Estado del arte

El Departamento de Competición de un evento deportivo es el encargado de realizar todo el trabajo relativo al aspecto deportivo, ya sea desde el punto de vista de las infraestructuras necesarias para la disputa del evento, así como de todas las necesidades de los protagonistas del evento, los deportistas.

Los recintos que se usarán como pabellones de juego durante los Torneos o en los Juegos Olímpicos deberán cumplir con los requisitos internacionales y con las normas de la Federación Internacional a la que pertenece. El dueño de los derechos podrá inspeccionar los recintos propuestos por el Organizador para asegurarse de que se cumplen las disposiciones relativas a requerimientos mínimos y aspectos técnicos, de organización y de marketing. Los recintos están sujetos a aprobación de ellos y sólo los recintos aprobados, podrán utilizarse como terrenos de juego oficiales.

Tanto el dueño de los derechos deportivos como el Organizador deberán unir esfuerzos para asegurar que los estándares son de alta calidad para cumplir las expectativas de los espectadores, los televidentes y los patrocinadores. La minuciosa documentación de las inspecciones y visitas de los recintos, así como los informes de progresos garantizarán un seguimiento constante de las operaciones y por ello, ayudará a la mejora de las mismas.

El dueño de los derechos se reserva el derecho a no aprobar un recinto en caso de que haya un incumplimiento grave de estándares técnicos, de organización o de seguridad y que estos no puedan mejorarse, ya sea por tiempo o presupuesto. El recinto no se aprueba y el organizador tiene la obligación de proponer otro sitio.

Por ejemplo, la Liga MX cuenta con un reglamento emitido por la FMF en el cual se muestran los lineamientos necesarios para contar con un estadio para ser parte de esta liga.

De igual manera lo tiene la FIFA.

El COI (Comité Olímpico Internacional) también cuenta con una guía.

El departamento de Competición inicia su trabajo con la clasificación de los equipos/atletas para celebrar el evento deportivo en cuestión. Generalmente cuando hablamos de deportes colectivos, los equipos que se clasifiquen para la competición final, lo harán a través de sus respectivos Campeonatos Continentales Clasificatorios. Estos equipos clasificados a través de los Campeonatos Continentales Clasificatorios se conocerán con tiempo suficiente para la realización de los trámites pertinentes (sorteo de competición, tramitación de visados, reserva de hoteles y vuelos…).

Inmediatamente después de conocer los equipos participantes, se enviará una circular con el formulario de registro a todas las Federaciones Nacionales con el fin de registrar formalmente a estos equipos para el Campeonato. La Federación Internacional dueña de los derechos, comunicará la fecha límite para enviar el registro de los equipos.

Es responsabilidad del Director de Competición proponer internamente y realizar el sistema y calendario de competición, donde vendrán determinados los días y horarios de competición, fases, días de descanso, que se debatirán con la Federación Internacional. Así mismo, será el encargado de realizar el calendario de entrenamientos, el cual deberán seguir los equipos durante el Campeonato.

A su vez, será el encargado de toda la comunicación con los equipos/selecciones en las fechas previas al evento realizando un documento informativo, también llamado Team Bulletin donde vengan especificadas todas las dudas que puedan tener los equipos clasificados antes, durante o después de su estancia en el campeonato. En él vendrán datos de contacto sobre los organizadores, el país, la ciudad donde compiten, los desplazamientos, los hoteles, la logística de evento, los visados… y toda aquella información que pudiera considerarse relevante.

Del responsable de Competición, dependerán varias personas durante el evento:

Cuando hablamos del servicio médico nos referimos a los encargados de realizar toda la cobertura médico-sanitaria durante la celebración de un evento deportivo, ya sea para el tratamiento de los atletas, staff, voluntarios o público asistente, así como para la realización de los controles anti-doping que se puedan llevar a cabo durante el desarrollo del evento.

Cada pabellón necesita una habitación o área para primeros auxilios. Esta habitación deberá estar disponible para médicos y pacientes en caso de emergencia. Esta habitación debe hallarse en la planta a nivel de suelo para que resulte fácilmente accesible y para poder transportar pacientes fuera sin dificultad.

La habitación donde se lleven a cabo las pruebas anti-dopaje deberá poder ser cerrada con llave y estar accesible para los Oficiales Anti-Doping al menos media hora antes del inicio del partido. El área de pruebas de Anti-Doping deberá estar claramente señalizada y –como mínimo– asegurar la privacidad del jugador/atleta. El área solamente deberá usarse como recinto de control de dopaje durante la sesión de recogida de muestras. El Oficial de Control de Dopaje (OCD) de la Federación Internacional deberá tomar nota de desviaciones significativas si las hubiere en estos criterios.

