Para profundizar en el tema consulta en A Guide to the Project Management Body of Knowledge 5th Edition las siguientes páginas:
- 39, sección 2.3 Activos de los procesos de la organización.
- 26, sección 1.2.4.7 Datos e información de la dirección de proyectos
Responsabilidad social y ética
¿Sabías que es poco ético…
Este dominio incluye conceptos tales como los siguientes:
- Responsabilidad: dueño de las decisiones y acciones.
- Respeto: el trato apropiado con la gente y los recursos.
- Justicia: ser objetivo y tomar decisiones imparciales.
- Honestidad: entender la verdad y actuar basado en la verdad.
No olvides que:
- Se deben tomar las decisiones con base en el mejor interés de la compañía, no el propio.
- Proteger la información de la compañía.
- Reportar violaciones.
- Ser veraces en todas las comunicaciones.
Cuando se operan los dominios de responsabilidad social, respeto, justicia y honestidad, estos deben estar presentes en todas las áreas de conocimiento de todos los procesos. Por eso no se detallan procesos específicos para este dominio.
Composición y características de los equipos de trabajos de alto rendimiento
La integración dentro de un equipo es siempre pieza clave del éxito del mismo. Dentro de las empresas es justamente la integración de las personas lo que permite llevar a cabo actividades que mejoren el desempeño y brinden los resultados esperados por la empresa. Es por ello, que dentro de la organización existen siempre grupos, que son personas que colaboran juntas para lograr objetivos específicos. Siempre existirán dentro de cualquier empresa dos tipos de grupos:
Estos tipos de equipos son claramente visibles, sin importar el tipo de organización que sea. Por ejemplo, piensa en la empresa donde tú trabajas. Formas parte de un departamento que es el equipo formal creado por la empresa, pero a la hora de la comida solamente algunas personas comen juntas, lo que conformaría el grupo informal creado de manera natural por ustedes, dada la convivencia social.
La integración de cualquier tipo de equipo, no se da de manera automática y mucho menos sencilla; en el caso de los equipos formales, no se puede considerar que funcionarán inmediatamente, ya que pasan por diversas etapas:
Etapas del desarrollo de un grupo
Imagen obtenida de Robbins, S. (2017). Fundamentos de administración: Conceptos esenciales y aplicaciones (10ª ed.). México: Pearson. Sólo para fines educativos.
Este mismo proceso se da de manera más intuitiva en el caso de los equipos informales, ya que siempre se encuentran en un cambio constante, abriendo y cerrando el grupo a un mayor o menor número de personas. Dentro de las organizaciones, lo importante es que un grupo se pueda convertir en un equipo. Es importante notar que un grupo y un equipo no son lo mismo; las principales diferencias entre un grupo y un equipo se pueden apreciar en la siguiente imagen:
Diferencias entre grupos y equipos
Imagen obtenida de Robbins, S. (2017). Fundamentos de administración: Conceptos esenciales y aplicaciones (10ª ed.). México: Pearson. Sólo para fines educativos.
Dentro de toda organización existen diversos tipos de equipo, de acuerdo a las necesidades que se presenten:
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Equipos para la resolución de problemas
Equipo de trabajo autoadministrado
Una excelente integración de cualquiera de estos equipos deberá buscar que se incluyan las siguientes características mencionadas por Robbins (2017), para que puedan ser un equipo eficaz:
Modelo de la eficacia de un equipo
Imagen obtenida de Robbins, S. (2017). Fundamentos de administración: Conceptos esenciales y aplicaciones (10ª ed.). México: Pearson. Sólo para fines educativos.
Al final, el reto consiste en que cada actividad se desarrolle de manera adecuada para las necesidades de la organización y que los equipos que se vayan integrando, persigan los mejores objetivos para la organización.
Fundamentos del proceso de negociación y solución de problemas
Aspectos a considerar en una negociación
En el desarrollo de la negociación intervienen varias personas, por lo que es aconsejable que se establezca una agenda para realizar las reuniones necesarias. Las etapas comienzan en el momento en que las partes disponen sentarse frente a frente con el objetivo de iniciar la negociación.
Primeramente, tratarán de conocerse y crear una atmósfera de confianza. Con frecuencia la negociación empieza con la presentación de las partes, para proseguir con la discusión durante la cual las partes mantienen sus posiciones, lo cual conduce a ver negativamente al oponente, como un enemigo que hay que enfrentar para evitar que tome ventaja.
