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La logística es una parte fundamental en un evento. Cuando nos referimos al Departamento de Logística estamos hablando de todo aquello que tiene que ver con los envíos de material tanto del exterior como interno. Envíos de todo tipo de material que vayamos a necesitar: mobiliario, técnico, deportivo, informático, uniformes, alimentación…

El departamento de Logística es una de las ramas principales del Departamento de Operaciones. Es muy importante saber organizar el centro logístico del evento y a sus empleados para que todas las sedes tengan un trato igual y todo salga correctamente. El Centro Logístico es el almacén central donde se recepciona todo el material a utilizar (bebidas para los distintos colectivos, regalos, pódiums, cajas…), el cual, a su vez, distribuye mediante envíos internos, a cada uno de los almacenes locales ubicados dentro de cada sede. Dependiendo de la magnitud del evento, la distribución de los envíos puede ser más simple o más compleja, haciendo referencia a los diferentes puntos por los que tenga que pasar ese envío para llegar a su ubicación final.

La cadena de suministro está estructurada de la siguiente manera:

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El área de logística trabaja antes, durante y después de cualquier evento. Su planificación previa es de las más importantes dentro de la organización. Debe estar medida y diseñada al detalle puesto que de ella depende todo el material necesario para el correcto desarrollo del evento.

El plan logístico de un evento se puede definir como la estrategia que tiene como objetivo analizar el conjunto de actividades que intervienen durante el mismo, desde el aprovisionamiento de material hasta la entrega final, pasando por su distribución. El plan de logística debe incluir:

• Análisis de las actividades del evento, localización y dimensionamiento del centro logístico y de las sedes, así como contratación del personal necesario.
• Contacto con proveedores y compra del material.
• Recepción en el almacén central: cataloga, almacena, ordena pedidos y material.
• Distribución interna a las Sedes.
• Inventario o memoria final: recoge, desmonta, guarda material.

Para el control que necesita un área como esta, es necesaria la designación de un jefe y un coordinador del centro logístico, y coordinadores de cada sede que mantendrán comunicación directa constante para que todo salga correctamente. La persona encargada de esta área debe ser comunicativo, positivo, y dinámico, lo que facilitará muchísimo la tarea, ya que deberá mediar con grupos de trabajo, con la contratación de productos y servicios, y tendrá que negociar permanentemente, para obtener los mejores resultados en cada pequeña transacción. Además, debe ser ordenado, metódico y detallista, lo que le permitirá planificar tiempos y armar las checklists, indicando todas las tareas a realizar y los responsables de cada una de ellas.

Es fundamental que esta persona/s lleven un control exhaustivo de los envíos que se realizan, así como del material que se entrega y recepciona para poder comparar posteriormente en las memorias, el material utilizado en cada delegación. Normalmente también pertenece a este departamento la gestión de los parkings que durante el evento se vayan a utilizar, ya sea para la explotación de cara al público asistente o reservado para las personas VIP asistentes al evento.

Este departamento se encarga de todo lo relacionado a las tecnologías, redes y conectividad, estadísticas, hardware, web como pudieran ser:

• Organización y gestión de los recursos informáticos.
• Gestión de la formación a nivel informático del personal a su cargo.
• Listados de inscritos, liquidación final, regularización.
• Programación y configuración de servidor web.
• Plataformas de inscripción: interna y externas.
• Responsable de todo el cableado, potencia eléctrica, distribución de conectividades y administración de las mismas en el evento.
• Comunicación por correo electrónico: eventos del calendario, patrocinadores, etc.
• Mantenimiento de Red: estructura, servidores.
• Mantenimiento de software, hardware y telefonía.
• Gestión de compras de software, hardware y telefonía.

El responsable de IT, debe ser una persona capaz de tener un conocimiento general del Campeonato así como de las necesidades de cada una de las áreas a las que da soporte. Actualmente, el nivel de conectividad en los campeonatos es cada vez mayor por lo que es conveniente que sea el encargado de IT dé respuesta a todo en compañía de los diferentes responsables de área:

A continuación te mostramos las tres funcionalidades más importantes del responsable de IT:

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El área que abarca la restauración o catering dentro un evento deportivo tiene un alto grado de complejidad a la hora de desarrollarla. Es muy importante determinar los distintos colectivos (deportistas, voluntarios, público), así como los aspectos especiales alimenticios de las personas (cultura, creencias religiosas, alergias, dietas…) tanto en las áreas deportivas como en los hoteles para así determinar las necesidades que vamos a tener para cada día de evento, ya sea antes, durante o después de la competición. Además, no se puede dejar de lado el control de calidad así como el número de personas a las que dar servicio para no incurrir en gastos desproporcionados o por el contrario, no cubrir las necesidades mínimas.

Al respecto de todo esto y en función de los colectivos de los que hablamos, podemos encontrar:

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Con uniformidad, nos referimos a la ropa, a la vestimenta de los empleados, a su uniforme. Dentro de un evento, hay distintos grupos de trabajo, con funciones y responsabilidades distintas, y la manera más rápida y sencilla de identificarlos tanto para el espectador, el deportista o entre ellos mismos, es a través de la uniformidad.

Da una imagen homogénea y seria dentro y fuera del evento. Bien utilizada, la uniformidad puede ser una herramienta más de marketing ya que puede llevar la imagen corporativa del mismo. Las personas con uniforme que trabajan de cara al público contribuyen en la labor de branding de la empresa.

Para confeccionar los distintos tipos de uniforme de los grupos de trabajo hay que tener en cuenta sus funciones, su área de trabajo, su seguridad, etc. No pueden llevar el mismo tipo de vestimenta el personal del área VIP que los voluntarios a pie de pista. Y dentro de los propios colectivos, por ejemplo, a nivel seguridad, es común ver como hay seguridad de traje, seguridad de uniforme y seguridad con petos de colores, normalmente amarillos.

Un aspecto que determina, por ejemplo, dentro de la prensa, los fotógrafos acreditados y sus accesos, son el peto que utilizan. Dependiendo del color tienen unos accesos hasta unas u otras zonas. Por tanto, en este aspecto es muy importante la correcta interpretación de la seguridad de los colores asignados por la organización y entregados desde el departamento de Uniformidad.

Todo uniforme debe estar acompañado por la correspondiente acreditación.

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