Estado del arte

El departamento de Operaciones como tal tiene como finalidad dar servicio al resto de secciones del Comité Organizador de un evento deportivo. Como su propio nombre indica es un departamento más operativo, pero en donde la planificación y gestión al detalle, para no dejar nada al azar, tiene una tremenda importancia.

A modo esquemático, el departamento de Operaciones puede tener una estructura de unos 10-12 departamentos, con diferentes Gerentes de Área, los cuales a su vez tienen responsabilidades propias muy importantes para el correcto funcionamiento del Campeonato. Dependiendo del Campeonato, hay algunos departamentos que funcionan por si solos sin pertenecer a Operaciones como pueden ser los casos de Voluntarios o de IT (Tecnologías) donde cada vez más, se funciona como un departamento paralelo e igual de importante que otros.

Una de las principales funciones de este departamento es la producción, montaje y desmontaje de todas las infraestructuras necesarias para el desarrollo y creación del evento deportivo. Cuando hablamos de montajes/desmontajes nos referimos fundamentalmente a la previsión que se hace de entrada y salida de mercancías dentro de los días previos, durante y después de un campeonato para no entorpecer y perder tiempo ni recursos. En cualquier campeonato el nivel de empresas externas que hay que contratar para que día a día todo funcione, es muy elevado por lo que la coordinación entre ellas (por nuestra parte como “cliente” que solicita su servicio) es fundamental. Por ejemplo, en un espacio multidisciplinar será conveniente que entren a la instalación todos los camiones o furgonetas que tengan que trabajar en el interior del pabellón, previamente a la instalación del suelo de competición. Así pues, en su desmontaje, también será conveniente que venga antes la empresa que se encargue de desmontar el suelo, antes de que entren los camiones a desmontar, por ejemplo, una grada supletoria. Para todo ello, es bueno hacer una previsión de entrada y salida de personal de la instalación. Este aspecto nos facilitará el trato y eficiencia de las empresas que trabajan con nosotros, nuestra empresa de seguridad (ya que tendrá conocimiento de todo) y nos dará una previsión general de los tiempos de montaje.

Evidentemente, cuanto mayor sea el número de horas que tengamos para realizar el montaje y el desmontaje de la instalación, más tranquilos podemos estar y más margen de maniobra podemos tener a la hora de secuenciar la entrada de materiales y personal.

Otro de los aspectos fundamentales a tratar dentro de los montajes y los desmontajes es la adaptación de los espacios de la instalación al sitio físico con el que contamos y las necesidades que tenemos que cubrir. Para ello es imprescindible una visión global de las salas a utilizar, las necesidades que tenemos y su viabilidad o no en función de estas. Es decir, se puede tener contemplado que habrá 100 periodistas trabajando en un evento, pero es inviable si solo contamos con una sala de 30 m2 y sin posibilidad de realizar cableado para las tomas de internet.

Antes de finalizar el montaje, un aspecto que cobra especial importancia durante el desarrollo de un campeonato, es la señalización. En este caso hablamos principalmente de la interna (para personal, público… dentro de la instalación) pero también podemos hablar de la señalización exterior en la ciudad (en los aeropuertos o estaciones de tren, a lo largo de la ciudad, en el estacionamiento…).

La mayoría de la gente que trabaja durante un evento y así mismo sus asistentes, no tienen conocimiento de las instalaciones por lo que hay que señalizarles de manera lo más clara posible sus vías de circulación más adecuadas para llegar a donde desean. Con ello, conseguimos ya no solo evitarnos tener puntos de información distribuidos por la instalación sino la evacuación rápida de las personas asistentes en caso de necesidad.

La señalética es un arma ya no solo de seguridad, sino que también comunicativa ya que es una forma de mostrar nuestra imagen corporativa de evento (nuestra “marca”), creando un entorno homogéneo en línea con el resto de la instalación. Para ello, es importante entender que, aunque es un aspecto directamente ligado al Departamento de Operaciones, tengamos que recibir un diseño previo de nuestro Departamento de Mercadotecnia, así como es importante tener una idea clara de dónde situar los carteles informativos y qué información tenemos que dar en ellos.

