Introducción

En los últimos 20 años el mundo ha cambiado radicalmente, creando nuevas generaciones de clientes más exigentes. Las redes sociales han propiciado cambios constantes en las realidades y necesidades de las personas y la velocidad de los cambios tecnológicos obliga a actualizarnos constantemente, de tal forma que es muy común escuchar que hoy en día, lo único constante en las organizaciones es el cambio.
                                                                                                 
Esta nueva realidad, ha forzado a las organizaciones a mejorar sus competencias tanto de producción como de operación para hacer frente a los nuevos retos. La resiliencia, la flexibilidad, la innovación, la agilidad, el autoaprendizaje, entre otras, son algunos ejemplos del enfoque actual de las empresas. Estas competencias han permitido que las organizaciones transiten hacia un nuevo modelo con la intención de adecuarse a las nuevas exigencias del entorno y del mercado.

Desde esta perspectiva, la agilidad organizacional, se ha vuelto un elemento clave para hacer frente a las nuevas necesidades y con ello, fortalecer los procesos para mejorar la capacidad de respuesta con la finalidad de conseguir la satisfacción de los clientes.

Los antiguos paradigmas se han visto confrontados por estas nuevas formas de operar, donde las organizaciones en la actualidad se visualizan como un ser vivo, dinámico y cambiante, para lo cual hay que adaptarse y aprender constantemente, mejorar los mecanismos de respuesta y escuchar activamente a los diferentes grupos de interés.

En este tema se describirá cómo surgen las metodologías ágiles y cómo se van convirtiendo en una filosofía organizativa para conformar una cultura organizativa distinta que se han reinventado ante las nuevas necesidades del mercado.

Explicación

14.1    Orígenes de la agilidad

El concepto de organizaciones ágiles tiene su origen en la industria del desarrollo de software en los años noventa. Se creó como una alternativa para mejorar la situación que se vivía en esa época, donde solo eran un éxito o lograban finalizar, no más del 35% de los proyectos que se realizaban y, de esos que se desarrollaban, la tendencia era que cerca del 50% de las funcionalidades de los softwares diseñados, no eran utilizadas o necesarias por los clientes.

El tiempo invertido en el desarrollo del software, las características y funcionalidades, la retroalimentación con el cliente, eran poco eficientes.

Esta situación fue llevando a generar métodos nuevos más rápidos que se implementaron en la gestión del desarrollo de software y surgieron los métodos de Scrum, XP o la familia de métodos Crystal, entre otros, enfocándose a hacer más eficiente el desarrollo de software, evitando entregar al cliente hasta concluir el proyecto.

Una organización ágil, está diseñada tanto para la estabilidad como para el dinamismo y es una red de equipos en una cultura centrada en las personas que funciona en ciclos rápidos de aprendizaje y toma de decisiones facilitados por la tecnología, donde el principio-guía es un fuerte propósito compartido para crear valor junto a todas sus partes interesadas (Aghina, 2018).

La metodología ágil tiene premisa la capacidad de entregar el máximo valor posible dadas determinadas condiciones y así, las organizaciones se adaptaron a los cambios del entorno.                              

Las nuevas metodologías de aquel tiempo, generaron resultados positivos y rápidamente se empezó a escalar esa nueva forma de trabajar a otros contextos del ámbito organizacional, de tal forma, que se empezó a utilizar el método de Scrum, por ejemplo, no solo para el desarrollo de software, sino para realizar proyectos relacionados con los productos fabricados y se generaron mejoras importantes en los resultados. Con ello, también se incrementó la velocidad y la satisfacción de los clientes.

La metodología ágil al ser más flexible y liviana, se puede adaptar a otros contextos generando claros resultados y menor desgaste en los procesos.

La expansión de las metodologías ágiles y su alta efectividad, propició que las distintas áreas de las organizaciones se sumaran a adoptar esta metodología empezando por utilizar en mayor o menor grado sus valores, principios, prácticas, técnicas o marcos de trabajo.

De forma paralela, el entorno organizacional se hizo cada vez más cambiante y con ritmos más acelerados, debido a ello, las organizaciones se vieron obligadas a aumentar la capacidad de adaptación por el mundo VUCA (Volatility, Uncertainty, Complexity, Ambiguity).

El entorno actual requiero de las organizaciones un nuevo estilo de trabajo que facilite la gestión y se logre la adaptación a las nuevas realidades.

