Al ser un ambiente de tantas reglas, es común y hasta cierto punto normal cometer errores. Hay equivocaciones más graves que otras y muchas veces el carisma de quien los comete ayuda a neutralizarlos un poco. Sin embargo, se debe tener consciencia que la base del protocolo es el respeto y el objetivo es la convivencia adecuada sin ofender a otros.
En este tema se presentarán los errores más comunes que se cometen y las cosas que se deben evitar en cuestión de protocolo, tanto oficial, como corporativo y social.
4.1 Errores comunes
Saludos
Hay errores de protocolo muy sonados, puesto que no se puede creer que se cometan. De hecho, algunos mandatarios han sido blanco de críticas por faltas de protocolo comunes. Una de las faltas más comunes es la de hacer reverencia a los jefes de Estado miembros de monarquías por parte de jefes de Estado que no representan a casas reales. Las leyes establecen que al saludar a algún líder monarca o miembro de la realeza, sus súbditos deben realizar una pequeña reverencia o inclinación de cabeza, por ejemplo, en el caso de Japón o Inglaterra. Numerosos presidentes, realizan reverencias a jefes de Estado reales, sin ser súbditos. Esto no necesariamente afecta a nadie, ni falta el respeto a nadie, sin embargo, los saludos oficiales se deben realizar en igualdad, pues es tan importante el líder de una nación como de otra. En actos oficiales que involucran mandatarios, se colocan lugares en igualdad de circunstancias, pues poseen la misma importancia.
En cuanto a los saludos y precedencias, hay muchos más errores, pero esos son los más comunes. Ejemplos hay muchos, sin embargo lo que se pretende ilustrar es justamente lo que no se debe de hacer.
Imagen
Uno de los errores más comunes son las faltas a la imagen, tanto corporal como institucional. La imagen personal es (afortunada o desafortunadamente) la primera impresión. Una persona es juzgada por su imagen incluso antes de que hable, por lo que los errores de imagen son casi imperdonables.
Los errores más comunes de imagen están relacionados con la higiene, por ejemplo, arrugas en su ropa, o zapatos empolvados o maltratados. Las manos también son una “brújula” de la imagen: unas uñas mordidas o con esmalte comido denotan falta de pulcritud. A pesar de ser lo primero que se observa, muchas personas no toman en cuenta la imagen como deberían y causan una mala primera impresión, que después es difícil corregir.
La imagen institucional también se juzga, por ejemplo, en los comunicados con faltas de ortografía. Es importante que las organizaciones pongan especial atención a su imagen, para evitar fallas en el protocolo.
Presentaciones y regalos
El protocolo indica que las personas son presentadas a la persona con mayor rango (es decir, si en la escena están presentes el CEO de una organización y el nuevo gerente de línea de producción, quienes no se conocen, la persona encargada de presentarlos debe decir “Señor CEO, éste es nuestro nuevo gerente” y no al revés). Muchas personas desconocen este protocolo y presentan a quien sea en el orden que se les ocurre. Esto es un error común, pero que se puede corregir, sin embargo, lo que es imperdonable es no presentar a las personas. Por ejemplo, se asiste a un coctel de trabajo y en un grupo hay 3 personas, dos de ellas no se conocen. Si la persona en común no los presenta, será muy incómodo cuando ésta se deba ausentar y queden los dos tratando de hacer plática sin haber sido presentados antes.
En cuanto a los regalos, dependiendo del país, no se deben abrir en el momento, por ejemplo, en Japón y en algunos países asiáticos, se tiene la creencia que lo importante no es lo que se regala, sino la intención. En México, es aceptable abrir el regalo en el momento en el que se recibe, esto demuestra que se aprecia y se agradece el mismo. Regalar flores puede ser hasta cierto punto un regalo seguro, sin embargo, se debe tener en consideración los colores, por ejemplo, en México las flores blancas como gladiolas y nardos por su resistencia y duración, se utilizan en los arreglos funerarios, por lo que no deben ser regaladas como parte del protocolo en ocasiones distintas a un funeral. En otros países no se permite regalar cosas con valor arriba de los 25 dólares, por cuestiones anti corrupción y soborno. El regalo debe ser presentado públicamente para evitar malos entendidos. En todo caso, los obsequios se presentan al final del evento, por ejemplo, durante la cumbre del G20 es común el intercambio de obsequios al final. De esta manera se evitan las malas interpretaciones que puedan parecer como sobornos.
En la mesa
Los errores comunes de protocolo en la mesa merecen una mención especial. Probablemente hayas escuchado incontables veces a tu mamá decir “no comas con la boca abierta”, “pide las cosas por favor y da las gracias”. Por increíble que parezca, existen personas que desconocen el protocolo básico de la mesa y comen con la boca abierta, utilizan el palillo en la mesa y suben los codos. Estas acciones dejan mucho qué desear, pues se entiende que personas adultas con cierto nivel de educación deberían saber al menos lo básico.
