Parece mentira que después de tantos eventos y tantos detalles, los alimentos sigan siendo un aspecto de lo más importante (y de lo más difícil) en el momento de organizar un evento y seguir el protocolo. Pensarías que elegir el menú, las bebidas y los postres es cosa sencilla. Imagina una reunión con amigos; es posible que tarden unos minutos en ponerse de acuerdo. Ahora, imagina una convención de 200 personas. Si quieres sumar el grado de dificultad, piensa en una convención internacional con las mismas 200 personas, pero de oficinas de una misma organización ubicadas en diferentes partes del mundo.
Ya sea en una boda, graduación, convención anual, congreso médico o de cualquier otra industria, la comida es algo que une a las personas. Compartir los alimentos hace que las personas rompan el hielo, se conozcan mejor y convivan. Tu objetivo como organizador profesional de eventos es hacer que la elección sea sencilla para quien la realiza (tu cliente, tu jefe, etc.), que comunique el mensaje clave y esté alineado con los objetivos del evento, que los participantes se lleven una excelente impresión de su anfitrión por su selección de alimentos, que no les haga daño y que compartan una experiencia agradable con el resto de los participantes.
La selección de menús va más allá de solamente escoger una entrada, un plato fuerte y un postre; esto se debe planear en función de muchas cosas. ¿Te imaginas eligiendo un pescado para comer con vino tinto? Nadie lo aprobaría. (El pescado se sirve típicamente con vino blanco).
En la selección de menú es muy importante siempre seleccionar alimentos de temporada, y de preferencia locales. No sólo se optimiza el presupuesto del evento, pues los alimentos de temporada son más económicos, sino que también ayuda al ambiente y el evento se vuelve más verde y tiene menor impacto ambiental.
Cuando se trata de eventos internos o corporativos, puede optarse por menús de comida internacional o neutra, y no pasa nada, sin embargo, cuando se tiene alguna visita oficial o algún evento internacional, es recomendable seleccionar alimentos locales, adaptados al paladar internacional. Es decir, cuando se tienen visitas oficiales o eventos importantes donde la comunicación debe ser integrada, se ofrecen alimentos locales.
Un banco mexicano muy importante, tiene su reunión anual de accionistas, en donde a la última edición asistió el Presidente de la República y algunos expresidentes latinoamericanos. Los alimentos de la comida de clausura fue servido por una casa de banquetes importante, de primer nivel (una de las pocas autorizadas para servir en eventos a donde asiste el Presidente) y el menú fue enteramente mexicano, adaptado a paladares internacionales. Se sirvió un buffet, con mobiliario informal, que daba pie al networking: mini taquitos dorados, mini sopes, mini enchiladas, ceviche, mariscos, aguas frescas, nieves artesanales, etc. Cabe señalar que los alimentos no eran muy condimentados ni muy picosos, pero no por ello su sabor disminuyó.
Cuando se realizan visitas oficiales de mandatarios extranjeros, o cuando una organización tiene visitantes internacionales, se trata de ofrecer las delicias locales y los platillos tradicionales, todo con una excelente calidad.
Por otra parte, se deben considerar las necesidades alimentarias especiales. Habrás escuchado que algunas personas son vegetarianas o veganas, otras sólo comen alimentos kosher, unos pueden tener alergias a los lácteos o a los mariscos. Existen infinidad de dietas especiales que se deben prever al momento de diseñar el menú. No se espera que preguntes a cada uno de los invitados en eventos masivos, sin embargo, si se trata de un grupo cerrado, por ejemplo una visita oficial, está de más mencionar que se deben investigar los requerimientos alimentarios de tu invitado. También, cuando se trata de una convención de alguna empresa, se espera que en el registro se les pregunte a los participantes.
