Proyecto: definición y estructura, y el rol de la administración de proyectos como herramienta para el éxito mediante el logro de objetivos
El verdadero entendimiento de qué es un proyecto te ayudará a comprender en qué consiste este, y cómo se aplican los procesos y las áreas de conocimiento de las mejores prácticas del PMI. Lee y analiza el significado que se presenta a continuación:
De la definición anterior es importante que distingas entre el concepto de proyecto y el de operación. Mientras que el proyecto es temporal y tiene un final, las operaciones son continuas y representan el bien o servicio que la organización produce.
Muchas personas piensan que la administración de proyectos se centra en la “administración de personas” o en la compra de alguna solución tecnológica para su implementación, pero no es así.
De acuerdo con Gido y Clement (2012) la “administración de proyectos es la planeación, organización, coordinación, dirección y control de los recursos para lograr el objetivo del proyecto”. Puede decirse que es una ciencia y un arte al mismo tiempo, pues utiliza procesos sistemáticos para su operación.
La Guía del PMBOK® (2017) desglosa la administración de proyectos en los siguientes conceptos generales
De este modo el concepto de administración de proyectos se fundamenta en la integración de todas las áreas de conocimiento a través de los grupos de procesos. No es tan fácil como suena, ya que debes satisfacer a todas las personas involucradas sin olvidar que estás trabajando por alcanzar objetivos organizacionales.
Grupos de procesos y el rol de las áreas de conocimiento
La práctica establece que, en cada grupo de procesos debes operar procesos, los cuales atienden a alguna área de conocimiento. No todas las áreas se gestionan en todos los grupos. En la siguiente tabla se ilustra este concepto para que lo observes y comprendas mejor:
Como puedes ver, la integración se gestiona durante todo el proyecto, ya que esta área de conocimiento tiene relación con el rol de integrador y de facilitador del director, quien debe estar presente durante toda la ejecución. Ahora bien, las áreas de alcance, cronograma, costo y riesgos se planean y luego se les da seguimiento–control durante todo el desarrollo del proyecto.
Es importante que entiendas este concepto a alto nivel, ya que constituye la base para la operación de los procesos.
Aspectos generales de la Oficina de Administración de Proyectos (PMO)
Usualmente esta PMO desempeña tres roles centrales:
- Establece las políticas, las metodologías y los formatos (formas, templates) para la gestión de los proyectos.
- Entrega soporte o guía a otros dentro de la organización sobre cómo gestionar proyectos, y capacita a los equipos de trabajo en temas relacionados con los procesos y herramientas tecnológicas de proyectos.
- Facilita administradores de proyectos capacitados a la organización y es responsable por los resultados de estos. En caso de existir proyectos críticos o de alto impacto para la organización, estos pueden ser gestionados directamente por la PMO.
Otros conceptos importantes que también debes comprender son programa y portafolio.
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Un programa es un grupo de proyectos. Al agrupar proyectos relacionados en una organización se busca coordinar el esfuerzo de todo ese grupo, lo cual ayuda, como consecuencia, a disminuir los riesgos, lograr economías de escala y aumentar la eficiencia de la gestión de recursos. Para lograr esto debe existir un proceso de administración de programas y un administrador de programa, que generalmente pertenece a la PMO.
Un portafolio incluye grupos de programas, proyectos y otros trabajos que se ejecutan para implementar soluciones que ayuden a lograr objetivos estratégicos de las organizaciones. El rol de administrador de portafolio generalmente lo ejecuta el líder de la PMO a través del proceso de administración de portafolio.
Análisis de estructuras organizacionales
Los proyectos no están inmersos en espacios vacíos, sino que interactúan (impactan y se ven impactados) con las normas culturales y políticas, así como con los procedimientos de la organización de la cual son parte. Los buenos directores de proyectos observan estas influencias y las gestionan para lograr los beneficios esperados del proyecto y de la organización.
Una de las muchas formas de influencia es la manera en que están organizadas las empresas, es decir, su estructura. Esta estructura organizacional determina a quién el director de proyectos solicitará los recursos, cómo se manejará la comunicación dentro del equipo, entre otros aspectos; sin embargo, el aspecto más crítico es el nivel de autoridad que tiene el director de proyecto dependiendo de la estructura organizacional.
Para entender un poco más el concepto de estructura, revisa brevemente los diversos tipos que existen hoy en día.
- Funcional
Esta es la más común de las formas organizacionales. De acuerdo con esta estructura, las organizaciones están agrupadas por áreas de especialización dentro de las diferentes áreas funcionales; por ejemplo, las áreas de Contabilidad, Recursos Humanos, Marketing, Producción, etc. Si se requiere alguna información o trabajo de proyecto, normalmente se le solicita al jefe del área correspondiente, quien posteriormente se la solicitará al jefe de la otra área. En este caso, las personas que pertenecen al equipo de proyectos tienen que realizar tareas de su área más las del proyecto.
- Orientada a proyectos
En este tipo de estructura toda la compañía está organizada a través de proyectos y el director de proyecto tiene control total del mismo. El personal es asignado tiempo completo y reporta al director del proyecto.
- Matricial
Las organizaciones matriciales presentan una mezcla de características de las organizaciones funcionales y de las orientadas a proyectos. Dentro de este tipo se pueden encontrar las matriciales débiles, que mantienen muchas de las características de una organización funcional, y el rol del director del proyecto es más bien el de un coordinador o expedidor. Las matriciales fuertes tienen muchas de las características de la organización orientada a proyectos: pueden tener directores de proyecto dedicados de tiempo completo y una autoridad considerable. Si bien la organización matricial equilibrada reconoce la necesidad de contar con un director de proyectos, no le confiere autoridad plena sobre el proyecto ni su financiamiento.
Dependiendo de qué estructura organizacional esté presente, la autoridad del director de proyectos cambia. Esto debes tenerlo claro para identificar qué acción tomar en determinadas situaciones; por ejemplo, en una organización funcional, el director de proyectos no tiene mucho poder, por lo que deberá negociar los recursos humanos con los jefes de las áreas respectivas; en caso de cualquier problema con el desempeño de ellos, tendrá que solicitar su apoyo para la resolución. Como te puedes dar cuenta, el rol deja de ser como “un líder” y se convierte en “un coordinador” y si bien logra tener cierto poder para la toma de decisiones (un poco de poder), este no es autónomo.