2.1 Proceso de evaluación de un proveedor
La tarea más importante del personal del área de compras es la evaluación y selección de los proveedores.
Es importante que el departamento tenga siempre este derecho para evitar que los usuarios hagan compras directas, lo que se conoce como maverick buying, sucede cuando un usuario compra materiales o servicios de forma independiente, sin considerar al departamento de compras. Esto no implica que compras no solicite asistencia o apoyo de los usuarios para identificar y evaluar proveedores potenciales, ni que no se permita a los proveedores tener contacto con los usuarios. Sin embargo, los usuarios no pueden establecer compromisos con los proveedores o entrar en negociaciones contractuales sin el involucramiento de compras. Una tendencia que está afectando este derecho es el uso de equipos multifuncionales para tomar decisiones de suministro, donde por consenso se selecciona a los proveedores. Sin desconocer que los clientes internos influyen en muchas decisiones importantes, la autoridad final para la evaluación y selección de los proveedores debe ser Compras así como lo es su responsabilidad por el desempeño del proveedor.
Una vez que son evaluados los proveedores potenciales de algún insumo o servicio que la empresa requiera, hay que seleccionar al mejor con base en los criterios de evaluación que se hayan establecido. Seleccionar al proveedor es una decisión crítica para la empresa porque, si no se eligen a los mejores, todos los demás esfuerzos que se realicen para hacer más eficiente la operación se desperdiciarán, la compañía y toda la cadena, pagará la ineficiencia del proveedor.
El objetivo del proceso de evaluación y selección de proveedores es reducir el riesgo de la compra y maximizar el valor total para la empresa. Se listan las responsabilidades del departamento de compras para la evaluación y selección de proveedores:
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Partiendo de un requerimiento claramente especificado de un cliente interno, el comprador debe localizar proveedores con potencial para surtir el requerimiento, contactarlos e iniciar el proceso para determinar si es factible establecer una relación con ellos.
Para calificar a los diferentes proveedores potenciales deben considerarse, además del precio cotizado, todos los demás factores/criterios que puedan tener un impacto en el costo total de tratar con determinado proveedor.
Los criterios usados para la evaluación, y la extensión y profundidad de la misma, dependen tanto de la estrategia de compra elegida, así como de la importancia relativa que tenga el insumo dentro del conjunto total de requerimientos
¿Cuándo puede surgir la necesidad de evaluar y seleccionar a un proveedor?
- Durante el desarrollo de un nuevo producto.
- Por un mal desempeño de un proveedor interno o externo.
- Al término de un contrato.
- Cuando se adquiere un equipo nuevo.
- Cuando se incursiona en nuevos mercados o líneas de productos.
- Cuando los usuarios solicitan un bien o servicio.
- Cuando se hacen pruebas de mercado.
- Cuando se analiza por un tercero (outsourcing).
- Cuando se requiere consolidar volúmenes.
- Cuando los proveedores actuales no tiene capacidad.
- Cuando se racionaliza la base de suministro.
¿Dónde puedo localizar nuevas fuentes de suministro?
- Proveedores actuales
- Representantes de ventas
- Bases de datos
- Portales B2B
- Experiencia del comprador o del usuario
- Revistas especializadas
- Directorios como ThomasNet y GlobalSpec
- Exposiciones técnicas y comerciales
- Internet
¿Qué alternativas de suministro se tienen? Cada una tiene ventajas y desventajas
- ¿Fabricante o distribuidor? Depende del tamaño de la compra, de las políticas del fabricante, del espacio de almacenaje disponible, del servicio post venta requerido, entre otros factores.
- ¿Local, Nacional, o Internacional? Según el precio puesto en destino, del servicio que se pueda requerir, de los tiempos de entrega, de si se desea apoyar a la comunidad local, entre otros factores.
- ¿Micro, pequeño, mediano, o grande? Depende del tamaño de la compra, de la capacidad del proveedor, del grado de dependencia que se quiera tener del proveedor principalmente.
- ¿Uno solo, dos o muchos? Según de la estrategia de compra, si no se quiere depender de un solo proveedor o si se desea consolidar el pedido para lograr costos más bajos.
¿Qué factores se deben considerar para evaluar a los proveedores?