De esta manera, tú como organizador puedes contemplar menús diferentes para quienes así lo requieran. Al preguntar, adquieres un compromiso de cumplir tu promesa. No es tu obligación preguntar, sin embargo al hacerlo, es tu obligación cumplir. No puedes indagar abiertamente si alguien no come carne y después no cumplir con conseguirle un platillo sin carne. Esta norma de protocolo también aplica en eventos sociales, e incluso en eventos íntimos si invitas a personas a tu casa o realizas una reunión pequeña.
9.1 Alimentos
La selección de menús depende mucho del tipo de evento. No es lo mismo un desayuno para clientes, que una comida de colaboradores internos en el marco de una convención o una cena de gala de clausura en un congreso médico o en un evento oficial internacional. El objetivo es muchas veces lo que determina el tipo de alimento o evento que se ofrecerá, por ejemplo, una conferencia de prensa generalmente se realiza en la mañana o en la noche (por el tipo de horario de los periodistas). En la mañana se puede servir un desayuno ligero pero sustancioso, y en la noche se puede ofrecer un coctel.
Es recomendable colocar tarjetas en las mesas con el menú en el idioma original, y el menú traducido, cuando se tienen invitados internacionales. Es muy confuso como invitado sentarte a la mesa y no saber qué se te ofrecerá, o peor aún, tener el menú en un idioma que desconoces. A continuación se mencionarán las opciones más comunes de evento y su recomendación en cuanto al menú.
Desayuno: lo ideal es servir fruta, jugo recién exprimido y natural, algo de pan (blanco o dulce), y café. En México y Estados Unidos, se acostumbra servir platillos calientes en el desayuno, cosa contraria a Europa. Cuando se te invite a participar en un “desayuno continental” encontrarás que sólo se sirven los elementos fríos. En algunos desayunos europeos más sofisticados, o en los países escandinavos, se acostumbra servir quesos y carnes frías con pan en el desayuno. Es cuestión cultural. Al recibir visitas en México y ofrecerles chilaquiles con huevos estrellados y puntas de filete con chile pasilla en el desayuno, los invitados pueden asustarse o creer que el anfitrión está exagerando en su hospitalidad, sin embargo, el menú del desayuno es muy característico, especial y esperado. El desayuno tiene una duración promedio de una hora.
Comida: el protocolo para la selección del menú de la comida es muy variado. En algunos países se come ligero, en otros no. México con toda su gastronomía está lejos de ofrecer comidas ligeras. Lo habitual es servir la comida en tres tiempos: entrada, plato fuerte y postre. También hay comidas buffet. Lo normal es servir entradas ya sean sopas, caldos o ensaladas. Debe ser un platillo ligero que estimule el apetito y prepare para el plato fuerte. El plato fuerte puede ser con base en res, pollo o pescado. Lo más común es el pollo por ser más económico. El pescado se evita, por ser más ligero (la gente se queda con hambre) o porque es común que existan alergias a los alimentos del mar. El pescado se sirve cuando se tiene la certeza de que es del gusto de la gran mayoría. A menos que el evento lo amerite, o sea el objetivo, se evitan las carnes exóticas como conejo, venado, jabalí, etc. Las guarniciones deben armonizar con el plato fuerte y no robarle protagonismo. Por lo general se sirve pan, sin embargo, en México culturalmente se consumen tortillas, y se pueden integrar a cualquier menú, incluso con las visitas internacionales, las tortillas tienen gran aceptación.
Si se trata de una comida de negocios, se deben evitar los alimentos pesados, muy condimentados, o que induzcan al sueño, pues es necesario seguir trabajando después de la comida. Los postres se recomiendan ligeros, y digestivos, como los helados a base de agua, o frutas. En el centro de México, la repostería colonial es muy famosa, y se puede integrar a casi cualquier menú.
En los buffets se acostumbra casi siempre 3 opciones de cada tiempo, de manera que los invitados que cuenten con restricciones alimenticias puedan elegir entre res, pescado y cerdo, sin ir en contra de nadie. La comida puede durar entre 45 minutos y una hora y media, aunque por lo general, cuando se tienen los platillos servidos puede ser más rápido. La sobremesa no es muy larga si se tienen compromisos por la tarde.
