La vida diaria, tanto profesional como personal está llena de eventos. Piensa por un momento en una semana o mes típico. La boda de tu amigo, el bautizo de algún sobrino, la inauguración de un centro comercial, la visita de algún mandatario a tu país, el lanzamiento de algún producto en tu empresa, etcétera.
Así como la vestimenta y la formalidad son distintos en cada evento, el protocolo también es diferente. Todos los eventos son importantes para quien los realiza. Una boda puede ser el evento más significativo en la vida de una persona, así como la organización de alguna cumbre mundial puede ser el evento más valioso para el presidente de algún país. “No hay evento pequeño”, dicen los profesionales de la industria del turismo de reuniones. Quien organiza, debe tener un poderoso motivo para realizar un evento, y un profesional de la organización de eventos debe conocer los tipos de eventos, los objetivos de cada uno, la motivación que hay detrás de organizarlos, y sobre todo los pasos y el distinto protocolo que se debe seguir.
El comportamiento es distinto en cada evento, principalmente por el objetivo que hay detrás; un evento no se realiza (o no debería realizarse) sin un objetivo. Celebrar el lanzamiento de un producto, atender la visita de un mandatario para cerrar algún tratado, o festejar el nacimiento de un hijo, son objetivos válidos para quien realiza o concibe un evento. Se parte del objetivo para determinar a los asistentes, el lugar, la vestimenta, la decoración, las actividades complementarias. El objetivo del evento determina el protocolo que ha de seguirse.
En este tema aprenderás la clasificación de los eventos por tipo de protocolo. Las clasificaciones de eventos resultan complicadas, pues no se tiene mucha investigación al respecto. Según Gloria Campos (2013), en su artículo Los eventos en el ámbito de la empresa. Hacia una definición y clasificación, los pocos autores que se han dedicado al estudio de la clasificación y profesionalización del campo de la organización de eventos, coinciden en que la simplificación es peligrosa y que una clasificación no debería ser excluyente, siendo que un evento puede caer en dos o más clasificaciones y no necesariamente por eso es incorrecto.
Ahora, se explicará el protocolo clasificando los eventos en oficiales (de tipo gubernamental), empresariales, y sociales. Como se mencionó anteriormente, un evento puede caer en dos o más clasificaciones, por ejemplo el Teletón. Dicho evento involucra a las organizaciones que aportan donativos, a la sociedad civil que tiene necesidad del servicio y que también aporta su ayuda, además de representantes gubernamentales, pues al final es una tarea del gobierno que la sociedad lleva a cabo. Este evento tiene sus propias reglas y su propio protocolo, que no es tan estricto como si lo presidiera alguna entidad gubernamental, en lugar de una asociación no lucrativa.
3.1 Eventos oficiales (gubernamentales)
Esta clasificación corresponde a los eventos en los que participa u organiza el gobierno. Generalmente tienen un protocolo más estricto que los eventos corporativos o los sociales, sobre todo cuando asiste el Presidente de la república o los secretarios de Estado. Cuando a un evento asiste el presidente, es la oficina de presidencia quien colabora para revisar detalles y logística. El Estado Mayor Presidencial es el organismo encargado de la protección del presidente y normalmente también supervisa y coordina la logística de los eventos a los que asiste el mandatario.
Los eventos gubernamentales son de todo tipo, desde congresos, convenciones, exposiciones, seminarios, talleres, capacitaciones, eventos culturales, deportivos, etc. El gobierno puede organizar sus eventos, un ejemplo se señala a
continuación (Secretaría de Economía, 2015):
Expo compras de Gobierno, es un evento organizado por el Gobierno de la república a través de la Secretaría de Economía, que reúne en un solo lugar a las áreas de compras de las principales dependencias y entidades de la Administración Pública Federal, para dar a conocer a las micro, pequeñas y medianas empresas (MIPYMES) las necesidades de bienes, servicios y obra pública, a fin de que identifiquen nuevas oportunidades de negocio y conozcan cómo compra el Gobierno.
Generalmente, los eventos que organiza el Gobierno tienen un protocolo muy definido y es el mismo cada vez que se repite el evento. Por ejemplo, en la visita de algún jefe de Estado, es la Secretaría de Relaciones Exteriores quien se encarga de recogerlo en el aeropuerto y gestionar los trámites de aduana y migración. Se creó manual de protocolo de la S.R.E. donde se estipula el procedimiento. Existe una Dirección General de Protocolo que depende de esta misma secretaría y es la encargada de elaborar y revisar el manual, además de cuidar que se cumplan las estipulaciones.
Cada dependencia o secretaría tiene su departamento de comunicación social, que por lo general es quien organiza los eventos y ayuda al área usuaria a estructurar sus necesidades para enviarlo al área de adquisiciones, donde emite la licitación y revisa las propuestas de los licitantes.
Otro tipo de eventos gubernamentales, son aquellos en los que participa el Gobierno, pero que no los organiza, por ejemplo, la Cumbre del G20 o la cumbre de Davos, Suiza. Estos eventos, muchas veces son mundiales y participan los presidentes de diferentes países, según el caso. Los eventos en los que participa el Gobierno suelen tener temáticas de impacto mundial, como el cambio climático o el desarrollo económico. Cuando sucede esto, generalmente se anuncian desde un año antes, y ya se sabe dónde será la sede y quiénes asistirán. El presidente es quien representa al país, naturalmente, y viaja con el EMP (Estado Mayor Presidencial), quien, a pesar de no organizar el evento ni ser responsable de la logística del mismo, se sigue encargando de la protección del presidente y sus secretarios. En este caso, la precedencia la tiene el anfitrión, sin embargo, se acostumbra tener mesas cuadradas o redondas puesto que todos los presidentes de los países asistentes son igual de importantes.
