Estado del arte

Una vez que se ha conseguido ganar la candidatura, empieza el verdadero trabajo como organizadores de eventos. Pero antes, se debe saber los diferentes tipos de eventos que existen para poder conocer su filosofía. Para ello, Silvers (2003) crea un listado con los diferentes tipos que existen:

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Ya que nuestro campo fundamental de explicación sobre la organización de eventos masivos lo vamos a realizar en torno a eventos deportivos, la definición anterior se queda un poco corta, así que se puede añadir la explicación que Desbordes y Falgoux (2006) dan sobre los eventos deportivos, ellos mencionan que un evento deportivo se caracteriza por conjuntar a un número elevado de personas, participantes y espectadores, el impacto y carácter extraordinario. Los medios de comunicación son una red de información y difusión que contribuyen al entorno financiero.

Con esta definición ya se ven todos los agentes implicados en un evento y da pie a conocer que la coordinación y las sinergias entre todas las partes, va a ser fundamental para que tenga éxito.

Para una correcta organización, lo primero que habrá que definir será el organigrama que seleccionamos para nuestra organización interna del trabajo y las responsabilidades de cada uno de los departamentos.

No resulta fácil elaborar una estructura y una forma de funcionamiento organizativas. En primer lugar, porque no existe una estructura perfecta. Además, son las mismas personas las que en muchas ocasiones con sus valores, necesidades, expectativas, diversos grados de motivación y aspiraciones, facilitan que una estructura funcione o no. Por eso, la estructura es y debe ser diferente y específica en función del evento.

Los organigramas representan de modo gráfico la agrupación de actividades y tareas por departamentos, así como las relaciones de estos entre sí. El organigrama sólo es la representación visual del plan organizativo, por lo que son un instrumento esencial para entender la organización.

Con los organigramas se conoce el tipo de trabajo que realiza cada departamento o grupo de empleados, la relación de los mismos, su nivel en la estructura o la autoridad que poseen. No sólo sirven para tener una visión de cómo está compuesta la organización, sino que además sirven para mostrarnos dónde se debe intervenir en caso de mal uso de funciones, replanteamiento de tareas para hacer cambios organizativos. Los dos tipos más utilizados son los siguientes:

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Fuente: Magaz-González, A., y Fanjul-Suárez, J. (2012). Organización de eventos deportivos y gestión de proyectos: factores, fases y áreas.
Revista Internacional de Medicina y Ciencias de la Actividad Física y el Deporte,12(45).

El comité organizador es disuelto una vez ganada la candidatura, por lo que había que crear uno nuevo. Una vez concretado el tipo de evento que vamos a llevar a cabo y qué organigrama vamos a utilizar, se debe definir el comité organizador creado específicamente para el evento, así como se suelen establecer regulaciones escritas o un contrato para perfilar los derechos y las obligaciones por parte del dueño de los derechos del evento y el comité organizador.

Normalmente el dueño de los derechos entrega un manual de organización del evento donde vienen las bases para el correcto desarrollo del mismo, así como el mínimo exigido para su realización. En él se suelen establecer también las diferentes relaciones entre el dueño de los derechos y el organizador en cuanto al desarrollo del evento (categorías de patrocinio y tipologías de derecho de explotación, fechas límite de realización de los diferentes planes de organización de los departamentos, personas de contacto para un seguimiento más fluido, etcétera).

Lato sensu, el comité organizador es un conjunto de personas que tienen a su cargo la organización del evento y son los responsables de la dirección, coordinación, conformación de comisiones de trabajo y de todos los aspectos relacionados con la adecuada realización del mismo.

Este equipo de trabajo está compuesto por profesionales de la especialidad en la que desarrolla el evento, así como personas representantes de instituciones afines a estas materias de reconocida capacidad profesional. La estructura básica de un comité organizador es:

También, y según el evento, suele haber un comité de honor formado por personalidades del Gobierno, Casa Real, etc., que como su nombre lo indica, son puramente representativos, pero que no tienen ningún poder de decisión en el desarrollo del evento.

Después, una vez seleccionado el comité organizador, se suele formar un comité ejecutivo, el cual va a llevar realmente la organización del evento (siempre rindiendo cuentas al comité organizador y al dueño de los derechos). El director del comité ejecutivo o consejero delegado suele llevar a cabo la coordinación general del evento. Es la persona que formula los objetivos y las estrategias para determinar la forma de llevar a cabo los diversos procesos y procedimientos, con el fin de lograr los objetivos.

