1.1 Etapas del proceso de compras
El proceso de compras es uno proceso de negocio, una serie de actividades desarrolladas para lograr un objetivo; el objetivo del proceso de compras es que todos los requerimientos de insumos o servicios que la empresa pueda tener sean cubiertos maximizando el valor y minimizando el riesgo.
La visión de compras como un proceso es muy útil, porque los procesos se pueden administrar y analizar para hacerlos más efectivos, más eficientes y finalmente optimizarlos.
De manera sencilla el proceso de compras inicia cuando se identifican necesidades de un usuario, o cuando un usuario hace un requerimiento; primero se evalúa el requerimiento y se elabora una requisición de compra, posteriormente se identifican a los proveedores potenciales, se selecciona al mejor y se coloca la orden de compra o pedido, después hay que asegurarse de que la necesidad fue satisfecha, y finalmente, se procura siempre la mejora continua del proceso.
En la figura siguiente se presenta un diagrama de un proceso de compra:
El proceso de compras es un ciclo que tiene seis etapas o actividades principales:
Las etapas varían en las diferentes organizaciones, y también en dependencia del tipo de compra, si es nueva o repetitiva, o del monto o naturaleza de la compra.
En una empresa se adquieren diversos bienes y servicios, todas las compras llevan implícita una decisión de intercambio:
- ¿Lo realiza uno mismo o se compra a un proveedor?
- ¿Suministro interno o externo?
En la mayoría de los casos la decisión resulta sencilla de tomar, el reto está en seleccionar al mejor proveedor.
Además, para cada artículo que se compra deben establecerse medidas para monitorear y controlar su nivel de inventario.
Los tipos de bienes o servicios que se pueden adquirir en una empresa son los siguientes:
- Materias primas
- Productos semielaborados y componentes
- Productos terminados
- Artículos para mantenimiento, reparación y operación (MRO)
- Artículos de soporte a la producción como empaque
- Servicios diversos como seguridad, intendencia, transporte, etcétera
- Bienes de capital
- Servicios de logística
¿Puedes pensar en algún otro bien o servicio que adquiera una empresa?
Claro que sí los hay:
- Consultorías
- Servicios de viaje
- Software
- Patentes o marcas
1.2 La función de compras
Más allá de la idea tradicional, de que el rol primario de compras es obtener bienes y servicios en respuesta a necesidades internas, las organizaciones de clase mundial determinan otros objetivos para su función de compras:
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Compras debe realizar las actividades necesarias para cumplir con los requerimientos de sus clientes internos (que es su rol tradicional), a través de la adquisición de materias primas, componentes, repuestos, refacciones y servicios. Además soporta la operación de centros de distribución física, el desarrollo de nuevos productos y el outsourcing de procesos clave. Con el incremento de las prácticas de subcontratar, las empresas dependen cada vez más de proveedores externos para suministrar no sólo materiales y productos, sino también servicios administrativos, tecnología de información, actividades de diseño, etc. Compras es responsable de soportar también esta estrategia proveyendo un flujo ininterrumpido de los bienes y servicios que solicitan sus clientes internos.
Compras debe manejar sus operaciones internas efectiva y eficientemente, esto incluye lo siguiente:
- Determinar sus niveles de personal.
- Desarrollar y adherirse a presupuestos.
- Capacitar profesionalmente y dar oportunidad de desarrollo a su personal.
- Introducir sistemas que incrementen su productividad y mejoren el proceso de toma de decisiones.
Debe procurar siempre la más óptima utilización de sus recursos: personal, fondos, tiempo, información y conocimiento.
Una de las funciones más importantes es la selección, desarrollo y mantenimiento del suministro, un proceso que se denomina administración de la base de suministro. Es necesario mantenerse al tanto de los mercados de suministro para lo siguiente:
- Asegurarse que los proveedores actuales se mantienen competitivos.
- Identificar nuevos proveedores que tengan un potencial de desempeño de excelencia, para acercarlos con el objetivo de tratar de desarrollar una relación cercana con ellos.
- Desarrollar y mejorar a los proveedores actuales que no sean competitivos.
El objetivo es tener una base de suministro capaz de apoyar el desarrollo de ventajas competitivas: costos, calidad, diferenciación, tecnología o velocidad de respuesta.
Compras debe de mantener una estrecha comunicación y desarrollar una relación de colaboración con todas las áreas funcionales que son sus clientes internos.
Las decisiones tomadas por equipos multifuncionales se benefician del aporte de puntos de vista y experiencias diversas, por lo que tenderán a ser más acertadas y apoyadas.
Para alcanzar este objetivo, Compras debe fomentar relaciones positivas e interactuar muy cercanamente con otras funciones de la organización, incluyendo mercadotecnia, manufactura, ingeniería, tecnología y finanzas.
Quizá es el objetivo más importante; como se ha mencionado, el desempeño del área de Compras puede afectar positiva o negativamente el desempeño de toda la empresa, por lo que se debe alinear con las directivas organizacionales.
Puede suceder que los objetivos del departamento estén en conflicto con los de su organización, si fuera el caso, los organizacionales deben prevalecer, al ser así compras se reconoce como una herramienta estratégica que habilita poderosas ventajas competitivas en el mercado.
Es un error ver a la función de Compras sólo como una tarea táctica de soporte, grandes beneficios pueden lograrse desarrollando una función de clase mundial, involucrar activamente al departamento en el proceso de planeación estratégica corporativa puede proveer información de inteligencia del mercado de suministro que es clave para el negocio:
- Monitoreo de mercados y tendencias para interpretar su impacto en la estrategia de la compañía
- Identificar materiales y servicios críticos que soportan áreas clave de desempeño, particularmente durante el desarrollo de nuevos productos
- Desarrollar opciones de suministro y planes de contingencia que soporten los planes de la compañía
- Soportar la necesidad de la organización de contar con una base de suministro diversa y competitiva globalmente
La función está experimentando una mayor integración con las redes de suministro y la tecnología de información. El concepto ha cambiado de compras a administración del suministro, para reflejar la transición de una función operativa-táctica basada en transacciones, a una función estratégica orientada más al proceso, y que ahora debe operar en un ambiente globalizado.
