Introducción

Un proyecto representa un esfuerzo colectivo durante un tiempo específico denominado ciclo de vida. Este esfuerzo colectivo está representado por cada una de las personas u organizaciones que tienen alguna participación en el proyecto, y a las que se les denominan interesados (o involucrados).

Los interesados ejercen alguna influencia en el desarrollo del proyecto o son afectados por el resultado de este. Asimismo, pueden existir personas que impacten al proyecto (por jerarquía o relaciones), los cuales también son considerados interesados. Todos ellos deben ser identificados y gestionados durante toda la vida del proyecto.

Un rol clave en la ejecución del proyecto es el denominado director del proyecto, razón por la cual se separa del inciso anterior. De acuerdo con lo mencionado por la Guía del PMBOK® (2017), el director del proyecto “es la persona asignada por la organización ejecutante para alcanzar los objetivos del proyecto”.

Explicación

Identificación y definición de los interesados de un proyecto

Estos pueden ser:

  • El patrocinador.
  • El equipo de trabajo.
  • Los clientes.
  • Los proveedores.
  • La oficina de proyectos (u otras áreas).
  • Organismos externos.

Los interesados también podrían ejercer influencia sobre el proyecto, sus entregables o sobre los miembros del equipo; para ello, deberán estar perfectamente identificados con el fin de que sus requisitos y expectativas sean determinados y cubiertos.

Lidiar con los interesados toma mucho tiempo y trabajo, por lo tanto, lo que se debe hacer es:

Responsabilidades del director/gerente de proyecto y del equipo.

Los interesados tienen diferentes niveles de responsabilidad y autoridad cuando participan en un proyecto, y estos pueden cambiar durante el ciclo de vida del mismo. Su responsabilidad y autoridad no es la misma durante el desarrollo del proyecto, puede variar desde una participación ocasional hasta el patrocinio del proyecto mismo.

Las principales responsabilidades de los interesados por rol son las siguientes:

Haz clic en cada rol para conocer en qué consiste cada uno.

Son las personas u organizaciones que adquieren y usarán el producto, servicio o resultado del proyecto. Pueden ser internos o externos a la organización ejecutante.

Es la persona que brinda los recursos financieros para el proyecto. En la fase de inicio ayuda a construir el acta de constitución, y durante toda la operación se asegura que los recursos (económicos y humanos) estén disponibles dentro de la organización.

Está conformado por el grupo de personas que llevará a cabo el trabajo del proyecto. Su responsabilidad consiste en ayudar a planificar lo que se tiene que realizar. También en la ejecución y en el monitoreo los miembros del equipo completan actividades y ayudan a encontrar desviaciones con relación al plan.

Gestiona y es “propietario” de los recursos en un departamento específico, tal como TI, Ingeniería, Finanzas, etc., y por lo general dirige el trabajo técnico de las personas que pertenecen al área funcional que se encuentra trabajando en el proyecto.

Tienen que ver directamente con la producción y el mantenimiento de los productos o servicios que vende la empresa, y son a quienes se les entregará formalmente el resultado del proyecto.

En pocas palabras, es el responsable de dirigir el proyecto con el fin de cumplir con los objetivos planteados.

Es el responsable a nivel ejecutivo de los proyectos y programas que forman parte del portafolio, asegurando que los proyectos seleccionados generen valor a la organización.

Es el responsable de dirigir grupos de proyectos relacionados entre sí para brindar apoyo, control y dirección de manera coordinada.

Conformado por el director del proyecto, el equipo de dirección de proyecto y otros miembros que desarrollan el trabajo, pero que no necesariamente participan en la dirección del proyecto.

También llamados proveedores o contratistas, son compañías externas que celebran un contrato para proporcionar componentes o servicios para el proyecto. Los socios de negocio proporcionan experiencia especializada en particular.

Un rol clave en la ejecución del proyecto es el denominado director del proyecto, razón por la cual se separa del inciso anterior. De acuerdo con lo mencionado por la Guía del PMBOK® (2013), el director del proyecto “es la persona asignada por la organización ejecutante para alcanzar los objetivos del proyecto”.

Dependiendo de la estructura organizacional, el director del proyecto puede estar bajo la supervisión de un gerente funcional o puede ser parte de un grupo de varios directores de proyecto, que reportan a un director de programa o portafolio.

El director del proyecto debe contar con las habilidades específicas del área en cuestión, así como las competencias generales en materia de gestión, que serán indispensables en el desarrollo del proyecto. Asimismo, será necesario que cuente con el siguiente perfil:

  1. Conocimiento sobre la dirección de proyectos.
  2. Buen desempeño al aplicar dichos conocimientos.
  3. Mostrar características personales como actitudes, personalidad y liderazgo al ejecutar el proyecto.

Liderazgo y características del liderazgo

De acuerdo con Robbins (2017), el liderazgo es la actividad desarrollada por un líder, es decir aquella persona que puede influir en los demás y que tiene la autoridad gerencial para hacerlo. Con dicha base, esta persona logrará influir a un grupo, a través del liderazgo, para que alcancen sus metas establecidas.

Según Guimarães (2013), las demandas actuales de la vida laboral han hecho evolucionar el liderazgo y nace el modelo de liderazgo positivo a raíz de la psicología positiva. Diversas empresas  se han visto beneficiadas con resultados que sobrepasan sus expectativas al utilizar estas prácticas y estrategias con su personal.

Guimarães (2013), señala que para que los líderes tengan grandes resultados deberán crear ambientes laborales positivos a través de la generación de confianza, fuertes lazos de comunicación, pensamientos y comentarios positivos, siendo optimistas, promoviendo el trabajo en equipo y la importancia de éste, sacando provecho de los puntos fuertes de cada uno para aportar valiosos recursos y conocimientos al trabajo.

