Estado del arte

Como se ha comentado anteriormente, el comité ejecutivo está dirigido por un consejero delegado. Hay sitios donde hablan para este mismo puesto de director general, pero debemos saber que el director general y consejero delegado tienen funciones similares, pero distinto estatus. La principal diferencia es que el primero tiene una relación laboral, mientras que la del segundo es mercantil.

El director ejecutivo o consejero delegado y su equipo serán los responsables, a través de la cesión de la misma por parte del presidente del comité organizador, de la administración y gestión general del campeonato a organizar. La acción ejecutiva supone operar y decidir tanto en entornos de certeza como en los de riesgo o incertidumbre. Por lo tanto, la culminación del trabajo directivo es el grado de éxito en la toma de decisiones. Entre las tareas específicas del director ejecutivo se incluyen:

• Formular e implementar el plan de gestión del evento.
• Actuar como oficial ejecutivo del comité organizador.
• Servir a las diferentes áreas, dotándolas de los recursos económicos, humanos y materiales necesarios para el buen desarrollo de sus tareas.
• Realizar la gestión y control financiero del evento de acuerdo con el presupuesto aprobado junto con el departamento de Administración.
• Definir el equipo de trabajo necesario, describir los perfiles a incorporar e incorporar al personal, asesores y empresas de servicios necesarios según los requisitos y el presupuesto del evento.
• Gestión y supervisión de todo el personal empleado para el evento.
• Relación con las áreas de gestión de la federación internacional y de las autoridades competentes en cada materia, en coordinación con el presidente.
• Servir de vínculo, en caso necesario, con las áreas de la Federación Deportiva Nacional o Territorial.
• Servir de vínculo, en caso necesario, con las áreas de los clubes o asociaciones deportivas.
• Dar servicio a los órganos de control de la Federación Deportiva Nacional o Territorial en la información necesaria relativa al evento.
• Servir de portavoz del evento, incluyendo el enlace con los medios de comunicación y preparación de todos los boletines e información.
• Asegurar una cooperación óptima entre el comité organizador del campeonato, los subcomités y otros organismos y personas de relevancia.
• Definición y desarrollo del plan de legado postevento de acuerdo con las diferentes federaciones territoriales y con el desarrollo de la promoción definida.
• Otras tareas marcadas por el presidente, de acuerdo con las directrices del comité organizador.

Así, como vimos en los organigramas piramidales, su puesto ocuparía la cúspide del mismo y a partir de él saldría el resto de departamentos.

Generalmente del consejero delegado depende la rama del protocolo, que, a su vez, sirve de paraguas a toda la organización. Muchas veces se habla de este departamento como el de Relaciones Institucionales. El rol del responsable de Relaciones Institucionales lo puede llevar a cabo una persona de la propia organización (que es lo más habitual), pero también puede llevar a cabo estas funciones un consultor externo. Dentro de sus funciones, las más relevantes son las siguientes:

Cuando dentro de una organización se aprecia como pertinente aplicar el protocolo, se crea uno interno basado en la potencialidad de las autoridades que forman parte de la misma. A nivel empresarial se encarga de organizar las reuniones de la comisión de seguimiento, congresos, ferias y conferencias, siendo así una de las ramas principales de las relaciones públicas.

Cuando llegue la hora del evento, este departamento será el encargado de hacer y recibir las invitaciones para el palco, recepción de invitados y personalidades, tratamiento que se debe tener con ciertas autoridades, ya sean políticas o deportivas, ceremonias de inauguración o clausura, premiaciones, gestión del palco de honor o las localidades VIP.

El director de Administración y Finanzas, junto con su equipo, será el responsable de todos los aspectos en relación con la planificación, gestión, control e implementación del plan de recursos humanos, plan financiero y presupuesto y relaciones jurídicas y legales necesarias del campeonato. El área económica se centra tanto en el establecimiento de un plan financiero como en el control de toda actividad económica que se genera alrededor del evento.

Los responsables del área financiera deben realizar una previsión de los costos a nivel de gastos que hacen falta para desarrollar el evento, así como los resultados a nivel de ingresos por diferentes conceptos (patrocinadores, mercadotecnia, taquillaje, entre otros). Y deben realizar una planificación de los recursos necesarios para su desarrollo. Asimismo, tienen que plantearse si el evento va a suponer beneficio o déficit. En el segundo caso, hay que conocer de antemano si los costos son los previstos y, sobre todo, si las pérdidas son tolerables. El control económico debe centrarse en la contabilidad (ingresos y gastos) y en las nóminas.

En el momento de elaborar un presupuesto hay que tener en cuenta las partidas presupuestarias que hacen referencia a los ingresos y a los gastos. Todas las partidas conocidas aparecerán en el presupuesto junto al importe estimado. Existen varios tipos de presupuestos. El orden a la hora de elaborar los presupuestos será el siguiente:

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A la hora de realizar el presupuesto debemos tener en cuenta cuáles son nuestros objetivos. Cabe destacar que el presupuesto de un evento puede reflejar tres situaciones:

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Como se ha visto, una de las funciones del departamento de Administración y Finanzas es crear el Plan de Recursos Humanos, adecuando las contrataciones en calidad y plazo a los perfiles y definiciones marcados y de acuerdo con las condiciones presupuestarias con las que contemos.

Generalmente, la función de Recursos Humanos está compuesta por áreas, tales como reclutamiento y selección, contratación, capacitación, administración o gestión del personal durante su permanencia en la empresa. Los responsables de Recursos Humanos son quienes deben llevar a cabo la selección del personal según los requerimientos de la organización. Para ello, el responsable de la selección de personal para un puesto de trabajo vacante debe realizar las siguientes acciones:

Es conveniente que, al elaborar las visiones, no solamente se estudien bajo un enfoque optimista de desarrollo, sino que también se analice la posibilidad de una contracción económica que obligue a tomar medidas restrictivas. Las previsiones deben abarcar todas las posibilidades que pueden producirse. Amplitud y flexibilidad deben de ser dos de sus características esenciales de una planificación de personal.

Aunque no es un departamento como tal, actualmente la Responsabilidad Social Corporativa (RSC) es un aspecto básico dentro del funcionamiento de una empresa. Es una forma de dirigir las empresas basada en la gestión de los impactos que su actividad genera sobre sus clientes, empleados, accionistas, comunidades locales, medio ambiente y sobre la sociedad en general.

De acuerdo con la revista Compromiso Empresarial (2014), debe estar fundamentada en las siguientes líneas de actuación:

• Promover la RSC como elemento impulsor de una organización sostenible.
• Integrar la RSC en la educación, la formación y la investigación.
• Transparencia para aumentar la confianza.
• Gestionar los recursos humanos y fomentar el empleo.
• Una inversión socialmente responsable.
• Mejorar la relación de las empresas con los proveedores.
• Fomentar un consumo responsable por parte de todos.
• Inculcar a nivel general el respeto al medio ambiente.
• Fomentar la cooperación al desarrollo en todos los sectores.
• Favorecer las acciones de coordinación y de participación.

Así, la RSC se podría resumir en una filosofía, una manera de pensar y de actuar dentro de la empresa que lleva a unas prácticas determinadas.

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