Explicación

9.1 Mobiliario y tipos de montaje

Cuando se organiza un evento además de considerar las jerarquías, tener en cuenta el objetivo del evento y el tipo de evento, también se requiere saber hacer la distribución de los todos elementos que se usarán, tales como sillas, mesas, mantelería, servicio de comida, espectáculo, entre otros. Lo primero que debes revisar es el mobiliario, dependerá del presupuesto asignado; empieza por elegir el tipo de mesas, la colocación de la mantelería, la vajilla, la cristalería, todo debe quedar en su orden.

Montaje de mesas y sillas

En la distribución de las mesas y las sillas debemos tratar de que los comensales no les den totalmente la espalda a la mesa principal o a la atracción principal del evento. Las mesas y las sillas deberán estar colocadas simétricamente, limpias y perfectamente equilibradas sobre sus patas.

La forma de efectuar el montaje dependerá del espacio, así como del número de invitados.

Las tarjetas de mesa deberán ir colocadas sobre la servilleta, encima del plato, a la izquierda de los comensales, sobre el mantel, o de frente, apoyadas en la cristalería, pero nunca deben tocar la porcelana de los platos.

Por esa razón se debe hacer un croquis con la distribución de las mesas, facilitando de esa manera el trabajo del equipo de organización de eventos. La elección de la forma de las mesas puede influenciar en el ambiente, por eso el anfitrión debe indicar las diversas formas posibles a su gusto. A continuación se proporciona información sobre los tipos de montaje:

Haz clic en cada tipo de montaje para conocer más.

Mesa en bloque/mesa imperial

Este tipo de mesa puede utilizarse desde 12 hasta 30 personas si el salón lo permite. No puede ser muy larga pues resulta poco íntimo por la distancia tan grande que hay de una cabecera a otra. En este montaje el anfitrión se coloca en la cabecera. Se recomienda para reuniones de negocios o comidas sociales. En este montaje se sirven alimentos.

Tabla

Adecuada para 15 a 35 personas, es una forma ventajosa para el servicio, cuenta con dos opciones para sentar a los invitados de honor.

Forma en T

Es adecuada para 20 a 40 personas como máximo, se usa para sesiones con director de protocolo o también para bodas pequeñas.

Forma en U o herradura

Es adecuada para eventos de 12 a 40 personas, se utiliza sobre todo en reuniones de negocios en los que se lleva a cabo una proyección. Generalmente el anfitrión se sentará en la cabecera que es el centro de la herradura. En este tipo de montaje se pueden servir alimentos y no se interfiere ni con la proyección ni con la discusión de los asistentes.

Forma en E

Especialmente adecuada para bodas y eventos familiares de 30 a 60 personas.

Mesa en forma de peine

Ofrece muchos lugares en un espacio estrecho, sin embargo sus opciones de contacto son restringidas. Si las mesas se colocan de esta forma, resultan siempre más de tres extremos de tabla. Observa que la cantidad sea siempre impar, dado que así destaca el conjunto de mesas.

Tipo banquete

Es el montaje clásico para los eventos en los que no hay ninguna proyección. Se sugiere para mínimo 30 personas. Actualmente no sólo se realiza con mesas redondas sino también con mesas cuadradas y triangulares.

En caso de que un evento requiera pista, la capacidad del salón se reduce de un 10 a 15% aproximadamente.

Esqueleto de pescado con o sin espina dorsal

Se puede combinar con una tabla por separado para las personas principales, las cuales siempre se sientan a la cabeza.

Distribución de seminario

Según las opciones internas de la empresa, se aplica bien en la variante 1 para 8 a 18 personas, o la variante 2 para 12 a 20 personas.

Tipo auditorio

Se sugiere para un número grande de personas, es decir, de 40 en adelante y para eventos tipo conferencia. En este tipo de montaje no se pueden servir alimentos. En este montaje se incluyen presídium o pódium al frente del salón.

Tipo escuela

Este montaje es similar al de un aula de clases tradicional. Se sugiere para un número grande de personas, es decir, de 40 en adelante y para eventos tipo conferencia. En este tipo de montaje no se pueden servir alimentos. Se puede incluir presídium o pódium al frente del salón, así como botellas o jarras de aguas y vasos, libretas de notas y plumas para cada participante.
Si se quiere maximizar la capacidad del salón, se pueden montar medios tablones que son más angostos que los estándares.

Tipo ruso

Es una mesa cuadrada o rectangular grande, formada con tablones, con un espacio en el centro en el que generalmente se colocan algunas plantas no muy altas para que no impidan la visibilidad entre los extremos de la mesa.

Este tipo de montaje se utiliza sobre todo en reuniones de negocios en los que no se lleva a cabo una proyección. Se recomienda para 12 a 40 personas. Se pueden servir alimentos, puesto que el servicio es por la parte exterior de la mesa y no se interfiere con la discusión de los clientes. Generalmente el anfitrión del evento se sentará en la cabecera que está viendo hacia la puerta de acceso al salón.

