Algunas de las principales actividades de un director de proyectos son las siguientes:
- Dirigir y gestionar la ejecución del proyecto.
- Realizar el aseguramiento de calidad.
- Adquirir los recursos físicos (materiales, equipos, instalaciones de oficinas, etc.)
- Conformar el equipo de recursos humanos que llevará a cabo la ejecución del proyecto.
- Mejorar las competencias, las relaciones intragrupales y el ambiente general de los recursos humanos para un óptimo desempeño del proyecto.
- Dirigir el equipo de trabajo, asegurando el desempeño de los miembros del equipo, proporcionar retroalimentación, resolver problemas y gestionar los cambios necesarios, a fin de optimizar el desempeño del proyecto.
- Distribuir la información necesaria en el momento adecuado y a los interesados específicos.
- Comunicarse y trabajar con los interesados para satisfacer sus requerimientos.
- Usar, crear y compartir conocimiento explícito y tácito.
- Efectuar las compras a proveedores.
- Medir el rendimiento individual de los miembros del equipo.
- Gestionar el compromiso de los interesados.
Ten en cuenta las frases: “trabajar para el plan de dirección de proyecto”, “ser proactivo”, “dirigir” y “guiar”, son una forma de resumir las actividades de ejecución.
Grupo de procesos de monitoreo y control
La Guía del PMBOK® (2017) lo define como “aquellos procesos requeridos para supervisar, analizar y regular el progreso y el desempeño del proyecto, para identificar áreas en las que el plan requiera cambios y para iniciar los cambios correspondientes”. Así, estas actividades se centrarán en el seguimiento a las actividades del proyecto y su comparación con el plan y las líneas base originales, así como en el control de cambios y las acciones preventivas para prever problemas.
Los procesos que se incluyen en este grupo son los siguientes:
- Dar seguimiento y controlar el trabajo del proyecto por medio de la revisión, análisis y regulación del avance del proyecto definido en el plan original.
- Llevar a cabo el control integrado de cambios.
- Verificar y controlar el alcance.
- Controlar el cronograma.
- Controlar los costos.
- Realizar el control de calidad.
- Informar el desempeño.
- Dar seguimiento y control a los riesgos.
- Administrar las compras a proveedores.
- Monitorear la participación de los interesados.
- Cerrar las adquisiciones con los proveedores.
- Controlar los recursos físicos.
Un buen director de proyectos ocupa su tiempo y enfoca sus esfuerzos en controlar el alcance, cronograma, comunicaciones, riesgos, etc.; es decir, todas las áreas de conocimiento. Así es como se logra la integración de todos los componentes relevantes.
Grupo de procesos de cierre
Cuando se termina de completar el alcance del producto, ¿significa que el proyecto está terminado? No, aún hay trabajo por hacer. De acuerdo con la Guía del PMBOK® (2017), este grupo está formado “por aquellos procesos realizados para finalizar todas las actividades a través de todos los grupos de proceso de la dirección de proyectos, a fin de completar formalmente el proyecto, una fase del mismo u otras obligaciones contractuales.
Este esfuerzo incluirá actividades administrativas como la recolección y finalización de la documentación necesaria para completar el trabajo, y requerirá de cierto trabajo técnico para confirmar que el producto final es aceptable. También incluirá toda clase de trabajos necesarios para transferir el proyecto completo a las personas que lo usarán, y para solicitar retroalimentación del cliente.
En muchas situaciones de la vida real los proyectos no parecen jamás finalizar oficialmente. A veces el director de proyecto simplemente pasa a hacer otros asuntos; a veces el trabajo cesa y a veces la prioridad del proyecto disminuye. No existen títulos oficiales para nombrar las maneras en que los proyectos pueden terminar; sin embargo, todos deberían completarse por medio de los procesos de cierre.
En todos los casos, ignorar el proceso de cierre es un gran error, pues el trabajo que debe realizarse durante esta etapa es extremadamente importante, tanto para la organización ejecutante como para el cliente.
Algunas acciones que incluye este grupo son:
- Confirmar que todos los requerimientos del proyecto se hayan cumplido.
- Confirmar que todos los requerimientos del proyecto se hayan cumplido.
- Obtener aprobación formal y aceptación final del producto por parte del cliente.
- Si el proyecto se canceló antes de completarlo, documentar las razones de ello y el estado.
- Recopilar las lecciones aprendidas.
- Analizar y documentar los éxitos y la efectividad del proyecto.
- Crear y distribuir el reporte final de rendimiento del proyecto.
- Evaluar la satisfacción del cliente respecto al proyecto y los entregables.
Una vez que las piezas administrativas del cierre del proyecto han sido completadas, y que se ha recibido aprobación formal que indica que el producto del proyecto es aceptable para el cliente, otros interesados o patrocinador, el proyecto se cierra. En este momento el director de proyecto puede liberar cualquier tipo de recurso que haya sido útil para cerrar el proyecto o la fase.
Revisa el siguiente video:
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Los 5 grupos de procesos del PMBOK Guide |
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Liderdeproyecto. (2014, 21 de julio). Los 5 grupos de procesos del PMBOK Guide [Archivo de video]. Recuperado de https://www.youtube.com/watch?v=ji4wy7_pTXg |