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— FOX Sports MX (@FOXSportsMX) 5 de febrero de 2018

Un área muy relacionada con la seguridad de un Campeonato son las acreditaciones y las distintas zonas de acceso de cada uno de los colectivos además de los caminos que deben llevar dentro de una instalación. La tipología de una acreditación dependerá mucho de la forma en la que queremos trabajar o hacer los cortes de seguridad. Puede ser por colores, por simbología, por código de barras o BIDI, con foto o sin ella. La acreditación se reserva para las personas que tienen una misión que cumplir en el sitio. Se trata de un número relativamente grande de personas de diversos orígenes.

La primera tarea es identificar con la mayor precisión posible a todas las personas que puedan verse afectadas por una solicitud de acceso a un espacio particular. El segundo punto clave es la definición de áreas de acceso.

El sistema de acreditaciones es un software avanzado y comprensivo desarrollado para controlar a todas aquellas personas que se acreditan en un evento. Este sistema se personaliza para satisfacer las necesidades de cada cliente. Su naturaleza modular e integrada hace de él que pueda ser personalizado a las necesidades de cada evento según su magnitud. La misión fundamental de este sistema de acreditaciones es identificar a aquellas personas que estarán presentes durante el evento, es decir, tienen algún tipo de tarea o responsabilidad asociada con la administración, desarrollo y funcionamiento del Campeonato. Los participantes en un evento se pueden categorizar de la siguiente forma:

Este proceso se hace por un grupo de sub-procesos:

• Manejo de la aplicación en el proceso de acreditación.
• Manejo de la información.
• Negociación de las cuotas de acreditación, así como los accesos de cada tipo de acreditación.
• Verificar y confirmar la aceptación del acreditado.
• Producir físicamente la acreditación.

Combinada con la aplicación de acreditación suele estar la aplicación de pre-acreditación. Este módulo es un software que se utiliza para pre-acreditar a personas. Se usa vía Internet y a través de este sistema el usuario autorizado puede insertar los datos de las personas a acreditar. Esto se suele hacer creando perfiles de usuario con acceso basado en un usuario y contraseña.

La ventaja de usar este sistema es que cada Federación Nacional u otra institución designada pueden insertar los nombres y los datos de las personas que irán al campeonato por parte de esa delegación. Haciendo el trabajo más fácil y con menos posibilidades de error. Este sistema además reduce significativamente el volumen de trabajo del comité organizador.

No es solo un asunto de trabajo, también es un asunto de tiempo. Antes de que el evento comience la mayoría de los participantes llegan en masa y no hay tiempo para generar y producir las acreditaciones, por lo que la gran mayoría deberán de estar ya preparadas para la llegada de la gente. Sería imposible tener todo esto listo sin un buen sistema de pre-acreditación.

Adicionalmente al sistema de acreditaciones y de pre-acreditaciones también se puede proveer de un sistema de inscripciones deportivas que se usa vía Internet y que permite a los usuarios validados que han hecho la pre-inscripción, el hacer la inscripción deportiva del deportista. De esta manera el Comité Organizador podrá llevar la cuenta de los atletas que se van inscribiendo en cada uno de los eventos. Desde el punto de vista operacional este proceso de registro de los deportistas en los deportes es muy importante para la empresa que haga los resultados ya que podrá descargarse toda esta información directamente en su sistema y reducir así drásticamente el trabajo a hacer a la hora de inscribir a los atletas.

La acreditación es, ante todo, un medio de identificación individual, genérico o personas con una misión que cumplir en el sitio. Es la realización de su derecho de acceso a determinadas zonas y, por último, permite la monitorización continua de la página de acceso. La acreditación no es de ninguna manera una entrada para ver el partido, sino un permiso para moverse y trabajar.

La acreditación tiene tres objetivos fundamentales:

1. La gente sabe que dentro de un sitio Web, la acreditación identifica a las personas con una misión que cumplir en el sitio Por lo tanto, la identificación de personas para acreditar debe ser rigurosa.
2. Proporcionar un derecho de acceso a determinadas zonas: cada sitio está dividido en varias áreas que son accesibles sólo con acreditación. La acreditación sirve para proporcionar el derecho de acceso a determinadas personas en una o más áreas identificadas como necesarias para su misión.
3. Permitir controlar: el sistema de acreditación sólo puede funcionar si el control estricto está en su lugar a la entrada de cada zona. La acreditación debe ser realizada por una placa que permite una comprobación visual rápida y eficiente.

