Día de Patriotas

El 15 de abril de 2013, Boston disfrutaba de un día de fiesta, celebrando su ya tradicional maratón, hasta que a pocos metros de la línea de meta explotaron dos artefactos explosivos de fabricación casera.

Después de los atentados, el sargento de policía Tommy Saunders, el agente especial del FBI Richard DesLauriers y el comisionado Ed Davis ayudan a los supervivientes, socorristas y otros investigadores en una carrera contra el tiempo para encontrar a los sospechosos del ataque.

Basada en hechos reales, la historia está sacada de testimonios, entre los que se incluyen los servicios de emergencia, personal de hospitales, investigadores de las fuerzas del orden, representantes del gobierno, ciudadanos corrientes y los propios supervivientes.

  1. ¿Qué crees que es lo más importante ante una situación así?
  2. ¿Crees que la organización había incluido un apartado para este caso en su plan de emergencia?
  3. ¿Cuál hubiese sido tu actuación si hubieses sido parte de la organización?

Estado del arte

9.1 Voluntarios

El deporte, ni los efectos que genera en la sociedad, en cualquiera de sus posibles manifestaciones, a mayor o menor escala, no hubiera existido tal y como lo conocemos hoy en día, sin la aportación de los voluntarios. El deporte necesita tanto de los profesionales como de los voluntarios. Lo realmente difícil es mantener o alcanzar el equilibrio entre participación y aportación de profesionales y voluntarios.

Pero, ¿qué consideramos cómo voluntario?, ¿qué características deben de tener y qué funciones desempeñan?, ¿cómo logra una organización su conseguir su participación?

¿Qué es ser voluntario?

La Real Academia Española lo define como “una persona que por su propia voluntad se presta a realizar un servicio o trabajo”. No obstante, esta descripción no abarca la complejidad del concepto. Una definición más completa, añadiría lo siguiente: “sin retribución económica, que desarrollan una actividad sin sustituir, en ningún caso, a los servicios profesionales remunerados.”

La vida del evento tiene una duración determinada al igual que el ciclo de colaboración de los voluntarios en él.

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9.2 Manejo de la crisis

Según González Herrero (2002) una crisis se define como una situación que amenace la imagen de la organización, ponga en riesgo sus actuaciones o amenace con alterar las relaciones internas o externas entre ésta y sus miembros, y que necesita que se ejecuten estrategias para evitar el impacto sobre la imagen o minimizar el daño e intentar revertirlo como un activo positivo.

Las crisis pueden ser categorizadas grosso modo de dos maneras:

En definitiva, hay que adelantarse a los posibles escenarios y describir los procedimientos de actuación sobre qué hacer y cómo hacerlo.

El plan de crisis es un documento de trabajo, elaborado por el Departamento de Comunicación junto con un Comité de Crisis, de forma metódica, clara y exacta, en el cual se detalla las posibles crisis que pueden afectar a la organización. El comité de crisis (comúnmente formado por un presidente, un experto del área jurídica, el responsable del área de personal, el responsable de comunicación, un técnico del área afectada y una secretaria) es el responsable de valorar, comunicar y ejercer las acciones para aliviar los daños.

Este plan contiene las pautas de comportamiento de la organización ante una emergencia y establece los principios y las pautas generales para gestionarla.