Media luna

Este montaje satisface la necesidad de una reunión de negocios que tendrá proyección y servicio de alimentos, es decir, un montaje que permite sesionar y comer al mismo tiempo. Consiste en mesas redondas en las que solamente se monta la mitad de la mesa y la otra mitad queda libre. Este montaje se sugiere para más de 30 personas.
Aquí se puede incluir presídium o pódium al frente del salón, dependiendo de las necesidades del cliente.

Coctel

Este montaje generalmente es de pie, colocando algunas mesas cocteleras de apoyo para las copas de los invitados.

El espacio en montaje por persona es de 1m² considerando periqueras, por lo tanto si el salón tiene 120 m², la capacidad del salón es para 120 personas.

Teatro

Aquí las mesas se distribuyen formando filas de sillas, ya sea en forma de semicírculos o en línea recta. No se presta servicio de comida, este tipo de montajes se utiliza para conferencias o seminarios.

Las mesas que se utilizan en los montajes escuela, herradura, imperial y rusa, tienen unas dimensiones mayores que las normales con patas plegables o de roscas. Las medidas de los tablones varían de largo pero la medida común es de 1.80 m de largo y 0.90 m de ancho (para comer) y 0.45 m de ancho como apoyo de material.

¿En qué orden deben montarse las mesas?

Se colocan las mesas o tablones para medir la distancia correcta entre ellas.
Se calzan las mesas para que no se estén moviendo cuando el cliente está comiendo.
Colocar el molletón o felpa.
Colocar el mantel.
Colocar la bambalina (si se requiere).
Colocar el cubremantel.
Colocar las sillas.
Montar loza, plaqué y al final cristalería.

9.2 Teoría del color

A lo largo de la historia los colores han sido tema de diversas discusiones debido a las emociones que provocan en todos los ámbitos, en los eventos no es la excepción. Cada color puede generar distintos estados de ánimo en las personas, por eso es tan importante saberlos utilizar adecuadamente y conocer su significado. A continuación se describen las reacciones y el significado de los colores (Ortiz, 2004):

Amarillo: es un color alegre, excéntrico, es unisex y vivo. Sirve para la concentración, se le asocia con la confianza, el deleite, la calidez, la libertad, significa jerarquía, madurez, originalidad, y riqueza. Puede servir en un evento social de forma moderada, pero no para el lanzamiento de un producto.	Azul: es el color del afecto, aristocracia, es clásico, incita a la creatividad, es sinónimo de espiritualidad, lo estático, frescura, frío, del equilibrio, la inocencia, lo intelectual, libertad. Es ideal para conferencias o congresos.
Rojo: es un color que provoca atracción, autoridad, amor, optimismo, calidez, competencia, dinamismo, emotividad, energía, estimulación, expresa fuerza, juventud, pasión primitiva, poder, sensualidad, y vitalidad.	Verde: es el color de la naturaleza, significa amistad, aventura romántica, crecimiento o desarrollo, es el color del equilibrio, la esperanza, la frescura, el impulso, la protección, seguridad, tranquilidad, y victoria. Sirve para reuniones tensas, hace ver los lugares como caros o exclusivos, si se combina con blanco o negro.
Violeta: es el color de la adolescencia, benevolencia, duelo, espiritualidad, excitación, jerarquía, pasión, poder, recuerdos, romanticismo, sabiduría, vejez, veracidad, y verdad. Se usa para el networking.	Naranja: es un color acogedor, se le asocia con la actividad, la alegría, lo atractivo, atrevido, cálido, entusiasmo, exaltación, fuerza, imaginación, sobresaliente, y sugestivo.
Negro: es sinónimo de duelo, elegancia, luto, misterio, oscuridad, profundidad, sofisticación, solemnidad, horror y vacío. Puedes lograr un resultado distinguido y elegante, usándolo con moderación.	Blanco: por ser el color más brillante, favorece la integración de muchos elementos, pero no desarrolla la creatividad y la comunicación. Es un color neutro, connota paz, perfección, positividad, pulcritud, pureza, resurrección, simplicidad.
Gris: es un color versátil, por ser neutro se puede combinar con cualquier color, se le asocia con el comercio, lo discreto, formalidad, frío, industria, limpia sofisticación, madurez, es minimalista, es refinado y se le asocia con la retrospección, sentido común, serenidad, seriedad, sobriedad, y urbanidad.	Café: es un color acogedor, añejo, con carácter, confidencia, deleite, dignidad, experiencia, fidelidad, fuerza, goce, madurez, sensualidad sensorial, solidaridad, y vigor.

Todo dependerá del tipo de evento, el color es un elemento que provoca ciertas emociones únicas en los receptores ya sea de forma favorable o negativa, no sólo es cuestión de combinación, sino de lograr un objetivo con cada uno de ellos.