Estos objetivos se basan en principios simples, por lo que la acreditación no solo debe ser comprensible por la propia organización, sino también desde el exterior. La asignación de las áreas no es un sistema de privilegios, sino que responde a una necesidad real para cumplir una misión.

Cuando nos enfrentamos a un evento deportivo masivo, se pueden reunir una serie de características que lo hacen ser muy especial en diferentes aspectos relacionados con la seguridad y emergencias. Uno de los que son más reseñables es la gran afluencia de público nacional y extranjero perteneciente a los diferentes países participantes y no participantes, público de diferentes culturas y religiones y con un gran incremento de población.

Es un espectáculo de masas con una repercusión mediática mundial, por tanto, mediante un Plan de Director, debemos analizar cuáles son nuestras amenazas, que riesgos existen y poder neutralizarlos con todas las herramientas posibles. Entre estas amenazas tenemos que hacer hincapié en dos de ellas principalmente, el terrorismo y las actividades anti sociales, sin dejar al margen el seguimiento y cumplimiento de los Manuales de Emergencia y Planes de Autoprotección.

Por todo lo comentado anteriormente, será conveniente realizar diferentes planes en función de las zonas de las que hablamos. Es por ello necesario trabajar en Planes específicos de Autoprotección, de evacuación, de emergencias, de fuegos, de infraestructuras (tanto a través de las especificaciones de materiales como de las certificaciones de montaje) y contar con un seguro de responsabilidad civil general. En el siguiente recuadro se describen las misiones específicas de cada miembro del comité encargado de garantizar la seguridad de los eventos:

El alojamiento, como su propio nombre indica, fundamentalmente se refiere a los hoteles que dan cobijo a cada uno de los colectivos dentro de un Campeonato Internacional. Este es un departamento donde la previsión, hace que el presupuesto y las negociaciones de precio y condiciones, varíen mucho.

Cada uno de los colectivos de un Campeonato Internacional (equipos, árbitros, Federación Internacional, patrocinadores, prensa…) hace que los hoteles tengan que tener unas u otras características, así como las habitaciones donde se hospedan. Es muy importante determinar las necesidades tanto en el número de habitaciones como en los servicios extras que cada colectivo demanda.

Los hoteles de los equipos suelen ser más funcionales, con un lobby amplio donde poder estar en los descansos, comedores amplios y grandes donde varias delegaciones puedan comer al mismo tiempo, con un buffet libre amplio y variado con comidas más o menos cerradas con los servicios médicos de las selecciones, habitaciones dobles para los jugadores con camas amplias y habitaciones individuales para el staff técnico. Suelen necesitar salas de conferencias para las charlas técnicas con aparatos audiovisuales, así como pensión completa con merienda.

Para otros colectivos como son los árbitros y la Federación Internacional del deporte, dueña de los derechos (normalmente alojados en un mismo sitio), los hoteles suelen ser más lujosos, donde cobra importancia tener un gimnasio, la proximidad a una instalación donde entrenar (en el caso de los árbitros), buena ubicación en la ciudad para posibles salidas turísticas, salas de reuniones y, al igual que los deportistas, pensión completa en cuanto a la manutención y servicio de bollería en las salas de reuniones.

Dependiendo del Campeonato Internacional en el que estemos trabajando, el alojamiento a la Prensa y la Televisión es obligatorio u opcional. Aun así, suelen ser colectivos donde es importante tener “detalles” con ellos por lo que, aunque no sea obligatorio, está bien poder ofertar distintas opciones de alojamiento dependiendo de las posibilidades del medio de comunicación del que estemos hablando.

En este caso suelen ser hoteles próximos a los pabellones de juego, normalmente con una sala creada por el Comité Organizador con ordenadores para uso libre e impresoras y precios bajos/competitivos.