El área de pruebas de Anti-Doping deberá consistir como mínimo de:

• Una habitación equipada con una mesa y cuatro asientos para llevar a cabo el proceso de control.
• Una habitación conectada a la anterior con aseo y lavabo.
• Una habitación de espera equipada con asientos suficientes para los jugadores y sus acompañantes y una TV si no hay un sitio especial en el recinto para que el jugador pueda ver el partido.

Durante la toma de muestras, sólo deberá permitírsele la presencia en el área de pruebas Anti-Doping al personal siguiente:

• Los jugadores a quienes les ha tocado por sorteo.
• Un delegado-oficial por cada equipo, preferiblemente el médico o el fisio del equipo.
• El Oficial de Control de Dopaje (OCD) (supervisor) de la Federación Internacional.
• Los asistentes acreditados del OCD.
• El personal de control de dopaje acreditado.
• Un intérprete aprobado por la Federación Internacional, si se solicita.

Las fuerzas de seguridad deberán tomar las medidas necesarias para asegurarse de que ninguna persona que no sea una de las mencionadas entre en el área de control de dopaje. Siempre deberá haber un miembro de seguridad de las autoridades locales vigilando la puerta de entrada.

El Organizador es responsable de la atención médica en el pabellón de juego. El Organizador deberá disponer de un médico y personal sanitario en la instalación donde se juegue. El médico deberá sentarse a primera fila de la tribuna tras la mesa (o cerca del terreno de juego en un asiento designado). El médico deberá ser presentado a un representante de la Federación Internacional antes de cada partido. Las instalaciones médicas en el pabellón deberán enseñarse al representante de la Federación Internacional previamente a la competición. Además, una ambulancia plenamente equipada (con elementos que permitan la posibilidad de reanimación) deberá estar disponible durante todos los partidos y entrenamientos.

Deberá disponerse de camillas en la habitación de primeros auxilios y también cerca del terreno de juego para que estén disponibles en caso de emergencia para trasladar a jugadores fuera de la pista. El médico deberá asistir a:

• El médico del equipo en casos de emergencia (p. ej. hospitalización de un jugador)
• Espectadores que requieran de tratamiento médico inmediato.
• Oficiales que necesiten de tratamiento médico inmediato.
• La habitación de primeros auxilios deberá tener las instalaciones y equipamiento apropiados.

El Centro de Control Antidopaje (DCS) debe estar ubicado dentro de la sede de la competición, cerca de la sala de juego, los vestidores y de la sala de atención médica. Para asegurar la privacidad del atleta, el área de control antidopaje debe ser inaccesible para el público, que se encuentra lejos de los medios de comunicación y zonas de espectadores y custodiado por un guardia de seguridad, que sólo podrá conceder el acceso a personas autorizadas.

Las condiciones sanitarias y estériles deben prevalecer en todo momento, por lo tanto, las estaciones de control de dopaje deben tener paredes fáciles de limpiar y suelos hechos de materiales higiénicos, y la habitación no debe ser utilizado para ningún otro propósito (almacenamiento, despacho, sala de médicos, sanitarios, etc.). Debe estar bien iluminado y climatizado.

Una ruta segura debe garantizarse desde el Centro de Control Antidopaje de los espacios de estacionamiento para asegurar la seguridad del transporte de las muestras.

Cuando nos referimos al personal de Event Presentation, nos estamos refiriendo a todas aquellas personas que, situadas en la mesa de control o anotación de los partidos o bien en una zona próxima con acceso visual a los marcadores y al público, realizan las labores de dinamización y locución de los partidos, así como del uso de las pantallas del estadio/pabellón.

Estas personas serán las encargadas del sistema de video marcador integrado, que genera una seria en formato VGA/Video compuesto que proporciona información en tiempo real sobre el desarrollo de la competición. Normalmente la información que presentan estos sistemas, además de ser utilizada por el público general para el seguimiento de la competición, es requerida por el speaker o el personal especializado de Sport Presentation resultando una herramienta de gran utilidad en presentaciones del evento, alineaciones y seguimiento del mismo. Este sistema, al proporcionar una salida VGA / Video compuesto estándar, es fácilmente conectable a cualquier video marcador existente en la sede y muestra un look & feel homogéneo en todas las sedes.

Es fundamental una coordinación permanente entre el Responsable del FOP y el Event Presentation para poder gestionar de la mejor manera posible, todo el sistema de resultados, el cual gestiona de forma conjunta todos los aspectos técnicos de la competición, facilitando a la organización la gestión integral del evento.

Los sistemas de generación de gráficos en tiempo real para TV y sistemas para comentaristas (CIS), serán alimentados por la información generada en la sede y entrada de datos y operados por personal especializado.

Los sistemas de gestión de competición y resultados en sede gestionan toda la información que se genera en la sede durante el periodo de competición. Dichos sistemas son independientes de los sistemas centrales y proporcionan todas las funcionalidades necesarias para llevar a cabo el desarrollo de la competición por parte de los oficiales responsables de la misma.

