El protocolo, etiqueta y ceremonial existen desde tiempos inmemoriales en la humanidad. Desde tiempos bíblicos se observa la hospitalidad como un valor importante. Incluso la asignación de asientos en la mesa tiene menciones en la Biblia. Sin embargo, no es el único lugar donde se mencionan reglas de protocolo. Los egipcios, los griegos, romanos, incluso los hindúes tenían su propio protocolo y ceremonial, tanto religioso como político. Ptahhotep, visir egipcio alrededor de los años 2380 a 2340 A.C. se considera como el pionero del establecimiento del protocolo y etiqueta, al menos por escrito. (Mitchell, 2009).
A lo largo de los siglos, el ceremonial y protocolo ha ido evolucionando, algunas reglas han cambiado, otras han caído en desuso, mientras que otras más han surgido. Una buena parte de las reglas de etiqueta y protocolo utilizadas globalmente en la actualidad, provienen de la corte francesa de los siglos 17 y 18 (Mitchell, 2009). En el mundo, países como España, incluso han creado leyes de carácter oficial para la observancia del protocolo.
Al final, el protocolo es una cuestión de respeto y consideración hacia los demás (en este caso específico a los participantes de un evento).
1.1 ¿Qué es el protocolo? Relevancia e importancia en la actualidad.
La Real Academia Española (2016) define el protocolo de la siguiente manera:
Conjunto de reglas establecidas por norma o por costumbre para ceremonias y actos oficiales o solemnes.
En el estudio y la práctica del protocolo hay mucho más que esta definición, aunque sirve para dar una introducción a lo que es el ceremonial.
El protocolo es una guía de comportamiento, incluso se han realizado normas escritas para regular la convivencia. A pesar de que muchas personas dicen o presumen conocer el protocolo y la etiqueta, muchas veces “utilizan el tenedor inapropiado” (cita célebre de Oscar Wilde). Es importante conocer las normas básicas de convivencia y etiqueta para evitar quedar mal frente a los invitados.
Hay diferentes niveles de protocolo. No es lo mismo estar en una acto oficial, por ejemplo, una persona que se dedique a la política y asista a una acto oficial encabezado por el presidente, que estar en una junta o comida de negocios, o estar en un viaje enfrentándose a una cultura distinta, o incluso ser invitado a una boda o acto social. Es necesario adecuarse a los niveles de etiqueta, pues tanto queda mal quien está por debajo, como el que está por encima de la situación.
Hoy más que nunca, el saber utilizar y aplicar el protocolo, ceremonial y etiqueta es crucial para entablar relaciones, crear un branding personal, promover una imagen u organización o incluso salvar la reputación de un país u organización.
Las expresiones de protocolo son variadas y no se limitan únicamente al ámbito político. Aspectos tan sencillos como introducir a una persona, una invitación a comer, una despedida o un funeral, requieren de protocolo y normas aceptadas para la convivencia.
Especialmente en los negocios, el protocolo organizacional o empresarial es muy importante, sobre todo a la hora de atraer nuevos clientes. Es importante no confundir el protocolo con el marketing, pues si bien, el marketing tiene como finalidad atraer nuevos clientes, el protocolo tiene su importancia cuando se realizan negocios B2B y se requiere relacionarse con altos ejecutivos o tomadores de decisiones.
A pesar de no ser tan estricto como en los actos oficiales, la política o las relaciones diplomáticas, el protocolo empresarial u organizacional es de suma importancia para crear una buena imagen o mantenerla. Las relaciones se construyen a base de respeto, confianza, cordialidad y buena educación. Si bien, no se requiere una secretaría de relaciones en los negocios, es importante saber que quien se conduzca con educación, las llevará de ganar. Por ejemplo, al estar en una comida de negocios, el cliente lleva “la mano”, es decir, si el cliente desea un particular platillo, quien invita tiene la responsabilidad de aceptar y no contradecir sólo por su gusto personal. Otro ejemplo en los negocios es la vestimenta: es preferible ir bien vestido, aunque la persona se vea más elegante, que aparecer “informal” y quedar mal.
Aspectos como la puntualidad, el decir “por favor”, “gracias” o “disculpe” nunca pasarán desapercibidos. No es necesario mencionar que una imagen personal limpia, bien cuidada, arreglada, es la carta de presentación y dice mucho de la persona. Recuerda que los negocios se hacen con personas y tu comportamiento debe ser tu mejor carta de presentación dentro y fuera de la organización.