Cena: por lo general las cenas son más elaboradas y sustanciosas que las comidas. Al no tener que trabajar después, se puede permitir comer un poco más, o platillos un poco más condimentados o atrevidos. Esto no significa que hay permiso para excederse, sin embargo, se puede integrar un cuarto tiempo (una segunda entrada entre la entrada y el plato fuerte). Se puede alargar un poco más entre platillo y platillo, o si es buffet, el display es más espectacular que la comida y se pueden tener más opciones. Generalmente las personas comen más en la cena, y es ahí donde el anfitrión suele guardar su mejor sorpresa.
Coctel: el coctel puede tener dos modalidades: sólo o previo a los alimentos. Comúnmente se sirven canapés y bebidas. Los canapés pueden ser charoleados o servidos en una estación. Es más elegante y se desperdicia menos si se sirven charoleados, es decir, si los meseros pasan entre los invitados con una charola y permiten que los invitados tomen de la charola. Si se sirven en una estación el montaje debe ser muy hermoso o atractivo para que luzca. Si eres invitado, y los canapés se sirven en una estación es de pésimo gusto situarte permanentemente junto a los canapés. En México se acostumbra servir platillos locales, generalmente con queso, carnes frías, ceviches y alimentos fáciles de tomar. La tendencia es ofrecer bocadillos que puedan tomarse en pequeños vasitos, pequeñas cucharas, o brochetas para poder tener las manos libres de alimento a la hora de saludar a los demás. También se acostumbra servir canapés dulces. En otros países eso es visto con extrañeza.
Dependiendo del tipo de invitados, la duración del coctel (y la actividad subsecuente) se pueden servir de 6 a 12 canapés por persona. Cuando es un coctel previo a una cena, se pueden servir 6 canapés por persona. Cuando hay cena posterior, no se recomienda ofrecer muchos canapés, puesto que quitarán apetito de la cena y se desperdiciará comida.
Brunch: normalmente es un evento sofisticado que se utiliza para convivir y socializar. La palabra es una combinación de breakfast y lunch. Contiene platillos de desayuno y de comida. Es muy basto y puede incluir platillos costosos como jamón ibérico, caviar, pato, etc. Se puede utilizar como despedida. En condiciones normales, se sirve en fin de semana cuando las personas no tienen prisa y pueden darse el lujo de una gran sobremesa. Se puede utilizar en eventos como clausura.
En eventos de otros países es totalmente diferente, pues se utiliza como sinónimo de coffee break y se sirven sándwiches o bocadillos ligeros y los participantes regresan a sus labores. En México el coffee break es un receso durante una conferencia o evento para que los participantes puedan distraerse; normalmente se sirve continuo y contiene básicamente bebidas no alcohólicas embotelladas, galletas o un poco de crudités (zanahoria, pepino, jícama, apio cortados en juliana). En México no debe confundirse ambos eventos, pues tiene objetivos muy diferentes.
9.2 Bebidas
El tema de las bebidas es sumamente importante en el protocolo de los alimentos. Desde servir el agua en la copa correcta, elegir bien el vino con el tipo de alimentos que se comerán, y saber servir el vino. Existen profesiones dedicadas exclusivamente al tema de los sommeliers, estas personas se encargan de seleccionar el vino que ha de servirse con los alimentos elegidos y crear el maridaje. La carrera de sommelier lleva una certificación y riguroso entrenamiento, con el objetivo de emparejar (o maridar) correctamente los vinos con los alimentos elegidos. Incluso, esta persona puede sugerir menús basados en los vinos que se desean servir.
