Parent (2008) señala que la primera fase en la organización de un evento es la preparación de la candidatura (planning bid). Otros autores la mencionan junto con la campaña de difusión del evento.
El evento es un proyecto que está inmerso en una estrategia de la organización. Está planificado, es apoyado por una institución y está dotado de financiación con un presupuesto específico. Pero se necesitan de apoyos externos, como es el poder político y sus conexiones, los medios de comunicación, el apoyo de las instituciones públicas y privadas, patrocinadores, subvenciones, así como infraestructuras y recursos humanos para su desarrollo.
Se trata pues de vender la oportunidad de la idea de los stakeholders. Esta sería la fase preliminar en la que se elabora un informe y se prepara la campaña para conseguir el apoyo a la candidatura. El informe debe contener algo innovador para poder ser diferente de otras ofertas o con algo nuevo respecto a otras ediciones. Se debe plantear la estrategia para su presentación tras un análisis cliente/competencia y pensar qué quieren los clientes, cómo se les satisface, con qué tecnología y qué ofrecemos distinto a la competencia.
Las actuaciones de esta fase son:
El responsable de esta fase es el comité organizador, creado al efecto. El comité organizador es un conjunto de personas que tiene a su cargo la organización del evento y es el responsable de la dirección, coordinación, conformación de comisiones de trabajo y de todos los aspectos relacionados con la adecuada realización del mismo. Los promotores pueden ser o no los del comité organizador posterior o sólo ser promotores privados e institucionales que tengan el interés de que se organice el evento, y una vez concedido pasar a ser integrantes del comité ejecutivo. Puede ocurrir que no se pase de esta fase, por lo que habría que, o bien desechar la idea para mejor ocasión o bien recopilar más información y más contactos y realizar un nuevo diseño que se lleve a discusión.
Copa Mundial de la FIFA 2026: proceso de selección de la federación o federaciones miembro anfitrionas
Fuente: FIFA. (s. f.). Guía sobre la selección del organizador de la copa mundial de la FIFA 2026.
Recuperado de https://resources.fifa.com/mm/document/affederation/administration/02/91/88/61/es_gu%C3%ADasobrelaselecci%C3%B3ndelorganizadordelacopamundialdelafifa2026_spanish.pdf
Generalmente, el paso previo antes de hacer un dossier de candidatura, es el rellenar un cuestionario/formulario de inscripción sobre los aspectos más básicos de la organización. Este formulario contesta fundamentalmente a aspectos organizativos (estadios a utilizar para el desarrollo de la competición, infraestructuras, plazas hoteleras, capacidad de transportes – aeropuertos, carreteras, estaciones de tren-), experiencia previa en la organización de eventos parecidos, apoyos de las instituciones públicas o el Gobierno, estructura del Comité Organizador. Esta información permite al dueño de los derechos analizar la capacidad, fortaleza, debilidades y planes de las ciudades aspirantes.
Tras el estudio detallado de los cuestionarios presentados y los informes subsiguientes, el dueño de los derechos selecciona las ciudades que están calificadas para pasar a la siguiente fase, donde se hace una primera distinción entre las ciudades o empresas que pasarán a ser llamadas candidatas.
1.3 El dossier de candidatura
Una vez que se ha pasado a ser “ciudad candidata” para albergar un evento masivo, son varios los pasos a seguir hasta el momento de la elección.
Por un lado, se debe elaborar un dossier de candidatura donde cada ciudad debe cumplir con una serie de requisitos que abarcan desde el contexto político, la receptividad de los ciudadanos, el medio ambiente, el presupuesto, el comité organizador y los espacios dentro de las instalaciones. Este dossier generalmente es un libro o varios donde detenidamente se detallan todos los aspectos relacionados con la organización de dicho evento. Los siguientes son los elementos principales que se consideran en las candidaturas:
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Contexto político:
Se tiene en cuenta el clima político, económico y la estructura gubernamental. Se analizan aspectos legales, como las garantías para el financiamiento de las construcciones o mejoras que se deban realizar, ver si la legislación apoya este tipo de evento, los temas de permisos de trabajo y de aduana, así como la respuesta de la opinión pública, de los organismos privados y públicos.
