Explicación

Puede definirse que un ciclo de vida es el progreso continuo de actividades dentro de un flujo operativo, generalmente organizado en una serie de etapas.

Es importante que conozcas los conceptos y las diferencias entre dos ciclos de vida, del producto y del proyecto, además del proceso general de la dirección de proyectos:

A continuación, se describe cada uno de estos procesos.

Abarca desde la concepción de un nuevo producto hasta su retiro. Un producto puede requerir o generar muchos proyectos a lo largo de su vida; por ejemplo, durante la concepción de un producto, puede haber un proyecto para determinar las necesidades del cliente. Cuando el producto está maduro, puede hacer un proyecto para analizar a la competencia del producto en el mercado.

Tal como lo define la Guía del PMBOK® (2017), “es un conjunto de fases del mismo, generalmente secuenciales y en ocasiones superpuestas, cuyo nombre y número se determinan por las necesidades de gestión y control de la organización u organizaciones que participan en el proyecto, la naturaleza propia del proyecto y su área de aplicación”. De manera general, todos los proyectos constan de las fases de inicio, organización y preparación, ejecución del trabajo y cierre. Es lo que necesitas hacer para producir los entregables del proyecto, como por ejemplo:

1. Construcción: factibilidad, planificación, diseño, ejecución, entrega y arranque.
2. Desarrollo: diseño, codificación, pruebas, instalación y entrega a la operación.

Pueden ser: predictivos, iterativos e incrementales, las siguientes definiciones fueron tomadas del PMBOK® (2017):

• Ciclo de vida predictivo (cascada): el alcance, el tiempo y el costo se determinan en fases tempranas del ciclo de vida.
• Ciclo de vida iterativo: el alcance del proyecto generalmente se determina tempranamente en el ciclo de vida del proyecto, pero las estimaciones de tiempo y costo se modifican periódicamente conforme aumenta la comprensión del producto por parte del equipo del proyecto. Las iteraciones desarrollan un producto a través de una serie de ciclos repetidos.

Ciclo de vida incremental: el entregable se produce a través de una serie de iteraciones que sucesivamente añaden funcionalidad dentro de un marco de tiempo predeterminado.  El entregable contiene la capacidad necesaria y suficiente para considerarse completo sólo después de la iteración final.

Incluye los grupos de procesos de iniciación, planificación, ejecución, seguimiento–control y cierre.

Este diagrama muestra cómo los grupos de procesos de la dirección de proyectos se relacionan entre sí. La iniciación es necesaria para que el proyecto sea aprobado oficialmente, se realiza algo de planificación de alto nivel para verificar que el proyecto se pueda llevar a cabo dentro de las restricciones que se entregarán (alcance, tiempo, costo, entre otros).

Una vez que el proyecto se aprueba se lleva a cabo la planificación detallada, etapa en la que se crea el plan que indicará de qué manera vas a planificar y ejecutar, así como dar seguimiento–control al proyecto.

El proyecto luego pasa a la ejecución, etapa en la que el equipo completa el trabajo de acuerdo con los procesos y procedimientos que se detallan en el plan para la dirección de proyectos.

Mientras se realiza el trabajo, los resultados del mismo (o datos de desempeño del trabajo) son enviados a la parte de seguimiento–control, con lo que se asegura que el proyecto está avanzando de acuerdo al plan.

En caso de que existan variaciones del plan que requieran de cambios (pero que no afecten los compromisos hechos de alcance, tiempo y costos), los cambios aprobados resultantes serán enviados de vuelta a la ejecución, en donde la ejecución del proyecto se ajusta para intentar corregir la variación. Pero a veces las variaciones requieren cambios más significativos que necesitan ajustarse a los compromisos. Si estos cambios son aprobados es necesario que exista un esfuerzo de planificación para identificar el impacto a los compromisos y los planes. Eventualmente cuando el trabajo se termina (o el proyecto ha finalizado), el proyecto pasa al cierre.