En general, existen errores comunes de los que se debería aprender para no volver a cometerlos, sin embargo, muchos de los funcionarios que los cometen no preguntan si algo se está haciendo bien o mal, o no tienen equipos capacitados. En cuanto a las organizaciones, los altos mandos deberían ser asesorados por su equipo para evitar errores comunes. El mayor error es la falta de respeto deliberada y la negligencia de no preguntar. A continuación se revisarán puntos a evitar para lograr una mejor imagen y un mejor desarrollo de los eventos.
4.2 Qué evitar en cuestión de protocolo
En el ámbito del protocolo y los eventos, hay ciertas cosas que se deberían evitar para mejorar la convivencia y crear o mantener una reputación favorable.
Respecto a:
Respecto a la imagen, se deben evitar los colores estridentes y los diseños extravagantes. Se permite un poco jugar con el color y darle un toque personal a la imagen, sin embargo, se debe mantener el profesionalismo y la sobriedad en todo momento. También se debe evitar el maquillaje y el perfume o loción en exceso. La imagen debe ser armoniosa, y debemos recordar que es preferible portar algo que se vea bien, a algo muy de moda pero que se vea ridículo.
En cuanto a la imagen institucional, se deben evitar las comunicaciones con faltas de ortografía y con tipos de letra no profesionales o extravagantes (a menos que sea una agencia creativa o similar).
La imagen organizacional debe ser integrada y congruente con la filosofía de la organización y con sus mensajes clave. Los eventos que organice una institución como parte de la estrategia de comunicación y relaciones públicas deben reflejar la imagen y el profesionalismo de la organización.
La puntualidad es un aspecto fundamental de la imagen, incluso 5 minutos tarde, es tarde. Se debe evitar la impuntualidad a toda costa. Hay ocasiones en que la persona con quien te citaste puede ir retrasada, no lo hagas tú.
Respecto a los saludos y presentaciones, se debe evitar no presentar a la gente, las presentaciones son claves para crear una buena primera impresión (y después nutrirla con congruencia). Se debe evitar una postura arrogante o pobre. La postura es importante en la construcción de la imagen, por lo que las personas deben pararse derechos y con apertura. Hay que evitar los brazos cruzados o el ceño fruncido, y por el contrario, practicar la sonrisa y la relajación para que se reflejen en la cara. Es importante que en las presentaciones de negocios las tarjetas se entreguen con las letras hacia quien la recibe. Eso demuestra buena educación y conocimiento de las reglas del protocolo.
Los regalos deben tener un toque personal, pero no muy íntimos. Es decir, se deben evitar los regalos que no se sabe si le gustarán a una persona. En el ámbito corporativo y oficial es preferible regalar libros, botellas o alimentos gourmet. Alguna artesanía mexicana de buen gusto siempre es bien recibida. En los actos oficiales en los que México es anfitrión, por lo general se obsequia algún artículo personal (mancuernillas para hombres o chales para mujeres, aunque las posibilidades son amplias) de plata o de seda, con motivos artesanales. Cuando se realizan eventos donde los invitados deben viajar a su país de origen, hay que evitar regalos bromosos o incómodos para viajar, así como comida, pues se desconocen las leyes de importación de alimentos. Se debe crear una experiencia placentera para el invitado y evitarle una complicación a su regreso.
Existe una tendencia a hacer regalos “con causa”, en los que los productos son elaborados por instituciones con fines benéficos para la sociedad y son de buena calidad. Obsequiar estos productos apoya a la organización que los produce, y a quien los regala, pues pueden ir de la mano con los mensajes clave que se quieran transmitir. Por ejemplo, una corporación que se dedique a los alimentos, puede regalar productos artesanales realizados por alguna institución que se dedique a combatir el hambre.
En situaciones sociales o incluso corporativas, por ejemplo, la mesa, se debe evitar la conversación polémica. La sabiduría popular aconseja evitar temas de religión, política y futbol, por ejemplo. Estos temas son sensibles y a menos que estés en un evento propiamente dedicado a los mismos, no tiene caso crear una discusión innecesaria de la cual no habrá una conclusión. También se debe evitar ingerir bebidas alcohólicas si nadie más lo hace. Esto aplica en comidas de negocios, por ejemplo.
El uso de la tecnología es una tendencia inevitable, sin embargo, se debe limitar el uso del celular a situaciones de emergencia cuando se encuentra en algún evento o acto oficial, corporativo o incluso social. Se debe respeto a las personas con quienes se comparte el espacio, y el uso excesivo del celular o las redes sociales denota falta de respeto y educación.
En general, errores de protocolo hay muchos y dependen de la situación en la que estés. Recuerda siempre que el objetivo del protocolo es mejorar la experiencia de la convivencia para todos y que el protocolo se basa en el respeto. Cuando no conozcas el protocolo pregúntate: ¿lo que hago (o haré) puede incurrir en una falta de respeto a las personas con las que me encuentro? Si es así, abstente. Esto no quiere decir que en cada momento debas detenerte y no actuar, sin embargo, debes pensar antes de realizar algo.Con la práctica, podrás conducirte con mayor soltura y pulir tu imagen, así como la de la organización a la que representas.
Recuerda que en la organización de eventos, sobre todo en los actos oficiales, corporativos o sociales que requiere el ejercicio del protocolo, es importante que no haya distracciones ni sorpresas. Como organizador profesional de eventos, debes prever todo y actuar en consecuencia.
