contratación de servicios, con empresas que no dispongan de registro sanitario, supone para el cliente asumir bajo su cuenta y responsabilidad los daños y perjuicios para la salud de las personas que pudieran derivarse de dicha contratación. |
| Licencia municipal para actividad clasificada |
La licencia municipal es la autorización que deben tener todas las empresas de catering para poder desarrollar legalmente su actividad en el municipio en el que están instaladas.
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| Licencia fiscal para actividades de catering y otros servicios de alimentación |
Esta licencia acredita que la empresa de catering desarrolla su actividad dentro de la economía legal. |
Lo usual es que si la empresa dispone de registro sanitario disponga también de las licencias Municipal y Fiscal. Sin embargo, es conveniente pedir a la empresa que acredite su documentación, sobre todo si los servicios a contratar son relevantes o costosos. Siempre es mejor tratar con empresas bien constituidas que puedan responder por algún reclamo.
Recuerde que existen en el mercado, empresas no profesionales que ofrecen servicios de catering sin disponer de los requisitos legales, la experiencia ni los medios necesarios para prestarlos. Estas empresas, al igual que muchas de nuestro sector, suelen estar vinculadas a sectores afines como la restauración convencional o la hotelería, y puede ser fácil atraernos por un anuncio publicitario llamativo.
Un logotipo bonito no es sinónimo de formalidad y profesionalismo. Así que, es deber de los usuarios evaluar a las empresas con las que ejecutan o pretenden celebrar contratos y buscar la solidez, experiencia y legalidad de estas organizaciones para asegurar la calidad, el respaldo del servicio y el buen aprovechamiento de su inversión en tiempo y dinero. Todo ello se refleja indiscutiblemente cuando el proveedor del servicio sí cumple con los permisos, licencias y seguros correspondientes.
8.2 Contratos de servicios
La contratación supone establecer una relación formal comercial entre el organizador del evento o la empresa de catering y el cliente. Es un acuerdo legal para la realización de uno o varios servicios. El contrato, debe ser por escrito, es básico para el buen fin del acuerdo entre empresa y cliente y no debe obviarse en ningún caso (Añó, 2003). El contrato tiene que recoger todos los pormenores del acuerdo que puedan estar sujetos a controversia o discusión, incluyendo aspectos aparentemente menores como la decoración, el color de los manteles, el tipo de flores, la duración del servicio, accesorios, música, iluminación,entre otros tantos elementos importantes.
Si se utiliza un contrato tipo, es decir, un formato prediseñado, suministrado por la empresa en el que no estén debidamente reflejados todos los aspectos de la contratación que deban figurar, podrán especificarse en un documento aparte. Este addendum se incluirá en el contrato, haciendo referencia específica a que dicho documento es parte del mismo.
El contrato, debe ser un documento equilibrado que recoja y defienda los intereses de ambas partes.
Toma en cuenta que es muy común que la necesidad o demanda de los servicios de catering y banquetes para eventos, vaya en aumento. También es usual que muchas de estas nuevas empresas fracasen por no tener un plan de negocios adecuado desde su inicio y sobre todo, no operen en la formalidad. Considera que una empresa que decide cautivar el paladar, gusto del cliente y que tiene una gran vocación de servicio y desea trascender, debe operar de la forma más profesional posible. Su imagen y prestigio se lo agradecerán.