Para comprender cómo opera un director de proyectos en la vida real, revisa la siguiente tabla de actividades de cada uno de los grupos de procesos:

Haz clic en cada proceso para conocer en qué consiste

Este grupo de procesos se compone por todas las actividades que comienzan formalmente un nuevo proyecto o una nueva fase de un proyecto ya existente, mediante la obtención de la autorización para comenzar dicho proyecto o fase. Esta iniciación implica también definir el alcance inicial y la asignación de los recursos iniciales.

En organizaciones bien administradas existe un proceso formal de selección que se realiza antes del inicio de cada proyecto. Una vez que un proyecto ha sido seleccionado, se crea el acta de constitución del proyecto y, por lo tanto, se autoriza. Esta acta también involucra identificar y analizar a las personas u organizaciones denominados interesados, quienes tienen o reciben algún impacto en el proyecto, para así poder incorporar sus necesidades e intereses al proyecto.

Tanto el acta de constitución, la identificación de los interesados y la estrategia para gestionar a esos interesados, son las principales salidas de este grupo de procesos.

Las actividades más importantes a ejecutar durante el grupo del proceso de iniciación son las siguientes:

1. Seleccionar al director del proyecto.
2. Recolectar información histórica.
3. Identificar interesados, sus influencias y determinar su tolerancia al riesgo.
4. Determinar requisitos de forma general.
5. Entender de qué manera el proyecto apoya los objetivos de la organización.
6. Estimar recursos de forma general.
7. Determinar los criterios de aceptación del proyecto y su producto.
8. Identificar hitos importantes.
9. Obtener aprobación formal del acta de constitución.

Mediante los procesos de planificación, el director del proyecto y el equipo de trabajo realizan un análisis detallado para saber si los objetivos plasmados en el acta de constitución se pueden lograr. También deciden cómo se logrará el proyecto, abordando todos los procesos apropiados y las áreas de conocimiento que se requieran operar. El objetivo es evitar el desperdicio de recursos en actividades que no resulten relevantes para el proyecto en cuestión.

Uno de los procesos de planificación es el de desarrollar el plan para la dirección del proyecto (que incluye por lo menos un plan por cada área de conocimiento), el cual consiste, de acuerdo con la Guía del PMBOK® (2017), en “documentar las acciones necesarias para definir, preparar, integrar y coordinar todos los planes subsidiarios”. Esto significa que este plan indica cómo se llevarán a cabo las actividades de planeación, ejecución, supervisión, control y cierre.

Los planes de gestión de cualquier área de conocimiento buscan responder las siguientes preguntas:

El plan para la dirección del proyecto contendrá en su conjunto cada uno de los planes para cada uno de los procesos que se llevan a cabo dentro de este grupo, los cuales son:

1. Recopilar requisitos de los interesados.
2. Definir el alcance detallado del proyecto y del producto.
3. Crear la estructura de desglose del trabajo.
4. Definir las actividades del proyecto.
5. Secuenciar las actividades del proyecto definiendo su duración.
6. Estimar los recursos materiales, humanos, equipos y suministros que requiere cada actividad.
7. Desarrollar un cronograma de actividades.
8. Estimar costos y determinar un presupuesto.
9. Identificar los requisitos de calidad para el proyecto y el producto.
10. Identificar los roles, responsabilidades, perfiles requeridos y comunicaciones de los recursos humanos.
11. Identificar lo referente a las necesidades de información de los interesados y definir la comunicación para ello.
12. Identificar, analizar, cuantificar y crear planes de riesgos.
13. Planificar las compras a proveedores.
14. Definir la estrategia de gestionar el compromiso de los interesados.

Checkpoint

Antes de dar por concluido el tema, asegúrate de comprender:

• En qué consisten los ciclos de vida y el proceso de administración de proyectos.
• La diferencia entre los grupos de procesos de iniciación y planificación, además de su objetivo central y el papel que desempeña el director de proyectos en cada una de ellas.