Por supuesto, en todos los colectivos hablamos que es muy importante tener buena conexión en los hoteles (se valora como un hecho clave el tener WIFI gratis), así como televisión internacional en las habitaciones y una mesa tipo Welcome Desk en la recepción de cada uno de los hoteles con información de la ciudad, del campeonato y con las opciones de transporte que el Campeonato pone a disposición para los colectivos. Normalmente esta mesa está gestionada por voluntarios puestos por la organización o por personal del hotel, especialmente formados para el evento.

El transporte, como su propio nombre indica, fundamentalmente se refiere a los movimientos que los diferentes colectivos hacen dentro de un Campeonato Internacional, ya sea entre sedes o en la misma sede.

Así que lo primero que hay que hacer es determinar si el transporte al que nos referimos será interno (de las personas implicadas en la sede – equipos, árbitros, comité organizador, patrocinadores, prensa…) o también externo (visados, aeropuertos y estaciones de tren…). Generalmente, el transporte interno es el obligatorio en cualquier Campeonato de índole internacional. En este caso, lo primero que hay que hacer es realizar un Plan de Transportes. El principal objetivo del servicio de transporte es dar el mejor servicio de desplazamiento a todos los colectivos participantes.

Una vez definidos los colectivos, su concreta ubicación en términos de alojamientos, programas oficiales de entrenamientos y competición, así como los actos o posibles actividades paralelas, podremos determinar las variables y la definición exacta del Plan de Transporte. Para llevar a cabo dicho plan, se hace necesario distinguir dos tipos de transportes.

Es necesario mantener reuniones y un seguimiento muy fluido con el resto de Áreas del Comité Organizador y organismos oficiales que inciden muy directamente en el desarrollo del Transporte.

El área de transportes tiene que tener y mantener una estrecha coordinación con todas las áreas del Comité Organizador, especialmente con:

• Competición: todos los datos referentes a equipos y árbitros. Horarios de partidos y entrenamientos, horario de llegada a la instalación y salida para entrenamientos, partidos, persona de contacto por equipos, alojamiento, etc.
• Protocolo: todo lo referente a autoridades y Vips. Lugar y horario de actos oficiales y posibles actividades paralelas, número de asistentes, tipo de transporte (colectivo o individual), alojamiento, etc.
• Seguridad: persona de contacto si fuera el caso de los Cuerpos y Fuerzas de Seguridad del Estado, rutas oficiales (viario – tiempo), dispositivos en traslados, etc.
• Acreditaciones: fijar privilegios del transporte colectivo e individual y reflejarlos en las acreditaciones, modelo de acreditación, coche oficial, etcétera.
• Infraestructuras: ubicación en las instalaciones de la oficina de transporte, sala de descanso de conductores, recepción, etc.
• Alojamiento: número de personas y transportes por hotel, recepciones y estacionamientos en hoteles, etc.
• Voluntarios: perfil de voluntarios para transporte, petición con características por lugar, fecha de formación específica de transporte, etc.
• Rutas oficiales de desplazamientos: cuando estén definidos en cada ciudad los lugares de llegada y salida, de alojamiento, de entrenamiento y competición y los posibles actos sociales o paralelos, hay que definir junto con los cuerpos de seguridad de la ciudad y las empresas adjudicatarias de los autobuses las rutas oficiales de desplazamientos y sus alternativas. Se elaborará un documento especifico, el cual se entregará a todos los conductores (autobuses y turismos) para su obligatorio conocimiento y cumplimiento.
• Recepción y estacionamientos: para conseguir fijar los welcome desk en los lugares de llegada y salida (aeropuertos) hay que realizar peticiones oficiales solicitando el espacio y colaboración, consiguiendo que la llegada de los participantes a las ciudades y su posterior salida a los hoteles sea fácil, discreta, rápida y segura. También se nombrará un interlocutor para solucionar las posibles incidencias de facturación o vuelos. Junto a esta petición se solicita poder usar los aparcamientos oficiales de los que disponen estos lugares.

En estrecha coordinación con las áreas de alojamiento e infraestructuras hay que hacer las mismas peticiones para disponer de welcome desk y aparcamientos en los hoteles oficiales e instalaciones deportivas.

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