Contenido básico de un plan de crisis

  1. Filosofía corporativa, base del plan
    • Misión y visión corporativas.
    • Filosofía y principios de la actuación.
  2. Justificación del plan de crisis
    • Análisis de crisis pasadas.
    • Reflexión acerca de la necesidad de un Comité de Crisis.
  3. Objetivos del plan de crisis
    • Jerarquía de prioridades en la aplicación del plan (objetivos primarios y secundarios).
    • Función de los distintos participantes en la consecución de dichos objetivos.
  4. Análisis de crisis potenciales
    • Análisis del entorno.
    • Tipología de crisis.
  5. Guía de acción en caso de emergencia
    • Miembros del Comité de Crisis.
    • Alerta del responsable del Comité.
    • Alerta al resto de los miembros.
    • Responsabilidades de los miembros del Comité.
    • Métodos de recogida de información.
    • Árbol decisorio y procedimientos a seguir en la aprobación de acciones y/o documentos.
    • Audiencia y públicos objetivo clave.
  6. Relaciones con los medios de información
    • Guía de medios.
    • Forma de comunicación con medios.
    • Borrador de materiales de comunicación a utilizar: posicionamiento o preguntas y respuestas, historial de la organización , biografías, comunicado de prensa, otros.
    • Procedimiento para seguir la cobertura informativa.
    • Designación del portavoz a la Organización : como actuar ante entrevistas con los medios, en conferencias de prensa u otras apariciones públicas.
    • Impresos y formularios.
  7. Centro de operaciones
    • Emplazamiento.
    • Equipamiento necesario.
  8. Recursos externos
    • Organismos oficiales: gubernamentales, protección civil, etc.
    • Consultores: comunicación, opinión pública, laborales, jurídicos, etc.
    • Asociaciones.
    • Expertos.
  9. Evaluación funcionamiento plan de crisis
    • Puesta en práctica el plan de crisis de forma simulada.
    • Evaluación del funcionamiento o del plan e inclusión de las mejoras oportunas.

El manejo de una crisis incluye la planificación, organización, el liderazgo y el control en los momentos críticos: inmediatamente antes, durante y después de una crisis, a fin de reducir el daño para que se vuelva a la normalidad. El objetivo de un plan y equipo de manejo de crisis es que las organizaciones puedan continuar sus actividades normales después de un acto que ponga en riesgo sus actividades.

Cierre

El voluntario es aquella persona que, por voluntad propia, se presta a realizar un trabajo sin retribución económica y sin sustituir, en ningún caso, a los profesionales del sector. El ciclo de gestión del voluntario hace referencia a todos los aspectos relacionados con el voluntario, antes, durante y después de la organización del evento. Asimismo, por crisis se entiende como situaciones que amenacen la integridad del evento, a sus asistentes y participantes, su manejo incluye la planificación, organización, el liderazgo y el control en los momentos críticos: inmediatamente antes, durante y después de una crisis, a fin de reducir el daño para que se vuelva a la normalidad.

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Asegúrate de comprender:

  • Los diferentes perfiles que necesitas en función de las necesidades del evento.
  • La formación, seguimiento y reconocimiento del voluntario.
  • El concepto de crisis y lo distintos tipos que nos podemos encontrar en la organización de cualquier evento.
  • El contenido básico de un plan de crisis y su puesta en práctica.

¿Cuántos voluntarios hacen falta?

Objetivo de la estrategia: Concretar el número de voluntarios necesarios

  1. ¿Cuántas áreas de trabajo tenemos?
  2. ¿Qué funciones queremos que lleven a cabo?
  3. ¿Cuánto personal contratado hay?
  4. ¿Es necesario algún criterio específico de selección?
  5. ¿Qué formación necesitan?

Requisito de lectura:

  • Añó, V. (2011) Organización de eventos y competencias deportivas. Valencia: Universitat de Valencia
  • Bizkaio Foru Aldundia (2008) Estudio Sobre Voluntariado en Biskaia2008. Diputación Foral de Bizkaia 2008. Bilbao: Gráficas Mungia
  • García Tascón, M. y Pradas García, M. (coord..) (2017). El Gestor Deportivo en la Organización del Deporte de la Sociedad Actual. Sevilla: Wanceulen.
  • González Herrero, A. (2002) Marketing Preventivo: la comunicación de crisis en la empresa. Barcelona: Editorial S.A. Bosch
  • Jefatura del Estado (2015) Ley 45/2015, de 14 de octubre, de Voluntariado. Recuperado de https://www.boe.es/buscar/act.php?id=BOE-A-2015-11072
  • López de Subijana, C. (2010). Manual de organización de eventos deportivos. Sevilla: Wanceulen.
  • Mitroff, I. & Pearson, C. (1997). Cómo gestionar una crisis. Barcelona: Gestión 2000.
  • Ruano Gómez, J.D. (2005): Riesgos colectivos y situaciones de crisis: el desafío de la incertidumbre. A Coruña: Universidade da Coruña, Servizo de Publicacións