Esto lleva a una interrogante: ¿qué se elige primero: los alimentos o las bebidas? La lógica y la práctica sugieren que los alimentos. Es más fácil encontrar un vino que pueda servirse con determinado alimento, que tratar de forzar un alimento que a lo mejor no es de temporada o es difícil de conseguir. Algunos chefs y sommeliers pueden lograr maravillas con los vinos que se tengan disponibles o sugerir alternativas locales.
A pesar de no encontrarse en la famosa franja del vino, México tiene excelentes viñedos que pueden acompañar los alimentos más selectos. Está el Valle de Guadalupe en Baja California, o Parras en Coahuila que pueden aportar una excelente opción a cualquier comida o cena de gala que se ofrezca en el país. De hecho, se sugiere en los eventos oficiales y corporativos, exaltar la imagen de México haciendo uso de los productos de primera calidad que produce el país. Es bien visto por la sociedad internacional que se sirvan productos nacionales y locales de calidad.
Servir el vino es todo un arte. Primeramente, se debe tener la copa adecuada, por ejemplo, la copa de champagne se le llama copa flauta, y su forma ayuda a que las burbujas suban, pero no se derramen, y que los aromas se concentren para que quien la toma pueda apreciarlos. La copa de vino tinto tiene una boca más ancha para que se pueda aspirar completamente a la hora de catarlo. Cada copa tiene su función, por eso es necesario hacer uso de la copa correcta. Ahora bien, la botella tiene una pequeña hendidura en la base. Ahí se debe introducir el dedo pulgar y con el resto de la mano se toma la botella. Se vierte rotando la botella para prevenir goteos y la etiqueta de la botella debe estar a la vista. Se sirve a las mujeres primero, el vino tinto hasta la mitad de la copa y el vino blanco justo debajo de la mitad. El champagne se sirve de manera que las burbujas lleguen al borde de la copa pero que no se derrame. En los restaurantes se acostumbra servir un poco de vino al anfitrión para que lo apruebe, sin embargo, en un evento con menú establecido, no se realiza esta acción.
Independientemente del maridaje y el vino elegido, al terminar los alimentos y el postre, se ofrece café y digestivos. Estos casi siempre son a elección del participante, dentro de lo que esté permitido. En una comida se acostumbra menos alcohol que en una cena. La bebida es sumamente importante. Es necesario planear bien y establecer qué va mejor con cada alimento para realzar los sabores y tener una mejor experiencia.
9.3 Música y acompañamiento
La música y el entretenimiento pueden hacer que un evento se levante o se hunda. ¿Cómo es esto posible? El ambiente con la decoración y la producción establecen el ánimo del evento. Un evento debe apelar a todos los sentidos para que sea una experiencia completa. La música es de especial importancia. Una música acelerada, hará que los invitados coman más rápido y tal vez no disfruten de una sobremesa tranquila. Una música adecuada ayudará a que los participantes estén en el ánimo correcto para el evento.
Se debe evitar la música estridente o muy fuerte que moleste la conversación entre los participantes, pues también es una norma que los mismos deben conversar unos con otros durante el evento. Se debe evitar la música depresiva o demasiado alegre (a menos que el objetivo sea apreciar la música), ésta no debe ganar protagonismo, solamente acompañar.
El entretenimiento o acompañamiento también es importante para llegar a los objetivos del evento. Una orquesta sinfónica tocando música mexicana, por ejemplo, es adecuada cuando se tienen eventos oficiales. Es de buen gusto acompañar el evento con música de calidad. Si el entretenimiento es de gran renombre o calidad, se aconseja no tomar alimentos mientras se aprecia el espectáculo. Por lo general el espectáculo viene después de los alimentos, cuando se ha retirado el postre y el café.
Dependiendo del tipo de evento, se pueden ofrecer distintos tipos de espectáculos. Por ejemplo: en un evento de incentivo en alguna isla del Mediterráneo se pueden realizar un espectáculo de piratas con acrobacias con fuego, pero ese mismo espectáculo no se ofrecerá durante una visita oficial.
