2.1 La Riqueza de las Naciones
Aunque Adam Smith es mejor conocido como el padre de la Economía, por su obra La Riqueza de las Naciones (1776), es importante señalar que también realizó aportaciones a la teoría de la administración, entre las más destacadas podemos mencionar las siguientes:
La división del trabajo
Es fragmentar o descomponer una actividad productiva en sus tareas u operaciones más pequeñas de modo que cada una de ellas pueda ser realizada por una persona, según su fuerza física, habilidad y conocimientos. El aumento de la producción que se deriva de la puesta en práctica del principio de la división del trabajo se debe, según Adam Smith(1776), a tres causas principales:
- Aumenta la habilidad y destreza de los trabajadores.
- Ahorra la pérdida de tiempo de pasar de una tarea a otra.
- Facilita la invención y el uso de grandes máquinas que abrevian considerablemente el trabajo y le permiten a un hombre realizar la labor de muchos.
2.2 Teoría de la administración científica
Esta teoría pone como premisa principal el utilizar el método científico para definir la forma óptima en que se puede llevar a cabo un trabajo, es decir, pasar de administrar con base en la experiencia a administrar en una base científica, y así pasar de la improvisación a la planeación lo que impactará en grandes beneficios a la organización. La administración científica implicaba una revolución mental para los administradores en cuanto a sus responsabilidades y obligaciones y a la forma de tomar decisiones, asimismo para los trabajadores en cuanto a sus deberes y métodos de trabajo.
"La administración científica se ocupa de saber exactamente lo que la empresa quiere que los empleados hagan y luego ver en que lo hagan de la mejor forma y más barata" (Smith, 1776).
La administración científica fue iniciada en el comienzo de siglo XX, por Frederick W. Taylor y otros autores como Frank y Lillian Gilbreth, Henry Gantt, Harrington Emerson, Henry Ford, entre otros.
De acuerdo a Taylor (1911) los 4 principios de la administración científica comprenden lo siguiente:
Además Taylor (1911) resalta en su obra:
Quizá el elemento más destacado de la administración científica es la idea de la tarea. El trabajo de cada operario queda totalmente planificado por la dirección y en la mayoría de los casos el operario recibe instrucciones completas, describiéndole detalladamente la tarea, así como los medios que habrá de emplear. Esta labor previa especifica no sólo lo que tiene que hacerse, sino también cómo tiene que hacerse y el tiempo exacto señalado para hacerlo.
Las Bases de la Administración Científica
- Utilizar el método científico para definir la “forma óptima” en que se puede llevar a cabo un trabajo o función.
- Separar la planificación de la ejecución del trabajo real y tangible.
- Analizar el trabajo para averiguar la mejor manera de hacer las cosas.
- Formación funcional basada en la especialización de funciones.
- Asegurar la Estandarización del trabajo sobre la base de análisis de trabajo.
- La selección de los trabajadores sobre la base científica.
- Control de la Producción.
- Ambiente adecuado para crear la cooperación mutua entre la dirección y los trabajadores.
- Distribuir las atribuciones y las responsabilidades para que la ejecución del trabajo sea disciplinada.
Utilizar el método científico para definir la forma óptima en que se puede llevar a cabo un trabajo o función.
Para entender la administración científica hay que entender el método científico.
Una hipótesis es una opinión, suposición o conjetura que se cree que da respuesta a una pregunta que se ha formulado sobre el problema, ejemplo de hipótesis: la falta de capacitación provoca la baja de ventas (habrá que comprobarlo).
La separación de la planificación a la ejecución del trabajo tangible
“La administración científica se ocupa de saber exactamente lo que la empresa quiere que los empleados hagan y luego ver en que lo hagan de la mejor forma y más barata” (Taylor, 1911). Separar las funciones de planeación de las de ejecución, dándoles atribuciones precisas y delimitadas. Sin la planificación no se podrá hacer bien la ejecución del trabajo, a mayor eficacia de la planeación más competitivo será la ejecución.
Diagrama de Gantt herramienta administrativa para la planeación
Henry Gantt (1922) propone su Diagrama de GANTT que es una herramienta que le permite al usuario modelar la planificación de las tareas necesarias para la realización de un proyecto. Debido a la relativa facilidad de lectura, esta herramienta es utilizada por casi todos los directores de proyecto en todos los sectores.
Formación funcional basado en la especialización de funciones
- La máxima prosperidad es el resultado de la máxima productividad que, a su vez, depende del entrenamiento de cada uno” (Smith, 1776). Entrenar a la fuerza de trabajo operativo y directivo para realizar más productivo el trabajo.
- Desarrollar una responsabilidad organizacional que garantice el entrenamiento y especialización clara y fácil de los empleados en cada función y ejecución de la empresa
El análisis del trabajo para averiguar la mejor manera de hacer las cosas
- Estudiar el trabajo de los operarios, descomponerlo en sus movimientos elementales y cronometrarlo para después de un análisis cuidadoso, eliminar o reducir los movimientos inútiles y perfeccionar y racionalizar los movimientos útiles (estudios de tiempos y movimientos). Estudiar cada trabajo antes de fijar el modo de como deberá ser ejecutado de forma más óptima y productiva.
