Estado del arte

El estadio donde se va a realizar el evento es el núcleo; la parte más importante. Dentro del estadio podemos diferenciar dos grandes zonas: La zona deportiva y los sitios o espacios auxiliares. Cada zona con una serie de características propias dependiendo del tipo de evento que se realice.

El centro de cualquier evento deportivo es la zona deportiva, el área preparada para la competición. La zona deportiva se puede subdividir, por su parte, en zonas más concretas.

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Todas las zonas señaladas anteriormente deben ser informadas a todos los asistentes al evento, desde el público general hasta los deportistas, pasando por el personal de organización.

El diseño del plano de un evento es fundamental para:

• Ofrece una visión global.
• Facilitar el trabajo de los diferentes departamentos implicados en la planificación y ejecución del proyecto. (Seguridad, montaje, equipos, proveedores, manutención, patrocinadores, animadores...).
• Facilitar la delegación de tareas.
• Herramienta eficaz para el control.
• Facilitar las modificaciones y/o adaptaciones.
• Es una herramienta de marketing.
• Define espacios y evita conflictos.

¿Qué debe aparecer?

• Mapa de circulaciones.
• Zonas de acceso y salidas de emergenciar.
• Plano de evacuación.
• Servicios sanitarios.
• Área de desarrollo del evento.
• Zonas de restauración.

Según Urkiola (2015), “el día D es el punto en el que confluyen todos los vectores con los que se ha trabajado en la planificación previa de un evento: localizaciones y selección de proveedores, escenografía, espectáculos, decoración, iluminación y sonido, vídeo, logística, protocolo, etc. Se trata del examen final de todas esas materias (y de alguna otra que puede aparecer por sorpresa).” Los aspectos más importantes a tener en cuenta en “el día D” son:

• Al ser en un acontecimiento en directo es importante permanecer tranquilos.
• Ser proactivo y positivo.
• No discutir ni mostrar prisas.
• Tratar de no improvisar en la medida de lo posible.
• Minimizar los fallos y tener capacidad de reacción.
• Mantener la calma en situaciones de crisis.
• Tener seguridad en uno mismo y no agobiarse.
• Más tarde se evaluarán los errores cometidos.

Llega el momento previo a la celebración del evento, la preparación del lugar, el escenario donde se va a desarrollar. Durante la fase ejecutiva se llevan a cabo todas las tareas previstas y procesos planificados, para comprobar esto se llevan a cabo ensayos de la celebración.

Una de las herramientas más utilizadas para que el día de montaje y desmontaje del evento funcione correctamente es el timing o escaleta. El timing es la ordenación (acción-tiempo) de todas las actividades a realizar, es decir, una hoja de ruta del evento (pre, durante y post). Lo ideal es que el timing esté supervisado por el coordinador del evento, que conozca a la perfección el orden y duración de cada acción a realizar en el evento. Además, todas aquellas personas involucradas en el evento (proveedores, colaboradores, staff, etc.) deben poseer una copia del mismo y ser notificados ante cualquier cambio. La escaleta por su parte, es básicamente igual que el timing diferenciándose de este en que es una programación mucho más precisa y detallada de lo que debe ocurrir durante la celebración del evento. Además de organizar una reunión previa al desarrollo del evento (no puede faltar junto con el ensayo general), es importante facilitar a quienes estarán presentes en el día D, un libro de ruta, o dossier que recoja la información necesaria para facilitar el trabajo de todos. A continuación, se muestra un ejemplo de cómo debería realizarse el timing o cronograma.

Previo a la recepción de las mercancías con todo el material necesario, es importante una supervisión del local para verificar su limpieza y condiciones de uso. Son muchas las zonas diferentes que hay que montar y señalizar correctamente dentro del estadio. Y hay que tener muy claro la importancia de los requisitos técnicos del deporte que se va a realizar, y la experiencia de los asistentes.

Una vez montado todo, la coordinación y la comunicación entre los diferentes departamentos y cargos no difieren de cualquier otro evento, y variará en función del tipo de deporte y las características del mismo. Esa coordinación se llevará a cabo entre la dirección y el personal de seguridad y controles, el de mantenimiento o el de recepción tanto al público, como a los medios de comunicación y personalidades que asistan al evento.