Es de suma importancia tener presente los intereses, ya que a menudo las partes se centran en atacar y defender su posición. Una manera más eficaz es centrarse en dialogar en forma constructiva, enfocándose en los intereses propios de cada parte. En la negociación se tienen que utilizar los argumentos que mejor respondan a los intereses de la contraparte. Una vez que se conoce lo que le preocupa al otro, se puede enfatizar en sus argumentos o deseos, hay que seleccionar lo que se va a argumentar. No se trata de imponer el criterio de una parte, sino de ser flexible y creativo para beneficio mutuo.
La flexibilidad es esa capacidad para ajustarse a cada situación, es una habilidad para encontrar alternativas y puntos de acuerdo.
Antes de iniciar cualquier tipo de negociación, reflexiona sobre tus objetivos, estos te dan dirección y te aclaran el camino que pretendes seguir, proporcionándote un sentimiento de autorrealización una vez alcanzados. Al inicio de la negociación se debe tener muy claro el objetivo al que se quiere llegar, el margen con que se cuenta, hasta dónde ceder y el límite que no se puede sobrepasar. Durante el desarrollo de las negociaciones, las partes que empezaron la reunión de forma distante se van acercando en la medida que van llegando a concretar acuerdos mediante concesiones que se van otorgando.
Es importante que se comuniquen las ideas de unos y otros en un grupo, para que este se enriquezca. Sin embargo, algunas características personales de quienes tienen el poder no facilitan a sus subordinados expresarse con la seguridad y confianza que se requiere, debido a que toda estructura social contiene poder y dominio que en ocasiones no es expresado de manera que se obtengan las ideas y los conocimientos de todos los participantes.
¡No todo es negociable!
Aunque cuando se aborda el tema de la negociación algunos mencionan que todo es negociable, para efectos de este curso, debe quedar claro que no todo es negociable, no sólo porque existen cosas que tienen un valor insustituible, eso, por una parte, y por otra legalmente no se permite realizar algunas otras. Por ejemplo, no es negociable la salud de un hijo, como tampoco vender un riñón o un corazón.
Además, este curso se concreta a negociaciones que implican un intercambio de beneficio mutuo, es decir, una vez concluida la negociación ambas partes deben terminar satisfechas con los acuerdos a los que se hayan llegado. Este tema en particular se concreta a las etapas de la negociación, sus características y todo cuanto las rodea.
Etapas del proceso de negociación
La actitud con la que se enfocan la negociación y el conflicto tiene relación con la visión de los mismos y que posee cada persona. Puede enfocarse desde una perspectiva positiva, neutra o negativa. El estilo lo puedes observar en la forma en que una persona interactúa, si se comporta evasivo, competitivo, colaborativo o comprometido (Budjac, 2011).
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Preparación y planeación Definición de las reglas básicas Aclaración y justificación
Negociación y resolución Conclusión e implantación
En esta etapa deben hacerse las siguientes preguntas:
¿Cuál es la naturaleza del conflicto? ¿Cuáles son los antecedentes? ¿Quiénes son los involucrados? ¿Cuál es la impresión que tienen del conflicto? ¿Qué se quiere obtener de la negociación? ¿Cuáles son sus metas?
Para mantener la atención enfocada, se debe tener por escrito los posibles resultados, del óptimo hasta el mínimo esperado. Se sugiere que se prepare una evaluación de las metas de la contraparte. Una vez que se tenga esta información, se podrá establecer la estrategia. Por ejemplo, como en el fútbol, un director técnico prepara su estrategia de acuerdo a la forma de jugar de su oponente.
Si se llega a la sesión de negociación llevando muy clara cuál es la mejor alternativa posible a que puede llegarse en ese acuerdo, será mejor que conformarse con un resultado menor, pero si además de tener muy clara la propia alternativa ganadora, se conoce la que lleva la contraparte, se encontrará en ventaja.
Aquí hay que determinar quiénes van a negociar, en dónde, a qué temas se limitará la negociación. Es en esta etapa en la que las partes intercambian sus propuestas y demandas.
En esta parte las demandas serán explicadas, ampliadas, aclaradas y justificadas. Es la fase donde se presentan los respaldos de la posición tomada.