- Precio cotizado
- Tiempo de entrega
- Calidad
- Servicio
- Confiabilidad
- Flexibilidad de suministro
- Filosofía de calidad y su sistema de aseguramiento
- Historial de calidad (reclamaciones)
- Ubicación / Costos de transporte
- Condiciones de venta
- Capacidad para colaborar (diseño nuevos productos)
- Viabilidad operativa
- Registro de mejoras de productividad
- Situación legal, financiera, fiscal, laboral, social
- Condiciones laborales
- Responsabilidad social
- Capacidad y filosofía administrativa
- Capacidades de I&D e Innovación
- Cuidado del medio ambiente
- Viabilidad a largo plazo
- Éticos
Una realidad es que cada vez es necesario considerar más factores en la evaluación de los proveedores, especialmente en los que surten insumos críticos o en los que el monto de la compra es muy importante. Una vez que se han elegido los criterios para evaluación, se puede proceder a realizar una selección preliminar de proveedores calificados para pasar a la segunda etapa.
Se debe insistir en que más allá del precio de compra, es necesario cuantificar el impacto en el costo total que representará el hacer negocio con cada proveedor, personal de compras experimentado y equipos multifuncionales, con procedimientos claramente establecidos, pueden asegurar la elección más acertada de los futuros proveedores de la compañía.
La autoridad para revisar las especificaciones de materiales y servicios debe estar dentro del rango de control de compras.
El personal de compras debe trabajar para desarrollar conocimiento y convertirse en experto en la variedad de insumos que requiere su organización, para poner a trabajar esa experiencia en beneficio de la compañía.
Al cuestionar y revisar las especificaciones puede ahorrarse dinero, evitar favoritismos, consolidar pedidos, y mejorar la calidad.
La decisión de seleccionar el proveedor de un bien o servicio puede ser muy compleja; hay factores cuantitativos y cualitativos que deben ser analizados, se debe establecer los criterios de evaluación, para finalmente calificar objetivamente a los candidatos y seleccionar el que represente el mejor valor para la empresa.
La decisión de seleccionar un proveedor comprende no sólo el establecer el número e identidad de proveedores que serán fuente de suministro de insumos, también el cómo se asignaran entre ellos las cantidades a ordenar, y cuándo las deberán de entregar.
2.2 Modelos de evaluación de proveedores
Los modelos para evaluar y seleccionar proveedores van desde técnicas simples hasta complejos enfoques matemáticos, algunos de los métodos de sencillos a complejos son:
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Utiliza información de diversas fuentes dentro de la organización. Su escala de tres puntos para calificar a los proveedores: preferido, neutral y no satisfactorio es fácil de entender, pero tiende a ser muy subjetiva, depende del criterio del comprador. No es recomendable cuando el monto de la compra es importante.
Está orientado a un análisis más objetivo, se asigna un peso a cada criterio o factor de evaluación. Estos “pesos” o ponderaciones reflejan la importancia relativa de cada criterio o factor. Es un método fácil de usar y económico. El desempeño pasado del proveedor puede ser también evaluado con este método.
No sólo se debe evaluar el costo total de compra de los bienes o servicios, o la estructura de costos del proveedor. Para dictaminar la fortaleza y confiabilidad de un proveedor con el cual planeo establecer una relación importante, debo analizar su salud financiera; porque de ella dependerá que yo no tenga dificultades con el flujo de los insumos que adquiera de él. Si el proveedor tiene problemas de capacidad, liquidez, inventarios, rentabilidad, etc. no es una buena opción.
Es una herramienta sencilla, una tarjeta de evaluación con una lista de los criterios determinados como relevantes y una escala de calificación (1 a 10, 1 malo y 10 muy bueno), se pide a cada evaluador del equipo que califique al proveedor, se suman las calificaciones y se totalizan las de todos los evaluadores, luego se ordenan los proveedores de mayor a menor calificación, el que obtiene la máxima puntuación es considerado la mejor opción. Pueden ser muy subjetivas, pero si los evaluadores son objetivos y tienen experiencia conduce a muy buenas decisiones.
Es una herramienta que considera las expectativas y demandas de la compañía, proporciona una visión de las fortalezas y debilidades del proveedor, usualmente consiste en la aplicación de un formulario dividido en categorías que pueden ser financieras o no financieras y cada una comprende criterios específicos. Algunas categorías pueden ser la logística, calidad, medio ambiente, investigación y desarrollo, servicio, perfil de la compañía. El cuestionario tiene aparejado un procedimiento de calificación que determina la última factibilidad de trabajar con el proveedor. En las páginas web de compañías como Nestlé y Volvo en la sección de proveedores puedes encontrar ejemplos de estos modelos.
La responsabilidad más importante de compras es la evaluación y selección de los proveedores. Debes estar consciente de la importancia de elegir a los mejores proveedores, si compras no se asegura de tener a los mejores proveedores todos los demás esfuerzos que realice la empresa estarán afectados por la ineficiencia del proveedor.
Evaluación y selección de proveedores