Las instalaciones y otros espacios se desmontan durante la fase de disolución del evento, pero debe planificarse esta operación ya en la fase de diseño. Este proceso implica que todas las instalaciones y espacios utilizados durante el evento se puedan volver a utilizar.

La organización ha de ser consciente de la influencia de su celebración sobre el medio ambiente -aun cuando éste no sufra cambios importantes como, por ejemplo, por la construcción de nuevas instalaciones o nuevas líneas de transporte. ¿Tendrá el evento consecuencias positivas o negativas, temporales o permanentes sobre la calidad del medio ambiente? ¿Podrá aprovechar la gente del lugar las instalaciones y otros espacios implementados?

La experiencia del público es muy importante a la hora de evaluar el evento. Se crean zonas específicas para ellos para que su estancia sea lo más agradable posible y disfruten del evento.

La hospitalidad en definitiva consiste en crear un ambiente propio para los asistentes a un evento, en el que se sientan cómodos, con un trato por parte del anfitrión y el personal que trabaja en el evento basado en la educación, el respeto y la cortesía.

En los eventos deportivos, se puede observar uno de los aspectos donde se aplica este término; optar por utilizar un espacio o zona determinada a la que solo pueden acceder un grupo reducido de invitados, que disfrutarán de un trato preferente en un lugar privilegiado antes, durante o cuando termine en sí el evento que lo engloba, donde pueden relacionarse y hablar de temas importantes ajenos al evento. Podríamos calificarlo como una forma de hacer networking a la que solo acceden quien el anfitrión estime, o incluso, otro público que esté dispuesto a pagar por acceder a esa zona habilitada.

Es común ver stands en las estaciones de tren, aeropuerto o autobús dando la bienvenida a los asistentes a un evento, aprovechando ese preciso momento para lanzar un impacto real y que supondría el primer paso en las tareas de acompañamiento en su asistencia a un evento.

La hospitalidad comprendería desde la llegada a la ciudad en la que se celebra, donde se suele situar personal al cargo, hasta su traslado al hotel y sede de celebración, unido a aquellas necesidades que pudiesen tener en relación al evento y generando sensaciones positivas.

Otra de las zonas dentro del lugar de celebración del evento, son los palcos. Denominamos palco a la zona acotada en la que se ubican ciertas personalidades y se caracterizan por su especial ubicación y su particular visión. Pueden existir diferentes palcos en función de la instalación y del evento en sí, entre los que podemos distinguir palco presidencial o de honor, palcos privados, palcos VIP.

Aquí se acomodan presidentes, directivos, autoridades políticas, autoridades deportivas, que casi siempre son invitados por el Comité Organizador del evento.

Dentro de todo el entramado del protocolo en una competición deportiva (banderas, himnos, ceremonias de apertura y clausura, recibimientos, actos paralelos…) el palco de honor es parte importante de la proyección de la imagen. Y al lado del palco de honor, se habilita una zona VIP donde se colocarán todas aquellas personalidades que no han sido ubicada en él, pero que igualmente requieren un trato especial.

Cuando se planifica el calendario de competición se debe tener en cuenta al deportista y el deporte que se está llevando a cabo. La exigencia física de una competición dentro de un evento aislado es mayor a sus entrenamientos previos ya que entran en acción otros factores como el estrés o la presión.

El departamento de Competición en coordinación con el área de Operaciones, tiene que cuadrar días y franjas horarias de competición, descanso y entrenamientos de los participantes para que todos puedan tenerlo por igual o lo más similar posible.

Es conveniente que no se utilice la pista central o zona de juego para los entrenamientos y, de ser así, distribuir el tiempo y los días entre los participantes.

Previa a la celebración del evento, la organización debe enviar esa planificación del calendario a los deportistas para que planifiquen su preparación durante la celebración del evento. Hay que tener en cuenta también los horarios de las instalaciones y de las competiciones a la hora de diseñar todo el calendario.

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