Por otra parte, el protocolo social se observa prácticamente en todo momento al celebrar reuniones sociales. Una boda es un clásico ejemplo del protocolo social y no se habla únicamente de los novios. Si bien los organizadores deben tener en cuenta el protocolo desde la planeación, es importante que los invitados estén a la altura del ceremonial y etiqueta requeridos. Las ceremonias religiosas (de la religión que se elija) son también un ejemplo de la utilización del protocolo y la etiqueta en la actualidad y es necesario cumplir con esas normas por respeto a los practicantes de cada religión.
El protocolo social se ha visto más relajado últimamente por la aparición de los medios digitales y redes sociales. Anteriormente, las invitaciones a una boda, por ejemplo, se enviaban por correo tradicional. Actualmente, a pesar de que en algunas familias se utiliza todavía este método de envío, las redes sociales han provocado que otros métodos, como correo electrónico o mensajes de texto sean utilizados para invitar, sobre todo en la generación de millenials. Esto no significa que no se envíen invitaciones impresas, sin embargo, la tendencia apunta a que la cercanía e inmediatez de los medios digitales, faciliten la interacción social y modifiquen en parte las reglas del protocolo social.
En resumen, el protocolo, ceremonial y etiqueta siguen tan vigentes como hace siglos. La buena educación nunca está de más y las personas sólo tienen una oportunidad para causar una buena primera impresión. El protocolo, más que aspectos rígidos de comportamiento, es importante en cuestión de convivencia y fluidez en las relaciones. Muchas veces no se tiene el sentido común pues se desconocen las reglas, pero todo se basa en el respeto y el ánimo de convivir mejor.
1.2 Breve historia del protocolo
En el mundo, el protocolo existe desde tiempos de los egipcios, o incluso antes. En México, a pesar de que los distintos grupos étnicos observaban su propio protocolo y ceremonial, como por ejemplo el juego de pelota, se referirá a la historia del protocolo a partir del México independiente.
El primer documento del que se tiene registró como ley, data de un poco antes de la Independencia, pero fue el documento que marcó de alguna manera la pauta para las relaciones diplomáticas y el protocolo gubernamental. Este documento es el Reglamento para el Gobierno interior de las cortes de Cádiz Decreto CCXCIII el 4 de septiembre de 1813. En este documento, se especifican muchas normas protocolarias de las cuales algunas siguen vigentes hasta ahora en la Cámara de Diputados.
Anterior a este tiempo, cuando México era considerado como la Nueva España, el ceremonial y protocolo provenía directamente de la corona española, y muchos usos y costumbres se heredaron de la misma. Incluso, durante el México independiente, en el periodo de tiempo del primer imperio, con Maximiliano de Hasburgo, se observaba el protocolo con una fuerte influencia europea. (Visita al Castillo de Chapultepec, 2015).
En 1963 se da lugar la Convención de Viena sobre las Relaciones Diplomáticas, entrando en vigor en 1964. Posteriormente, en 1968 se publica en el Diario Oficial de la Federación la entrada en vigor de la participación de México en la Convención de Viena sobre relaciones Consulares, la cual complementa a la primera. Ambas regulan o establecen las relaciones diplomáticas y consulares entre países, de consentimiento mutuo.
La Secretaría de Relaciones Exteriores ha sido desde su creación una entidad gubernamental profesional que ha puesto a México en alto a nivel global gracias a la observación del protocolo y la especialización en el mismo.
En la actualidad, la SRE tiene una Dirección General de Protocolo, la cual depende directamente de la persona que ocupe el puesto de Secretario de Relaciones Exteriores, y tiene, entre otras funciones el siguiente objetivo (SRE, 2011):
Vigilar y aplicar las disposiciones relativas a las inmunidades y privilegios de las Misiones Diplomáticas, Consulares y Organismos Internacionales con sede o representación en México, y hacer valer, en su caso, las reciprocidades que procedan. Coordinar los preparativos y los viajes al exterior del Titular del Ejecutivo Federal, así como aquellos eventos internacionales que se realicen en México y donde también participe.
En el ámbito social y organizacional, el Manual de Carreño fue la referencia obligada por mucho tiempo en cuanto a etiqueta y protocolo. Este libro fue publicado en 1853, con muchas costumbres de la época. Sin embargo, se ha ido renovando y actualizando hasta encontrarse con las costumbres actuales. A decir verdad, la buena educación y las buenas costumbres y normas de convivencia nunca pasan de moda. Es mejor pecar de educado que de mal educado.
Como se observa, el protocolo, ceremonial y etiqueta sigue tan vigente como siempre, y es necesario aprender las reglas y normas tanto de México como de otros países para evitar un faux pas, es decir, una falta o error en el protocolo y evitar ofender a alguien por desconocimiento.