Es el momento en el que se discuten las demandas para llegar a acuerdos, y se pueden realizar concesiones. Ocurre el estira y afloja entre los contendientes.
En esta etapa se formalizan los acuerdos, se desarrollan los procedimientos para ponerlos en marcha y darle el seguimiento necesario.
Los siguientes son términos que se utilizan frecuentemente en las negociaciones:
Este se refiere a una manera de interactuar, depende de las características de la personalidad del negociador. Budjac (2011) menciona cuatro estilos: la evasión, la competencia, el compromiso y la colaboración.
Se refiere a un plan general que especifica cuándo, cómo y en qué orden se utilizarán ciertas técnicas y tácticas. Estará influida por las características de la personalidad, así como por los intereses, objetivos y poderes de quien la aplica.
Es aquel que se presenta entre dos o más individuos, con base en lo que esperan que el otro haga. Por supuesto, esperando un óptimo resultado.
Manera en que se utilizarán las tácticas.
Maniobras, acciones que se toman y los movimientos que se realizan: algunos ejemplos son preguntas, tolerancia, aplazamiento, sorpresa, retiro, amenazas, ira, exclusión, engaño, entre otras.
Los oponentes o facciones.
Opciones para un acuerdo negociado.
Mejor alternativa a un acuerdo negociado.
Éxito del proyecto
¿Por qué fracasa un proyecto?
La carencia de un plan de proyecto definido con nitidez surge de manera constante como la principal razón para el fracaso de los proyectos (Larson y Gray). Sin embargo, para llevar a cabo un buen plan de proyecto, los factores que restringirán el éxito de un proyecto son el alcance, la calidad, el programa o agenda, el presupuesto, los recursos, los riesgos y la satisfacción del cliente (Gido, 2012), los cuales se explican en la siguiente tabla:
El factor alcance del proyecto |
Se refiere a todo el trabajo que se debe realizar con el fin de producir todos los entregables del proyecto (el producto tangible o los elementos que se entregarán), garantizar al cliente que los entregables cumplen con los requisitos o criterios de aceptación y lograr el objetivo del proyecto. |
Las expectativas de calidad |
Se deben definir desde el inicio del proyecto. El alcance del trabajo del proyecto debe completarse cumpliendo con los criterios de calidad y las especificaciones. Para asegurar que se cumple con las expectativas de calidad a todo lo largo del proyecto, mecanismos como las normas, las inspecciones y las auditorías deben ponerse en marcha y no sólo al final, cuando podría ser costoso corregir los errores. Es muy importante que todos los entregables del proyecto deben tener criterios de aceptación cuantitativos. |
El programa o agenda del proyecto |
Es el cronograma que específica cuándo debe comenzar o terminar cada tarea o actividad, indica las fechas en que deben iniciar y terminar tareas específicas de modo que se cumpla con la fecha de terminación. |
El presupuesto de un proyecto |
Es el total que el patrocinador o cliente ha acordado pagar por los entregables del proyecto. Está basado en los costos estimados asociados con las cantidades de los diversos recursos que se emplearán para realizar el proyecto. |
Definir los recursos |
Estos incluyen personas, materiales, equipos, instalaciones, entre otros. Los recursos humanos son las personas con conocimientos técnicos o habilidades específicas. |
Determinar los riesgos |
Que afecten negativamente el logro del objetivo del proyecto, para tal fin se tiene que desarrollar un plan de administración que identifique y evalúe los riesgos potenciales, su probabilidad de ocurrencia y el impacto potencial, y esbozar las respuestas para hacerles frente si éstos ocurren |
Satisfacer al cliente |
Esto va más allá de completar el alcance del proyecto dentro del presupuesto y a tiempo o de preguntar al cliente o patrocinador si está satisfecho al final del proyecto. Esto significa no sólo cumplir con las expectativas del cliente, sino también desarrollar y mantener una relación de trabajo excelente durante todo el proyecto. Si el gerente del proyecto mantiene una comunicación regular con el cliente o patrocinador y demuestra que tiene un interés genuino en sus expectativas, y también evita que más adelante haya sorpresas desagradables. |
Factores que restringen un proyecto.
Fuente: Gido, J., y Clements, J. P. (2012). Administración exitosa de proyectos (5ª ed.). México: Cengage Learning.