Después, establece una estructura según el organigrama que mejor considere y encabeza su estructura organizacional, dependiendo de él las responsabilidades de la organización (en un organigrama piramidal).

Una de las primeras labores del comité organizador y ejecutivo una vez que está constituido, es la de revisar a fondo el manual de organización y crear con ello un cronograma de hitos destacables.

Un cronograma es un calendario en el que aparece reflejada la realización de todas las actividades previstas en la planificación. En función del horizonte temporal contemplado por el plan, el cronograma puede ser diario, semanal, mensual, anual, etcétera.

El cronograma permite ordenar en el tiempo de una forma coherente las diferentes actividades que tiene que llevar a cabo la organización.

Una vez hecho el cronograma y con el comité organizador y ejecutivo constituido, una buena idea para poder planificar del mejor modo y forma es elaborar un plan director. Es un documento formal en el que se intenta plasmar por parte de los responsables de una compañía (directivos, gerentes o empresarios), cuál será la situación de la misma dentro un periodo de tiempo.

El plan director es cualitativo: define las futuras cualidades (no las cantidades) de la compañía. Es finalista: indica lo que se quiere conseguir, pero no cómo conseguirlo, y es atemporal, pues no establece plazos para alcanzar lo propuesto, a excepción de la propia vigencia del plan. El plan director recoge tres puntos principales:

• Productos y servicios: describe el catálogo de productos y/o servicios que ofrecerá la compañía a sus clientes (planes de acción), y en los que deben basarse sus ingresos en el medio y en el largo plazo. Esta enumeración debería ser visionaria, completa y realista. Fundamental para nuestro desarrollo comercial y de marketing.
• Mercado potencial: describe el perfil de los clientes que tendrán acceso a los productos que ofrece la compañía (espectadores, empresas), indicando el segmento más aproximado y sus características principales.
• Ventajas competitivas: describe las características que deben situar a la compañía en una situación ventajosa con respecto a su competencia. Estas ventajas deben ser, ante todo, difíciles de imitar y sostenibles en el tiempo hasta la llegada al evento.

En la práctica, el plan director se suele condensar en un documento escrito (generalmente de menos de 10 páginas) que no es más que una instantánea del futuro que los directivos quieren para su compañía o en nuestro caso, para el evento. Es, por tanto, el eje central sobre el que se articularán otros documentos de vital importancia para la empresa.

Una vez que se tiene el comité organizador, el comité ejecutivo, el organigrama definido, el cronograma de hitos y un plan director que lo guíe, es fundamental crear la identidad e imagen corporativa del evento. Es decir, la imagen que queremos dar de cara al exterior. Y para ello, se debe crear un manual de identidad corporativa.

Este manual es un documento en el que se definen las normas que se deben seguir para incluir el logotipo de una marca, así como los distintos elementos visuales que la conforman en todo tipo de soportes (tanto virtuales como impresos). Por lo tanto, describe de qué manera se deben aplicar los diferentes signos gráficos que representan la identidad de una marca, para que resulten coherentes y garanticen la cohesión comunicativa y visual de la misma. Un manual de identidad corporativa es un documento que tiene la labor de informar sobre las posibles aplicaciones y usos del logotipo. Un manual de este tipo puede variar en número de páginas, pero hay ciertos aspectos informativos que todos ellos deben poseer en cuanto a colores, formas y tamaños.

Existen manuales muy desarrollados, con explicaciones extensas de usos y costumbres de los elementos visuales de la identidad de una marca, y manuales más concisos con normas claras que lo explican de manera detallada y concisa. Sea cual sea su extensión, en él se deben detallar las medidas y proporciones de cada uno de los elementos que lo componen. Entre ellos, los tres elementos claves que componen un manual de imagen corporativa y que no deben faltar son los siguientes:

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Vistos los tres elementos que han de incluirse en un manual de identidad corporativa, es importante resaltar las tres recomendaciones más a tener en cuenta para identificar si un manual de identidad corporativa está correctamente detallado:

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Hay otros muchos más soportes que no se han nombrado, como podrían ser uniformes, presentaciones de empresa o banners de redes sociales, que pueden estar incluidos dentro del manual de identidad corporativa, pero preferiblemente es mejor que sea breve y bien definido, que extenso y con errores.

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