El nuevo modelo denominado Organizaciones Ágiles busca nuevos enfoques en la gestión del trabajo e incluso, nuevos estilos de relaciones dentro de la empresa, y entre la empresa y sus consumidores finales.

Como parte de la solución promueve competencias organizacionales como la flexibilidad, agilidad, resiliencia, adaptación, autodesarrollo, etc. de todos los colaboradores para subsistir en el mercado.

Esta metodología ágil junto con la revolución digital que se está suciediendo cuestionan el antiguo paradigma tayloriano, donde las empresas se enfocan en un modelo mecánico y a los principios de la administración clásica y esta nueva visión se ha visto reflejado principalmente en las siguientes cuatro tendencias (Aghina, W., 2018)

• Entorno que evoluciona rápidamente: los patrones de demanda de todos los grupos de interés están evolucionando rápidamente.
• Introducción constante de tecnologías disruptivas: las empresas e industrias consolidadas están atravesando un proceso de «comoditización», o bien se las está reemplazando mediante la digitalización.
• Digitalización acelerada y democratización de la información: las organizaciones adoptan rápidamente la comunicación multidireccional y la colaboración compleja con clientes, socios y colegas.
• La nueva guerra por el talento: a medida que las tareas centradas en el conocimiento y el aprendizaje creativo se tornan más importantes, las organizaciones necesitan una propuesta de valor que las diferencie en el mercado laboral para atraer, reclutar, contratar y retener el mejor talento.

En este tipo de modelo de operación ágil, se busca reconfigurar las estrategias, sus estructuras, procesos, las personas y la tecnología con eficiencia y rapidez, de tal forma que se generan oportunidades e incremento de la generación de valor.

14.2 Manifiesto ágil

Debido a los problemas que se presentaban con el desarrollo del software al tener como base planificar y documentar hasta el más mínimo detalle de un proyecto sin agregar valor, se desarrolló un manifiesto más ágil, que promueve el desarrollo de proyectos centrados en la calidad y la creación de un producto que satisficiera mejor las expectativas de los clientes.

Con este nuevo enfoque en valores como la calidad y la rapidez, se establecieron adicionalmente doce principios para generar un entorno de trabajo centrado en el equipo y en el cliente, alineando los objetivos comerciales de la empresa con las necesidades del mercado meta y adaptando los entornos de trabajo a los constantes cambios en los proyectos y en los mercados.  

Los cuatro valores del manifiesto ágil priorizan a:

• Los individuos e interacciones sobre procesos y herramientas.
• Los resultados tangibles sobre la redacción de la documentación.
• La colaboración con el cliente sobre contratos estrictos y detallados.
• La respuesta al cambio sobre seguir el plan establecido.

Por su parte, los 12 principios del manifiesto son los siguientes:

 

Figura 1. Principios del manifiesto ágil

Fuente: Elaboración propia

14.3 La organización como una red colaborativa

El trabajo colaborativo en las organizaciones es una forma efectiva de generar sinergias y aprovechar los beneficios del grupo aportando al aprendizaje y a las actividades. Las organizaciones desde tiempos remotos han trabajado en grupo y en colaboración. Sin embargo, gracias a la tecnología la forma de afrontar este tipo de trabajos ha cambiado radicalmente.

Por ejemplo, hasta hace algunos años, al trabajar en colaboración era fundamental la presencia de todos los integrantes que conformaban al grupo para aportar conocimientos y experiencia. Gracias a la tecnología actual, ahora se puede realizar un trabajo colaborativo en el que participa un número mucho más elevado de personas, sin importar la ubicación física de las personas e incluso la colaboración se ve enriquecida por la diversidad de países, culturas, ideologías de las personas que agrupan los nuevos equipos de trabajo.

Hoy, el trabajo colaborativo en una organización se entiende como el logro de objetivos y la puesta en común del trabajo desarrollado usando para ello herramientas tecnológicas internas que permiten y favorecen la trasferencia de conocimientos.

Se le llama organización 2.0 a esta nueva forma de organizar el trabajo en las empresas, Actualmente, se crean espacios de libertad para que las personas desarrollen plenamente su capacidad de participación, colaboración e iniciativa, llevando a la empresa hacia la innovación. Con la forma de participación reciente, se genera una red más amplia de colaboración dentro de la empresa en la que los colaboradores son más comprometidos y propositivos. Apoyados por los líderes, los empleados manifiestan mayor entusiasmo y mejores actitudes en una participación abierta,  clara y de confianza.