Asegurar la estandarización del trabajo sobre la base del análisis de trabajo
- El trabajo debe de estandarizar no solo el procedimiento o método de ejecución, sino además las máquinas, equipos, herramientas, materias primas, componentes e instrumentos. Establecerse por escrito las instrucciones de trabajo, normas y procedimientos estandarizados para asegurar la estandarización. Definir el estándar de capacidad de producción de cada trabajo (tiempos, cantidad producida, descansos periódicos, etc.). Esta unidad de medida utilizarla como criterio de referencia para la evaluación del trabajo. Asegurar la estandarización con supervisar al trabajo realizado que se cumpla la estandarización de los trabajadores.
Seleccionar a los trabajadores sobre la base científica
- Para el desempeño más eficiente de cada puesto de trabajo se debe de buscar al personal idóneo que lo pueda ocupar y se debe de realizar esta selección con instrumentos científicos probados que puedan ayudar a la empresa a seleccionar al candidato. Analizar sus conocimientos que le dan destreza y técnica de cómo hacer las cosas, algunos cargos requieren experiencia, analizar su personalidad hace referencia a su modo de pensar, sentir, reaccionar y comportarse, así como sus valores.
Ambiente adecuado para crear la cooperación mutua entre la dirección y los trabajadores
- El trabajador debe ser motivado y los incentivos económicos harán que realice y cumpla mejor con el trabajo encomendado, otorgar salarios altos y perseguir bajos costos unitarios de producción. Buscar conseguir la obtención de la armonía en la acción de grupo en lugar de la discordia y conseguir la cooperación en lugar de individualismo caótico.
Control de la Producción
Establecer nivel de producción aceptados para los trabajadores. Controlar la ejecución del trabajo, para mantenerlos en niveles deseados, perfeccionarlo, corregirlo y premiarlo.
Clasificar y acomodar en forma práctica y simple los equipos, procesos y materiales a ser empleados o producidos, de forma que sea fácil su manejo y uso. Preparar la producción, o sea, planearla y establecer premios e incentivos para cuando fueren alcanzados los estándares establecidos, también como otros premios e incentivos mayores para cuando los patrones fueren superados. Especializar y entrenar a los trabajadores, tanto en la planeación y control del trabajo como en su ejecución. Estandarizar los utensilios, materiales, maquinaria, equipo, métodos y procesos de trabajo a ser utilizados.
Los 12 principios de la eficiencia de Harrington Emerson (1912)
- Definición clara de los objetivos (ideales)
- Emplear el sentido común
- Buscar activamente el consejo de personas competentes
- Disciplina
- Trato justo
- Mantener registros fiables, inmediatos, adecuados y permanentes
- Despacho (Expedición)
- Normas y programas (estándares y guías)
- Condiciones estandarizadas
- Operaciones estandarizadas
- Instrucciones escritas, prácticas y estandarizadas
- Recompensa a la eficiencia
2.3 Teoría de la administración clásica
Esta teoría nace de los principios y aportaciones establecidos por Henri Fayol (1985) en el que describe los esfuerzos por definir las funciones universales que realizan los administradores y los principios que constituyen una práctica administrativa sana, sostiene que existen patrones que se pueden identificar para conformar una buena gestión, además de creer que es posible enseñar la administración una vez que se conocen sus principios y se formula una teoría general.
Sus principales aportaciones son:
- Describir las actividades organizacionales
- Las funciones administrativas
- Las habilidades gerenciales
- Los principios de la administración
También establece que la administración es una actividad común a todas las empresas humanas, en los negocios, gobierno, milicia, política e industria.
Las actividades organizacionales
En el análisis funcional y sistémico de las organizaciones se encontraron ciertas “operaciones” que se repetían en cualquier tipo de empresas, las cuales eran necesarias para el logro de sus objetivos. Fayol (1985) propuso que se podía dividir una organización en seis actividades, íntimamente relacionadas:
Funciones administrativa
Con respecto al proceso administrativo, Fayol (1985) sostuvo que la organización es una unidad abstracta dirigida por reglas y autoridad que justifica su existencia a través del logro de objetivos.
- Planeación: es el acto de examinar el futuro, fija objetivos, toma decisiones y establece planes.
- Organización: formula una estructura dual (material y humana).
- Dirección: esta etapa es la que hace funcionar los planes y la organización.
- Coordinación: consiste en reunir toda la información en busca de unificación y cohesión.
- Control: se verifica el resultado con el plan original.
Habilidades gerenciales
Fayol (1985) observó que las habilidades necesarias por los gerentes dependían de su posición jerárquica. En el nivel inferior destrezas técnicas y a medida que se ascendía por la jerarquía mayores habilidades gerenciales. También señaló que las habilidades necesarias dependían del tamaño de la organización, señalando que al crecer el número de compañías grandes se requerían más y mejores administradores, por tanto, propuso la introducción formal de su instrucción en las escuelas.