Además, Guimarães (2013) puntualiza que el impulsar emociones positivas y aminorar las negativas desarrolla en los liderados mayor capacidad creativa, retención de información, rendimiento y como consecuencia, resultados superiores a los esperados. Es sumamente importante que el líder enseñe a través de su comportamiento positivo para que sea replicado en el resto de la organización.

Como revisaste en temas anteriores, existen diversas teorías que explican cómo las personas se ven influenciadas en su desempeño y desarrollo de actividades en la empresa; considerando dichas teorías que contemplan los rasgos y comportamiento de las personas, es necesario que el líder sea capaz de influir en las actividades de la persona, para lograr los objetivos que se han propuesto.

Se podría identificar con cierta facilidad a un líder, sobre todo si se ve en acción, ya que existen ciertos rasgos que pueden ser imputables a él. Dentro de los rasgos que están relacionados con el liderazgo, se pueden considerar:

Rasgos asociados con el liderazgo
Imagen obtenida de Robbins, S. (2017). Fundamentos de administración: Conceptos esenciales y aplicaciones (10ª ed.). México: Pearson. Sólo para fines educativos.

El primer punto importante dentro del liderazgo es que para que una persona influya en otras, debe desear hacerlo. No todas las personas tienen como aspiración o interés el ser líderes; sí es importante que desarrollen cualidades, aquellas que desean serlo. Por ejemplo, piensa en alguna persona que consideres un líder y verás cómo cumple con estos rasgos, como Lázaro Cárdenas o Juan Pablo II. Eran personas que confiaban en sí mismas, extrovertidas, que podían socializar fácilmente y que deseaban dirigir, lo que les permitía a muchos seguidores sentirse identificados con ellos, confiar en lo que son y lo que saben, para poder llevar a cabo actividades que eran fuertemente llevadas por su impulso.

Partiendo del ejemplo anterior, puedes remarcar que no todos los líderes son iguales. Existen diversos estilos de liderazgo y formas en las que un líder puede comportarse o dirigir su equipo de trabajo, tal y como lo verás a continuación:

Haz clic en los conceptos para revisar la información

Es el líder que decide lo que se va a realizar, dicta los métodos laborales y su equipo únicamente se limita a seguir las instrucciones. Por ejemplo, piensa en la situación de una maquiladora, las personas únicamente ejecutan las indicaciones de los jefes de producción, sin cuestionar.

Incluye actividades en las que el líder toma en cuenta a los empleados para tomar decisiones, delega la autoridad y por medio de la retroalimentación, capacita a los empleados. En las organizaciones, donde se requiere la toma de decisiones de manera conjunta (instituciones académicas), es donde se presenta este tipo de estilo de liderazgo.

El grupo toma las decisiones y realiza las actividades como mejor considere, le interesan los resultados. La mayoría de las empresas de informática tienen estilos liberales, en las que cada uno va realizando sus actividades y cumpliendo sus tiempos, sin estar altamente monitoreado.

Se toman en cuenta algunas dimensiones, como lo son la estructura inicial, en la que el líder define sus funciones y las de los miembros del grupo, para poder alcanzar las metas. También toma en cuenta la consideración, que es el grado en el que un líder hace que las relaciones laborales se caractericen por la confianza mutua y respeto de las ideas del grupo (Robbins, 2017). Lo que se espera de este estilo es un líder alto-alto, es decir, con altos niveles de estructura y consideración.

Para dirigir las actividades de los equipos que tienen a su cargo.

Adicional a los estilos anteriormente descritos, se tienen diversas teorías sobre el liderazgo que permiten englobar los estilos más los medios de acción y los resultados a brindar. De manera resumida, visualiza la siguiente figura que presenta las teorías de contingencia:

Notarás que este tipo de teorías se enfocan en considerar supuestos a diversas situaciones. Si alguna actividad se presenta, entonces se deberá considerar algún tipo de liderazgo. Actualmente, con la constante evolución empresarial que se vive, también los enfoques de liderazgo son ahora distintos. Observa la siguiente figura:


Como se comentó antes, cada enfoque de liderazgo es diferente y así como se debe hacer ante cualquier actividad que involucre personas, el enfoque también debe estar bien centrado a que no sea sólo en el tipo de decisión, empresa, momento, manera y tarea; sino también en el tipo de personas que se están liderando y sobre quienes se quiere influir.

Cierre

Los roles de cada proyecto variarán dependiendo su duración y complejidad, así como el tamaño de la empresa. Resulta complicado que una sola persona realice varias actividades del proyecto, esto no sería eficiente y de poca calidad. Cuando se determinan los roles con el mayor detalle posible y se asignan los recursos suficientes, el proyecto se desarrollará de manera fluida y se traducirán en eficiencia y calidad.

Checkpoint

Antes de dar por concluido el tema, asegúrate de comprender:

  • Qué es un interesado y cuáles son sus principales responsabilidades durante la operación de un proyecto.
  • Las diferencias en las responsabilidades de los diferentes roles de un proyecto.
  • Cuáles son los principales roles específicos que debe tener un director de proyecto.

Referencias

  • Project Management Institute, Inc. (2017). Guía de los Fundamentos para la Dirección de Proyectos (Guía del PMBOK) (6ª ed.). Estados Unidos: PMI Publications.
  • Robbins, S. (2017). Fundamentos de administración: Conceptos esenciales y aplicaciones (10ª ed.). México: Pearson.