Por tanto, para terminar con éxito un proyecto se requiere completar el alcance del trabajo dentro del presupuesto y en un marco de tiempo determinado, a la vez que se administra el uso de los recursos, se cumple con las especificaciones de calidad y se administran los riesgos, y todo esto debe hacerse sin sacrificar la satisfacción del cliente o patrocinador. De lo contrario el proyecto fracasara.
El reto para el director de proyectos
El gran reto es equilibrar todos estos factores o bien hacerlos compatibles, que a menudo se restringen entre sí y ponen en peligro el logro del objetivo. Y ¿cómo se puede asegurar que este objetivo se logre? todo se basa en desarrollar un plan antes de iniciar el trabajo del proyecto, considera que la ausencia de un plan reduce las posibilidades de lograr con éxito el alcance completo del proyecto dentro del presupuesto y según el programa previsto.
Factores críticos de éxito
Gido (2012) menciona cuales son los factores críticos de éxito de un proyecto:
Los factores críticos de éxito de un proyecto.
Fuente: Gido, J., y Clements, J. P. (2012). Administración exitosa de proyectos (5ª ed.). México: Cengage Learning.
La clave del éxito de un proyecto: el recurso humano
Lo fundamental para lograr el objetivo de un proyecto son las personas, y no los procedimientos y las técnicas. Los procedimientos y las técnicas son sólo instrumentos que ayudan a las personas en su trabajo (Gido, 2012).
De este modo existen dos elementos clave para lograr el cumplimiento de los objetivos de un proyecto: el director del proyecto y el equipo de trabajo.
Elementos clave para lograr el cumplimiento de un proyecto
El director de proyecto debe ser un líder en la planeación, organización y control de la actividad de trabajo para lograr el objetivo del proyecto, también tiene un gran compromiso la satisfacción del cliente, es decir, se ha cumplido con el alcance del trabajo con calidad, dentro del presupuesto y a tiempo. Asimismo, y no se debe pasar por alto el director de proyecto debe tener las habilidades necesarias para inspirar al equipo del proyecto, con el fin de que triunfe y se gane la confianza del cliente.
Es importante resaltar que los directores de proyectos efectivos tienen:
- Habilidades de liderazgo
- Capacidad para desarrollar a las personas
- Excelentes habilidades para la comunicación
- Magníficas habilidades interpersonales
- Capacidad para manejar el estrés
- Habilidades para resolver problemas
- Habilidades para negociar
- Habilidades para administrar el tiempo
El equipo del proyecto es un grupo de personas que trabaja de forma interdependiente para lograr el objetivo del proyecto. El trabajo en equipo es una actividad que desempeñan los miembros del equipo en cooperación para alcanzar esa meta común. El éxito o fracaso del proyecto está determinado por la efectividad del equipo de proyecto, para garantizar el éxito de los proyectos se utilizan diversas estructuras para organizar a las personas que trabajan en ellos. Sin embargo, independientemente de cuál sea la organización del equipo del proyecto, el factor que hará la diferencia será la comunicación entre el equipo y el cliente, en el interior del equipo y entre éste y sus directores administrativos es fundamental para el éxito.
Los equipos del proyecto efectivos deben contar con las siguientes características:
Características de los equipos altamente efectivos
Comunicación personal
Como director de proyectos te darás cuenta que la comunicación personal efectiva y frecuente es crucial para que el proyecto avance, permitiéndote identificar problemas potenciales, además te ayuda a solicitar sugerencias para mejorar el desempeño del proyecto. Y como ya se ha visto a lo largo del curso si cliente está satisfecho ayuda a evitar las sorpresas.
De acuerdo con Gido (2012), la comunicación personal se realiza por medio del lenguaje verbal, del no verbal (comportamiento) y del lenguaje corporal. Puede ser cara a cara o a través de algún otro medio, como el teléfono, el correo de voz, el correo electrónico, los mensajes de texto, las cartas, los memorandos, las videoconferencias o el software colaborativo, también la comunicación personal puede ser oral o escrita.
La comunicación es mucho más que hablar y escuchar. La esencia de la comunicación no está en las palabras, sino en la comprensión; no sólo en ser comprendido, sino también en comprender. Algunos obstáculos comunes que impiden escuchar de forma efectiva serían:
Características de los equipos altamente efectivos.
Fuente: Gido, J., y Clements, J. P. (2012). Administración exitosa de proyectos (5ª ed.). México: Cengage Learning.