Independientemente de la estructura organizativa, en muchas organizaciones se genera, de forma espontánea e inevitable, una red colaborativa que representa la verdadera base de conocimiento organizacional, y conforma verdaderos canales por donde fluye la información para hacer de catalizador en los procesos más importantes del negocio.

Las metodologías ágiles han venido a potencializar esta red.

Los retos actuales generan la necesidad de construir nuevas organizaciones  con mayor apertura, más participativas y transparentes. Organizaciones que permitan colaborar para dar una respuesta colectiva más valiosa a los nuevos retos.

Volver parte de la cultura organizacional a la agilidad, promueve la redarquía, la cual establece un orden alternativo en las organizaciones que no se basa en el poder y la autoridad que se establece en la estructura formal, sino por el contrario, se basa en las relaciones que surgen de forma natural de acuerdo a la participación y a los flujos de actividades que fluyen en las redes de colaboración, de acuerdo al valor añadido de las personas.

La metodología ágil significa pues, desarrollar la capacidad de abordar los problemas desde una perspectiva global, en la que todas las personas involucradas forman parte de la solución a los problemas, en igual medida.

Una organización que funge como una red colaborativa tiene características en su cultura empresarial como las siguientes:

• Autogestión: cada persona dispone de autonomía para tomar sus propias decisiones, y para gestionar su aportación al interés común.
• Transparencia: todos los elementos que forman parte de la red conocen la aportación de cada uno de los miembros.
• Emergencia: las soluciones emergen naturalmente gracias al intercambio de información y el aprendizaje colaborativo en redes que genera un efecto multiplicador, donde las aportaciones individuales que surgen de varios puntos de la red, se conjugan y generan cambios significativos y soluciones creativas e innovadoras de los retos que enfrentan.
• Interdependencia: existe la conciencia de que todos los puntos en la red están conectados, lo que sucede en un punto afecta al resto de los puntos de la red.
• Apertura: la red colaborativa se encuentra en búsqueda constante de la interacción con el entorno. Requiere más que la estabilidad, un cierto grado de desequilibrio para poder cambiar y crecer.
• Adaptabilidad: la apertura amplía la visión y la adaptabilidad genera movimiento, teniendo la capacidad de cambiar rápidamente para responder a las nuevas necesidades y nuevos desafíos del entorno.
• Aprendizaje: conlleva el reconocer los paradigmas que están detrás de las posiciones individuales como partida para cuestionarlos, generar la búsqueda y experimentación continua de nuevas formas, paradigmas, estilos y herramientas para abordar los nuevos retos del futuro.

14.4 Mentalidad ágil

La agilidad organizacional es la capacidad de entregar resultados continuos a través de los productos y servicios brindados al cliente, y la habilidad de mantenerse aprendiendo, cambiando, y reinventándose de manera que esos resultados sean sostenibles (Zarbo, P. 2021).

Una metáfora muy común hacia la organización es compararla con un ser vivo porque tiene sistemas complejos e interconectados, donde, la mente en las organizaciones es la estrategia y la generación de valor. Esta mente en la actualidad necesita habilitar al cuerpo para afrontar los cambios (agilidad organizacional), modificar sus comportamientos o formas de trabajar (valores y compromiso de los equipos) y generar entregables concretos para el cliente (valor percibido). En otras palabras, esta mente debe de reestructurarse o cambiar sus modelos mentales para adaptarse a las nuevas necesidades y seguir siendo competencia en el mercado actual. 

“Una organización ágil es crucial para nuestros tiempos, de hecho, siempre ha sido crucial, pero es necesario afrontar con serenidad y reflexión pausada los beneficios y costos de los programas que tengamos en mente” (People Acciona, 2021).

Según Zarbo (2021), los elementos principales en una organización con mentalidad ágil son:

• Enfoque en el cliente: romper lo que sabemos y hacerlo bien, salir de la zona de confort y entrar más a la zona de lo desconocido y de lo que se necesita saber y hacer. Es escuchar con atención al cliente y tomar sus necesidades a pesar de no saber cómo se logrará. Es preguntarse ¿Qué es valioso para el cliente ahora?
• Entrega continua de valor: implica segmentar los entregables, tener contacto y retroalimentación constante con el cliente, escucharlo y adecuar a medida que se va avanzando. El cliente debe estar presente durante todo el proceso, puesto que él es la guía de lo que se va a construir.
• Impactos en ciclos cortos: es más factible corregir o encausar el camino, cuando se revisa constantemente si vamos por el rumbo adecuado, por ello la mentalidad ágil, implica gestionar sus entregas en ciclos cortos y constantes, generando valor y aprendizajes en cada uno de ellos.
• Liderazgo con mindset ágil: involucra aprender del resultado de las acciones como organización y adaptarse para brindar mejores resultados, agilidad en la toma de decisiones, romper el status quo y conectarse con el aprendizaje continuo.