Tanto los eventos organizados por el Gobierno como aquellos en los que participa sin ser anfitrión, tienen protocolos estrictos y definidos que han de conocerse y seguirse para su desarrollo óptimo.
3.2 Eventos empresariales
Los eventos empresariales tienen un protocolo más relajado que los gubernamentales, sin embargo, al no ser tan estrictos, se presta a diversas y variadas interpretaciones, en cuyos casos no se sabe siempre cómo actuar. Por ejemplo, puede ser que algún CEO quiera hablar en el pódium y otro CEO prefiera no tenerlo y moverse por el estrado cuando ofrece una charla.
En los eventos empresariales, sobre todo en los externos, se cuida mucho la relación con los clientes. La razón es sencilla: las corporaciones viven de las ventas. Sin clientes no hay empresas. Los eventos corporativos deben ser parte de una campaña integrada de comunicación o de marketing para que resulten efectivos. Un evento no puede ser realizado “sólo porque sí”, debe obedecer a un objetivo y a una estrategia.
Los eventos empresariales o corporativos van desde un desayuno con clientes, una junta de trabajo del comité de Dirección, hasta una convención de ventas, un viaje de incentivo o una fiesta de fin de año. Al igual que los eventos gubernamentales, los eventos corporativos se dividen en dos, aquellos que controla la organización, es decir los que ella organiza, y los que participa como asistente y no organiza.
De igual manera se pueden dividir en:
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Por ejemplo, el protocolo en una conferencia de prensa es sencillo: se recibe a los medios invitados, generalmente hay un moderador que hace la presentación de quienes hablarán (generalmente en un presidium), se expone el tema o la noticia por la que cual fueron citados, se procede a la sesión de preguntas y por último se les invita a un refrigerio o bocadillos y al despedirlos se les entrega el comunicado de prensa con la información y datos duros que se cubrieron durante la conferencia de prensa. Parece sencillo, sin embargo, es necesario conocer el protocolo que se maneja con los medios y distinguirlo de un evento a donde asisten clientes (a pesar de que se debe cuidar la reputación con ambos grupos)
Dependiendo del tipo de evento corporativo, se adecuará el protocolo. Se debe tener en cuenta que si bien el cliente es lo más importante, se le debe dar su lugar al CEO y a los directivos de la organización.
3.3 Eventos sociales
Por último, pero no menos importante, existen los eventos sociales, que pueden ser desde una comida de domingo en casa de los abuelos, hasta la boda de alguna familia de la realeza o de celebridades.
Al organizar o asistir a un evento social, es recomendable estudiar las reglas de urbanidad (al menos las básicas). El Manual de Carreño, libro escrito en 1853, actualmente se edita con algunas modificaciones y adaptaciones al entorno actual, y es conveniente al menos leerlo, puesto que muchas convenciones sociales siguen vigentes. A final de cuentas, en los eventos sociales importa muchísimo el respeto y la intención del invitado. También hay normas que normalmente pasarían por sentido común, sin embargo, no mucha gente las aplica pero son útiles en todo momento, por ejemplo, al asistir a un coctel o recepción, se debe mantener la bebida en la mano izquierda, para que al saludar, se evite tener la mano fría o húmeda.
En México, muchos de los eventos sociales tienen sus orígenes en ritos religiosos, por ejemplo, bodas, bautizos, primeras comuniones, etc. Miguel y Ortega (2009) afirman que las fiestas o los eventos sociales, incluyendo su protocolo, tienen varias finalidades: reforzar o transformar el orden social, generar identidad (por lo general religiosa), o intercambio económico, por ejemplo ferias. Incluso comentan en su artículo que los eventos sociales también obedecen a una estrategia de comunicación. En este caso, los mensajes son muchas veces más claros (que en los eventos corporativos o incluso oficiales).
Las bodas son probablemente los eventos sociales que más protocolo requieren, o donde éste es el más estricto. Hay carreras enteras de planificación de bodas, puesto que el protocolo y los rituales son más estrictos. Además, es considerado el mejor día de la vida de los novios, por el mensaje que representa (el inicio de una nueva etapa en la vida).
El protocolo en los eventos sociales varía dependiendo del nivel sociocultural de los anfitriones e invitados, así como los mensajes que se desean transmitir. Hay tantos eventos sociales como se te ocurran, y el protocolo y los rituales se relacionan también con la cultura del lugar y de quien los organice. Para un profesional de la organización de eventos es importante informarse de los usos y costumbres del lugar o del nivel sociocultural de las personas a quienes prestará sus servicios para asegurarse de que los eventos sociales serán un éxito y transmitirán el mensaje que los anfitriones desean.
En resumen, las tres clasificaciones de eventos por tipo de protocolo son las siguientes:
- Gubernamentales u oficiales
- Organizacionales o corporativos
- Sociales
Cada uno se rige por su propio protocolo y es importante conocerlos. Hay eventos que pueden caer en dos o tres clasificaciones, y el reto de seguir el protocolo es mayor, sin embargo, se puede aprender y recordar que lo más valorado es el respeto.