Las autoridades deben garantizar que van a cumplir con todos los requisitos de aduana, inmigración y legislación, incluidos los visados con la acreditación, como visado de entrada, estancias de corto plazo, trabajo, residencia y permisos de entrada temporales, regulaciones de vacunas y sanitarias, garantías para productos especiales y equipos y exenciones de impuestos. Se adoptarán las disposiciones para facilitar el acceso de aquellos atletas o personal implicado en el evento.
Medio ambiente:
Tiene un papel preponderante. Los edificios verdes, la calidad del aire y del agua, la meteorología, etc., son puntos positivos. El legado que estas medidas dejan en la ciudad es estudiado en detalle.
El medio ambiente y la sostenibilidad son esenciales en la planificación. Desarrollar una guía medioambiental específica y una valoración medioambiental estratégica para asegurar que la sostenibilidad es una pieza clave de una candidatura y su legado.
Presupuesto:
Cada ciudad debe presentar un informe de toda la financiación de cada recinto, tecnología, transporte, complejos deportivos, patrocinios y las garantías financieras. También a nivel marketing no se debe dejar ninguna laguna, desde las publicidades, los tickets, la protección intelectual, la coordinación con el patrocinio local y la licencia; todo tiene que estar registrado. La persecución de las actividades de marketing desleal es una cuestión esencial para la organización, financiación y celebración de los eventos.
El presupuesto se debe basar en un riguroso análisis, realista y sensato. Gracias a las garantías financieras, se consigue que el gobierno, garantice cubrir cualquier posible déficit financiero. La planificación financiera debe tener en cuenta todos los requisitos en el cuestionario inicial.
Los espacios:
Se analiza la situación actual de los espacios, sedes y estadios ya construidos que se utilizarán para acoger el evento. Los espacios no sólo implican a protagonistas sino también a la prensa, los invitados, los patrocinadores, los organizadores, así como sus alojamientos. Es necesario detallar cómo está cada lugar, así como todos los proyectos de aquellos espacios a construir, ya sea de manera efímera o duradera, para el correcto desarrollo del evento.
Servicios médicos y control antidoping:
Todo evento deportivo internacional debe seguir los pasos médicos y de control antidoping regidos por el código de la Agencia Mundial Antidopaje. Así mismo, se debe proveer e informar de la red de hospitales y centros de asistencia sanitaria cercanos a los diferentes emplazamientos donde el personal del evento pueda estar involucrado.
Seguridad:
Un gran evento masivo debe ser considerado como un evento con especial interés para la seguridad nacional, tanto para los deportistas como para el personal. Como ya hemos comentado anteriormente, el apoyo gubernamental va a ser clave para el correcto funcionamiento de la seguridad de un evento.
Sin embargo, la seguridad no debe ser completamente cosa del poder nacional, sino que se debe complementar con seguridad privada contratada especialmente para el desarrollo del evento, dentro de los espacios determinados para ello. Por lo tanto, será esencial la coordinación entre ambos cuerpos de seguridad, así como con la seguridad que pudieran traer los deportistas o integrantes del evento.
Transporte:
Se refiere al acceso internacional y nacional a través de un sistema de comunicación para el evento que aguante la llegada del público esperado. La infraestructura debe soportar tanta participación, tanto en los accesos por tierra, mar o aire.
Generalmente, un evento de gran magnitud es un momento perfecto para que las ciudades realicen cambios para la mejora de sus sistemas de transporte, así como alguna de sus infraestructuras, siendo uno de los legados que más valoran los ciudadanos de la ciudad que aloja dicho evento.
Otro de los aspectos clave de este proceso cuando se es ciudad candidata, es la visita que el dueño de los derechos hace a cada una de las competidoras para poder ver in situ todos los aspectos relacionados con la misma.
Los miembros de la Comisión de Evaluación, después, realizan las visitas de inspección a cada una de las ciudades candidatas, donde se comprueba los lugares propuestos y se informa sobre los detalles de los temas tratados en el dossier de candidatura.
Esta visita suele tener varios puntos clave, como son la explicación del proyecto y su desarrollo por parte del comité organizador, así como la visita a las instalaciones y espacios que se vayan a utilizar para el desarrollo del evento en cuestión. La comisión de evaluación comunica los resultados de sus inspecciones en un informe enviado a los miembros que elegirán cuál es el mejor proyecto, generalmente un mes antes de la elección.
La infraestructura generada por un evento masivo desarrollará beneficios importantes a través de su plan de legado: deportivo, cultural, social, económico y medioambiental.
1.4 La elección