Los 14 principios de la Teoría de la administración clásica
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La correcta división del trabajo y de funciones es fundamental primordial para el buen funcionamiento de la empresa y tiene por objeto llegar a producir más y mejor con el mismo esfuerzo. Se debe de capacitar adecuadamente el trabajo que cada colaborador debe desempañar. Además, se debe aprovechar la especialización del personal para aumentar la eficiencia.
Objetivo: maximizar eficiencia
- Dividir Trabajo Operativo
- Dividir Funciones
- Dividir Jerarquía
- Optimizar Especialización
- Capacitar y entrenar a todos
La autoridad es el derecho a mandar y el poder de hacerse obedecer, se distingue la autoridad estatuaria y la personal, no se concibe la autoridad sin responsabilidad, es decir, sin una sanción –recompensa o castigo- que acompañe el ejercicio del poder.
Responsabilidad con Autoridad y el equipo trabaja eficientemente
La disciplina es el respeto de las convenciones que tienen por objeto la obediencia, la asiduidad, la actividad y las muestras exteriores de respeto los medios más eficaces para establecerla y mantenerla son:
- Los buenos jefes.
- Los acuerdos lo más claras y equitativas que sea posible.
- Las sanciones juiciosamente aplicadas
- Dirigiendo con el ejemplo
- Doy a conocer las normas y acuerdos claros con el equipo
- Superviso el trabajo
- Aplicando sanciones
- Motivando al personal
Para una acción cualquiera, un agente no debe recibir órdenes más que de un solo jefe.
El equipo tiene clara la unidad de mando y respeto, hago que se cumplan para para evitar conflictos y se alcancen con los estándares de trabajo
El interés de un agente no debe prevalecer contra el interés de la empresa.
Mis decisiones las tomo con base en los intereses de la empresa y mi equipo y yo tenemos una visión compartida, alineada a la de la empresa y se alcanzan los objetivos.
Se debe generar un programa para cada actividad. Todo objetivo debe tener una secuencia de procesos y plan determinado para ser logrado. Además, de contar con un administrador para cada caso.
Administro las áreas por procesos con planes establecidos y se designe un administrador del en cada área.
Logrando más eficiencia y productos tareas de calidad.
Es el precio del servicio prestado. Debe ser equitativa y en la medida de lo posible, de satisfacción a la vez al personal y a la empresa.
Se desarrolló un tabulador justo de salario y competitivo con las demás empresas, se disminuyó la rotación y se retuvo la experiencia y el talento, ahora se hacen mejor el trabajo
La centralización es un hecho de orden natural, consiste en que en todo organismo las sensaciones convergen en el cerebro o la dirección, de donde parten las órdenes que ponen en movimiento todas las partes del organismo. La cuestión de la centralización o de la descentralización es una simple cuestión de medida. Se trata de encontrar el límite favorable a la empresa.
Centralice las responsabilidades y decisiones más críticas y descentralice las responsabilidades y decisiones en las que se deben actuar con rapidez y flexibilidad para atender al mercado y resolver los problemas
Es la serie de jefes que va de la autoridad suprema a los agentes interiores. La vía jerárquica es el camino que siguen las comunicaciones que parten de la autoridad superior o que le son dirigidas. El ejemplo debe venir de arriba.
Aseguré y supervise que toda la información y comunicación le llegue a los empleados por los canales de sus jefes, que no se quede en ellos y los trabajadores se enteren por otros medios o nunca les llegue.
Un lugar para cada cosa y cada cosa en su lugar. La fórmula del orden social es idéntica; un lugar para cada persona y cada persona en su lugar.
Aseguré que esté cubierta cada vacante para que funcione bien el área y estén concentrados en su actividad, de esta forma se obtienen sus estándares de actividades y se alcanzan los resultados.
La equidad resulta de la combinación de la benevolencia con la justicia.
Trato con justicia y respeto a las personas y todos se sienten incluidos y nadie menos preciado, mejoró el trabajo en equipo.
Un agente necesita tiempo para iniciarse en una función nueva y para llegar a desempeñarla bien.
Emprendí un programa de eliminar la rotación del personal, trabajando con la selección, los jefes y el ambiente de trabajo, aumentar la productividad y disminuyeron los problemas de calidad, retrabajos y errores de operación
La libertad de proponer y la de ejecutar, en todos los niveles, el celo y la actividad están acrecentados por la iniciativa.
Estímulo al personal a que tenga iniciativa para proponer soluciones de problemas que se enfrenta y mejoró la productividad.
La armonía y la unión en el personal de una empresa es una gran fuerza. Hay que esforzarse por establecerla.
Trabajo continuamente en desarrollar armonía y buen trabajo entre el personal para que aumente la productividad.