De acuerdo con Aghina (2018), los cinco rasgos distintivos de las organizaciones ágiles plantea la transformación de mentalidad hacia la agilidad, como lo muestra la siguiente tabla.

 

Tabla 1: Cambio de mentalidad de una organización tradicional a una organización ágil

Fuente: Aghina, W. (2018)

Cierre

“Las empresas se oxidan y sus modelos de negocio caducan […] los clientes no piden permiso para cambiar de marca, simplemente lo hacen. La competencia no se mantiene quieta mientras actúas, reacciona y trata de hacerlo mejor que tú […] siempre hay mucho talento distribuido por el mundo para buscar soluciones nuevas a problemas nuevos […]las organizaciones deshumanizantes […] son el centro del envejecimiento empresarial” (Ries, E. 2018).

Estamos en la era de la transformación, por ende, las organizaciones requieren adaptarse a las nuevas realidades, replantear su forma de trabajar, romper paradigmas y convertirse en una empresa con una organización ágil, la cual, es la que está preparada para modificar y adaptar sus planes luego de descubrir algún cambio en el entorno o de identificar la necesidad de realizar ajustes por fallas o restricciones técnicas.

Recordemos que un fundamento básico, para continuar en el camino de la competitividad empresarial desde la perspectiva de una organización ágil, es la capacidad de adaptación a su realidad actual, su capacidad de crear valor y de responder efectivamente al cambio constante.

Tiene como principios el centrarse en identificar lo fundamental y en el desarrollo de productos que satisfagan las necesidades de sus clientes de la manera más rápida posible. Es clave la administración del conocimiento, basándose en la reflexión y aprendizaje a partir de las experiencias, con retroalimentación constante del cliente como parte del proceso de creación de valor.

Checkpoint

Asegúrate de:

• Identificar las características de la agilidad organizacional.
• Reconocer el manifiesto ágil.
• Comprender la importancia la mentalidad ágil en las organizaciones.

Referencias

• Aghina, W. (2018). Los 5 rasgos distintivosde las organizaciones ágiles. Recuperado de https://www.mckinsey.com/business-functions/people-and-organizational-performance/our-insights/the-five-trademarks-of-agile-organizations/es-es
• Jajamovich, M. (2019). Agilidad en 4 estaciones. Argentina: Editorial Temas.
• People Acciona. (2021). La inmediatez de las organizaciones ágiles que pagan los empleados. Recuperado de web-people: https://people.acciona.com/es/cultura-organizacional/organizaciones-agiles/
• Ries, E. (2018). El camino hacia el Lean Startup: Cómo aprovechar la visión emprendedora para transformar la cultura de tu empresa e impulsar el crecimiento a largo plazo. España: Deusto. ASIN eBook: ‎ B07B4MNMN1
• Zarbo, P. (2021). Agilidad Organizacional. Cómo transformar organizaciones con propósito e impacto. Argentina: Dunken.

Lecturas o videos requeridos

 

Lecturas

Para conocer más acerca de Organizaciones ágiles, te sugerimos revisar lo siguiente:

• Martínez, A.; Pérez, M. y Vicente, S. (2021). LAS ORGANIZACIONES ÁGILES: IMPLICACIONES PARA LA GOBERNANZA EN UN ENTORNO DE INNOVACIÓN ÁGIL. Recuperado de https://www.funcas.es/wp-content/uploads/2021/09/10_LHVicente-Salas.pdf
  
  
• MusSons, S. (2020). Organizaciones ágiles. Recuperado de https://librosdecabecera-s3.s3.amazonaws.com/book/195/capitulo-gratis-organizaciones-agiles.pdf

Videos

Para conocer más acerca de Organizaciones ágiles te sugerimos ver lo siguiente:

• ITAM. (2020, 24 de abril). Webinar La agilidad organizacional como catalizador de la transformación digital [Archivo de video]. Recuperado de https://youtu.be/60G0Sss_Xdc
  
  
• Management Solutions. (2019, 3 de julio). De proyectos Agile, a organizaciones Agile [Archivo de video]. Recuperado de https://youtu.be/PXN_AfgKi3o

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