También proporciona la información necesaria al resto de sistemas presentes en la sede que es requerida para su correcto funcionamiento. Estos sistemas comprenden desde la configuración inicial de la estructura de competición, el horario oficial y configuración de sistemas como el data entry etc.

La generación de informes proporciona los reportes oficiales que serán distribuidos tanto al público general como los responsables de la gestión de competición. Estos informes son generados de forma secuencial en función de la fase en la que se encuentre la competición. De esta forma los reportes de carácter general como competition schedule, team roster, árbitros, participantes etc. son distribuidos antes del comienzo de la misma. De forma previa al comienzo de un determinado encuentro se distribuyen reportes como start list, match scoresheet, entre otros. A la finalización del encuentro se distribuyen informes que reflejan el resultado final y estadísticas acumuladas del encuentro.

La distribución de los informes generados puede llevarse a cabo de forma manual, mediante personal entrenado en la distribución de copias en determinados puntos de la sede o puede llevarse a cabo mediante un sistema de print distribution. Este sistema permite la distribución automática de listados en distintas impresoras en formato PDF mediante la configuración preliminar de las mismas. De esta forma, una vez que el operador en sede genera un informe este se imprime en los distintos puntos que estén configurados, tanto en la propia sede como en impresoras remotas, imprimiéndose este de forma automática.

Los sistemas de Timing & Scoring generan la información necesaria para incorporar al resto de sistemas datos relativos al cronometraje y expulsiones del evento. Estos dispositivos se conectan a los sistemas oficiales de cronometraje y marcador oficial, procesan la información que proviene de estos, adaptándola e incorporándola al sistema central. De esta forma esta información puede ser utilizada tanto en los sistemas de generación de gráficos como en entrada de datos etc.

La creación de estrategias exitosas para vender entradas requiere de un gran conocimiento del mercado local y la demanda global. Evaluar la popularidad del evento y estimar la asistencia potencial será uno de los primeros estudios que se deben realizar para poder estimar en base a ello, los diferentes precios de los boletos, así como la estrategia a seguir.

Uno de los primeros pasos a realizar es el estudio del aforo que disponemos para poder llevar a cabo la venta. Del aforo total de una instalación deportiva, debemos restarle el número de asientos que van a estar reservados para los patrocinadores del evento según los acuerdos firmados con cada uno de ellos, la ubicación de trabajo de los medios de comunicación acreditados, el plan de cámaras, para los equipos participantes, etc. Todos estos aspectos, determinarán el número total de asientos que se disponen para poner a la venta.

El siguiente paso será, una vez marcado el precio al que se quiere realizar la venta de los boletos y las diferentes categorías en las que vamos a dividir la instalación, será hacer una implementación digital de esa venta de asientos con algún operador especializado en la venta de boletos.

El canal mayoritario en la venta de entradas es el Internet. En el caso de clubes reconocidos casi el 50% de las ventas de boletos se realizan a través de la web del Club. Sin embargo, no se debe descartar tampoco el entorno de venta offline. De hecho, todavía sigue siendo un canal de venta importante a través de las taquillas y las tiendas sin olvidarse también de los operadores de viajes, con los cuales podemos llegar a algún tipo de acuerdo para que, en los paquetes vacacionales, se incluya el evento que organizamos.

Actualmente la venta a través del celular, los precios dinámicos en función del aforo, el mercado secundario o un CRM muy personalizado, hace que la venta de boletos deba cubrir muchos campos diferentes. El Customer Relationship Management (CRM) es un enfoque para gestionar la interacción de una empresa con sus clientes actuales y potenciales. Utiliza el análisis de datos de la historia de los clientes con la empresa para mejorar las relaciones comerciales con dichos clientes, centrándose específicamente en la retención de los mismos y, en última instancia, impulsando el crecimiento de las ventas.

Una estrategia de boletaje de un evento deportivo bien gestionada, debe estar incluida dentro de las campañas que los departamentos de Marketing y Comunicación tengan planteadas dentro de la Promoción previa.

Una vez que conocemos los canales de venta y los asientos de los que disponemos, se debe llevar a cabo la venta de entradas en diferentes fases:

Además de estas fases de venta, se debe tener en cuenta cada día más el mercado secundario, donde son los propios organizadores los que dan la opción a los aficionados de revender sus entradas, de una manera legal permitiendo con ello que puedan recuperar parte del dinero invertido en partidos donde ellos no tengan pensado asistir a la instalación.

Finalmente, siempre hay que dejar una serie de entradas a la venta en las taquillas de la instalación para el día del evento en cuestión. Es una manera de crear expectación hasta el final y permitir la venta de boletos hasta el último momento.

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